DMCA.com Protection Status

BÀI GIẢNG ĐẠI CƯƠNG VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ  quan tâm

Được đăng bởi: Trần Việt Thao

Cập nhật lúc 14:40 ngày 10/01/2018


Đại cương về khoa học quản lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP.HỒ CHÍ MINH


TS HỒ VĂN LIÊN


( Nguồn: http://gvth.net/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=106&Itemid=484&limitstart=10 ).












BÀI GIẢNG

ĐẠI CƯƠNG

VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)


















TP.HCM-2010





Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KHOA HỌC QUẢN LÝ


1.1.VẬN DỤNG LÍ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG KHOA HỌC QUẢN LÍ

Từ cuối những năm 70 của thế kỷ XX, lý thuyết hệ thống đã trở thành cơ sở quan trong cho việc nghiên cứu khoa học quản lý (QL). Lý thuyết hệ thống được xem xét với nhiều cách tiếp cận: Toán học, Sinh học, Ngôn ngữ học, Triết học… Sau đây là cách tiếp cận Triết học để nghiên cứu khoa học quản lý.

1.1.1. Vấn đ

Mâu thuẫn được con người ý thức, có nhu cầu giải quyết và có thể giải quyết được là vấn đề. Muốn quản lý thành công cần nghiên cứu và phát hiện vấn đề. Xem xét vấn đề nên quan tâm đến các lưu ý sau:

-Phát hiện mâu thuẫn và ý thức được mâu thuẫn,

-Việc giải quyết mâu thuẫn là vừa sức với khả năng và điều kiện thực tế,

-Vấn đề xuất hiện khách quan chứ không phải hoàn toàn theo ý muốn chủ quan của con người.

1.1.2.Hệ thống là tập hợp của nhiều phần tử có những đặc điểm giống nhau, quan hệ với nhau, bị chi phối theo một quy tắc nào đó để trở thành một chỉnh thể, từ đó làm nên những thuộc tính mới của hệ thống và có cùng xu hướng vận động.

Các phần tử là các yếu tố có tính độc lập tương đối và quan hệ mật thiết với nhau tạo nên hệ thống. Ví dụ: Hệ thống giáo dục bao gồm nhiều bậc học, cấp học, nhiều đơn vị giáo dục (trường học, các cơ sở giáo dục…) có quan hệ với nhau; được phân chia theo tầng bậc với cơ cấu tổ chức hợp lý.

1.1.3.Môi trường của hệ thống là tập hợp của nhiều hệ thống tạo nên hoàn cảnh, điều kiện cho sự vận động của một hệ thống nhất định. Trong quá trình vận động của một hệ thống nào đó chịu sự chi phối của các hệ thống khác và bản thân hệ thống đó cũng ảnh hưởng, tương tác với các hệ thống khác (bị môi trường tác động hay tác động đến môi trường).

Một trường học muốn hoạt động tốt cần gắn kết với môi trường kinh tế-xã hội, khoa học-công nghệ (KT-XH, KH-CN), phải tăng cường các mối quan hệ để thích ứng hay đáp ứng được các yêu cầu tất yếu cho sự phát triển của người học.

1.1.4.Đầu vào của hệ thống là các loại tác động có thể có từ môi trường lên hệ thống.

Hệ thống giáo dục có các đầu vào như:

-Yêu cầu, nhu cầu giáo dục và đào tạo xuất hiện do sự phát triển của môi trường KT-XH, KH-CN ( thể hiện ở việc tuyển sinh...),

-Các nguồn tài lực, vật lực và nhân lực,

-Thị trường sử dụng kết quả GD-ĐT,

-Thông tin, thời cơ và các lực cản…

1.1.5.Đầu ra của hệ thống là các phản ứng trở lại của hệ thống đối với môi trường.

Đối với hệ thống giáo dục đầu ra bao gồm:

-Mở rộng hay thu hẹp việc tuyển sinh,

-Tái sản xuất nguồn nhân lực, cung cấp nhân lực, nhân tài,

-Sử dụng các nguồn lực,

-Yêu cầu đầu tư các nguồn lực,

-Bảo vệ và xây dựng, phát triển môi trường KT-XH, KH-CN,

- Nâng cao dân trí và phát triển văn hóa, đạo đức…

1.1.6.Trạng thái của hệ thống là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống xét ở một thời điểm nhất định (điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, các nguồn lực, thành công và hạn chế…); ở thời điểm hiện tại được gọi là thực trạng; trạng thái tương lai phản ánh mục tiêu của hệ thống (là trạng thái mong đợi cần có của hệ thống sau một thời gian nhất định).


TRẠNG THÁI TƯƠNG LAI



THỰC TRẠNG (trạng thái hiện tại)



TRẠNG THÁI BAN ĐẦU








1.7.Quỹ đạo của hệ thống là chuỗi các trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu đến trạng thái cuối trong một khoảng thời gian nhất định. Sự vận động của hệ thống theo thời gian được chúng ta nhận thức, pht hiện theo một trật tự nhất định (lô gíc vận động)

1.8.Nhiễu của hệ thống là các tác động, ảnh hưởng bất lợi từ môi trường hoặc các rối loạn trong nội bộ hệ thống làm lệch quỹ đạo hoặc làm chậm sự phát triển của hệ thống.

1.9.Chức năng của hệ thống là các nhiệm vụ, công việc đặc thù mà hệ thống phải thực hiện đảm bảo hệ thống tồn tại và phát triển, phân biệt được hệ thống này với các hệ thống khác.

1.10.Tiêu chuẩn của hệ thống là những yêu cầu, chuẩn mực nhằm xác định mức độ tồn tại và phát triển của hệ thống như: trường đạt chuẩn, vượt chuẩn, chất lượng giáo dục cao hay thấp.

1.11.Cơ cấu của hệ thống là hình thức tồn tại của hệ thống phản ánh cấu tạo (cấu trúc) bên trong của hệ thống; bao gồm sự sắp xếp trật tự của các bộ phận, các phần tử, vị trí vai trò của các phần tử, bộ phận, mối quan hệ giữa chúng theo trạng thái vốn có của hệ thống.

Từ quan niệm trên về cơ cấu của hệ thống ta lưu ý các điểm sau:

-Cơ cấu như một bất biến tương đối của hệ thống; sẽ tạo nên một trật tự bên trong của hệ thống với vị trí, vai trò của các bộ phận làm nên tổ chức của hệ thống, tạo nên một chỉnh thể thống nhất, ổn định.

-Cơ cấu có sự biến đổi nhất định, tạo ra động năng của hệ thống. Xuất phát tự sự thay đổi của môi trường, của các mối quan hệ bên trong và bên ngoài hệ thống; các bộ phận, phần tử không thể bó hẹp trong khuôn khổ cũ và sẽ dẫn đến sự thay đổi cơ cấu của hệ thống; làm cho hệ thống biến đổi sang trang thái khác về chất hoặc trở thành một hệ thống mới.

-Một hệ thống có nhiều cách cấu trúc, mỗi cách cấu trúc tạo cho hệ thống một thế vận động nhất định; nếu có được cấu trúc tối ưu thì sẽ tạo ra khả năng vận động tối ưu của hệ thống.

- Xác định đúng trạng thái (quá khứ, hiện tại và tương lai) của hệ thống và tiềm năng thì có thể thay đổi cấu trúc của hệ thống nhằm tạo ra sự phát triển tối ưu cho hệ thống.

1.1.12.Hệ thống giáo dục là một hệ điều khiển: hệ thoả mãn có chủ thể tác động, điều khiển và đối tượng bị tác động, bị điều khiển; hệ hoạt động có chủ đích với sự ràng buộc ở nhiều tầng bậc. Cơ chế điều khiển hệ thống có mối quan hệ biện chứng với mục tiêu và cơ cấu của hệ thống. Nếu cơ chế điều khiển hợp lý nhưng cơ cấu không phù hợp thì việc điều khiển sẽ khó khăn và ngược lại.

Cơ chế điều khiển bao gồm:

-Xác định mục tiêu, hoạch định chiến lược phát triển;

-Thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định cho từng giai đoạn;

-Tổ chức các mối liên hệ ngược qua thông tin phản hồi;

-Thực hiện việc điều chỉnh.


1.2. CÁC HỌC THUYẾT QUẢN LÝ

Học thuyết quản lý là hệ thống những tư tưởng, quan niệm, khái niệm, quy luật, nguyên tắc về các hoạt động quản lý được hình thành trong quá trình phát triển của xã hội. Hoạt động quản lý cùng tuổi với văn minh nhân loại nhưng khoa học quản lý là một ngành khoa học còn mới mẻ và đang được rất nhiều người quan tâm. Ngày nay chúng ta có được một di sản đồ sộ, phong phú về học thuyết quản lý và việc nghiên cứu chúng là cần thiết cho các nhà quản lý.

Lịch sử phát triển của nhân loại đã cho chúng ta thấy những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý.

Người Sumerian, thời nguyên thủy (vùng Iraq hiện nay) đã hoàn thiện một hệ thống phức tạp những quy trình thương mại với hệ thống cân đong, đo đếm; người Ai Cập thành lập nhà nước vào khoảng 3000 năm trước công nguyên và những Kim tự tháp là dấu tích về trình độ tổ chức, điều hành và kiểm soát những công trình phức tạp; người Trung Hoa cũng có những định chế chính quyền nhà nước chặt chẽ và những công trình vĩ đại như Vạn lý trường thành thể hiện một trình độ tổ chức cao.

Ở Châu Âu, những kỹ thuật và phương pháp quản lý bắt đầu được áp dụng trong kinh doanh từ thế kỷ XVI, khi hoạt động thương mại đã phát triển mạnh. Còn trước đó, lý thuyết quản lý chưa được phát triển vì công việc sản xuất - kinh doanh chỉ đóng khung trong phạm vi gia đình.

Đến cuối thế kỷ XVIII, cuộc các mạng công nghiệp với sự ứng dụng của máy móc cơ khí đã chuyển sản xuất từ phạm vi gia đình sang nhà máy. Đây là những hình thức tổ chức sản xuất khác hẳn với tổ chức sản xuất trong gia đình. Quy mô và độ phức tạp gia tăng, việc nghiên cứu quản lý bắt đầu trở nên cấp bách. Nhưng sự chú ý cũng chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật của sản xuất hơn là vào nội dung của hoạt động quản lý.

Đến thế kỷ XIX, mối quan tâm đến các hoạt động quản lý của những người trực tiếp quản lý các cơ sở sản xuất kinh doanh và của những nhà khoa học mới thật sự sôi nổi. Federick W.Taylor (1856 - 1915) với tư tưởng quản lý khoa học của mình đã đặt nền móng cho khoa học quản lý hiện đại. Thời kỳ này, sự quan tâm vẫn tập trung nhiều đến các khía cạnh kỹ thuật của sản xuất nhưng đồng thời cũng đã chú ý đến khía cạnh xã hội trong quản lý. Như Robert Owen đã tìm cách cải thiện điều kiện làm việc và điều kiện sống của công nhân. Xét về phương diện quản lý, việc làm của Owen đã đặt nền móng cho cho các công trình nghiên cứu quản lý về mối quan hệ giữa điều kiện lao động với kết quả của xí nghiệp. Những nỗ lực nghiên cứu về khoa học quản lý đã được tiến hành rộng khắp và từ đó đến nay các lý thuyết quản lý đã được phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho sự phát triển kỳ diệu của xã hội loài người trong thế kỷ XXI và hiện nay.


1.2.1. CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ TRUNG HOA THỜI CỔ ĐẠI

Thời cổ đại, nhiều triết gia của Trung Hoa đã có những đóng góp đáng kể vào tư tưởng quản lý mà cho tới nay các tư tưởng đó vẫn còn đậm nét trong phong cách quản lý của nhiều nước Châu Á, được nhiều học giả Phương Tây đánh giá cao. Sau đây là hai trường phái tư tưởng tiêu biểu.

1.2.1.1. Tư tưởng ”đức trị” của Nho giáo

Kể từ Khổng Tử (ông Tổ của Nho giáo) đến Mạnh Tử, Đổng Trọng Thư, Chu Hy và các nhà nho về sau đã bàn nhiều đến “đức trị” trong quản lý.

Tư tưởng quản lý của Nho giáo thể hiện ở quan niệm về Đạo và Đức với Tam cương (quan hệ Vua-Tôi, Cha-Con, Chồng-Vợ), Ngũ thường (Nhân-Nghĩa-Lễ-Trí-Tín) mà trung tâm là đức Nhân. Theo Nho giáo, Nhân là biết yêu thương người khác, biết giúp đỡ người khác thành công như mình. Dưới góc độ quản lý, "Nhân" trở thành nguyên tắc cơ bản, quy định hoạt động của chủ thể quản lý. Trong quan hệ với chính mình và quan hệ với đối tượng quản lý. Trong Ngũ thường thì Nhân là yếu tố quan trọng nhất, quy định, chi phối, ảnh hưởng đến các yếu tố khác. Tư tưởng về Nhân được Nho giáo gắn liền với Đạo (quy luật của Trời Đất) và trở thành quy luật chung cho xã hội loài người (người quân tử học đạo để thương người và trị người, kẻ tiểu nhân học đạo để dễ sai khiến).

Lễ là hình thức của Nhân, "Khắc kỷ phục Lễ vi Nhân" tức là ép mình theo Lễ là Nhân. "Ra cửa phải như tiếp khách quý, trị dân phải như làm lễ lớn, điều gì mình không muốn làm cho mình thì không nên làm cho ai". Thiếu Nhân thì Lễ chỉ là hình thức, giả dối "Người không có đức nhân thì lễ mà làm gì".

Nghĩa là thấy việc gì đáng làm là làm, không mưu tính lợi ích cá nhân. Nghĩa gắn liền với Nhân. Theo Nho giáo, “cách ứng xử của người quân tử không nhất định là như thế này mới được, cũng không nhất định là như thế kia thì không được, cứ hợp nghĩa thì làm, làm hết mình không thành thì thôi".

Trí là biết người, có hiểu biết sáng suốt mới biết cách giúp người mà không hại cho người và cho mình. Người Nhân mà không có Trí dễ bị người khác lợi dụng lòng tốt.

Dũng là kiên cường, quả cảm, dám hy sinh bản thân mình vì nghĩa lớn, dám vượt qua khó khăn để đạt được mục đích. Dũng là biểu hiện và là một bộ phận của Nhân. "nhân giả tất hưng dũng" tức là ngườì Nhân ắt có dũng, nhưng người dũng chưa chắc đã có nhân. "Hữu dũng vô nhân" là nguyên nhân của loạn. Theo Nho giáo, Nhân - Trí - Dũng là phẩm chất cơ bản của người quân tử và cũng là tiêu chuẩn cơ bản của nhà quản lý.

Đặc biệt, Các nhà Nho bàn nhiều về Lợi: "Người quân tử hiểu rõ về Nghĩa, kẻ tiểu nhân hiểu rõ về Lợi"; "Giàu sang là điều ai cũng muốn, nhưng nếu được giàu sang mà trái đạo lý thì người quân tử không thèm; nghèo hèn là điều ai cũng ghét, nhưng nếu sự nghèo hèn mà không trái đạo lý thì người quân tử cũng không bỏ". Nho giáo không coi việc làm giàu, tính toán lợi ích kinh tế là xấu, thậm chí ông còn đánh giá cao những ngươi biết cách làm giàu đúng lễ, nghĩa và coi thường kẻ giàu bất nhân. Khổng Tử khuyên các nhà quản lý - cai trị không nên chỉ dựa vào lợi: "Nương tựa vào điều lợi mà làm là sinh ra điều oán". Nhà quản lý phải nghiêm khắc với mình, rộng lựơng với người, không ỷ chức quyền mà tranh lợi với cấp dưới, có như thế xã hội mới có cái lợi lâu dài như: chính trị - xã hội ổn định, kinh tế thịnh vượng, tinh thần tốt đẹp. Nhà quản lý phải "Khắc phục tư dục", không nên cầu lợi cho bản thân, mà chuyên vào công việc thì "bổng lộc tự khắc đến". Theo Khổng Tử: "tiên phú hậu giáo", tức là trước hết làm cho dân giàu, sau đó là giáo dục họ.

Khổng Tử nhìn nhận mâu thuẫn về lợi ích kinh tế giữa các tầng lớp xã hội bằng con mắt của nhà cai trị nhân đức và cố gắng điều hòa mâu thuẫn này, duy trì ổn định xã hội bằng Đức Nhân. Theo ông, cái gốc của thời loạn là người nghèo chưa đựơc giáo hóa: "Ham sức mạnh mà không yên phận nghèo thì sẽ loạn, người bất mãn mà bị ghét thái quá sẽ sinh loạn". Đức Nhân là phương thuốc mà Khổng Tử dùng để trị loạn cho xã hội bằng cách giáo hóa cho mọi người, cả người cai trị lẫn người bị cai trị, mong con người ngày càng trở nên hoàn thiện. Tư tưởng của Khổng Tử về quản lý xã hội là: "ổn định, kỷ cương và phát triển", trái ngược với nhiều học thuyết duy lợi, thực dụng của nền kinh tế hiện đại đang thể hiện ở một số người hiện nay. Sự phát triển về kinh tế những năm qua của mấy "con rồng Châu Á" như Hàn Quốc, Đài Loan, Thái lan, Singapore có nhiều nguyên nhân, nhưng có nét chung là sự vận dụng tư tưởng "phi kinh tế", coi trọng tính nhân bản của Khổng Tử vào quản lý, kinh doanh. Và điều đó đã làm nên nét đặc thù của "Chủ nghĩa tư bản Khổng giáo", văn hóa quản lý Khổng giáo tại các nước này.

Nho giáo chia thiên hạ thành hai loại: quân tử và tiểu nhân. Quân tử là người hiểu biết, là kẻ sĩ. Người quân tử biết tu thân, tề gia thì có thể trị quốc, bình thiên hạ, có thể là người cai trị - quản lý, giáo hóa người khác và người quân tử phải do tu luyện về đạo đức, trí năng mà thành.

Có thể nhận thấy, mặc dù còn một số hạn chế như tính bảo thủ, mơ hồ, ảo tưởng, nhưng tư tưởng quản lý theo đức trị của Nho giáo vẫn là một trào lưu tư tưởng chính của Trung Hoa cổ đại, phù hợp với điều kiện xã hội lúc bấy giờ, được lưu truyền lại cho các thế hệ sau và có ảnh hưởng lớn đến tư tưởng và phong cách quản lý hiện đại, nhất là ở phương Đông.

1.2.1.2. Tư tưởng pháp trị ( Quản Trọng, Thận Đáo, Thân Bất Hại, Thương Ưởng và Hàn Phi Tử) đề cao pháp luật, sử dụng các biện pháp cứng rắn với các hình phạt; đề cao: “luật, hình, lệnh, chính”; thống nhất “thế “, “thuật”, “pháp” thành pháp trị (Hàn Phi Tử).

Trung Hoa cổ đại có hai thời kỳ được đời sau nhắc đến nhiều là thời Xuân Thu và thời Chiến Quốc. Thời Xuân Thu (770 - 403 TCN) là thời kỳ suy tàn của nhà Chu, cũng là thời kỳ của Lão Tử, Khổng Tử. Thời Chiến Quốc (403 - 221 TCN) là thời của Hàn Phi Tử.

Nho gia lấy nhân-nghĩa-lễ-trí-tín, Mặc gia lấy “kiêm ái” để trị nước, còn Đạo gia theo “vô vi nhị trị”, thì Pháp gia đề cao pháp luật trong phép trị nước.

  • Quản Trọng (TK VI Trcn.)

Đề cao luật-hình-lệnh-chính

  • Luật là để định danh phận cho mỗi người,

  • Lệnh là để cho dân biết việc mà làm,

  • Hình là để trừng trị những kẻ làm trái luật và lệnh,

  • Chính là để sửa cho dân theo đường ngay lẽ phải.

  • Luật pháp phải công khai rõ ràng, dạy cho dân biết luật pháp và khi thi hành phải giữ lòng tin đối với dân.

  • Khi đề cao luật pháp Ông chú trọng đến đạo đức-lễ-nghĩa-liêm trong quản lý.

Quản Trọng là thủy tổ của Pháp gia, đồng thời là cầu nối Nho gia với Pháp gia.

    • Thân Bất Hại (401-337 Trcn.)

  • Đề cao “thuật” trong quản lý; là phương pháp, thủ đoạn của người cầm quyền, là cái bí hiểm không được lộ ra cho cấp dưới biết là cấp trên có sáng suốt hay không, biết nhiều hay biết ít, yêu hay ghét ai, ham muốn cái gì hay không… Nếu không cấp dưới sẽ đề phòng, nói dối, lừa gạt cấp trên.

  • Chủ trương ở cương vị nào thì phải làm đúng chức trách bổn phận của mình, ngoài cái đó ra nếu có biết thêm gì cũng không nên nói ra.

  • Đề cao “thuật” trong quản lý; là phương pháp, thủ đoạn của người cầm quyền, là cái bí hiểm không được lộ ra cho cấp dưới biết là cấp trên có sáng suốt hay không, biết nhiều hay biết ít, yêu hay ghét ai, ham muốn cái gì hay không… Nếu không cấp dưới sẽ đề phòng, nói dối, lừa gạt cấp trên.

  • Chủ trương ở cương vị nào thì phải làm đúng chức trách bổn phận của mình, ngoài cái đó ra nếu có biết thêm gì cũng không nên nói ra.



    • Thận Đáo (370-290 Trcn.)

  • Đề cao “thế” trong quản lý. Hiền và trí không đủ để cấp dưới phục tùng nhưng quyền thế và địa vị đủ khuất phục được người.

  • Chủ trương tập quyền, cấm không được lập bè đảng, phân biệt và quy định rõ địa vị, quyền hạn của các tầng lớp người trong xã hội cho rõ ràng.

  • Thương Ưởng (TKIV, Trcn.)

  • Đề cao “pháp” trong quản lý. Pháp luật phải nghiêm, ban bố cho mọi người đều biết, ai cũng phải thi hành, có tội thì phải phạt, phạt nặng thì mới răn đe được.

  • Đặt ra lệnh cáo gian, cáo sai thì bị tội, cùng nhau chịu trách nhiệm; thưởng hậu mà xác thực, phạt nặng mà cương quyết.

  • Tổ chức liên gia thực hiện chính sách cáo gian; thực hiện thưởng cho người có công, phạt người phạm tội; quý tộc mà không có chiến công thì hạ xuống dân thường.

  • Tư tưởng pháp trị của của Hàn Phi Tử

Hàn Phi tử người nước Hàn, học rộng, biết cả đạo Nho lẫn đạo Giáo nhưng ông lại tâm đắc với học thuyết của Pháp gia và có tư tưởng mới về pháp trị. Tuy thuộc tầng lớp quý tộc nhưng ông có tinh thần yêu nước, tiến bộ, trọng kẻ sĩ, trọng người giỏi pháp thuật, chê bọn quý tộc cổ hủ, vô dụng. Theo ông, muốn cho nước Hàn mạnh (Hàn là một nước nhỏ nằm sát nước Tần) thì phải dùng Thuật và Pháp cải tổ lại nội chính để tạo ra nội lực mạnh, đừng trông cậy vào ngoại giao của bọn du thuyết. Ông thuyết phục vua Hàn nhiều lần không được, tới khi nước Hàn sắp bị Tần thôn tính, vua Hàn mới phái ông đi sứ qua Tần để thuyết phục vua Tần Thủy Hoàng. Hàn Phi Tử tới Tần nhưng không thuyết phục được vua Tần. Bạn học cùng với Hàn Phi Tử là Lý Tư làm tể tướng của Nhà Tần biết ông là người có tài, khuyên Tần Thủy Hoàng nếu không khuất phục được thỉ phải giết đi để trừ hậu họa. Hàn Phi Tử bị hãm hại ở Tần vào khoảng năm 233 TCN và ba năm sau nước Hàn bị thôn tính.

Các tác phẩm của ông tuy chỉ tập trung giải quyết những vấn đề chính trị và quản lý - cai trị nhưng có cơ sở triết học vững chức, trong đó nổi bật lên hai tư tưởng cơ bản: Một là, bản chất con người có tính ác, mưu lợi cho bản thân; hai là, lý luận phải tùy thời mới có ích.

    • Quan niệm về bản chất của con người

Trong khi Khổng Tử cho rằng bản chất của con người là "thiện" thì Tuân Tử, một học trò của ông lại cho rằng bản chất của con người là "ác". Hàn Phi Tử là học trò của Tuân Tử cũng cho rằng con người có "tính bản ác". Tuân Tử nói đến tính ác để khuyên nhà cầm quyền dùng đức trị uốn nắn lại tính cho dân, còn Hàn phi Tử chủ trương dùng hình phạt để ngăn chặn những hành động của dân có hại cho nước. Theo Hàn Phi Tử, chỉ có một số rất ít thánh nhân có tính bản thiện, còn đại đa số vốn có tính ác: tranh nhau về lợi, sẵn sàng giết nhau vì miếng ăn hay chức vị, làm biếng, khi có dư ăn rồi thì không muốn làm gì nữa, chỉ phục vụ quyền lực. Ông viết: "Thầy lang khéo mút vết thương, ngậm máu người bệnh đâu phải vì tình cốt nhục mà chỉ vì lợi. Thợ đóng xe mong cho nhiều người giàu sang, còn thợ đóng quan tài mong có nhiều người chết. Không phải là thợ đóng xe có lòng nhân còn thợ đóng quan tài thì tàn nhẫn, mà chỉ vì người ta không giàu sang thì không mua xe, không chết thì quan tài không bán được. Thợ đóng quan tài không phải là kẻ giết người nhưng có người chết thì anh ta mới có lợi".

Hơn hai nghìn năm sau, tư tưởng vị lợi của Hàn Phi Tử được tái hiện trong tư tưởng "con người kinh tế" - cơ sở triết học của học thuyết quản lý theo khoa học của Taylor và "con người lười nhác, ham lợi" trong thuyết X của Mc. Gregor. Thực dụng hơn, cực đoan hơn tư tưởng quản lý thời Taylor, Hàn Phi Tử đã mở rộng bản chất vị lợi đến mọi mối quan hệ gia đình và xã hội. Trong quan hệ cha - con, chữ "hiếu" của Nho giáo đã bị thay thế bằng sự tính toán lợi hại, tàn nhẫn: "Cha mẹ đối với con, sinh con trai thì mừng, con gái thì giết là do nghĩ sau này đứa nào có lợi lâu dài cho mình hơn. Vậy cha mẹ đối với con còn đem lòng tính toán lợi hại, huống hồ là những người không có tình cha con với nhau". Theo ông, quyền lực suy cho cùng cũng chỉ vì quyền lợi vật chất: "Các vua thời cổ nhường ngôi thiên tử cũng chỉ là từ bỏ cuộc sống của một người giữ cổng, từ bỏ cuộc đời lao khổ của một tên nô lệ, có gì đáng khen đâu. Một viên huyện lệnh ngày nay khi chết rồi mà con cháu mấy đời sau còn được ung dung ngựa xe, vì vậy mà người ta quý chức huyện lệnh. Thời xưa nhường ngôi thiên tử thật dễ, nay từ chức huyện lệnh thật khó là do cái lợi hậu, bạc khác nhau. Cổ nhân khinh tài vật, không phải vì có lòng nhân, mà vì tài vật nhiều, ngày nay người ta tranh đoạt nhau không phải là ty tiện mà vì tài vật ít. Ngày xưa người ta coi thường và tử bỏ ngôi thiên tử không phải là cao thượng mà vì quyền thế ít, ngày nay người ta coi trọng, tranh nhau quan chức không phải là đê tiện mà vì quyền thế nhiều".

Có thể thấy Hàn Phi Tử là người duy lý, duy lợi, theo chủ nghĩa thực dụng. Song ông có một trí tuệ sâu sắc, đã vì sự tồn vong của đất nước mình mà chịu cái chết bi thảm, tuy biết trước đó là số phận chung của các Pháp gia có tài, nhiệt thành yêu nước. Đặc biệt, Hàn Phi Tử đã vượt xa thời đại mình khi nêu ra tư tưởng đấu tranh sinh tồn và giải thích nguyên nhân của sự nghèo khổ là do dân số tăng nhanh, vượt quá sự gia tăng của sản xuất.

    • Quan điểm về sự phù hợp của lý luận và thời thế:

Là người có đầu óc thực tế và hiểu biết sâu rộng về lịch sử, Hàn Phi Tử đã sớm nhận ra những hạn chế của lý luận Nho gia. Ông phê phán cách học nệ cổ của Nho gia: "Căn cứ vào các tiên vương mà học theo đạo Nghiêu Thuấn thì nếu không phải là ngu cũng là lường gạt thiên hạ. Cái học ngu và gạt người ấy, hỗn tạp và mâu thuấn ấy, bậc minh chủ không thể chấp nhận". Ông coi các Nho gia như bọn đồng cô, thầy cúng, nói năng lông bông, bắt thực tế phải khuôn theo lý luận đã quá lạc hậu, làm cho dân ngu, xã hội loạn.

Theo Hàn Phi Tử, lý luận phải phù hợp với thời thế thì mới có ích: "việc phải theo thời, mà biện pháp phải thích ứng... phong tục xưa và nay khác nhau, biện pháp cũ và mới phải khác nhau".



    • Mối quan hệ quản lý cơ bản, vua và dân

Khổng Tử nói: "vua ra vua, tôi ra tôi" là nhấn mạnh đến mặt nhân nghĩa, đạo đức, còn Hàn Phi Tử lại quan tâm nhiều đến khoảng cách, địa vị giữa người cai trị và người bị trị, đồng thời ủng hộ chế độ chuyên chế phong kiến, cổ vũ cho sự độc tài của các vua. Ông viết: "Không nước nào luôn mạnh, không nước nào luôn yếu. Người thi hành pháp luật mà cương cường thì nước mạnh, người thi hành phát luật mà nhu nhược thì nước yếu".

Nho gia đề cao tư tưởng "dân là gốc của nước" coi dân như nước, vua như thuyền, nước chở thuyền mà cũng lật được thuyền; vua, quan phải biết thương dân, làm cho dân giàu. Hàn Phi Tử phê phán tư tưởng trên, cho đó là mỵ dân. Theo ông, cái trí của dân ngây thơ như con trẻ, "sở dĩ vua chúa cầu bật thánh trí vì dân không đủ cho mình theo được", cho nên "làm chính trị mà mong vừa lòng dân đều là mối loạn, không thể theo chính sách đó trị nước được".

Mặc dù vậy, Hàn Phi Tử là người đề cao chính sách dùng người. Tài năng của nhà cai trị thể hiện ở việc dùng sức và dùng trí của người khác. "Sức một người không địch nổi đám đông, trí một người không biết được mọi vật, dùng một người không bằng dùng cả nước. Vua chúa bậc thấp kém dùng hết khả năng của mình, bậc trung dùng hết sức của người. Dùng hết trí của người thì vua như thần". Đây là một tư tưởng hết sức sâu sắc về quản lý của Hàn Phi Tử.

Nhưng quan hệ vua - tôi theo Hàn Phi Tử, là quan hệ quản lý một chiều. Ông khuyên vua dùng hết tài trí của dân nhưng không được gần gũi, tỏ lòng thương dân. Đây là tư tưởng mâu thuẫn về lợi ích và phản dân chủ, trong đó người dân là một thứ công cụ của vua và phải tuyệt đối phục tùng kẻ thống trị.

Tư tưởng Đức trị của Khổng Tử cho rằng có sự thống nhất giữa công và tư, giữa gia đình và xã hội. Ngược lại, Hàn Phi Tử cho rằng công - tư mâu thuẫn với nhau, phải hy sinh tư cho công, gia đình phải phục tùng và hy sinh cho xã hội, lợi ích quốc gia là tối thgượng, quan trọng hơn dân. Về điểm này, mô hình quản lý của Hàn Phi Tử có nhũng nét giống với mô hình "Tổ chức quan liêu" của Weber thời hiện đại.

  • Các khái niệm cơ bản về hoạt động cai trị - quản lý của Hàn Phi Tử

Hàn Phi Tử đưa ra ba khái niệm cơ bản là "thế" (quyền lực), "pháp" (luật pháp) và "thuật (phương pháp quản lý). Đây là ba vấn đề cốt lõi của quản lý - cai trị, liên hệ khăng khít với nhau, trong đó "pháp" là yếu tố quan trọng nhất, có tính quyết định.

    • "Thế" và tư tưởng về thế

Hàn Phi Tử cho rằng vua không cần hiền mà cần thế, vua phải biết dựa vào thế của mình và ban lệnh, buộc quan và dân phải răm rắp tuận theo. Theo ông, "thế" không liên quan đến đạo đức và tài trí của con người, bởi "hiền tài như vua Nghiêu khi chưa làm vua nói không ai nghe, bạo tàn như vua Kiệt nhưng vì là vua nên mọi người không dám trái lệnh". Trong khi Nho gia đặt tài, đức lên trên uy quyền và cho rằng phải có tài, đức mới xứng đáng với ngôi vị để tránh làm hại dân. Ngược lại, Hàn Phi Tử đặt địa vị, quyền thế lên trên tài, đức. Theo ông, chỉ cần tài, đức trung bình nhưng có quyền thế là trị được nước. Là người trọng thế, trọng sự cưỡng chế quyền lực, Hàn Phi Tử chủ trương: Chủ quyền phải được tập trung vào một người, đó là vua. Vua phải nắm quyền thưởng phạt, phải được mọi người tôn kính và tuân thủ triệt để. Hàn Phi Tử khen chính sách đức trị của đạo Nho là đẹp nhưng chê là không thực tế, "vua Thuấn (được Khổng Tử suy tôn là bậc thánh) sửa khuyết điểm cho dân, một năm sửa được một tật, ba năm sửa được ba tật. Tuổi thọ của ông có hạn mà tật của dân thì vô cùng; lấy cái hữu hạn trừ đi cái vô cùng thì trừ được bao lâu? Nếu dùng sự thưởng phạt, bắt dân thi hành mà ra lệnh rằng: hễ làm đúng phép thì thưởng, trái phép thì phạt, thì sáng ban lệnh, chiều sự tình đã thay đổi, chỉ trong mười ngày là khắp cả nước thay đổi cả, đâu phải đợi đến một năm?"

Hàn Phi Tử cho rằng cách thưởng phạt là nguyên nhân làm cho quốc gia thịnh, suy, loạn, lạc. Thưởng thì phải "tín" (xác thực, tin tưởng) và trọng hậu, phạt thì phải "tất" (cương quyết) và phải nặng. Thưởng hậu thì dân thấy lợi mà ham, phạt nặng thì dân thấy sợ mà tránh. Sự thưởng phạt phải theo đúng phép nước, trị tội không chừa các quan và thưởng công không bỏ sót dân thường. Hình phạt nặng thì người sang không dám khinh kẻ hèn, pháp luật phân minh thì người trên được tôn trọng, không bị lấn. Vua phải nắm hết quyền thưởng phạt, dùng thưởng và phạt để chế ngự bầy tôi, nếu bỏ hai quyền đó, thậm chí bỏ một để cho bầy tôi dùng thì ngược lại sẽ bị bầy tôi chế ngự.

Hàn Phi Tử đề ra tính nghiêm khắc, công bằng của pháp luật và khuyên vua, chúa phải vô tư, công minh khi sử dụng pháp luật. Song, chính ông lại thừa nhận mọi người đếu hành động vì tư lợi và đó là điểm mâu thuấn trong học thuyết của ông.

    • "Pháp" và các tiêu chuẩn của luật pháp

Hàn Phi Tử coi pháp luật là những thứ dùng làm tiêu chuẩn để phân biệt đúng, sai, phải, trái như cái mực, cái quy, cái củ. Pháp không tách rời thế và thuật, mà cùng tạo nên cái kiềng ba chân. Vua có quyền đặt ra luật pháp (lập pháp) nhưng không được tùy tiện mà phải kịp thời và tuân theo những nguyên tắc nhất định, "Thời thay mà pháp luật không đổi thì nước loạn, đời thay đổi mà cấm lệnh không biến thì nước chia cắt. Cho nên thánh nhân trị dân thì pháp luật theo thời mà đổi, cấm lệnh cũng theo thời mà biến". Pháp luật phải soạn sao cho dân dễ biết, dễ thi hành, phải thống nhất, cố định để cho dân dễ hiểu. Cái gì mà kẻ sĩ có óc tinh tế mới biết được thì không nên ban lệnh, vì dân không phải người nào cũng có óc tinh tế cả. Cái gì mà bậc hiền tài mới làm được thì không nên dùng làm phép tắc vì không phải người dân nào cũng hiểu cả". Pháp luật phải công bằng, bênh vực kẻ yếu, thiểu số. Nhìn chung, Pháp gia chủ trương mọi người đều bình đẳng trước pháp luật: "Trị nước thì phải định pháp luật, đặt ra hình phạt nghiêm khắc để cứu loạn cho dân, trừ hại cho thiên hạ, khiến cho kẻ mạnh không lấn kẻ yếu, đám đông không hiếp đáp số ít, người già được hưởng hết tuổi trời, bọn trẻ mồ côi được nuôi lớn, biên giới không bị xâm phạm, vua tôi thân nhau, cha con bảo vệ nhau, không lo bị giết hay bị giặc cầm tù". Pháp luật phải có tính phổ biến, ban hành công khai, truyền bá tới mọi người để không một người dân nào có thể viện cớ không biết luật pháp mà lỡ phạm pháp. Ông yêu cầu vua, quan phải "lấy luật pháp mà dạy dân", phải truyền bá luật pháp như một "phép công" điều khiển hành vi của mọi người.


    • "Thuật" và phương pháp thi hành quyền lực, pháp luật

Nho gia nói nhiều tới tâm và đức trong quản lý - cai trị, còn Pháp gia nhấn mạnh tới kỹ thuật cai trị. Vì công việc của vua rất nhiều nên phải giao việc cai trị dân cho quan lại, nên thuật của vua chủ yếu là trị quan chứ không phải trị dân. Chữ "thuật" của Hàn Phi Tử có hai nghĩa: Kỹ thuật và tâm thuật. Kỹ thuật là cách thức, biện pháp để tuyển, dùng, kiểm tra khả năng của quan lại. Tâm thuật là mưu mô để chế ngự quần thần không cho họ biết suy nghĩ, tình cảm thực của mình.

Thuật trừ gian là cách loại trừ bọn gian thần. Hàn Phi Tử quan niệm bản chất con người là tư lợi nên địa vị, quyền lực của nhà vua là mục tiêu lợi dụng, giành giật của rất nhiều người. Theo ông, có tám loại gian thần, tựu trung lại gồm hai hạng là: kẻ thân thích của vua và quần thần, cả hai đều đánh vào tình cảm, dục vọng và điểm yếu của vua, lung lạc, che dấu vua để tự do hoành hành, ngăn cản, hãm hại trung thần. Các trung thần muốn giết bọn gian thần nhưng vua lại che chở chúng, thành thử chúng càng lộng hành mà bóc lột dân, làm giàu, lập bè cánh để che giấu tội ác cho nhau, bịt mắt nhà vua; cũng như loài chuột đào hang trong đền thờ mà không ai làm gì được vì nếu dùng lửa thì sợ bị cháy, dùng nước thì sợ hỏng lớp đất màu bao quanh cây cột. Muốn kiềm chế hạng người tư lợi có địa vị cao, Hàn Phi Tử chia bọn họ ra từng loại để có cách xử lý khác nhau: Người hiền, có thể bắt vợ con thân thích làm con tin; kẻ tham lam, cho tước lộc hậu hỹ, mua chuộc để khỏi làm phản; kẻ gian tà, phải làm cho khốn khổ bằng cách trừng phạt. Theo ông, với kẻ xấu, nếu không cải hóa được thì phải trừ khử. Muốn trừ họ mà không làm thương tổn đến danh tiếng của vua thì hãy nên đầu độc họ hoặc dùng kẻ thù của họ để giết, nhưng tốt nhất không dùng những kẻ không nên dùng, để khỏi phải đề phòng.

Nguyên tắc cơ bản của thuật dùng người của Pháp gia là thuyết hình danh. Theo thuyết này, muốn đánh giá con người phải xét cái sự thực đã làm (hình) và tên gọi của công việc (danh) có phù hợp với nhau không. "Dùng quy tắc hình danh mà thu phục bề tôi thì không được nghe lời giới thiệu của người khác, mà phải đích thân xem xét người cần dùng có xứng đáng không vì người người giới thiệu có thể vì tình riêng, tư lợi, muốn kéo bè đảng mà đề cử hạng bất tài vô đức. Trong đời, kẻ có tài chưa nhất định đã có đức, kẻ có đức chưa nhất định có tài, cho nên việc bổ nhiệm người nếu không có thuật thì sẽ bại". Ông nhấn mạnh việc dùng người phải hết sức thận trọng. Muốn vậy, phải có phương pháp nghe (thánh ngôn) bề tôi nói; phải khảo sát nhiều mặt để biết lòng bề tôi; phải xem lời nói của họ có giá trị không; cuối cùng là giao chức cho họ, dùng thực tiễn kiểm tra thực lực của họ. Trong mỗi việc trên, ông đều có những kỹ thuật tỷ mỷ nhằm đạt được hiệu quả cao. Chẳng hạn, việc giao chức cần phải giao cho một chức nhỏ rồi tuần tự thăng cấp, không cho kiêm nhiệm chức vụ, phải phân công rõ ràng, mỗi người một chức để họ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hàn Phi Tử cho rằng vượt chức là đầu mối của loạn. Giao trách nhiệm cho một người rồi kiểm tra kết quả công việc, theo dõi nhưng không can thiệp vào công việc của họ.

Bàn về quản lý - cai trị, Khổng Tử nói đến "vô vi" là khi có tài, đức và gương mẫu thì dân sẽ tự giác noi theo; Lão Tử nói đến "vô vi" theo nghĩa là mong vua chúa giảm thiểu chính quyền để dân sống tự nhiên như bản tính của họ, Hàn Phi Tử kế thừa tư tưởng vô vi của Nho và Đạo, biến nó thành thuật cai trị. "Tiên vương cho ba cái đó (mắt, tai, trí óc) là không đủ nên không được ỷ lại vào tài năng của mình mà phải dựa vào Pháp độ, xét kỹ việc thưởng phạt, chỉ giữ cái cốt yếu để pháp độ giảm đi mà không bị phạm; chế ngự dân trong bốn bề, khiến cho kẻ thông minh không gian trá được, kẻ miệng lưỡi không nịnh bợ được, kẻ gian tà không biết dựa vào đâu, kẻ ở xa ngàn dặm cũng không biết đổi lời, kẻ thân cận không dám che dấu, tô điểm cái xấu, cho nên công việc cai trị ít, ngày giờ dư, được như vậy là do vua biết dùng quyền thế để trị nước". Hàn Phi Tử chủ trương vô vi, nhưng không phải nhằm bớt đi sự điều hành, ngược lại, khuyên quan lại phải là hết mình, gián tiếp cai trị bằng thưởng phạt công bằng, nghiêm khắc.


1.2.2. CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI KỲ XÃ HỘI CÔNG NGHIỆP (CUỐI THẾ KỶ XIX ĐẦU THẾ KỶ XX)

1.2.2.1. Trường phái cổ điển về quản lý

"Quản lý theo khoa học" là thuật ngữ được dùng để chỉ những ý kiến về tổ chức và quản lý được đưa ra ở Châu Âu và Hoa Kỳ vào những năm cuối TK XIX đầu TK XX. Trong quá trình hình thành các lý thuyết cổ điển có công đóng góp của rất nhiều tác giả. Nhìn chung có thể đưa ra 2 dòng lý thuyết quản lý cổ điển chính: Lý thuyết quản lý khoa học và lý thuyết quản lý hành chinh.

  • Lý thuyết quản lý khoa học

    • Charles Babbage (1792 - 1871)

Ông là một nhà toán học người Anh đã tìm cách tăng năng suất lao động. Cùng với Adam Smith ông chủ trương chuyên môn hóa lao động, dùng toán học để tính toán các sử dụng nguyên vật liệu tối ưu nhất. Ông cho rằng, các nhà quản trị phải nghiên cứu thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó ấn định tiêu chuẩn công việc, đưa ra việc thưởng cho những công nhân vượt tiêu chuẩn. Ông cũng là người đầu tiên đề nghị phương pháp chia lợi nhuận để duy trì quan hệ giữa công nhân và người quản lý.

  • Fededric W.Taylor (1856 - 1915)

Là đại biểu ưu tú nhất của trường phái này, Ông được xem là "Cha đẻ" của phương pháp quản lý khoa học. Trong thời gian làm nhiệm vụ của nhà quản lý ở các xí nghiệp, nhất là các xí nghiệp luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản lý cũ. Theo ông các nhược điểm chính là:

- Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân.

- Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có tổ chức học việc.

- Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp; công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc.

- Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho công nhân.

- Nhà quản lý làm việc bên cạnh người thợ, quên mất chức năng chính là lập kế hoạch và tổ chức công việc. Tính chuyên nghiệp không được thừa nhận v.v...

Tên gọi của lý thuyết quản lý khoa học xuất phát từ nhan đề của tác phẩm "Các nguyên tắc quản lý một cách khoa học" (Principles of scientiffic management) xuất bản lần đầu ở Mỹ vào năm 1911).

Tư tưởng cơ bản về quản lý của Taylor thể hiện qua định nghĩa: "Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất".

Nội dung chủ yếu của thuyết Taylor gồm:

  • Cải tạo các quan hệ quản lý

Một mục tiêu cơ bản của quản lý là giải quyết mâu thuẫn gay gắt giữa chủ và thợ không chỉ bằng một hệ thống các giải pháp kỹ thuật mà còn bằng phương thức quản lý khiến cả chủ và thợ có thể gắn bó hợp tác với nhau trong một tổ chức công nghiệp để cùng đi tới mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả và năng suất lao động. Taylor cũng thấy được đông cơ thúc đẩy lao động là lợi ích kinh tế phải được xử lý hài hòa qua chế độ lương thưởng hợp lý, chỉ có như vậy các cách thức tổ chức sản xuất một cách khoa học mới phát huy được tác dụng cao. Ông nêu ra 4 nguyên tăc quản lý khoa học như sau:

+ Bố trí lao động một cách khoa học để thay thế các thao tác lạc hậu, kém hiệu quả.

+ Lựa chọn công nhân một cách khoa học; đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng họ, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội, thay vì khích lệ nỗ lực cá nhân riêng lẻ của họ.

+ Xác định chức năng hoạch định của nhà quản lý, thay vì để công nhân tự ý lựa chọn phương pháp làm việc riêng của họ.

+ Phân chia công việc giữa nhà quản lý và công nhân, để mỗi bên làm tốt nhất công việc của họ. Cái gắn bó giữa họ là lợi nhuận của doanh nghiệp và năng xuất lao động và đó là yếu tố tạo ra nhiều lợi nhuận.

Biện pháp quản lý tương ứng là: Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý để thực hiện công việc; dùng cách mô tả công việc để lựa chọn công nhân, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống huấn luyện chính thức; trả lương theo nguyên tắc khuyết khích theo sản lượng, đảm bảo an toàn lao động bằng dụng cụ thích hợp; thăng tiến trong công việc, chú trọng lập kế hoạch hoạt động v.v...

  • Tiêu chuẩn hóa công việc

Theo ông cần phải hợp lý hóa lao động trên cơ sở định mức cụ thể với những tiêu chuẩn định lượng như một cách thức tối ưu để phân chia công việc thành những công đoạn, những khâu hợp lý, định ra chuẩn mực để đánh giá kết quả lao động.

  • Chuyên môn hóa lao động

Lao động theo nghĩa khoa học đòi hỏi sự chuyên môn hóa trong phân công nhằm đạt yêu cầu "tốt nhất" (do thành thục trong thao tác) và "rẻ nhất" (do không có động tác thừa và do chi phí đào tạo thấp). Việc này phụ thuộc vào nhà quản lý trong tổ chức sản xuất. Tổ chức sản xuất theo dây chuyền là hệ quả của hướng chuyên môn hóa lao động, trong đó mỗi công nhân chỉ thực hiện thường xuyên, liên tục một (hoặc vài) động tác đơn giản. Từ đó, việc đào tạo công nhân hướng vào sự thành thạo hơn là tay nghề "vạn năng". Taylor nhấn mạnh phải tìm những người thợ "giỏi nhất" theo hướng chuyên sâu, dựa vào năng suất lao động cá biệt đó để xây dựng đinh mức lao động.

Viêc chuyên môn hóa lao động kéo theo yêu cầu cải tiến công cụ lao động (công cụ chuyên dùng cho từng động tác) để dễ sử dụng nhất, tố ít sức nhất và đạt năng suất cao nhất. Môi trường lao động cũng là một yếu tố quan trọng, đó là việc bố trí nơi làm việc thuận tiện và duy trì bầu không khí hợp tác gắn bó thoải mái giữa người điều hành và thợ.

  • Henry Lawrence Gantt (1861 -1919)

Là người đã từng cùng làm việc với Taylor tai nhà máy Midvale Simonds và Bethlebem Steel, Gantt cho rằng hệ thống trả lương theo sản phẩm do Taylor đề xướng không có tác động nhiều đến sự kích thích công nhân. Do đó ông đã bổ sung vào việc trả lương theo sản phẩm của Taylor bằng hệ thống tiền thưởng. Theo hệ thống này, nếu công nhân vượt mức sản phẩm làm trong ngày, họ sẽ được hưởng thêm một khoản tiền (cả công nhân và người quản lý trực tiếp). Một đóng góp khác của Gantt là "biểu đồ Gantt" nhằm kiểm tra việc thực hiện công việc theo kế hoạch. Biểu đồ này cho thấy, sản lượng dự tính (số lượng đặt ra), tiến trình của công việc (số lượng hoàn thành) và tỷ lệ giao hàng (số lượng xuất kho) theo dòng thời gian. Phương pháp Gantt còn đưa ra một hệ thống khen thưởng cho công nhân và quản trị viên đạt và vượt chỉ tiêu.

  • Lillian Gilbreth (1878 - 1972) và Frank Gilbreth (1886 - 1924)

Trong lúc Taylor tìm cách làm cho công việc được hoàn thành nhanh hơn bằng cách tác động vào công nhân, thì Lilian Gilbreth và Frank Gilbreth tìm cách gia tăng tốc độ bằng cách giảm các thoa tác thừa. Với quan niệm đó, ông bà Gilbreth đã khám phá ra rằng trong 12 thao tác mà người thợu xây thực hiện để xây gạch lên tường có theer rút xuống còn 4 và nhờ đó mỗi ngày một người thợ có thể xây được 2700 viên gạch thay vì 1000 viên mà không cần phải hối thúc. Ông bà Gilbreth cũng cho rằng thao tác có quan hệ đến sự mệ mỏi của công nhân, do đó bớt số lượng thao tác thì cúng giảm được sự mệ nhọc. Lilian Gilbreth là một trong những ngừoi đầu tiên lưu ý đến khía cạh tâm lý trong quản lý với luận án nhan đề 'Tâm lý quản lý". Rất tiết do sự kỳ thị nam nữ ở Mỹ vào thời gian đó, tư tưởng khoa học của bà đã không được quan tâm chú ý.

Tóm lại: F.Taylor và những người cùng quan điểm không phải là những nhà lý thuyết mà là những kỹ sư, những công nhân có kinh nghiệm làm việc thực tế trong xí nghiệp luôn quan tâm đến tăng năng xuất lao động của công nhân. Những tư tưởng quản lý khoa học của họ đã đóng góp nhiều giá trị cho sự phát triển của lý thuyết quản lý. Họ phát triển kỹ năng quản lý qua phân công và chuyên môn hoá quá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền; họ là những người đầu tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện công nhân, dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động; nhấn mạnh việc giảm giá thành để tăng hiệu quả, dùng những phương pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề quản lý. Họ coi quản lý như là một đối tượng nghiên cứu khoa học.

Tuy vậy, những tư tưởng này cũng có những giới hạn nhất định. Trước hết, lý thuyết "quản lý theo khoa học" là sự hiểu biết phiến diện và máy móc về con người, bị chi phối bởi tư tưởng triết học "con người kinh tế" mà các tác giả tiếp nhậ ở thời đại đó. Họ quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người mà định giá thấp nhu cầu của xã hội và tự thể hiện của con người, do vậy vấn đề nhân bản ít được quan tâm. Họ muốn áp dụng những nguyên tắc quản lý phổ quát cho cho mọi hoàn cảnh mà không nhận thấy đặc thù của môi trường và quá chú tâm đến vấn đề kỹ thuật. Thứ đến, lý thuyết này này chỉ áp dụng tốt trong trường hợp môi trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường phức tạp nhiều thay đổi.

  • Lý thuyết quản lý hành chính - tổ chức

"Lý thuyết quản lý hành chính - tổ chức" là tên được đặt cho các tư tưởng quản lý của một số tác giả ở Pháp, Mỹ, Anh, Đức nêu lên vào những thập kỷ đầu của TK XX. Nếu các lý thuyết quản lý khoa học chú trọng đến hợp lý hoá công việc và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm để nâng cao năng suất lao động ở cấp phân xưởng và theo hướng vi mô, thì lý thuyết quản lý hành chính lại tập trung chú ý vào những nguyên tắc quản lý lớn áp dụng chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản lý tổ chức cổ điển.

  • Henry Fayol (1841 - 1925)

Là một nhà quản lý người Pháp. Với tác phẩm "Quản lý công nghiệp và quản lý tổng quát" (Administrration industrielle et générall, 1916). Là "người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại".

Henry Fayol định nghĩa: Quản lý là sự dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Đó chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý.

Khác với Taylor cho rằng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc và không được kích thích kinh tế đầy đủ, Fayol cho rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản lý. Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là quản lý tổng quát (quản lý hành chính) và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác trong một cơ sở sản xuất kinh doanh như: sản xuất, tiếp thị (Marketing), tài chính, quản lý con người và tài sản, kế toán, thống kê. Ông cho rằng quản lý hành chính liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên và là sự tổng hợp bao trùm để tạo ra sức mạnh tổng hợp của một tổ chức. Chức vụ càng cao thì đòi hỏi khả năng quản lý hành chính càng lớn; còn ở cấp dưopứi thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất. Henry Fayol cho rằng thành công của người quản lý không phải nhờ những phẩm chất cá nhân mà nhờ những phương pháp đã áp dụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành động của người quản lý đó.

Henry Fayol là người đầu tiên nêu một cách rõ ràng các yếu tố của quá trình quản lý, đó cũng là 5 chức năng cần thiết của một nhà quản lý, bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp, Fayol đã đề nghị các nhà quản lý nên theo 14 nguyên tắc quản lý sau:

- Phân công lao động và chuyên môn hóa nhằm tạo ra năng suất lao động cao. Phhan công phải phù hợp, rõ ràng và tạo ra sự liên kết.

- Xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm, Quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm.

- Duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.

- Công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.

- Chỉ đạo nhất quán: các nhà quản lý phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy.

- Hài hòa lợi ích: quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng,

- Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc: thù lao hợp lý, trả công thỏa đáng và sòng phẳng.

- Tập trung quyền lực quản lý: quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối.

- Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tư.

- Sự hợp tình hợp lý: đối xử trong xí nghiệp phải công bằng.

- Ổn định chức trách: công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định.

- Xí nghiệp được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân, kiểm tra tất cả mọi công việc.

- Sáng tạo: tôn trọng sáng kiến của mọi người.

- Xí nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể, thống nhất và đoàn kết hỗ trợ.

Thuyết quản lý của Fayol đã chỉ ra cách thức phân tích một quá trình quản lý phức tạp thành các chức năng tương đối độc lập (lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra), mang tính thống nhất đối với mọi loại hình tổ chức, không phân biệt mục tiêu, tính chất và quy mô của tổ chức ấy. Nó có ưu điểm là đi sâu nghiên cứu những công việc cần thiết của các nhà quản lý chuyên nghiệp, tạo ra kỷ cương trong tổ chức, song chưa chú trọng đầy đủ đến các mặt tâm lý và môi trường xã hội của người lao động, chưa đề cập đến mối quan hệ giữa xí nghiệp với khách hàng, thị trường, các đối thủ cạnh tranh và các ràng buộc nhà nước. Quá trình quản lý của ông có vẻ cứng nhắc, chuẩn mực chứ không đa dạng như trên thực tế. Tuy vậy, sự đóng góp của ông cho khoa học quản lý vẫn rất độc đáo và giá trị.

  • Max Weber: (1864 - 1920)

Là một nhà xã hội khoa học người Đức, người khởi xướng thuyết tổ chức trong quản lý. Ông có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản lý thông qua việc phát triển một tổ chức "quan liêu bàn giấy", ông cho rằng đó là phương thức hợp lý để tổ chức một công ty phức tạp. Khái niệm "quan liêu bàn giấy" được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự. Cơ sở tư tưởng của Weber là ý niệm về thẩm quyền hợp pháp và hợp lý, ngày nay thuật ngữ "quan liêu" gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber. Theo ông, một tổ chức được quản lý có hiệu quả phải tuận thủ các nguyên tắc hành chí sau:

- Phân công lao động hợp lý và rõ ràng dẫn đến chuyên môn hóa cao, tinh thông nghề nghiệp.

- Sắp xếp các vị trí trong tổ chức theo một hệ thống thứ bậc về quyền lực. Trong đó, mỗi cấp dưới phải chịu sự kiểm soát của cấp cao hơn, chức vụ khác nhau có phạm vi thẩm quyền xác định, quản lý tách rời sở hữu, các nhà quản lý phải tuân thủ điều lệ và thủ tục, luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người.

- Có hệ thống nội quy, thủ tục chính thức được viết bằng văn bản và nó chi phối các quyết định và hành động.

- Nhân sự được lựa chọ, tuyển dụng một cách nghiêm ngặt, định hưỡng cho họ phát triển, đề bạt, thăng cấp theo thành tích, khả năng, thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm.

Tóm lại: Trường phái hành chính chủ trương rằng, năng suất lao động sẽ tăng lên nhờ nhờ sự tổ chức sắp đặt một cách hợp lý. Trường phái này đã đóng góp rất nhiều cho lý luận cũng như thực hành quản lý, những tư tưởng về các hình thức và nguyên tắc tổ chức, các chức năng quản lý, quyền lực và sự uỷ quyền... đang ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản lý hành chính.

Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản lý cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế. Ngày nay, vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải từ bỏ các nguyên tắc đó.

* Nhận xét chung về trường phái cổ điển về quản lý:

Tiền đề căn bản của lý thuyế cổ điển về quản lý là con người thuần túy kinh tế. Bằng cách chuyên môn hóa nhiệm vụ trong một hệ thống cấp bậc được xác định rõ ràng, người ta có thể tổ chức công việc để hoàn thành mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Tổ chức được xem là một hệ thống cơ học, được hoạch định và kiểm soát bằng quyền hành chính của các nhà quản lý. Từ đó các tác giả của trường phái cổ điển nhấn mạnh:

- Có thể tăng hiệu quả quản lý bằng cách tổ chức, sắp xếp hợp lý và kiểm tra công việc của mọi người.

- Lợi ích kinh tế được xem là nguồn động lực duy nhất của người lao động và để có năng suất cao, công việc cần được chuyên môn hóa, được hướng dẫn chu đáo cho người lao động và thường xuyên kiểm tra.

- Các nhà quản lý, thông qua một cơ cấu tổ chức chặt chẽ có vai trò quyết định đối với việc hội tụ sức mạnh của các thành viên trong tổ chức để hướng tới mục tiêu chung.

Các lý thuyết cổ điển về quản lý bị một số ý kiến phê phán sau đây:

- Lý thuyết cổ điển đã xem các tổ chức là hệ thống khép kín, không thấy được ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đối với tổ chức và nhiều khía cạnh nội bộ khác.

- Lý thuyết cổ điển đã có những quan điểm thiếu thực tế về nguồn gốc hành vi của con mgười. Các tác giả March và Simon đã gọi các lý thuyết cổ điển là "mô hình máy móc", Warren Bennis, một nhà tâm lý học quản lý, cho rằng lý thuyết cổ điển đã đưa ra những nguyên tắc để quản lý những tổ chức không có con người.

- Các tác giả của trường phái cổ điển về quản lý là các nhà quản lý thực tế, nên lý thuyết của họ đều xuất phát từ kinh nghiệm và thiếu cơ sở khoa học vững chắc.

Mặc dù có những hạn chế nhất định, song các lý thuyết cổ điển về quản lý vẫn có vai trò to lớn trong việc hình thành, đặt nền tảng cho sự phát triển chung của khoa học quản lý hiện đại. Nhiều trường phái lý thuyết quản lý sau này đã nghiên cứu, kế thừa, bổ sung và phát triển những tư tưởng của lý thuyết cổ điền. Về mặt ứng dụng thực tế, nhờ những đóng góp của lý thuyết cổ điển, việc quản lý các cơ sở sản xuất kinh doanh, kể cả các cơ quan chính quyền ở các nước phương Tây đã được nâng cao một cách rõ rệt trong nhiều thập niên đầu của TKXX.

1.2.2.2. Trường phái tâm lý - xã hội trong quản lý

Trường phái tâm lý - xã hội trong quản lý là những quan điểm quản lý nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc. Lý thuyết này cho rằng, hiệu quả của quản lý và năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người.

Trường phái này bắt đầu xuất hiện ở Mỹ trong thập niên 30 (TK XX), được phát triển mạnh trong thập niên 60 (TK XX) và hiện nay vẫn còn được nghiên cứu tại nhiều nước phát triển nhằm tìm ra những hiểu biết đầy đủ về tâm lý phức tạp của con người, một yếu tố quan trọng để quản lý. Trường phái này có thể chia thành hai nhóm lý thuyết lớn:

- Lý thuyết về mối quan hệ con người: Lý thuyết này quan tâm thỏa đáng đến các yếu tố tâm lý con người, tâm lý tập thể và bầu không khí trong xí nghiệp, phân tích tác động qua lại giữa con người với nhau trong hoạt động của xí nghiệp.

- Lý thuyết hành vi: Cũng như thuyết quan hệ về con người trong quản lý, thuyết hành vi vận dung khoa học tâm lý vào quản lý, nhưng nó quy các hiện tượng tâm lý vào phản ứng của con người được biểu hiện ra bên ngoài bằng hành vi, chú trọng mối liên hệ kích thích, phản ứng mà không cần tính đến trạng thái ý thức và động cơ của con người.

  • Lý thuyết về mối quan hệ con người

  • Hugo Munsterbeg (1863 - 1916)

Ông được coi là cha đẻ của ngành tâm lý học công nghiệp, nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường tổ chức. Trong tác phẩm nhan đề "Tâm lý học và hiệu quả trong công nghiệp" xuất bản năm 1913, ông nhấn mạnh là phải nghiên cứu một cách khoa học tác phong của con người để tìm ra những mẫu mực chung và giải thích những sự khác biệt. Ông cho rằng năng suất lao động sẽ cao hơn nếu công việc giao cho người lao động phù hợp với những kỹ năng và tâm lý người lao động và đề ra nhiệm vụ nghiên cứu phân tích chu đáo các đặc điểm tâm lý của họ. Ông đề nghị dùng các bài trắc nghiệm tâm lý để tuyển chọn nhân viên và phải timg hiểu tác phong của con người trước khi đi tìm những kỹ thuật thích hợp để kích thích họ làm việc.

  • Elton Mayo (1880 - 1946)

Là Giáo sư của Đại học Havard nổi tiếng ở Mỹ. Từ những kết quả nghiên cứu tại nhà máy Hawthorne (thuộc Công ty điện lực miền Tây, gần Chicago) và trải qua nhiều kết quả nghiên cứu thực nghiệm khác của các nhà tâm lý công nghiệp, Ông cho rằng, sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý của con người như: muốn được người khác quan tâm, muốn được người khác kính trọng, muốn có vai trò quan trọng trong sự nghiệp chung, muốn làm việc trong bầu không khí thân thiện giữa các đồng sự... có ảnh hưởng đến năng suất và thành quả lao động của con người.

Quan điểm cơ bản của lý thuyết này cũng giống như quan điểm lý thuyết quản lý khoa học cho rằng: sự quản lý hữu hiệu tuỳ thuộc vào năng suất lao động của con người làm việc trong tập thể. Tuy nhiên, khác với ý kiến của lý thuyết quản lý khoa học, lý thuyết về quan hệ con người cho rằng, yếu tố tinh thần có ảnh hưởng mạnh đối với năng suất lao động.

Từ nhận thức đó, lý thuyết về quan hệ con người cho rằng các nhà quản lý nên thay đổi quan niệm về công nhân. Họ không phải là những con người thụ động, thích được chỉ huy, thích được giao việc cụ thể. Trái lại, họ sẽ làm việc tốt hơn nếu được đối xử như những con người trưởng thành, được tự chủ trong công việc. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải cải thiện các mối quan hệ con người trong tổ chức, từ mối quan hệ giữa thủ trưởng với nhân viên đến mối quan hệ giữa các đồng sự ngang hàng, vì con người sẽ làm việc tốt hơn trong một môi trường quan hệ thân thiện.

  • Lý thuyết hành vi trong quản lý

Thuyết hành vi là một học thuyết tâm lý học tư sản hiện đại gắn liền với chủ nghĩa thực dụng và chủ nghĩa thực chứng. Thuyết hành vi coi con người là "một bộ máy liên hoàn", quy những hiện tượng tâm lý vào những phản ứng của cơ thể, đồng nhất hóa ý thức với hành vi như là tổng thể các động tác bị động, tự tạo và thích nghi. Thuyết hành vi chú trọng tới mối liên hệ giữa kích thích, phản ứng để tạo ra hành vị mà không cần tính đến các trạng thái ý thức và động cơ của con người. Trong khoa học quản lý, thuyết hành vi có ảnh hưởng lớn tới các nhà tư tưởng quản lý, trong đó phải kể đến Donglas Mc.Gregor.

  • Donglas Mc.Gregor (1906 - 1964) là một nhà khoa học nghiên cứu hành vi của con người trong tổ chức. Thuyết hành vi trong quản lý nổi tiếng của ông là thuyết X và thuyết Y. Ông cho rằng các nhà quản lý trước đây đã tiến hành các cách thức quản lý trên những giả thuyết sai lầm về tác phong và hành vi của con người. Những giả thuyết đó cho rằng phần đông mọi người đều không thích làm việc, thích được chỉ huy hơn là tự chịu trách nhiệm, hầu hết mọi người làm việc vì lợi ích vật chất và như vậy các nhà quản lý đã xây dựng những bộ máy tổ chức với quyền hành tập trung, đặt ra nhiều quy tắc thủ tục với một hệ thống kiểm tra giám sát chặt chẽ. Mc.Gregor gọi những giả thuyết đó là X và đề nghị một giả thuyết khác mà ông gọi là Y.

Dựa trên quan niệm nhân bản và lạc quan hơn về hành vi chung của người lao động. Thuyết Y quan tâm đến khả năng của con người tự tạo ra động cơ làm việc; kết hợp lý trí với tình cảm; khả năng tự định hướng và tự chủ để đạt được mục tiêu của tổ chức khi nó thống nhất với mục tiêu cá nhân. Thuyết Y cho rằng con người sẽ thích thú với công việc nếu có được những thuận lợi và họ có thể đóng góp nhiều điều hơn cho tổ chức. Thay vì nhấn mạnh đến cơ chế kiểm tra, Mc.Grregor cho rằng nhà quản lý nên quan tâm nhiều hơn đến sự phối hợp hoạt động, đến mặt nhân văn của xí nghiệp.

Sự khác nhau cơ bản giữa thuyết X và thuyết Y là ở chỗ, thuyết X đề cập đến phương thức quản lý truyền thống, tập trung và chuyên quyền; còn thuyết Y đề cao tính dân chủ. Ngày nay các nhà quản lý cho rằng, hai thuyết X và thuyết Y thể hiện hai khuynh hướng trái ngược nhau về quản lý con người, tuy nhiên không thể chỉ có một sự lựa chọn để áp dụng ở mọi nơi, mọi lúc. Khi thừa nhận thuyết Y, vấn có thể cần ứng xử theo thuyết X.

* Nhận xét về trường phái tâm lý - xã hội trong quản lý:

Trường phái này đã nhấn mạnh đến con người với tư cách là những cá nhân trong tổ chức, một điều mà lý thuyết cổ điển không đề cập đến. Các tác giả của trường phái này đều cho rằng năng suất lao động phụ thuộc nhiều vào yếu tố tâm ý và xã hội của công nhân. Tư tưởng chính của lý thuyết tâm lý - xã hội:

- Doanh nghiệp là một hệ thống xã hội;

- Khi động viên người lao động không chỉ bằng yếu tố vật chất mà còn phải quan tâm đến những nhu cầu xã hội;

- Tập thể ảnh hưởng đến tác phong cá nhân (tinh thần, thái độ, kết quả lao động...);

- Lãnh đạo không chỉ là quyền hành do tổ chức quy định mà còn do các yếu tố tâm lý xã hội của tổ chức chi phối.

Tuy vậy, lý thuyết này cũng còn một số hạn chế:

- Quá chú ý đến yếu tố xã hội (bởi vì, khái niệm "con người xã hội" chỉ có thể bổ sung cho khái niệm "con người kinh tế" chứ không thể thay thế);

- Lý thuyết này coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín mà không quan tâm đến yếu tố ngoại lai.

Măc dù vậy, lý thuyết tâm lý xã hội đã có những đóng góp lớn lao vào sự nghiên cứu và thực hành quản lý. Nhà quản lý phải biết cách sử dụng các tài nguyên trong tổ chức nếu muốn đạt hiệu quả cao, trong đó, con người là thứ tài nguyên khó sử dụng nhất. Lý thuyết tâm lý xã hội đã giúp cho các nhà quản lý những kiến thức và kỹ thuật để có thể sử dụng tài nguyên đó một cách thích hợp, nhằm hoàn thành mục tiêu chung.

1.2.2.3. Trường phái định lượng về quản lý

Trường phái này gồm một số các lý truyết: Lý thuyết định lượng về quản lý, lý thuyết hệ thống, lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp hay 'vận trù học" được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: quản lý là ra quyết định và muốn quản lý có hiệu quả thì các quyết định phải đúng đắn và chính xác. Để làm được điều đó nhà quản lý phải có quan điểm hệ thống khi xem xét sự việc, khi thu thập và xử lý thông tin, phải sử dụng các mô hình toán học trong việc ra quyết định quản lý và kiểm tra, công thức hóa các giải pháp quản lý.

Lý thuyết định lượng về quản lý ra đời từ cuộc chiến thế giới lần thứ hai. Chiến tranh đã đặt ra nhiều vấn đề mới cho việc quản lý. Trong chiến tranh, nước Anh đã thành lập bộ phận nghiên cứu hành quân (Operation researrch team), bao gồm các nhà khoa học nghiên cứu đưa ra những mô hình toán (những mô hình đó dựa trên các phương trình toán học) nhằm đơn giản hóa các tình tiết tấn công, phản công và qua đó giúp các nhà chỉ huy quan sự tìm cách chống lại sự tấn công của nước Đức. Sau chiến tranh và từ thập niên 50, các kỹ thuật định lượng được các nhà công nghiệp Mỹ quan tâm và áp dụng vào việc nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính chính xác của các quyết định quản lý.

Lý thuyết hệ thống do L.P.Bertalafly, nhà sinh vật học người Ao đề xuất từ những năm 1940, và đến những năm 1960 - 1970 được áp dụng phổ biến trong quản lý. Thuyết này cho rằng: hệ thống là tập hợp các phần tử, các bộ phận có mối liên hệ qua lại bên trong tạo nên tính chất ưu việc hơn hẳn các phần tử riêng lẻ. Một hệ thống bao giờ cũng nằm trong một môi trường nhất định với các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động và đầu ra. Trên thực tế mọi hệ thống đều là hệ mở với những mức độ khác nhau. Mọi hệ thống đều có cơ chế phản hồi thông tin để điều chỉnh khi cần thiết.

Lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp hay 'vận trù học" dựa trên tư tưởng là tất các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng các mô hình toán, bao gồm các đặc trưng sau: Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong quản lý; áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và sử dụng các mô hình toán học để giải quyết các vấn đề; lượng hoá các yếu tố có liên quan và áp dụng các phép tính toán học, xác suất thống kê; sử dụng máy tính điện tử làm công cu để giả quyết các bài toán trong quản lý (tính toán thời gian, giá cả, khối lượng dự trữ nguyên liệu, nhân lực, kiểm tra, kiểm kê và thanh toán ... )

Kết quả từ những cố gắng này đã làm nảy sinh một lý thuyết mới về quản lý. Lý thuyết quản lý này được gọi bằng nhiều tên khác nhau: Lý thuyết hệ thống (quantitative management), Lý thuyết khoa học quản lý (management science), Lý thuyết định lượng về quản lý. Tất cả các tên gọi này nhằm biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản lý mới được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: "Quản lý là quyết định" và muốn quản lý có hiệu quả thì quyết định phải đúng đắn.

* Nhận xét trường phái định lượng về quản lý

Theo ý kiến của nhiều chuyên gia, đóng góp của trường phái định lượng về quản lý là sự nối dài và triển khai các quan điême của trường phái quản lý một cách khoa học. Trường phái định lượng về quản lý thâm nhập hầu hết mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Ngày nay lý thuyết khoa học quản lý - lý thuyết hệ thống, lý thuyết định lượng rất quan trọng cho các nhà quản lý, các tổ chức lớn và hiện đại. Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất nhiều trong việc nâng cao trình độ hoạch định, xây dựng ngân sách tài chính, chương trình hóa sản xuất, bố tríviệc sử dụng tài nguyên và kiểm tra trong quản lý.

Hạn chế của trường phái này là: Quá chú ý các yếu tố kinh tế - kỹ thuật trong quản lý hơn là các yếu tố tâm lý xã hội, không chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản lý; tìm kiếm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín; các khái niệm và kỹ thuật quản lý của lý thuyết này khó hiểu, phải có những chuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến lý thuyết này còn rất hạn chế.

Nhiều nhà khoa học cho rằng lý thuyết hệ thống cũng chỉ như một phương pháp tư duy quản lý, chứ không giúp đưa ra được những lời giả cụ thể.




1.2.3.CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ CỦA XÃ HỘI ĐƯƠNG ĐẠI (TỪ 1960)

Không những kế thừa các tư tưởng quản lý trước đây, các học thuyết quản lý trong xã hội đương đại vừa mang tính văn hóa, tính nhân đạo, vừa mang tính hiện đại, trong đó phải kể đến 2 trường phái có ảnh hưởng lớn: Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý) và lý thuyết văn hóa quản lý của trường phái quản lý Nhật Bản.

1.2.3.1. Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý)

Sự bùng nổ của thông tin và cuộc cách mạng thông tin đã làm cho xã hội loài người có những bước chuyển biến mang tính cách mạng mạnh mẽ trên bình diện của từng nước và toàn cầu và kéo theo là những thay đổi có tính cách mạng trong việc áp dụng những kỹ thuật công nghệ cao vào quá trình lao động. Từ đó xuất hiện những thuyết quản lý mới.

Thực chất của thuyết này là sự tổng hợp và sử dụng những tư tưởng tốt nhất của các lý thuyết cổ điển, lý thuyết tâm lý xã hội, lý thuyết định lượng tạo thành lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi hay còn là lý thuyết tích hợp - hội nhập. Trong hệ thống lý thuyết tích hợp có một số quan điểm sau:

  • Quan điểm quản lý quá trình của Harold Koontz

Quan điểm này đã được đề cập từ đầu thế kỷ 20 qua tư tưởng của Henri Fayol, nhưng chỉ thực sự phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và các đồng sự.

Tư tưởng này cho rằng quản lý là một quá trình liên tục của các chức năng quản lý, đó là hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra và phản hồi. Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản lý. Bất cứ trong lĩnh vực nào, từ đơn giản đến phức tạp, trong lĩnh vực sản xuất hay trong lĩnh vực dịch vụ thì bản chất của quản lý cũng không thay đổi, đó là việc thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý.

Ngày nay quan điểm quản lý quá trình rất được chú ý và rất nhiều nhà quản lý từ lý thuyết đến thực hành ưa chuộng.

  • Quan điểm tình huống ngẫu nhiên của Fiedler

Quan điểm này chủ trương rằng muốn quản lý hữu hiệu thì phải căn cứ vào tình huống cụ thể để vận dụng phối hợp các lý thuyết đã có từ trước.

Nếu lý thuyết cổ điển và tâm lý xã hội cho rằng năng suất lao động là chìa khoá để đạt hiệu quả quản lý, còn lý thuyết địnhh lượng cho rằng việc ra quyết định đúng đắn là chìa khoá của quản lý, thì Fiedler là tác giả đại diện cho quan điểm tình huống ngẫu nhiên (còn gọi là phương pháp quản lý theo điều kiện ngẫu nhiên) cho rằng cần phải kết hợp các lý thuyết quản lý trên đây lại với nhau để vận dụng vào việc xử lý các tình huống quản lý trong thực tiễn. Ông cho rằng: quản lý học như thể cuộc đời, không thể dựa vào các nguyên tắc đơn giản. Một người thích xe gắn máy không nhất thiết phải thích xe Honda Dream II. Bởi vì, các yếu tố như tuổi tác, giới tính, mức thu nhập, tâm lý và những ưu điểm của tính năng kỹ thuật xe là những yếu tố ngẫu nhiên làm ảnh hưởng đến sở thích của họ.

Quan điểm tình huống ngẫu nhiên muốn kết hợp những nguyên tắc quản lý vào trong từng hoàn cảnh thực tế cụ thể. Quan điểm này được xây dựng trên luận đề : "Nếu có X thì tất có Y, nhưng Y còn phụ thuộc vào điều kiện Z nào đó", như vậy, điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên.

Quan điểm tình huống ngẫu nhiên đòi hỏi trực giác của các nhà quản lý phải linh hoạt, bởi vì các tổ chức khác biệt nhau về kích thước, mục tiêu, nhiệm vụ nên khó có thể có những nguyên lý chung áp dụng một cách khái quát.

  • Quan điểm quản lý tích hợp của Peter Drucker

Peter Drucker (người Anh) với nhiều công trình nghiên cứ nổi tiếng như: "Thực hành quản lý", "Các giới hạn của quản lý xã hội mới" và đặc biệt là cuốn sách "Quản lý trong thời đại báo táp". Tư tưởng quản lý của ông tập trung các vấn đề: quản lý một doanh nghiệp, quản lý các nhà quản lý, quản lý công nhân và công việc.

    • Quản lý một doanh nghiệp

+ Theo ông, quản lý một doanh nghiệp là tập trung vào nhiệm vụ kinh doanh, trong đó không nhất thiết chỉ là tối đa hóa lợi nhuận. Lợi nhuận là quan trọng, song chủ yếu nó là căn cứ để kiểm nghiệm khả năng quyết định trong quản lý các hoạt động kinh doanh.

+ Quản lý kinh doanh không phải là một nhiệm vụ thụ động, mà là hành động sáng tạo tạo ra các điều kiện hinh tế và thay đổi chúng khi cần thiết.

+ Khách hàng có tầm quan trọng đặc biệt, kinh doanh tồn tại và phát triển vì khách hàng. Vì vậy quản lý một doanh nghiệp bắt đầu từ mục đích là tạo ra khách hàng.

Từ đó kinh doanh có hai chức năng quan trọng: marketing và cải tiến (hoặc phát triển). Marketing là các hoạt động nghiên cứu thị trường và phát triển sản xuất để cung cấp hàng hóa với giá cả và chất lượng mà khách hàng chấp nhận được. Cải tiến là tạo ra các điều khoản về hàng hóa và dịch vụ ngày càng tốt hợn, có lợi nhiều hơn.

    • Quản lý các nhà quản lý

Peter Drucker cho rằng các nhà quản lý là nguồn lực cơ bản và quý giá nhất trong các tổ chức kinh doanh; việc xây dựng đội ngũ quản lý rất tốn thời gain và công sức song lại có thể bị phá hủy bất cư lúc nào. Từ đó cần quan tâm đáp ứng các yêu cầu:

+ Quản lý theo các mục tiêu và tự điều khiển: Quản lý theo các mục tiêu đòi hỏi tổ chức công việc một cách thích hợp, có phạm vi quản lý và quyền lực rộng nhất; quản lý tự điều khiển là để kiểm soát công việc của chính nhà quản lý.

+ Liên kết công việc với yêu cầu của của cấp cao hơn. Một mặt, phải từ những việc mà cấp trên cần để đóng góp vào mục tiêu chung (gắn các lợi ích); mặt khác, người quản lý phải hướng cho cấp dưới đảm bảo sự hoạt động hài hòa trong cả doanh nghiệp.

+ Tạo ra tinh thần hợp lý trong tổ chức: cần yêu cầu cao đối với các nhà quản lý, đồng thiời động viên được họ thông qua việc khuyến khích, khen thưởng, tăng lương, đề bạt; tạo cơ hội phát huy khả năng cho mọi người.

    • Quản lý công nhân và công việc

Drucker nhấn mạnh yếu tố con người vì vậy cần tôn trọng và phát huy tiềm năng con người. Trong công việc, cần đặt cá nhân người công nhân trong quan hệ với nhóm lao động; làm việc ăn ý với nhau để cùng đạt tới mục đích chung. Phải mở rộng công việc nhằm tạo ra các cơ hội tốt cho công nhân "bán lành nghề", nhất là công nhân "cấp cao" có khả năng chỉ đạo công việc và kèm cặp những công nhân ít kinh nghiệm. Hướng này thích ứng với điều kiện sản xuất tự động hóa, trong đó công nhân không phải làm các công việc mệt mỏi một cách máy móc trên dây chuyền, mà điều khiển các thiết bị tự động - một việc làm mang tính tổng hợp giống như việc lập kế hoạch.

Drucker nghiên cứu khá sâu về vấn đề ra quyết định quản lý và khẳng định "quản lý là một quá trình ra quyết định", phân biệt các quyết định chiến lược và các quyết định sách lược, trong đó các quyết định thực sự khó khăn là các quyết định chiến lược.

Quá trình ra quyết định gồm 5 giai đoạn:

+ Xác định vấn đề: trả lời các câu hỏi vấn đề thực sự nằm ở đâu, trọng tâm của vấn đề là gì (cơ cấu tổ chức, chi phí sản xuất, quan hệ các nhân, kỹ thuật hay buôn bán).

+ Phân tích vấn đề: Xử lý thôn tin quản lý.

+ Khai thác các giải pháp thay thế: xem xét lại những giả định đã được đặt ra, nghĩ ra các giải pháp có thể lựa chọn và kiểm tra giá trị của chúng.

+ Tìm giải pháp tối ưu: So sánh các phương án khác nhau, lựa chọn một phương án tốt nhất. Để làm được điều này cần các tiêu chí: Sự mạo hiểm, tính kinh tế, sự thích hợp với từng thời điểm và giới hạn của các nguồn lực.

+ Đưa ra các quyết định hữu hiệu: biến các giải pháp tối ưu thành quyết định hành động mà mọi người phải tham gia một cách có trách nhiệm.

Trong thời đại thông tin, toàn cầu hóa, đồng tiền xuyên quốc gia, hệ thống ngân hàng thế giới ngày càng mạnh, vai trò các nước công nghiệp mới (NICS) tăng lên nhanh chóng thì quản lý phải thích nghi và đổi mới và các vấn đề cần giải quyết là:

+ Quản lý sự thích nghi với lạm phát.

+ Duy trì khả năng thanh toán và sức mạnh tài chinh.

+ Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

+ Chú trọng hiệu quả của lao động trí óc.

Tóm lại, Quản lý trong thời đại "bão táp" là chính sách quản lý hướng về tương lai bằng cách phát triển tri thức và trách nhiệm của con người.

1.2.3.2. Lý thuyết văn hóa quản lý của trường phái quản lý Nhật bản

Từ những năm 70 của TK XX, bên cạnh các lý thuyết quản lý của các nước phương Tây, ở một số nước phương Đông như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore xuất hiện các lý thuyết quản lý riêng của mình. Thành công thần kỳ về kinh tế của Nhật bản đã khiến các nhà quản lý và khoa học quản lý phương Tây quan tâm, thậm chí sùng bái mô hình và phương pháp quản lý độc đáo Nhật Bản. Trong trường phái quản lý của Nhật Bản xuất hiện hai thuyết: Thuyết Z và những kỹ thuật quản lý Nhật Bản của William Ouchi và thuyết Kaizen - chìa khóa của sự thành công về quản lý ở Nhật Bản của Massaakimai. Các lý thuyết này ra đời trên cơ sở thực tế quản lý của các tổ chức ở Nhật Bản với những đặc thù về truyền thống văn hóa, tâm lý dân tộc.

  • Thuyết Z và những kỹ thuật quản lý Nhật Bản của William Ouchi

Lý thuyết Z được một giáo sư người Mỹ gốc Nhật Bản là William Ouchi xây dựng trên cơ sở áp dụng cách quản lý của Nhật Bản trong các công ty Mỹ. Lý thuyết ra đời năm 1978, chú trọng đến yếu tố con người với các mối quan hệ xã hội trong tổ chức.

Xuất phát từ gốc rễ văn hóa và tập quán Nhật Bản, thuyết Z cho rằng cần thay đổi mô hình quản lý kinh doanh dựa trên việc xây dựng một nền văn hóa kiểu Z cho môi trường bên trong của doanh nghiệp với các nội dung cốt lõi sau đây;

- Công việc phải dài hạn, duy trì việc làm suốt đời cho công nhân, xây dựng trách nhiệm của cả hai bên (thợ và chủ) đối với nhau.

- Tất cả hợp thành một gia đình, một cộng đồng sinh tồn có liên hệ khăng khít với nhau về tổ chức.

- Không có sự áp đặt từ trên, các nhân viên tự xử sự cho phù hợp với từng tình huống. Mọi người đựơc tham gia vào quyết định chung. Thuyết Z cho rằng việc ra quyết định tập thể hiệu quả hơn quyết định từ cá nhân. Vì tập thể có nhiều kinh nghiệm hơn cá nhân.

- Chăm lo đến chất lượng đời sống công nhân, giữa ban giám đốc và công nhân có sự gần gũi hơn nhờ thông tin thương xuyên hai chiều.

  • Lý thuyết Kaizen - chìa khóa sự thành công trong quản lý ở Nhật Bản của Masaakima

Masaakiimai là Chủ tịch Công ty Cambridge - một hãng tư vấn quốc tế về quản lý thành lập 1962. Ông viết cuốn sách "Kaizen - chìa khóa sự thành công trong quản lý ở Nhật Bản" xuất bản 1986.

Kaizen tiếng Nhật có nghĩa là "cải tiến", "cải thiện". Cốt lõi của Kaizen là những cải tiến nho nhỏ, cải tiến từng bước. Tại Nhật Bản, công việc này được cải tiến từng ngày và thông qua những cải tiến Kaizen người Nhật thường tận dụng những tài nguyên sẵn có như nhân lực, vật tư, thiết bị mà không tốn kém tiền của. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết họ sẵn sàng đầu tư một số tiền lớn cho việc cải tiến. Kaizen chú trọng tới quá trình thực hiện công việc, cải tiến quá trình thực hiện để có kết quả tốt hơn. Mặt khác Kaizen hướng về con người và những nỗ lực của con người. Điều này khác với các nhà quản lý phương Tây chỉ chú trọng tới kết quả. Kaizen còn nhấn mạnh đến vai trò của nhà quản lý trong việc ủng hộ và khuyến khích các nỗ lực của công nhân để cải tiến quy trình làm việc.

Một nhà quản lý quan tâm đến Kaizen thường chú trọng đến:

- Kỷ luật;

- Quản lý thời gian;

- Phát triển tay nghề;

- Tham gia các hoạt động trong công ty;

- Tinh thần lao động;

- Sự cảm thông;

- Sản phẩm có chất lượng;

- Sản xuất vừa đủ và đúng lúc;

- Công ty luôn ghi nhận các ý kiến đóng góp của công nhân;

- Khuyến khích công nhân cải tiến và báo cáo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để người quản lý kịp thời giải quyết.

* Nhận xét về thuyết Z và thuyết Kaizen

Thuyết Z và thuyết Kaizen đều nêu bật giá trị của tập thể trong quản lý một tổ chức, đề cao quyết định tập thể, nỗ lực tập thể, đều chủ trương không khí gia đình trong doanh nghiệp và đều mong muốn hoạt động quản lý có hiệu quả cao. Tuy nhiên, thuyết Z chú trọng đến quản lý nhân viên trên cơ sở truyền thống văn hóa Nhật Bản, đề cao tinh thần thái độ làm việc của nhân viên. Trong khi đó, Kaizen hướng về sự cải tiến quản lý, cải tiến từng bước nhỏ trong công ty. Thuyết Z và thuyết Kaizen là chìa khoá của sự thành công về quản lý của Nhật Bản trong những năm qua và hiện nay.


1.3. KHÁI NIỆM QUẢN LÝ

1.3.1. Quản lý là một tất yếu khách quan

Từ khi con người bắt đầu hình thành các nhóm để thực hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách là những cá nhân riêng lẻ, thì nhu cầu quản lý cũng hình thành như một yếu tố cần thiết để phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung. Xã hội phát triển qua các phương thức sản xuất cộng sản nguyên thủy đến nền văn minh hiện đại trong đó quản lý luôn là một thuộc tính tất yếu lịch sử khách quan gắn liền với xã hội ở mọi giai đoạn phát triển của nó. Thuộc tính đó bắt nguồn từ bản chất của hệ thống xã hội đó là hoạt động lao động tập thể - lao động xã hội của con người. Trong quá trình lao động con người buộc phải liên kết lại với nhau, kết hợp lại thành tập thể. Điều đó đòi hỏi phải có sự tổ chức, phải có sự phân công và hợp tác trong lao động, phải có sự quản lý.

C. Max: "Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng đều cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân .... Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng".

Mặc dù quản lý là một thuộc tính tất yếu gắn liền với xã hội nhưng chỉ khi xã hội phát triển đến một trình độ nhất định thì quản lý mới được tách ra thành một chức năng riêng của lao động xã hội. Dần dần ra đời và hình thành những tập thể người, những tổ chức và cơ quan chuyên hoạt động quản lý - hệ thống quản lý (chủ thể QL).

Xã hội càng phát triển về trình độ và quy mô sản xuất về văn hóa, khoa học, kỹ thuật và công nghệ thì trình độ quản lý, tổ chức, điều hành, công nghệ quản lý cũng càng được nâng lên và phát triển không ngừng.

Quản lý là một nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với sự phát triển xã hội. Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, năng lực quản lý. Trong đó năng lực quản lý được xếp hàng đầu. Năng lực quản lý là sự tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn và tài nguyên để phát triển xã hội. Quản lý tốt thì xã hội phát triển, ngược lại nếu buông lỏng hay quản lý tồi thì sẽ mở đường cho sự rối loạn, kìm hãm sự phát triển xã hội.

Nguồn gốc phát triển loài người là lao động của cá nhân và lao động chung. C. Mác đã khẳng định: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ chế sản xuất... Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”.

Lao động chung cần có tổ chức và thống nhất nhằm tạo ra sức mạnh để đạt được mục đích chung. Như vậy, trong lịch sử phát triển loài người xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù là tổ chức - điều khiển con người với các hoạt động theo những yêu cầu nhất định; dạng lao động đó được gọi là quản lý.

Thuật ngữ “ Quản lý “ ( tiếng việt gốc Hán ) lột tả bản chất của hoạt động này trong thực tiển. Nó gồm hai quá trình tích hợp vào nhau. Quá trình “ Quản “ gồm sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái “ ổn định “; quá trình “ lý “ gồm sửa sang, sắp xếp, đổi mới, đưa hệ vào thế “ phát triển ”.

1.3.2. Một số định nghĩa về quản lý

Thuật ngữ "quản lý" tiếng Anh là management có nghĩa là sự quản lý. Đây là một danh từ có nhiều định nghĩa khác nhau, mỗi tác giả khi đề cập đến quản lý đều có một định nghĩa của riêng mình. Có lúc có người gọi là quản lý, có người gọi là quản trị. Trong thực tế, thuật ngữ quản lý và quản trị vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều có bản chất giống nhau.

Có tác giả quan niệm: trong thực tiễn thuật ngữ "quản lý" có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau: "Quản" là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì hệ thống ở trạng thái ổn định; "Lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới đưa hệ thống vào thế phát triển.

- Quản lý là một hoạt động thiết yếu nó bảo đảm phối hợp những nỗ lực các nhân nhằm đạt được các mục đích, mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu của quản lý là hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của mình với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất (Harol Koontz - Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, Hà Nội 1993).

- Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác (Harol Koontz - Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993).

- Quản lý là sự tác động của cơ quan quản lý vào đối tượng quản lý để tạo ra một sự chuyển biến của toàn bộ hệ thống nhằm đạt mục đích nhất định (tập thể tác giả Học viện Chính trị quốc gia, 1976).

- Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra (Nguyễn Minh Đạo - Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997).

- Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức (Giáo trình Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, Nxb KH&KT, Hà Nội 2001).

Suy cho cùng thì bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động ( tổ chức, điều khiển, chỉ huy ) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể và đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Có thể QL là làm cho mọi việc được thực hiện.

Xét về tính hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực thì: QL là sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.

Nếu nhấn mạnh đến yếu tố quan trọng nhất của QL là ra các quyết định thì: QL là đưa ra những quyết định đúng.

Khi con người với tư cách là những cá nhân đơn lẻ không thể thực hiện để đạt được những mục tiêu mà họ đề ra thì họ bắt đầu hình thành các tập thể, nhóm. QL xuất hiện như một yếu tố cần thiết để phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt tới những mục tiêu chung.

Theo định nghĩa của các tác giả trong tác phẩm: “Khoa học tổ chức và quản lý - một số vấn đề lý luận và thực tiễn” - Trung tâm nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý - NXB Thống Kê - Hà Nội - 1999 thì quản lý là “một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung”.

Tác giả Trần Kiểm định nghĩa: “Quản lý là tác động có mục đích đến tập thể người để tổ chức và phối hợp hoạt động của họ trong suốt quá trình lao động".

Một nhóm các nhà khoa học quản lý nước ngoài thì cho rằng: “Quản lý là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm, có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định".

Quản lý được hiểu dưới nhiều góc độ khác nhau.

Quản lý là : phân công, điều hành, phối hợp hài hòa giữa các thành viên với các công việc và nguồn lực trong cơ quan, trong cộng đồng để hoàn thành một cách hiệu quả các nhiệm vụ, các mục tiêu, các kế hoạch... đã được đưa ra.

“Quản lý là : phải biết đào tạo, bồi dưỡng, chia sẻ trách nhiệm, quyền hạn và phải biết ủy quyền”.(Lê Hùng Lâm-Khái niệm, định nghĩa, chức năng chính của quản lý-1997).

Theo quan điểm hoạt động của một tổ chức: “Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động nói chung là khách thể quản lý nhằm thực hiện được mục tiêu dự kiến”. (Nguyễn Ngọc Quang-Những khái niệm cơ bản về quản lý giáo dục - Trường CBQL TW- 1989).

“Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức”. (Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn thị Mỹ Lộc - Những cơ sở khoa học về quản lý giáo dục - Trường CBQL-Hà Nội 1997).

Dù tiếp cận cách nào cũng cần xem xét bản chất của chức năng lao động đặc biệt này. Bản chất của hoạt động QL là tổ chức, chỉ huy và điều khiển phù hợp quy luật của chủ thể quản lý nhằm thực hiện có hiệu quả những mục tiêu của tổ chức (đơn vị) đã đề ra.

Từ những điểm chung của các định nghĩa trên, có thể hiểu quản lý là tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý (người quản lý) lên khách thể quản lý và đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường, làm cho tổ chức vận hành (hoạt động) có hiệu quả.

Với định nghĩa trên, quản lý bao gồm các yếu tố sau:

Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý. Tác động có thể liên tục nhiều lần.

Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối tượng và khách thể quản lý. Điều này đòi hỏi phải biết định hướng đúng.

Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả.

Chủ thể có thể là một người, một nhóm người; còn đối tượng có thể là con người (một hoặc nhiều người), giới vô sinh hoặc giới sinh vật.

Thuật ngữ quản trị thường được sử dụng cho quản lý ở phạm vi các đơn vị kinh tế cơ sở (tập đoàn, tổng công ty, công ty, doanh nghiệp, hộ kinh doanh...)

Quản lý là một hoạt động khó khăn, phức tạp nhưng có ý nghĩa rất quan trọng của xã hội loài người. Nhờ có QL mà có thể tạo ra sự thống nhất ý chí trong tổ chức (các thành viên của tổ chức, giữa những người bị QL với nhau và giữa những người bị quản lý với người quản lý. Từ đó mới có thể đạt được mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.

Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung.

Quá trình tác động này có thể được thể hiện bằng sơ đồ 1

Từ các định nghĩa về quản lý chúng ta có thể nêu những nét đặc trưng phản ánh bản chất của quản lý:

+ Quản lý là hoạt động có mục đích của con người;

+ Quản lý là sự sắp xếp và thể hịên hợp lý các tác động có mục đích;

+ Quản lý là sự lựa chọn và quyết định các phương án tối ưu;

+ Quản lý là giảm tính bất định và tăng tính tổ chức của hệ thống (trong thực tiễn, hoạt động tổ chức là nét đặc trưng nhất của quản lý).

Khoa học quản lý giúp chúng ta trả lời các câu hỏi:

Thứ nhất, làm quản lý là làm gì? Bất cứ một tổ chức xã hội nào, nhà quản lý đều phải thực hiện quá trình quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

Thứ hai, đối tượng chủ yếu của quản lý là gì? Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản lý là những mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức. Chủ thể tác động lên con người, thông qua đó mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất khác như tiền vốn, vật tư, máy móc, thiết bị, công nghệ, thông tin để tạo ra kết quả cuối cùng của toàn bộ hoạt động. Như vậy, quản lý tổ chức thực chất là quản lý con người, vì vậy, quản lý tổ chức là dạng quản lý phức tạp nhất.

Thứ ba, cách thức quản lý như thế nào? Cách thức quản lý bao gồm hệ thống các hình thức, phương pháp, phương tiện tổ chức và điều hành công việc quản lý. Như vậy, tính tổ chức - kỹ thuật của quản lý phản ánh trình độ tổ chức, công nghệ quản lý, quy mô phát triển của quản lý, nó không mang nội dung giai cấp mà nó phản ánh sự văn minh, tiến bộ xã hội về quản lý. Xã hội sau bao giờ cũng kế thừa và biết phát triển những giá trị tích cực về phương diện tổ chức - kỹ thuật quản lý của xã hội trước.

Tổ chức được thành lập và hoạt động vì mục đích gì? Ai nắm quyền lãnh đạo, điều hành và phân phối các nguồn lực, phân phối sản phẩm của tổ chức? Ai là đối tượng và khách thể quản lý? Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản lý thuộc về ai?

Trong thực tiễn, các tổ chức được những lực lượng khác nhau tạo ra nhằm thực hiện những mục đích khác nhau. Ai nắm quyền sở hữu người đó nắm quyền lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết định những vấn đề của tổ chức. Đối tượng quản lý là những nguồn lực được thu hút vào hoạt động của tổ chức. Giá trị gia tăng tạo ra được phân phối như thế nào phụ thuộc vào mục đích của tổ chức.

Có thể nói, phương diện xã hội của quản lý xuất phát từ bản chất của phương thức sản xuất xã hội. Trong xã hội có giai cấp, giai cấp nào nắm tư liệu sản xuất thì đồng thời nắm quyền quản lý và phân phối sản phẩm. Như vậy xét về phương diện xã hội thì quản lý trong xã hội chủ nghĩa khác với quản lý trong xã hội tư bản (thể hiện ở mục tiêu quản lý và quan hệ giữa người quản lý với người bị quản lý ). Lênin nói rằng: Trong xã hội tư bản "Quản lý để cướp bóc và cướp bóc để quản lý", "Người với người là chó sói ". Trong xã hội có giai cấp chủ thể quản lý bao giờ cũng đại diện cho giai cấp thống trị và do đó quản lý bao giờ cũng nhằm mục đích phục vụ cho quyền lợi của giai cấp thống trị.

Quy mô của quản lý xã hội

-Quản lý vi mô

Là sự tác động, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người trong một phạm vi hẹp như quản lý các công ty, xí nghiệp, trường học v.v.

-Quản lý vĩ mô

Là sự tác động, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người trên một phạm vi rộng (quốc gia, vùng lãnh thổ ) bao gồm các nội dung như:

+ Hoạch định chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, xác định cơ cấu nền kinh tế quốc dân.

+ Xây dựng và thực hiện hệ thống các chính sách, các đòn bẩy kinh tế hay hệ thống các công cụ quản lý.

+ Hình thành bộ máy quản lý có hiệu lực.

+ Đào tạo nguồn nhân lực và đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực.v.v.

Quản lý còn có tác dụng định hướng sự phát triển của tổ chức trên cơ sở xác định mục tiêu và hướng mọi nỗ lực của các cá nhân, của tổ chức vào mục tiêu chung đó. Tổ chức, điều hòa, phối hợp và hướng dẫn hoạt động của các cá nhân trong tổ chức, giảm độ bất định nhằm đạt mục tiêu quản lý đã xác định. Tạo ra động lực cho hoạt động bằng cách kích thích, đánh giá, khen thưởng, trách phạt, tạo ra môi trường và điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân và tổ chức, đảm bảo phát triển ổn định, bền vững và có hiệu quả.






Khách thể

quản lý



Chủ thể

quản lý



Mục

tiêu





Đối tượng quản lý






Sơ đồ 1: khái niệm quản lý


Lãnh đạo và quản lý

Quản lý là quá trình ràng buộc và xử lý đối với sự vật trong phạm vi quyền lực; là quá trình tiến hành chỉnh lý và xử lý về nhân lực, vật lực và các tài nguyên khác nhằm thực hiện mục tiêu xác định. Lãnh đạo là hoạt động quản lý con người của người lãnh đạo; thống nhất điều khiển và hướng dẫn người bị quản lý nhằm thực hiện mục tiêu nhất định. Không ai nói lãnh đạo bàn nghế, tiền bạc, chỉ có thể nói là quản lý bàn nghế, tiền bạc. Lãnh đạo có thuộc tính nói chung là kế hoạch, tổ chức, khống chế quản lý.

Tầng quản lý có tầng cao, tầng trung, tầng cơ sở. Quản lý tầng cơ sở là quản lý vi mô, quản lý trực tiếp con người, cơ sở vật chất, sự việc cụ thể, theo quy định thông thường; chấp hành nhiệm vụ cụ thể do cấp trên quyết định, tính độc lập không lớn. Quản lý tầng cao và trung là quản lý vĩ mô, là quản lý trực tiếp rất ít người, vật chất, sự việc cụ thể mà xử lý chủ yếu những vấn đề quan trọng có tính chiến lược và nguyên tắc, tính độc lập tương đối lớn; có thể xem quản lý tầng cao và trung là lãnh đạo. Quản lý nặng về chấp hành chính sách, tổ chức lực lượng hoàn thành mục tiêu tổ chức; theo đuổi hiệu quả của một loại công tác nào đó. Lãnh đạo là một loại quản lý có tính chiến lược.

Lãnh đạo, điều khiển và quản trị là những thuật ngữ có mối quan hệ gần gũi với thuật ngữ quản lý nhưng không đồng nhất.








Quan hệ lãnh đạo-tổ chức-quản lí


Lãnh đạo có thể hiểu theo hai nghĩa:

- Thứ nhất, lãnh đạo là định hướng cho hành vi của tổ chức và con người. Theo nghĩa này lãnh đạo là đề ra chủ trương, đường lối, định hướng phương pháp hoạt động cho một tổ chức. Còn quản lý là điều khiển, tổ chức thực hiện, ví dụ như Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý. Lãnh đạo ở đây bao gồm ba chức năng cơ bản: Quyết định chiến lược, quyết định cơ cấu tổ chức và giám sát hoạt động của tổ chức.

- Thứ hai, lãnh đạo là quá trình tác động đến con người sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Theo nghĩa này, lãnh đạo là một chức năng của quản lý, bao gồm các hoạt động chỉ đạo, điều hành, phối hợp của người quản lý đối với các cá nhân, bộ phận thừa hành trong tổ chức.

Thuật ngữ lãnh đạo và quản lý không đồng nhất với nhau, chúng được giải thích tùy thuộc lĩnh vực nghiên cứu. Cả hai thuật ngữ đều bao hàm ý tác động và điều khiển nhưng khác nhau về mức độ và phương thức tiến hành. Lãnh đạo là quá trình định hướng dài hạn cho chuỗi các tác động của chủ thể quản lý, còn quản lý là quá trình chủ thể tổ chức liên kết và tác động lên đối tượng bị quản lý để thực hiện các định hướng tác động dài hạn. Như vậy, lãnh đạo và quản lý có mối quan hệ hữu cơ với nhau, lãnh đạo là quản lý nhưng mục tiêu rộng hơn, xa hơn, khái quát hơn. Còn quản lý là lãnh đạo trong trường hợp mục tiêu cụ thể hơn và chuẩn xác hơn. Người lãnh đạo tạo ra một viễn cảnh để có thể tập hợp được con người, còn người quản lý tập hợp nhân tài vật lực để biến viễn cảnh thành hiện thực. Trong lãnh đạo có quản lý, trong quản lý có lãnh đạo, hay muốn lãnh đạo thành công phải quản lý có hiệu quả và muốn quản lý có hiệu quả phải có lãnh đạo đúng đắn.

Quản trị

Thuật ngữ này thường được dùng để chỉ các hoạt động quản lý ở phạm vi các đơn vị kinh tế cơ sở như công ty, xí nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh hay trong các văn phòng cơ quan, đơn vị.




1.4. QUẢN LÝ VỪA LÀ KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT, MỐI LIÊN HỆ GIỮA KHOA HỌC QUẢN LÝ VÀ CÁC KHOA HỌC KHÁC

1.4.1. Quản lý là một khoa học

Khoa học quản lý là hệ thống các tri thức lý luận bao gồm các khái niệm, phạm trù, các quy luật, các nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng quản lý cần thiết.

Khoa học quản lý nói chung và khoa học quản lý của từng lĩnh vực, từng ngành nói riêng có đối tượng, nhiệm vụ, nội dung và phương pháp nghiên cứu cụ thể của nó. Dựa trên các quy luật vận động và phát triển của các hình thái kinh tế - xã hội mà lý luận khoa học quản lý được hình thành. Đồng thời xuất phát từ những quy luật của khoa học quản lý mà các lĩnh vực, các ngành (kinh tế, xã hội, văn hoá, giáo dục...) căn cứ vào đặc điêm cụ thể để xây dựng lý luận khoa học quản lý riêng cho ngành mình.

Khoa học quản lý có quá trình hình thành, phát triển mạnh mẽ và ngày nay nó trở thành một môn khoa học quan trọng. Nhờ có tri thức khoa học mà các nhà quản lý đề ra được các giải pháp quản lý có căn cứ, phù hợp với quy luật khách quan trong những vấn đề quản lý cụ thể.

Tính khoa học của quản lý đòi hỏi các nhà quản lý trước hết phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức. Nắm vững quy luật thực chất là nắm vững hệ thống lý luận về quản lý.

Tính khoa học của quản lý còn đòi hỏi các nhà quản lý phải biết vận dụng các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ quản lý, biết sử dụng những thành tựu của khoa học và kỹ thuật (như các phương pháp đo lường, định lượng, dự đoán, các phương pháp tâm lý xã hội học, các công cụ xử lý, lưu trữ, truyền thông, công nghệ thông tin v.v...) vào trong công tác quản lý.

    • Đối tượng nghiên cứu của khoa học quản lý

Là một khoa học, khoa học quản lý có đối tượng nghiên cứu là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức. Những quan hệ này có thể là quan hệ giữa tổ chức với môi trường, hay mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể v.v...

Khoa học quản lý nghiên cứu các mối quan hệ trên nhằm tìm ra những quy luật và cơ chế vận dụng các quy luật đó trong quá trình tác động lên con người, thông qua đó mà tác động lên các yếu tố vật chất khác (các nguồn lực) một cách có hiệu quả.

Khoa học quản lý sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu sâu các môn học về quản lý theo từng lĩnh vực hoặc theo ngành chuyên môn hóa như: quản lý kinh tế, quản trị doanh nghiệp, quản lý hành chính nhà nước, quản lý giáo dục, quản lý văn hóa, xã hội v.v...

    • Nội dung nghiên cứu của khoa học quản lý

Khoa học quản lý nghiên cứu những nội dung cơ bản sau:

- Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản lý;

- Quá trình quyết định quản lý và đảm bảo thông tin cho các quyết định;

- Các chức năng quản lý;

- Người quản lý,

- Các vấn đề về kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý và đổi mới các hoạt động quản lý tổ chức v.v...

Ngoài ra, khoa học quản lý của từng lĩnh vực, từng ngành còn có những nội dung nghiên cứu cụ thể khác.

    • Phương pháp nghiên cứu của khoa học quản lý

Khoa học quản lý sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu của các khoa học như: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp toán học, xác suất, thống kê, tâm lý và xã hội ..., trong đó khoa học quản lý lấy phương pháp phân tích hệ thống làm phương pháp nghiên cứu chủ yếu của mình.

Phương pháp phân tích hệ thống trong khoa học quản lý được đặc trưng bởi các nội dung sau:

+ Xem tổ chức như một hệ thống mở, vận động và tồn tại theo những quy luật khách quan. Hệ thống này bao gồm nhiều bộ phận, nhiều nhân tố ảnh hưởng trong mối quan hệ tác động qua lại để tạo thành một chỉnh thể. Nếu một nhân tố, một bộ phận nào đó có "vấn đề" sẽ ảnh hưởng đến các nhân tố và bộ phận khác và đến cả hệ thống.

+ Tổ chức không chỉ là một hệ thống nói chung mà là hệ thống kinh tế - xã hội.

+ "Vấn đề" không cố định ở một nhân tố, hoặc bộ phận nào của tổ chức mà luôn biến động. Giải quyết tốt vấn đề của nhân tố hoặc một bộ phận này có thể lại xuất hiện vấn đề thuộc nhân tố hoặc bộ phận khác.

+ Động lực phát triển chủ yếu của tổ chức là những nhân tố bên trong tổ chức.

+ Để nghiên cứu, quản lý thường được phân tích thành các chức năng quản lý. Tiêu chí để hình thành các chức năng quản lý là quá trình quản lý và các lĩnh vực của hoạt động quản lý.

      1. Quản lý là một nghệ thuật

Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong quản lý. Không phải mọi hiện tượng đều mang tính quy luật và cũng không phải mọi quy luật về tổ chức, quản lý đều đã được nhận thức thành lý luận.

Tính nghệ thuật của quản lý còn xuất phát từ bản chất của quản lý, suy cho cùng quản lý là sự tác động tới con người với những nhu cầu và các mối quan hệ hết sức đa dạng phong phú. Những mối quan hệ của con người luôn đòi hỏi nhà quản lý phải xử lý khéo léo, linh hoạt, "nhu hay cương", 'cứng hay mềm" và điều đó khó có thể trả lời hay áp dụng chung cho tất cả mọi trường hợp. Mặt khác, tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm, tâm lý cá nhân của từng nhà quản lý, phụ thuộc vào cơ may, vận hội và rủi ro v.v...

Có thể nói, quản lý là một khoa học, nhưng sự thực hành quản lý là một nghệ thuật. Harol Koonkz nói rằng: Các kiến thức về quản lý là một khoa học còn với tư cách thực hành thì quản lý là một nghệ thuật.

Nghệ thuật quản lý thường được thể hiện trong thực tiễn quản lý. Đó là nghệ thuật "biết làm thế nào" để đạt được một kết quả cụ thể tối ưu nhất. Nghệ thuật quản lý đoi hỏi sự khôn khéo, tinh tế và những kinh nghiệm trong cách "đối nhân xử thế", là "nét riêng độc đáo của từng nhà quản lý".

      1. Quản lý là một nghề (nghề quản lý)

Quản lý là một dạng hoạt động lao động xã hội. Vì vậy, muốn làm quản lý phải đi học nghề thì mới có thể tham gia các hoạt động quản lý. Nhưng quản lý có thành công hay không, có giỏi nghề và gắn bó với nghề hay không, lại tùy thuộc vào nhiều yếu tố của nghề như: học ở đâu, cách học nghề ra sao, chương trình thế nào, người dạy có truyền hết nghề hay không, năng khiếu nghề nghiệp, ý chí, lương tâm của người học nghề, các tiền đề tối thiểu về vật chất ban đầu cho sự hành nghề v.v... Như vậy, muốn quản lý có kết quả thì trước tiên nhà quản lý tương lai phải được phát hiện năng lực, được đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, tay nghề, kinh nghiệm một cách chu đáo để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó.

1.4.5. Mối liên hệ giữa khoa học quản lý và các khoa học khác

Xuất phát từ tính tổng hợp trong lao động quản lý mà khoa học quản lý là một khoa học liên ngành. Trong quá trình phát triển của mình, khoa học quản lý đã kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và thành tựu của các khoa học để giải quyết nhiều vấn đề của lý luận và thực tiễn quản lý.

Khoa học quản lý đã dựa trên cơ sở lý luận của Triết học, Kinh tế học để phát triển và gắn bó chặt chẽ với nhiều môn khoa học cụ thể trong lĩnh vực kinh tế như: Kinh tế nông nghiệp, Kinh tế công nghiệp, Kinh tế thương nghiệp, Kế hoạch hóa nền kinh tế quốc dân, Kinh tế và và tổ chức sản xuất các xí nghiệp, Tổ chức lao động khoa học.

Khoa học quản lý cũng phát triển trong mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với khoa học Thống kê, Hạch toán kế toán, Tài chính, Phân tích hoạt động kinh doanh, Marketing, Kinh doanh quốc tế v.v...

Khoa học quản lý sử dụng nhiều thành tựu của các ngành khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật như Toán học, Điều khiển học, Tin học, Công nghệ học v.v...

Khoa học quản lý sử dụng nhiều luận điểm và kết quả nghiên cứu của các môn khoa học xã hội nghiên cứu về con người như Xã hội học, Tâm lý học, Giáo dục học, Luật học v.v...














Chương 2. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ


2.1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

2.1.1. Khái niệm chức năng quản lý

Chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản lý chuyên biệt, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Khái niệm "Chức năng quản lý "gắn liền với sự xuất hiện phân công và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất.

Tổ hợp tất cả các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, nội dung lao động của người quản lý và là cơ sở để phân công lao động quản lý, để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.

2.1.2. Phân loại các chức năng quản lý

Việc phân loại các chức năng quản lý dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau:

  • Phân loại theo quá trình quản lý

Theo tiêu chí này các nhà khoa học đã nêu ra những quan điểm khác nhau về phân loại các chức năng quản lý:

    • Theo Henry Fayol (1841 - 1925)

Ông nêu ra 5 chức năng quản lý, thường gọi là "Những yếu tố Fayol" đó là:

- Kế hoạch hoá;

- Tổ chức;

- Chỉ huy (hay ra lệnh);

- Phối hợp;

- Kiểm tra.

    • Theo V.G Afanaxiep

Ông nêu ra 5 chức năng quản lý:

- Ra quyết định;

- Tổ chức;

- Đều chỉnh;

- Sửa chữa;

- Kiểm tra.

    • Theo các tài liệu của tổ chức UNESSCO

Gần đây tổ chức UNESCO tổng kết về hệ thống chức năng quản lý bao gồm:

- Lập kế hoạch;

- Tổ chức;

- Chỉ đạo;

- Kiểm tra.

  • Phân loại theo hoạt động của tổ chức

Theo tiêu chí này các hoạt động của tổ chức được phân thành các lĩnh vực và gắn liền với chúng là các chức năng quản lý sau:

- Quản lý lĩnh vực sản xuất

- Quản lý lĩnh vực marketing

- Quản lý lĩnh vực tài chính

- Quản lý lĩnh vực nhân lực

- Quản lý chất lượng

- Quản lý lĩnh vực dịch vụ hỗ trợ v.v...

Sự phân loại một cách khoa học những chức năng quản lý giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá các quá trình quản lý, tạo tiền đề thuận lợi cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức, đưa các phương tiện kỹ thuật vào quản lý, nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng quản lý chỉ có ý nghĩa tương đối. Trong quá trình quản lý, các chức năng quản lý luôn luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đồng thời các chức năng quản lý của chủ thể quản lý cũng liên quan chặt chẽ với các chức năng sản xuất của khách thể quản lý.

Khi nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức để cùng thực hiện một mục tiêu chung thì tất yếu nảy sinh nhu cầu về những hoạt động cần thiết như tổ chức, phân công, phối hợp, điều hòa, hướng dẫn, động viên, kiểm soát...Những hoạt động đó là hoạt động quản lý. Người thực hiện các hoạt động đó là người quản lý.

Người quản lý tiến hành nhiều hoạt động khác nhau. Nghiên cứu những hoạt động này người ta đã cố gắng tách riêng từng hoạt động ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động. Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động quản lý được gọi là chức năng quản lý. Vậy có bao nhiêu chức năng quản lý? Đó là những chức năng gì? Tất cả các nhà quản lý đều thực hiện 4 chức năng: Hoạch định - tổ chức - chỉ đạo - kiểm tra.

4 chức năng đó thực chất là một chuỗi công việc kế tiếp nhau theo một cấu trúc vòng khép kín mà người ta gọi là chu trình quản lý. Trong quá trình quản lý, chu trình này luôn được lặp lại.

Mỗi loại hình tổ chức trong xã hội (Nhà nước, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...) thường hoạt động theo một chuyên môn nghề nghiệp khác nhau. Vậy đòi hỏi như thế nào về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý đối với người quản lý?

Trong mỗi tổ chức lại có nhiều cấp bậc khác nhau. Ở các cấp bậc khác nhau thì đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý có thay đổi không?

Muốn quản lý có hiệu quả thì người quản lý phải hiểu biết chuyên môn của ngành nghề đồng thời phải có kiến thức và kỹ năng quản lý. Tuy nhiên, thực tế công tác cho thấy ở các cấp quản lý khác nhau đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Khả năng quản lý tăng dần theo cấp bậc và khả năng chuyên môn thì ngược lại, nó có thể giảm dần theo cấp bậc. Ta có mô hình sau đây:


Q uản lý cấp cao

Khả năng quản lý



Q uản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cơ sở Khả năng chuyên môn


-Cũng do cấp bậc khác nhau mà thời gian lao động của người quản lý thực hiện mỗi chức năng cũng khác nhau:

Quản lý cơ sở QL cấp trung gian Quản lý cấp cao

Hoạch định: 15% Hoạch định: 18% Hoạch định: 28%

Tổ chức và cán bộ Tổ chức và cán bộ

24% 33% Tổ chức và cán bộ

Chỉ đạo 36%

51%

Chỉ đạo

36%

Chỉ đạo

22%

K iểm tra: 10% Kiểm tra: 13% Kiểm tra: 14%

2. 2. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định là chức năng đầu tiên của họat động quản lý. Nó có vai trò quan trọng là xác định phương hướng hoạt động và phát triển của tổ chức, xác định các kết quả cần đạt được trong tương lai. Hoạch định là một quá trình gồm các bước:

Dự báo, xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu.

2.2.1.Dự báo là công việc bắt đầu của chức năng hoạch định. Nó có nhiệm vụ tìm ra hướng hoạt động và phát triển của nhà trường trên cơ sở nắm vững đường lối phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước, của địa phương, hiểu biết thị trường (hàng hóa, lao động ...), nhu cầu đào tạo, sự cạnh tranh và đặc biệt là phân tích kỹ về điểm mạnh và điểm yếu của nhà trường về đào tạo, sản xuất, về cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn...chỉ trên cơ sở phân tích kỹ nhu cầu và khả năng người quản lý mới có thể xác định được đúng phương hướng hoạt động và phát triển của nhà trường.

Các phương pháp dự báo phát triển nhà trường mà người quản lý có thể sử dụng là: nghiên cứu đường lối, chính sách phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước, của địa phương; tiến hành các hoạt động Marketing nhằm tìm hiểu thị trường, nhu cầu và sự cạnh tranh; phân tích điểm mạnh và điểm yếu của trường.

2.2.2.Xác định mục tiêu quản lý

Dựa vào kết quả đoán định phương hướng phát triển và các nguồn lực, người quản lý xác định mục tiêu quản lý.

Mục tiêu quản lý trường học là trạng thái được xác định trong tương lai của nhà trường hoặc của một số yếu tố cấu thành của nó.

*Căn cứ vào đặc điểm tổ chức trường học sẽ có hệ thống mục tiêu quản lý của nhà trường như sau:

1.Phát triển số lượng và nâng cao chất lượng đào tạo.

2.Phát triển các dịch vụ.

3.Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên, nhà giáo đủ và đồng bộ, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật và cải thiện đời sống.

4.Xây dựng, sử dụng và bảo quản trường sở, thiết bị vừa phục vụ cho giáo dục-đào tạo, sản xuất và thực tập tay nghề.

5.Xây dựng và không ngừng hoàn thiện các tổ chức chính quyền, Đảng và các đoàn thể quần chúng để xây dựng trường vững mạnh.

6.Phát triển các mối quan hệ của nhà trường với xã hội để làm tốt công tác giáo dục và phát triển giáo dục.

Tùy theo sự phát triển kinh tế-xã hội của mỗi địa phương và hoàn cảnh riêng của mỗi trường mà hệ thống mục tiêu sẽ được cụ thể hóa và mang màu sắc riêng.

Muốn có ý nghĩa và khả thi, mục tiêu phải xác đáng.

Mục tiêu được trình bày ra dưới dạng định lượng hoặc định tính. Mục tiêu định lượng dễ truyền đạt, dễ kiểm điểm việc thực hiện.

Cần xác định mục tiêu ưu tiên trong hệ thống mục tiêu để tập trung các nguồn lực thực hiện.

Nên xác định mục tiêu kỳ vọng để phấn đấu đạt hiệu quả và chất lượng công tác các mặt cao.

Mục tiêu của các cấp quản lý hợp thành hệ thống mục tiêu phân cấp.

Hệ thống mục tiêu ở từng cấp hợp thành mạng lưới mục tiêu

*Những căn cứ để xác định mục tiêu:

Đường lối, chính sách phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước.

Kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của địa phương.

Nhu cầu đào tạo và nhu cầu học tập.

Điểm mạnh và điểm yếu của trường về đào tạo, dịch vụ, về các nguồn lực, kể cả tiềm lực.

Thời cơ, thách thức

*Các phương pháp xác định mục tiêu:

  • Phương pháp tiếp cận ngoại suy,

  • Phương pháp tiếp cận tối ưu,

  • Phương pháp tiếp cận thích ứng,

  • Nhóm phương pháp trực cảm,

  • Phương pháp chuyên gia,

  • Trò chơi tác nghiệp,

  • Phương pháp nhóm họp theo điều khiển học.

*Hệ thống chuẩn kiểm tra tính xác đáng của mục tiêu.

1.Các mục tiêu có bao hàm những nội dung chính của hoạt động nhà trường không ?

2.Có quá nhiều mục tiêu không? Có thể hợp nhất một số mục tiêu không

3.Các mục tiêu có được trình bày rõ về:

-Số lượng không ?

-Về chất lượng không ?

-Thời gian nào phải hoàn thành?

4.Các nguồn lực có cân đối với mục tiêu không? Có vượt quá thẩm quyền của trường không

5.Có xác định mục tiêu ưu tiên không ?

6.Mục tiêu kỳ vọng có hợp lý không ?

7.Hệ thống mục tiêu có thống nhất không? Có mâu thuẫn không ?

8.Các mục tiêu có được xây dựng một cách dân chủ không ?

9.Đã thông báo đầy đủ các mục tiêu đến những người thực hiện chưa?

*Những thái độ khác nhau trong việc xác định mục tiêu.

-Thái độ duy ý chí: cảm tính, mong muốn quá lớn, vượt xa khả năng thực hiện.

-Thái độ cơ hội: không có mục tiêu, việc đến tay thì làm, bị động và lạc đường.

-Thái độ đúng đắn: xác định mục tiêu một cách khoa học. Chủ động và có định hướng.

-Không để bị cuốn hút theo mục tiêu đến mức không giữ được nhịp điệu làm việc, dẫn đến nôn nóng, nóng nảy, thúc ép người dưới quyền làm việc quá sức ...Cần vừa chăm lo công việc, vừa chăm lo đời sống và lao động của tập thể một cách cân đối. Tổ chức lao động của bản thân và của người lao động dưới quyền một cách khoa học, động viên đúng mức cả về vật chất và tinh thần sẽ tạo ra năng suất lao động, đạt được các mục tiêu đã định. Ngoài thời gian lao động , mọi người còn cần thời gian để nghỉ ngơi, học tập và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ. Đó là điều kiện tối cần thiết sẽ tái sản xuất sức lao động với trình độ cao hơn.

2.2.3.Kế hoạch hóa

Kế hoạch hóa là đưa toàn bộ hoạt động vào kế hoạch.

Kế hoạch có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp để đạt mục tiêu, mục đích đó. Theo Harold koontz trong cuốn sách "Những vấn đề cốt yếu của quản lý", Nxb Khoa học và kỹ thuật, 1993, thì lập kế hoạch là "quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó".

  • Vai trò của kế hoạch

Kế hoạch có vai trò và tác dụng lớn đối với tổ chức và quản lý:

- Kế hoạch là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Nó làm tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn của tổ chức.

- Nhờ có kế hoạch mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng được cơ hội của môi trường, giúp các nhà quản lý ứng phó với sự bất định và thay đổi của môi trường, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này.

- Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ có ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì, kết quả đạt được ra sao.

- Kế hoạch còn giúp các nhà quản lý thực hiện việc kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng.


  • Phân loại kế hoạch

Kế hoạch của tổ chức được phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau:

- Theo tính chất có: Kế hoạch chiến lược (thực hiện mục tiêu chiến lược); kế hoạch tác nghiệp (thực hiện mục tiêu tác nghiệp).

- Theo thời gian có: Kế hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn; kế hoạch ngắn hạn.

- Theo nội dung có: kế hoạch tổng thể; kế hoạch các mặt hoạt động v.v...

  • Nội dung chủ yếu của kế hoạch

- Xác định mục tiêu của tổ chức.

- Xác định các nguồn lực để đạt được các mục tiêu.

- Quyết định những hoạt động và biện pháp cần thiết để đạt các mục tiêu.

-Phân chia các giai đoạn và dự kiến thời gian thực hiện kế hoạch cụ thể

  • Yêu cầu của kế hoạch

- Nội dung kế hoạch phải rõ ràng, tập trung giải quyết những vấn đề chủ yếu;

- Nội dung kế hoach phải khoa học, hợp lý;

- Nội dung kế hoạch phải phù hợp với thực tế và có tính khả thi;

- Nội dung kế hoạch phải cụ thể: phải chỉ rõ làm gì, ai làm, làm ở đâu, làm như thế nào, cái gì cần đạt được; nhưng không quá vụ vặt, quá chi tiết.

  • Cơ sở khoa học của lập kế hoạch

- Căn cứ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của tổ chức;

- Căn cứ phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức;

- Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lĩnh vực hoạt động của tổ chức;

- Chỉ tiêu, định mức, hướng dấn của cấp trên giao;

- Hoàn cảnh thực tiễn khách quan bên trong và bên ngoài tổ chức

- Dự báo khoa học v.v...

  • Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

- Nghiên cứu và dự báo;

- Xác định các mục tiêu;

- Phát triển các tiền đề;

- Xây dựng các phương án;

- Đánh giá các phương án;

- Lựa chọn phương án và ra quyết định.


2.3.CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Tổ chức là một thuật ngữ có tính đa nghĩa, được sử dụng rất linh hoạt.

Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức).

Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch, bao gồm xây dựng những hình thức cơ cấu tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).

Thứ ba, tổ chức (organizing) là một chức năng của quá trình quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp). Đó là các hoạt động được tiến hành sau khi kế hoạch đã được xây dựng nhằm thực hiện kế hoạch đã đề ra. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến nội dung của tổ chức theo nghĩa chức năng quản lý.

Chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.

  • Vai trò của chức năng tổ chức

Nhờ tổ chức có hiệu quả mà người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn lực.

Nhờ có tổ chức mà kỷ cương, nề nếp, tác phong làm việc khoa học, sự đoàn kết nhất trí trong tổ chức được đảm bảo; năng lực, sở trường của mỗi người và mỗi bộ phận được phát huy.

Chức năng tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt, tổ chức là nhân tố sinh thành ra hệ toàn vẹn, tạo ra cái gọi là "hiệu ứng tổ chức" như Lênin nói: "tổ chức sẽ nhân sức mạnh lên gấp mười lần". Thành tựu của khâu tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực và phong cách của chủ thể quản lý.

  • Nội dung chủ yếu của chức năng tổ chức

- Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức;

- Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;

- Xây dựng cơ cấu tổ chức, tức là phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;

- Bố trí, sắp xếp đội ngũ, xác định vị trí, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên từng bộ phận trong tổ chức, trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền;

- Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sắp xếp, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, sa thải v.v...

- Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.

Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao.

  • Yêu cầu của công tác tổ chức

- Đảm bảo tính khoa học, hiệu quả;

- Phân cấp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng;

- Chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn, kết hợp trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi;

- Cụ thể và sáng tạo;

- Đảm bảo lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài v.v...

  • Đối tượng của công tác tổ chức

- Cơ cấu bộ máy tổ chức;

- Cán bộ, công chức (cán bộ quản lý và nhân viên);

- Các công việc cụ thể;

- Văn hóa tổ chức v.v...

  • Phân loại công tác tổ chức

- Tổ chức cơ cấu bộ máy;

- Tổ chức công việc;

- Tổ chức cán bộ;

- Tổ chức chính thức và phi chính thức;

- Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp;

- Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn;

- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.

2.3.1.Một số vấn đề về công tác tổ chức

  • Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có hai dạng: cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Ở đây chúng ta chỉ bàn về cơ cấu chính thức.

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.

Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức:

- Chuyên môn hóa;

- Phân chia tổ chức thành các bộ phận;

- Quyền hạn và trách nhiệm;

- Cấp bậc và phạm vi quản lý;

- Tập trung và phân quyền trong quản lý;

- Phối hợp giữa các bộ phận của cơ cấu tổ chức.

Các kiểu cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến:

Đây là kiểu cơ cấu đơn giản, trong tổ chức không hình thành các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên của tổ chức. Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau:

+ Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp;

+ Mối quan hệ chủ yếu được thiết lập theo chiều dọc;

+ Công việc quản lý được tiến hành theo tuyến.

- Cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực được tập hợp trong cùng một đơn vị cơ cấu. Cơ cấu này được xây dựng trên những nguyên tắc sau:

+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng;

+ Không theo tuyến;

+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

- Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng:

Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.

Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.

- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

Việc nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Những công ty điển hình đã áp dụng hình thức này khi quy mô của họ ngày càng phát triển. Chiến lược này cho phép ban quản trị cao nhất trao các quyền hạn lớn hơn cho ban quản lý bộ phận theo các chức năng sản xuất, bán hàng, dịch vụ và kỹ thuật liên quan đến một sản phẩm hay dây chuyền sản phẩm và chỉ rõ trách nhiệm chính về lợi nhuận của mỗi bộ phận này.

- Cơ cấu tổ chức theo ma trận:

Là sự kết hợp của hai hay nhiều kiểu mô hình tổ chức khác nhau. Ví dụ, kiểu mô hình cơ cấu theo chức năng kết hợp với mô hình theo sản phẩm. Trong kiểu mô hình này, các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.

Ngoài ra còn có nhiều kiểu mô hình cơ cấu tổ chức khác như: cơ cấu tổ chức phân theo địa dư, cơ cấu tổ chức theo khách hàng, cơ cấu tổ chức bộ phận theo quá trình. Tuy nhiên không có kiểu mô hình nào là vạn năng cho mọi tổ chức, mỗi kiểu mô hình đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, việc áp dụng mô hình nào phải tùy thuộc vào nhiều yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tổ chức. Thông thường người ta áp dụng phối kết hợp các mô hình thuần túy nói trên thành mô hình tổng hợp.

2.3.2. Tổ chức cán bộ

  • Vai trò của công tác tổ chức cán bộ

Cán bộ là vấn đề quyết định đối với thành bại của mọi tổ chức. Làm thế nào để có một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, sẵn sàng đồng tâm hiệp lực với tinh thần trách nhiệm cao, hoàn thành mọi nhiệm vụ là mục tiêu của công tác tổ chức cán bộ.

  • Yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ

- Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu về cán bộ của tổ chức;

- Xây dựng, chuẩn bị, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ có chất lượng, đủ số lượng, thích ứng với mọi hoàn cảnh thay đổi của tổ chức.

- Bảo đảm tính liên tục, tính kế thừa về đội ngũ cán bộ;

- Phát huy được tính năng động, độc lập tự chủ, sáng tạo, tinh thần hợp tác, ý thức trách nhiệm và tính hiệu quả của cán bộ.

  • Nội dung của công tác tổ chức cán bộ

- Tính toán và dự báo nhu cầu về cán bộ, nhân viên;

- Hoạch định và tuyển chọn cán bộ;

- Xây dựng các tiêu chuẩn về cán bộ;

- Đào tạo, huấn luyện, bồi dưỡng cán bộ;

- Lựa chọn, đề bạt, sử dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán bộ;



2.3.3. Quyền hạn, quyền lực, tập trung, phân cấp, phân quyền, ủy quyền và phối hợp trong tổ chức

  • Quyền hạn trong tổ chức

Theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng, 2001 thì "Quyền hạn có nghĩa là quyền được xác định về nội dung, phạm vi và mức độ".

Theo giáo trình Khoa học quản lý, tập 2 của trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nxb Khoa học & Kỹ thuật, 2002. Trong công tác quản lý quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.

Quyền hạn của một vị trí quản lý được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó, khi một người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không đi theo anh ta mà ở lại với vị trí quản lý và thuộc về người thay thế. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về quyền hạn - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công.

Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức:

- Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.

- Quyền hạn tham mưu: là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng.

- Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phân khác.

  • Quyền lực trong tổ chức

Theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng, 2001 thì quyền lực là "Quyền định đoạt mọi công việc quan trọng về mặt chính trị và sức mạnh để bảo đảm việc thực hiện quyền ấy".

Theo TS Nguyễn Thanh Hội và TS Phan Thăng, trong cuốn Quản trị học, NXB Thống kê, 1999 thì "Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dùng cho nhà quản trị để tạo ra khả năng sử dụng những quyết định của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra quyết định".

Theo các tác giả của Viện nghiên cứu hành chính, trong cuốn: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb Thế giới, H-2000 thì: Quyền lực là tiềm năng của một chủ thể để buộc các cá nhân, tổ chức khác phải phục tùng và hành động, xử sự theo ý chí của mình.

  • Tập trung trong tổ chức

Là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.

  • Phân cấp quản lý

Phân cấp là một loại hình tổ chức và hoạt động quản lý tạo nên các cơ quan có thứ bậc khác nhau trong một hệ thống, mỗi cấp được giao nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định để phát huy tính tự chủ, năng động và sáng tạo của mình nhằm thực hiện một hay nhiều nhiệm vụ nào đó đạt hiệu quả cao nhất.

  • Phân quyền trong tổ chức

Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản lý) không thể đảm đương được mọi công việc quản lý.

  • Ủy quyền trong quản lý tổ chức:

Là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Trong các tổ chức khác nhau, mức độ phân quyền sẽ khác nhau.

- Các nguyên tắc ủy quyền:

+ Cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, không ủy quyền vượt cấp;

+ Ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền; quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau;

+ Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng;

+ Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc;

+ Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt và luôn có sự kiểm tra.

- Quy trình ủy quyền:

+ Xác định những nhiệm vụ có thể ủy quyền và kết quả cần đạt được;

+ Lựa chọn con người và giao nhiệm vụ, quyền hạn;

+ Cung cấp các nguồn lực;

+ Duy trì các kênh thông tin, thiết lập hệ thống kiểm tra có năng lực;

+ Đánh giá kết quả việc ủy quyền.

  • Phối hợp trong các tổ chức

Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức.

- Muốn phối hợp tốt trong tổ chức cần:

+ Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý;

+ Duy trì được mối liên hệ giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ; các mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.

- Các công cụ phối hợp:

+ Các kế hoạch và hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật;

+ Các cơ chế hoạt động và cơ chế giám sát;

+ Hệ thống thông tin, truyền thông.






2.4. CHỨC NĂNG CHỈ ĐẠO

2.4.1. Khái niệm chức năng chỉ đạo

Như đã trình bày ở chương I, thuật ngữ lãnh đạo có thể được giải thích theo nhiều nghĩa khác nhau. Ở phần này chúng ta nghiên cứu thuật ngữ lãnh đạo theo nghĩa nó là một chức năng của quá trình quản lý.

Trong quá trình quản lý, sau khi kế hoạch đã đựơc thiết lập, cơ cấu tổ chức bộ máy đã được hình hành, nhân sự đã được tuyển dụng, sắp xếp thì người quản lý cần phải chỉ đạo, điều hành công việc của các cá nhân, nhóm, bộ phận người lao động. Các học giả gọi đó là chức năng lãnh đạo, điều hành, chỉ đạo, hay phối hợp trong quản lý.

Theo nghĩa này, chức năng lãnh đạo có những định nghĩa sau:

- Lãnh đạo là quá trình tác động đến con người sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức, bao gồm các hoạt động chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, phối hợp ra lệnh và đi trước của người quản lý đối với các cá nhân, bộ phận thừa hành trong tổ chức.

- Chỉ đạo là quá trình tập hợp, liên kết các thành viên trong tổ chức; theo sát hoạt động của bộ máy, hướng dẫn, điều chỉnh công việc nhịp nhàng, động viên, khuyến khích, khen thưởng người lao động nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.

2.4.2. Nội dung chủ yếu của chức năng chỉ đạo

Để thực hiện chức năng lãnh đạo, người quản lý phải thực hiện các nội dung sau:

- Hiểu rõ con người trong tổ chức. Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà người quản lý phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định và lựa chon đúng các phương pháp quản lý.

- Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp.

- Xây dựng nhóm làm việc và làm việc với nhóm.

- Dự kiến các tình huống và tìm cách xử lý tốt các tình huống xảy ra.

- Giáo tiếp và đàm phán.

Tóm lại, lãnh đạo là chức năng quản lý trong đó người quản lý phải thường xuyên tiếp xúc, làm việc và tác động trực tiếp đến người lao động giúp họ thực hiện kế hoạch đã đề ra đạt kết quả cao nhất. Để làm tốt chức năng này người quản lý cần phải đạt được những yêu cầu sau:

- Có kinh nghiệm, có ý chí, có khả năng thực hiện, hướng dẫn, động viên và giúp đỡ người khác hoàn thành công việc.

- Người quản lý phải biết lựa chọn việc nào làm trước, việc nào làm sau, biết định hướng, hỗ trợ và kiểm tra những việc ấy.

- Người quản lý phải có khả năng làm việc với con người: biết giao tiếp với cấp dưới, biết làm cho người khác vừa tuân phục, vừa mến mộ mình.

- Người quản lý phải có khả năng hiểu biết về con người nói chung, đặc biệt là những người trực tiếp làm việc với mình.

2.4.3. Một số quan điểm về bản chất của con người và mối quan hệ của chúng đối với công tác quản lý

  • Một số quan điểm về bản chất của con người

  • Quan niệm về con người của Edgar H. Schein

Edgar H. Schein đưa ra 4 mô hình quan niệm về con người:

- Một là, mô hình về lợi ích kinh tế: là con người trước hết bị thúc đẩy bởi động cơ kinh tế. Vì vậy, con người thực chất là thụ động, bị sử dụng, bị thúc đẩy theo hướng người quản lý mong muốn.

- Hai là, mô hình con người xã hội: là con người bị thúc đẩy bởi những nhu cầu xã hội.

- Ba là, mô hình con người tự thân vận động: Theo quan điểm này con người tự thúc đẩy mình, muốn được hoàn thiện mình do những nhu cầu bên trong của con người (nhu cầu của con người được chi thành 5 nhóm từ thấp đến cao)

- Bốn là, mô hình con người phức hợp: Ông cho rằng con người là thực thể phức hợp và có khả năng thay đổi, có nhiều động cơ khác nhau kết hợp thành một mẫu vận động phức hợp. Có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lược quản lý khác nhau.

  • Quan niệm về con người của Mc. Gregor

Ông đưa ra hai giả thuyết về con người:

- Thuyết X: cho rằng một con người bình thường bẩm sinh không thích làm việc và sẽ trốn tránh làm việc nếu có thể; vì bản tính không thích làm việc nên mọi người đều phải bị ép buộc điều khiển, hướng dẫn và đe dọa bằng các hình phạt để buộc họ phải hết sức cố gắng đạt được những mục tiêu của tổ chức; người bình thường bao giờ cũng thích bị lãnh đạo, muốn trốn tránh trách nhiệm, ít có hoài bão và chỉ muốn an thân. Từ đó những nhà quản lý theo thuyết X chủ trương dùng quyền lực để điều khiển họ từ bên ngoài thông qua việc giám sát chặc chẽ. Chỉ có tiền bạc, lợi nhuận và bằng đe dọa mới thúc đẩy được người lao động làm việc.

- Thuyết Y: cho rằng làm việc cũng cần sự cố gắng về thể xác và tinh thần cũng như khi vui chơi, nghỉ ngơi; điều khiển từ bên ngoài hoặc đe dọa bằng hình phạt không phải là cách duy nhất để buộc con người phải cố gắng đạt mục tiêu của tổ chức; con người sẽ tự chủ và tự lãnh đạo bản thân để đạt được những mục tiêu của tổ chức mà họ được giao phó; các phần thưởng liên quan tới những kết quả công việc của họ đóng vai trò quan trọng; trong những điều kiện thích hợp, người bình thường không chỉ học cách chấp nhận trách nhiệm mà còn học cách nhận trách nhiệm về mình; không ít người có khả năng khá tốt về trí tưởng tượng, tài năng và sức sáng tạo; trong điều kiện công nghiệp hiện đại chỉ có một phần tri thức của con người bình thường được sử dụng. Thuyết Y là một khoa học quản lý thông qua tự giác và tự chủ. Những người quản lý theo thuyết Y chủ trương sử dụng biện pháp quản lý phát huy tính tự chủ của người lao động ở mức cao nhất trong điều kiện có thể.

Từ đó người ta đi đến một số kết luận sau đối với nhà quản lý:

+ Cá nhân là mối quan tâm nhất của con người.

+ Cá nhân sẽ cố gắng thỏa mãn những nhu cầu căn bản của bản tính nếu cái lợi lớn hơn phí tổn.

+ Cá nhân có thể chịu được sự lãnh đạo.

+ Cá nhân muốn sống và làm việc trong một khung cảnh xã hội.

+ Cá nhân có thể góp phần tạo lập những cơ chế để phục vụ nhu cầu chung của tập thể.

+ Không có con người trung bình.

+ Cá nhân nỗ lực cao nhất khi họ được trọng dụng.

  • Quan điểm về động cơ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên

Để đạt được mục tiêu người quản lý phải biết cách động viên và chỉ đạo nhân viên. Hay nói cách khác người quản lý phải biết cách làm việc với con người, thông qua nỗ lực của con người để đạt mục tiêu. Các lý thuyết quản lý đều dành nhiều công sức để giải thích các động cơ bên trong đã thúc đẩy con người làm việc và từ đó có những biện pháp áp dụng nhằm huy động tối đa năng lực của con người vào sự nghiệp chung.

  • Lý thuyết cổ điển

Quan điểm này được xây dựng trên nhận thức bản chất chủ yếu của người lao động là lười biếng, động cơ lao động của họ là lợi ích kinh tế, bản thân họ không có đóng góp gì cho tổ chức ngoài sức lao động của họ, các nhà quản lý am hiểu công việc hơn công nhân.

Vì vậy, Taylor cho rằng một trong những công việc quan trọng mà các nhà quản lý phải làm là bảo đảm cho công nhân làm những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại một cách nhàm chán nhưng với hiệu quả cao nhất. Để làm được điều đó nhà quản lý phải dạy cho công nhân cách làm việc và dùng các kích thích về kinh tế như liền lương, tiền thưởng để động viên công nhân.

  • Lý thuyết tâm lý - xã hội

Quan điểm này cho rằng những quan hệ xã hội đã có tác dụng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự hăng hái làm việc của công nhân, con người sẽ kém sự hăng hái khi phải thường xuyên thực hiện những công việc nhàm chán và đơn điệu. Từ đó các nhà lý thuyết tâm lý xã hội cho rằng các nhà quản lý có thể động viên con người bằng cách thừa nhận những nhu cầu xã hội của họ, tạo điều kiện cho họ cảm thấy hãnh diện về sự hữu ích và quan trọng của họ trong công việc chung. Ví dụ như cho người lao động nhiều tự do hơn để thực hiện các quyết định liên quan đến công việc được giao, quan tâm hơn đến các nhóm không chính thức, thông tin nhiều hơn cho người lao động biết các kế hoạch và hoạt động của tổ chức.

Lý thuyết hiện đại về động cơ và động viên con người

  • Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow

Maslow cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu của con nguời được sắp xếp theo một thứ tự từ thấp đến cao: nhu cầu về sinh học; nhu cầu về an toàn; nhu cầu về quan hệ, liên kết xã hội; nhu cầu về sự tôn trọng; nhu cầu về tự thể hiện. Mỗi nhu cầu lại có hai mức độ: mức cao và mức thấp.

- Thuyết nhu cầu của David Mc. Cleland

Thuyết nhu cầu của David Mc. Cleland cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, và nhu cầu quyền lực.

- Thuyết nhu cầu của Clayton Alderfer

Thuyết nhu cầu này cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thỏa mãn cả ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ và nhu cầu phát triển.

Nhìn chung, các thuyết nhu cầu của các học giả nói trên có một ẩn ý quan trọng là các nhà quản lý muốn lãnh đạo nhân viên thì phải hiểu người lao động của mình đang ở cấp độ và mức độ nhu cầu nào. Từ đó cho phép bạn đưa ra các biệp pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động đồng thời đạt được mục tiêu của tổ chức.

- Thuyết mong đợi

Thuyết mong đợi cho rằng động cơ là kết quả của những mong đợi của một cá nhân. Động cơ của con người phụ thuộc vào hai nhân tố:

+ Mức độ mong muốn thực sự của cá nhân đối với việc giải quyết công việc;

+ Cá nhân đó nghĩ về công việc và sẽ đạt được kết quả công việc như thế nào.

Vì thế để động viên nhân viên các nhà quản lý cần quan tâm đến nhận thức và mong đợi của cá nhân về các mặt: tình thế, các phần thưởng, sự dễ dàng thực hiện theo cách mà sẽ đạt đến phần thưởng, sự đảm bảo là phần thưởng được trả.

- Thuyết công bằng

Thuyết về sự công bằng cho rằng người lao động trong tổ chức muốn được đối xử một cách công bằng, họ có xu hướng so sánh những đóng góp và phần thưởng của họ với những người khác. Nếu người lao động cho rằng họ được đối xử không tốt, phần thưởng không xứng đáng, họ sẽ bất mãn và làm việc không hết khả năng. Nếu người lao động cho rằng phần thưởng và đãi ngộ là tương xứng với công sức của họ thì họ sẽ duy trì mức năng suất cũ. Nếu người lao động cho rằng phần thưởng và đãi ngộ là cao hơn so với điều mà họ mong muốn họ sẽ là việc tích cực hơn.

Tóm lại, Các lý thuyết hiện đại về động cơ và động viên con nguời đều kế thừa các giá trị của của các lý thuyết cổ điển và lý thuyết tâm lý xã hội và dựa trên cơ sở mô hình về bản chất con người là thực thể phức hợp và có khả năng thay đổi, có nhiều nhu cầu và động cơ khác nhau kết hợp thành một mẫu vận động phức hợp, có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lược quản lý khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý cần có những biên pháp tác động đến nhu cầu con người, phát huy nội lực của con người, động viên, giúp đỡ họ hoàn thành nhiệm vụ được giao từ đó đạt mục tiêu của tổ chức.


2.5. CHỨC NĂNG KIỂM TRA

2.5.1. Khái niệm chức năng kiểm tra

Kiểm tra (controlling) là chức năng cơ bản và quan trọng của quản lý. Có nhiều định nghĩa về chức năng kiểm tra.

Theo Robert J.Mockers thì: "Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu" (Giáo trình Khoa học quản lý (2 tập), Nxb Khoa học và kỹ thuật, 2001).

Nhiều tác giả đều thống nhất: kiểm tra trong quản lý là quá trình theo dõi giám sát, đo lường, đánh giá diễn biến và kết quả đạt được của các hoạt động, đồng thời tiến hành các biện pháp sửa chữa, uốn nắn, khắc phục những sai lệch cần thiết. Đó cũng là quá trình tự điều chỉnh của tổ chức.

Nếu tiếp cận theo góc độ lý thuyết thông tin thì kiểm tra là quá trình thiết lập mối liên hệ ngược (thông tin ngược) giữa người quản lý và đối tượng quản lý. Như vậy, kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động và là hệ thống phản hồi dự báo trước những kết quả có thể xảy ra.

2.5.2.Vai trò của chức năng kiểm tra

Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, là nhu cầu cơ bản để hoàn thành các quyết định quản lý. Có thể nói rằng "không có kiểm tra là không có quản lý".

- Bảo đảm cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao;

- Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo;

- Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường và tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện, đổi mới.

2.5.3. Nội dung chủ yếu của chức năng kiểm tra

Nhiệm vụ của kiểm tra trong các tổ chức là xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể để khai thác, hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng hệ thống. Các nhà quản lý phải trả lời câu hỏi: kiểm tra cái gì, ở đâu, kiểm tra cần tiến hành thường xuyên đến mức nào v.v...

Như vậy, nội dung công tác kiểm tra cần tập trung vào những lĩnh vực, khu vực hoạt động thiết yếu, những điểm kiểm tra chủ yếu và những con người, những mối quan hệ có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.

2.5.4. Yêu cầu của chức năng kiểm tra

- Kiểm tra phải được thực hiện theo kế hoạch;

- Kiểm tra phải có tính đồng bộ;

- Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan;

- Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong tổ chức;

- Kiểm tra cần phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý;

- Kiểm tra phải có trọng điểm;

- Kiểm tra cần phải hiệu quả.

2.5.5. Quá trình kiểm tra

Theo định nghĩa trên thì quá trình kiểm tra gồm những giai đoạn:

- Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn kiểm tra: Là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả. Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính đặc thù của tổ chức, sự đa dạng của các kế hoạch, các chương trình, các sản phẩm và dịch vụ.

- Đo lường và đánh giá sự thực hiện các hoạt động: Đo lường là để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch. Việc đo lường được thực hiện bằng những công cụ khoa học hợp lý. Đánh giá là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo luờng so với hệ tiêu chuẩn.

- Tiến hành điều chỉnh các hoạt động: Là những tác động bổ sung trong quá trình quản lý để khắc phục những sai lệch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.

2.5.6. Hình thức kiểm tra

Hình thức kiểm tra rất đa dạng, được phân loại theo nhiều tiêu thức:

  • Theo quá trình hoạt động kiểm tra

- Kiểm tra trước hoạt động: bao gồm kiểm tra sự chuẩn bị và kiểm tra phòng ngừa các hoạt động (kiểm tra lường trước);

- Kiểm tra đồng thời với các hoạt động đang diễn ra là kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động.

- Kiểm tra phản hồi là kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã hoàn thành.

  • Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

- Kiểm tra toàn bộ, kiểm tra toàn diện;

- Kiểm tra bộ phận, kiểm tra chuyên đề;

- Kiểm tra cá nhân.

  • Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

- Kiểm tra đột xuất;

- Kiểm tra định kỳ;

- Kiểm tra liên tục.

  • Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra

- Kiểm tra của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý.

- Tự kiểm tra của cá nhân, bộ phận.




















Chương 3. CÁC YẾU TỐ, NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ


3.1. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN LÝ

Hiệu quả quản lý phụ thuộc các yếu tố: mục tiêu, chủ thể, khách thể, công cụ, phương pháp quản lý, văn hóa của tổ chức, văn hóa quản lý và môi trường quản lý.

  • Mục đích, mục tiêu quản lý

Mục tiêu của tổ chức được xác định theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào hình thức, lĩnh vực hoạt động và phong cách quản lý trong tổ chức. Mục tiêu có thể do chủ thể quản lý áp đặt, song cũng có thể do sự cam kết giữa chủ thể và khách thể quản lý. Sự tham gia của khách thể quản lý vào việc xác định mục tiêu sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả quản lý. Thực tế quản lý đã chứng minh rằng một tổ chức có hiệu quả quản lý cao là một tổ chức biết đặt các mục tiêu của mình trên cơ sở của sự hòa nhập giữa các nhu cầu và mục đích của các cá nhân, các nhóm khác nhau với nhu cầu và mục đích của tổ chức.

  • Chủ thể quản lý

Có thể là người hoặc tổ chức do con người cụ thể lập nên còn gọi là hệ thống quản lý. Muốn tìm hiểu chủ thể quản lý, ta đặt câu hỏi: Ai quản lý ?

  • Khách thể quản lý

Là hệ thống bị quản lý. Muốn tìm khách thể quản lý, ta đặt câu hỏi: quản lý ai? quản lý cái gì? quản lý sự việc gì? Như vậy, khách thể quản lý vừa có thể là người hay tổ chức người, vừa có thể là vật hay sự việc cụ thể. Cũng có khi khách thể quản lý lại trở thành chủ thể quản lý của cấp dưới thấp hơn theo hệ thống cấp bậc, chủ thể cấp dưới là khách thể quản lý của chủ thể quản lý cấp trên.

  • Quan hệ quản lý

Quan hệ quản lý có nhiều loại khác nhau: Đó là quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, quan hệ giữa chủ thể quản lý với chủ thể quản lý, quan hệ giữa chủ thể quản lý với môi trường. Trong đó quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý là mối quan hệ cơ bản. Đó là mối quan hệ tác động qua lại tương hỗ theo một cơ chế nhất định. Trong đó:

- Chủ thể quản lý làm nảy sinh các tác động quản lý.

- Khách thể quản lý sản sinh ra các giá trị vật chất và tinh thần đáp ứng nhu cầu của con người và thảo mãn mục đích của chủ thể quản lý.

- Cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý do khách thể quản lý quy định (không phụ thuộc vào ý thức chủ quan của chủ thể quản lý). Tuy nhiên sau khi đã hình thành một tổ chức hoàn chỉnh thì chủ thể quản lý lại giữ vai trò quyết định và giữ vai trò đầu não điều hành toàn bộ hệ thống.

  • Công cụ quản lý

Công cụ quản lý là phương tiện tác động của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý. Công cụ quản lý là các quyết định quản lý bao gồm các là mệnh lệnh (ngôn ngữ hay phi ngôn ngữ), các văn bản luật, chính sách, chương trình, mục tiêu v.v...



  • Phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý có thể hiểu là cách thức tác động của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý. Trong quản lý hiện đại, phương pháp quản lý được đúc kết từ nhiều lĩnh vực khác nhau của khoa học xã hội và khoa học hành vi.

  • Văn hoá của tổ chức và văn hóa quản lý

Tổ chức là một thuật ngữ có tính đa nghĩa. Ở đây chúng ta đề cập đến khái niệm tổ chức là một nhóm có cấu trúc nhất định những con người cùng hoạt động vì mục đích chung nào đó, mà để đạt được mục đích đó thì một người riêng lẻ không thể nào đạt được. Bất luận một tổ chức nào cũng phải có sự quản lý và muốn quản lý là phải tổ chức.

- Các tiêu chí để phân biệt các tổ chức:

+ Mục đích của tổ chức.

+ Quy mô của tổ chức.

+ Cơ cấu của tổ chức.

+ Những điều kiện tồn tại và phát triển của tổ chức.

  • Văn hóa của tổ chức

    • Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một khái niệm có nhiều định nghĩa khác nhau. Theo tác giả Trần Ngọc Thêm trong cuốn "Cơ cở văn hóa Việt nam" do Nxb Giáo dục ấn hành 1999 thì: Văn hóa là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội.

Văn hóa có vai trò to lớn trong sự phát triển, nó là nền tảng, là mục tiêu, là động lực và là hệ điều tiết của sự phát triển.

  • Khái niệm văn hóa của tổ chức

Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp trong cuốn "Quản trị học" Nxb Thống kê, 1997 thì: Văn hóa của tổ chức là một phạm trù đề cập tới sự nhận thức và hành vi của các thành viên đối với tổ chức. Là một nhận thức chỉ tồn tại trong tập thể chứ không phải trong một cá nhân. Tức là, những cá nhân khác nhau (có những quá trình khác nhau), ở những vị trí khác nhau trong một tổ chức nhưng họ có khuynh hướng diễn tả văn hoá tổ chức bằng cùng một cách. Họ nhận thức được một tập hợp duy nhất những tính chất gần như đặc thù của một tổ chức, bất kể là họ yêu hay ghét tổ chức của họ.

Theo TS Nguyễn Thanh Hội và TS Phan Thăng trong cuốn "Quản trị học" Nxb Thống kê, 1999 thì: Văn hóa tổ chức được hình thành từ tập hợp của các niềm tin, giá trị, lễ nghi, câu chuyện, huyền thoại và các ngôn ngữ đặc thù, là nơi nuôi dưỡng sự cảm nhận tính cộng đồng giữa các thành viên trong tổ chức. Văn hóa là những yếu tố vô hình nhưng nó biểu hiện ra bên ngoài bằng những ảnh hưởng rất lớn tới hành vi của mỗi cá nhân trong tổ chức.

  • Đặc tính văn hóa của tổ chức

Một số đặc tính sau đây là biểu hiện văn hoá của một tổ chức:

- Sự tự quản cá nhân: Là mức độ về trách nhiệm, sự độc lập và cơ hội mà mỗi cá nhân trong tổ chức có được để thực hiện sự khởi xướng của mình.

- Cơ chế: Là mức độ các quy tắc, điều lệ và sự theo dõi trực tiếp được sử dụng để trông coi và kiểm soát hành vi của nhân viên.

- Sự hỗ trợ: Là mức độ nhiệt tình công tác, sự hợp tác giữa các thành viên và sự ủng hộ của nhà quản trị đối với nhân viên.

- Sự đồng nhất hoá với tổ chức: Là mức độ mà nhân viên gắn bó với tổ chức (tính tập thể).

- Phần thưởng thực hiện: Là mức độ khen thưởng được căn cứ trên những tiêu chuẩn nhất định.

- Sự chịu đựng những xung đột: Là chấp nhận sự khác biệt giữa các cá nhân và giữa những bộ phận ở mức độ nhất định.

- Sự chấp nhận những may rủi: Là mức độ khuyến khích nhân viên đổi mới và chấp nhận may rủi trước khi thực hiện các sáng kiến, cải tiến.

Ngoài ra văn hóa của một tổ chức còn có những đặc tính như: tính tập thể, tính gây xúc động, nền tảng của quá khứ, tính năng động v.v... Như vậy, văn hoá của tổ chức là một hình ảnh tập hợp những đặc tính ở các mức độ pha trộn khác nhau. Đó là nét khác biệt về văn hoá của các tổ chức khác nhau.

  • Văn hóa quản lý

  • Khái niệm văn hóa quản lý

Là hệ thống các giá trị tinh thần và vật chất có được trong quá trình xây dựng và phát triển tổ chức, bao gồm các những giá trị, chuẩn mực, lối sống, cách cư xử, cách thức tổ chức, các mục tiêu quản lý của một tổ chức.

Văn hóa quản lý là một phạm trù mang tính lịch sử, thoạt tiên đó là các giá trị, chuẩn mực, mơ ước, nhiệm vụ, mục tiêu mà người quản lý đặt ra. Giai đoạn này, văn hóa quản lý lệ thuộc chủ yếu vào người quản lý (sự nhận biết, tầm nhìn, ảnh hưởng của văn hóa xã hội nói chung và văn hóa quản lý nói riêng mà người quản lý học hỏi được từ xã hội và từ các tổ chức khác). Khi hệ thống đủ sức tồn tại, khi các giá trị, chuẩn mực, mơ ước, nhiệm vụ, mục tiêu (theo quy định của người quản lý) được chuyển dần sang toàn bộ tổ chức và các cá nhân trong tổ chức và được tổ chức chấp nhận thì nó mới thật sự trở thành văn hóa quản lý của tổ chức; khi đó nó sẽ là nền tảng, mục tiêu, động lực và nó điều tiết sự phát triển của tổ chức.

  • Các phương diện của văn hóa quản lý

Nhiều kết quả nghiên cứu cho rằng văn hóa quản lý được thể hiện trên ba phương diện sau:

+ Văn hóa quản lý gắn liền với văn hóa xã hội và văn hóa của tổ chức. Văn hóa quản lý đòi hỏi tổ chức phải vừa quan tâm đến năng suất và hiệu quả lao động, đồng thời phải chú trọng đến các mối quan hệ giữa người với người trong tổ chức.

+ Mục tiêu của văn hóa quản lý là nhằm xây dựng một phong cách quản lý hiệu quả và những mối quan hệ thận thiện giữa các thành viên của tổ chức, làm cho tổ chức trở thành một cộng đồng làm việc hợp tác, thân thiện và tiến thủ.

+ Văn hóa quản lý được thể hiện thông qua các quy định, chế độ, nguyên tắc, yêu cầu có tính chất ràng buộc trong nội bộ tổ chức. Trải qua thời gian các quy định, chế độ, nguyên tắc, yêu cầu đó trở thành những chuẩn mực, những giá trị, những tập quán bất thành văn và những cái "bất thành văn" đó sẽ điều chỉnh các quyết định quản lý và các hoạt động của tổ chức.

Văn hóa quản lý không chỉ thể hiện ở các nội dung quản lý, các chức năng quản lý mà còn thể hiện trong các hình thức quản lý như các nghi thức giao tiếp, các hình thức, thủ tục ra quyết định, tiếp nhận các chỉ thị mệnh lệnh của cấp trên và các quan hệ đối nhân xử thế trong quản lý.

  • Đặc trưng của văn hóa quản lý

Biểu hiện đặc trưng và tập trung của văn hóa quản lý là:

+ Lý tưởng quản lý;

+ Phương thức quản lý;

+ Nhân cách người quản lý.

Có thể thấy rằng văn hóa quản lý và văn hóa của tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đan xen nhau. Văn hóa quản lý là một bộ phận quan trọng trong văn hóa của một tổ chức và cả văn hóa quản lý lẫn văn hóa của tổ chức đều là nền tảng, mục tiêu động lực và hệ điều tiết sự phát triển của tổ chức.

  • Môi trường của tổ chức

Yếu tố môi trường luôn tác động quan trọng đến quản lý. Vậy môi trường là gì?

Môi trường là những thể chế hay lực lượng từ bên ngoài tổ chức đã ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.

Có nhiều cách phân loại môi trường của tổ chức: Môi trường bên trong và bên ngoài; môi trường xã hội - nhân văn và môi trường sinh thái; môi trường tổng quát và môi trường đặc thù.

  • Môi trường xã hội - nhân văn

Là tập hợp các mối quan hệ giữa con người, bộ phận với nhau trong nội bộ hệ thống tổ chức và giữa hệ thống tổ chức với các hệ thống tổ chức khác có liên quan.

  • Môi trường sinh thái

Môi trường sinh thái của một tổ chức là phức thể các mối quan hệ tạo ra do các hoạt động của hệ thống tổ chức đối với phạm vi tương tác của môi trường tự nhiên.

  • Môi trường tổng quát (môi trường vĩ mô)

Môi trường tổng quát gồm tất cả những gì ở ngoài tổ chức có khả năng ảnh hưởng mạnh đến tổ chức nhưng không có một mối liên quan rõ rệt. Môi trường tổng quát gồm: những điều kiện kinh tế; những điều kiện chính trị; những điều kiện xã hội; những điều kiện khoa học - công nghệ .v.v.

  • Môi trường đặc thù (môi trường vi mô) bên ngoài tổ chức

Môi trường đặc thù là bộ phận của môi trường tổng quát, liên quan trực tiếp tới sự hoàn thành những mục tiêu của tổ chức.

Đó là môi trường duy nhất của mỗi tổ chức và nó luôn thay đổi. Môi trường đặc thù của hai tổ chức kinh doanh cùng loại có thể khác nhau rất nhiều tuỳ theo phần thị trường mà mỗi tổ chức hướng tới. Những tổ chức khác nhau phải đối diện với những môi trường đặc thù khác nhau.

Các nhà quản lý hay chú trọng tới các yếu tố của môi trường đặc thù sau:

- Những nhà cung cấp.

- Những khách hàng.

- Những tổ chức cạnh tranh.

- Những cơ quan nhà nước.

- Những nhóm áp lực ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của tổ chức.

  • Môi trường vi mô bên trong tổ chức (môi trường tổ chức)

Đó là các yếu tố môi trường vi mô nằm trong tổ chức, chúng có ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên và rất quan trọng tới các quyết định quản lý. Những yếu tố này giúp cho một tổ chức xác định rõ ưu nhược điểm của mình, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp quản lý có hiệu quả. Những yếu tố này bao gồm: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, văn hóa tổ chức v.v...

    • Một số biện pháp quản lý môi trường

Trong môi trường tổng quát hay đặc thù luôn tiềm ẩn hay xuất hiện hai vấn đề: vận hội và nguy cơ. Vì vậy nhà quản lý cần phải có những biện pháp quản lý môi trường.

Trong thực tiễn người ta thường dùng các biện pháp quản lý môi trường như: biện pháp "dùng đệm"; biện pháp san bằng; biện pháp tiên đoán; biện pháp cấp hạn chế; biện pháp hợp đồng; biện pháp kết nạp; biện pháp liên kết; biện pháp qua trung gian; biện pháp quảng cáo.


3.2. CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ

3.2.1. Khái niệm nguyên tắc quản lý

Là những luận điểm cơ bản, phản ánh tính quy luật của hoạt động quản lý, những luận điểm có tính chất định hướng và chỉ đạo hành động buộc nhà quản lý phải tuân theo nhằm đạt mục tiêu quản lý.

Các nguyên tắc quản lý phản ánh hiện thực khách quan, có tính chất tương đối ổn định và phổ biến.

Trong lý luận cũng như trong thực tiễn, nguyên tắc quản lý có vị trí rất quan trọng, nó chỉ đạo quá trình nhận thức và hành động của người quản lý và là cơ sở hình thành các phương pháp quản lý .

3.2.2. Các nguyên tắc quản lý

Cơ sở để hình thành nguyên tắc quản lý là bản chất của các quy luật trong các lĩnh vực hoạt động xã hội; những luận điểm cơ bản, những nguyên lý của học thuyết Mác - Lênin; những quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng CSVN; những kinh nghiệm thực tiễn quản lý xã hội trong nước và thế giới. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản:

  • Nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội

Các lĩnh vực chính trị, pháp luật, quản lý có mối quan hệ với nhau. Trong đó thể chế chính trị giữ vai trò định hướng chi phối toàn bộ các hoạt động xã hội; hệ thống luật pháp được xây dựng trên nền tảng của các định hướng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội được phép và không được phép làm, là cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ được pháp luật bảo vệ. Pháp luật đã tạo ra khung pháp lý cho hoạt động quản lý xã hội.

Mặt khác các giá trị chung cũng như các thông lệ xã hội, các tập tục truyền thống văn hóa, lối sống của dân cư, các hệ tư tưởng tôn giáo,... đều có những tác động nhiều mặt trực tiếp đến các hoạt động của các tổ chức. Do vậy, trong hoạt động quản lý đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn luôn đảm bảo sự lãnh đạo về chính trị, tuân thủ pháp luật của Nhà nước và các thông lệ xã hội.

  • Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc tập trung dân chủ phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý. Tinh thần của nguyên tắc này là đảm bảo sự tập trung thống nhất của chủ thể quản lý trên cơ sở phát triển tối đa sáng kiến của đông đảo quần chúng lao động trong quá trình quản lý. Tập trung dân chủ là hai mặt của một thể thống nhất. Là nguyên tắc quan trọng của hoạt động quản lý.

Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, nguyên tắc tập trung dân chủ đòi hỏi phải thống nhất hai mặt: một là phải tăng cường sự quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước trung ương trên quy mô toàn quốc về những vấn đề cơ bản, trọng yếu của quản lý nhà nước; hai là phải phát huy và mở rộng tối đa quyền chủ động của các địa phương, các đơn vị cơ sở, của quần chúng nhân dân trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể bằng các giải pháp, phương tiện đa dạng, sáng tạo.

Chế độ tập trung trong quản lý nhà nước đảm bảo sự thống nhất ý chí và hành động, ngăn chặn khuyng hướng vô chính phủ, địa phương chủ nghĩa.

Dân chủ trong quản lý nhà nước là hình thức quản lý hiệu quả nhất, nó giải phóng được năng lực to lớn của quần chúng, làm tăng gấp bội hiệu quả các điều kiện, phương tiện quản lý xã hội.

  • Bản chất của tập trung thống nhất trong quản lý nhà nước:

- Thống nhất chặt chẽ về tổ chức;

- Thống nhất về ý chí và hành động của các cấp, các ngành, các đơn vị, các thành viên trong hệ thống (cả chủ thể quản lý và đối tượng quản lý).

- Mệnh lệnh từ trên xuống phải được thực hiện một cách nghiêm túc.

- Biểu hiện của sự chỉ huy tập trung thống nhất trong quản lý nhà nước là: Quan hệ giữa chỉ huy và chấp hành; giữa chỉ đạo của cấp trên đối với cấp dưới và sự phục tùng của cấp dưới đối với cấp trên; bộ phận phải chấp hành toàn thể, địa phương phải phục tùng trung ương.

Phương thức thực hiện sự chỉ huy tập trung thống nhất chủ yếu bằng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.

  • Bản chất của dân chủ trong quản lý nhà nước :

Dân chủ trong quản lý là sự huy động trí lực của mọi người để tiến hành quản lý. Dân chủ trong quản lý thể hiện:

- Dân chủ hoá trước lúc ra quyết định.

- Phi tập trung hoá quyền hạn của cấp trên, của thủ trưởng đối với cấp dưới.

- Nghiệp vụ hoá đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động.

- Hợp lý hoá và công khai hóa việc đầu tư kinh phí đối với cơ sở v.v...

Tóm lại: Tập trung dân chủ là nguyên tắc quan trọng chỉ đạo toàn bộ các quan hệ quản lý. Sử dụng không đúng nguyên tắc này sẽ dẫn đến: hoặc là tập trung quan liêu, độc đoán chuyên quyền, mất dân chủ, dân chủ hình thức, hoặc dân chủ quá trớn, vô chính phủ.


  • Nguyên tắc kết hợp hài hòa các lợi ích

Quản lý suy cho cùng là quản lý con người nhằm phát huy tính tích cực và sáng tạo của người lao động. Mặt khác, động lực của quản lý là lợi ích, bao gồm lợi ích cá nhân người lao động, lợi ích tổ chức và lợi ích của xã hội. Do đó nguyên tắc quan trọng của quản lý là phải đảm bảo sự kết hợp hài hòa các lợi ích, trong đó lợi ích cá nhân của người lao động là động lực trực tiếp.

Lợi ích vừa lài mục tiêu, vừa là nhu cầu, vừa là động lực khiến con người hành động. Nếu có sự nhất trí về lợi ích và nhu cầu sẽ có sự nhất trí về mục tiêu và hành động. Nguyên tắc này đòi hỏi phải kết hợp hài hòa các lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan. Kết hợp các lợi ích là thỏa mãn đồng thời các lợi ích theo đúng nhu cầu, bảo đảm cho các lợi ích không mâu thuẫn, đối lập nhau, cùng có tác động hỗ trợ, thúc đẩy nhau phát triển. Việc kết hợp các lợi ích đòi hỏi hoạt động quản lý phải chú trọng thích đáng từng loại lợi ích trong việc xác định nhiệm vụ, chỉ tiêu, giải quyết các công việc cụ thể như huy động vốn, phân chia lợi nhuận v.v.

Thực hiện nguyên tắc này cần chú ý một số vấn đề sau:

- Các quyết định quản lý phải quan tâm trước hết đến lợi ích người lao động.

- Phải đặt lợi ích chung lên trên lợi ích cá nhân, bởi vì lợi ích cá nhân không thể bền vững và ngày càng được thỏa mãn cao hơn nếu không đồng thời chăm lo đến lợi ích tập thể và lợi ích xã hội.

- Phải coi trọng và có những biện pháp thích hợp đối với cả lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần, cả của tập thể và cá nhân người lao động.

    • Nguyên tắc đảm bảo tính kế hoạch và tính linh hoạt

Nguyên tắc đảm bảo tính kế hoạch và tính linh hoạt phản án mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn, giữa khoa học quản lý và nghệ thuật quản lý.

Quản lý là một hoạt động phức tạp đòi hỏi phải có kế hoạch. Quản lý theo kế hoạch là quản lý một cách khoa học. Xây dựng kế hoạch là chức năng hàng đầu của hoạt động quản lý, đồng thời kế hoạch là công cụ quan trọng của người quản lý.

Mặt khác, thực tiễn luôn vận động, biến đổi vì vậy trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phải bổ sung, điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt cho phù hợp với tình hình thực tế.

Yêu cầu khi thực hiện nguyên tắc này:

- Có thói quen, nề nếp làm việc có kế hoạch đối với mọi hoạt động của tổ chức.

- Biết xây dựng hệ thống nhiều kế hoạch khác nhau như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch tổng thể, kế hoạch bộ phận, kế hoạch từng hoạt động v.v.

- Kế hoạch phải đảm bảo tính khoa học, tính thực tiễn và cùng hướng tới mục tiêu chung.

- Kế hoạch phải phản ánh được những vấn đề then chốt nhất, cơ bản nhất của tổ chức, phân chia thời gian và nhiệm vụ hợp lý cho các lực lượng thực hiện. Kế hoạch phải có tính khả thi.

- Người quản lý phải quyết tâm tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, phát hiện xử lý kịp thời những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch để điều chỉnh bổ sung.

  • Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Quản lý là quá trình tổ chức, sử dụng các nguồn lực (đầu vào) để đạt được kết quả (đầu ra) theo đúng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, bất cứ một nhà quản lý nào cũng quan tâm đến vấn đề tiết kiệm và hiệu quả của tổ chức. Tiết kiệm và hiệu quả vừa là mục tiêu vừa là nguyên tắc của hoạt động quản lý.

Tiết kiệm là chi phí, tiêu dùng một cách hợp lý trong khả năng và điều kiện cho phép. Hay nói cách khác là chi phí đến mức tối thiểu mà vẫn đảm bảo kết quả các hoạt động ở mức tối đa. Trong sản suất kinh doanh cũng như tiến hành một hoạt động nào đó bao giờ cũng đòi hỏi phải tiết kiệm chi phí các nguồn lực như tiền vốn, vật tư, sức lao động, thời gian v.v...

Hiệu quả được xác định là kết quả cuối cùng của hoạt động so với chi phí. Muốn tăng hiệu quả phải bằng cách tăng kết quả và giảm chi phí. Tăng kết quả bằng cách tăng năng suất lao động, giảm chi phí, tiết kiệm các yếu tố đầu vào và tiết kiệm thời gian.

Tiết kiệm và hiệu quả có mối quan hệ hữu cơ với nhau: tiết kiệm chỉ có ý nghĩa khi đạt được hiệu quả cao, hiệu quả chính là tiết kiệm theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất. Tiết kiệm và hiệu quả là thước đo để đánh giá kết quả cuối cùng của hoạt động quản lý và năng lực của người quản lý.

Thực hiện nguyên tắc này cần sử dụng các phương thức quản lý tiên tiến nhất mới tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu quả cao như:

- Giảm chi phí vật tư, nguyên liệu trong sản suất một cách hợp lý để hạ giá thành sản phẩm bằng các biện pháp như áp dụng kỹ thuật và quy trình công nghệ tiên tiến, cải tiến kết cấu sản phẩm, v.v...

- Sử dụng đúng sức lao động, tận dụng mọi nguồn lực.

- Đầu tư có trọng điểm và sớm phát huy tác dụng, hiệu quả của các công trình, dự án, chống thất thoát, lãng phí.

- Sử dụng đúng tài nguyên thiên nhiên, bảo vệ môi trường sinh thái.

3.2.3. Vận dụng các nguyên tắc quản lý

Vân dụng các nguyên tắc trong thực tiễn quản lý là một hoạt động sáng tạo. Người quản lý giỏi là người biết vận dụng một cách thích hợp các nguyên tắc vào những tình huống và đối tượng cụ thể. Nắm vững bản chất của nguyên tắc, am hiểu sâu sắc đối tượng quản lý, sáng tạo những hình thức và biện pháp thích hợp là điều kiện cơ bản đảm bảo vận dụng đúng đắn các nguyên tắc.

Trong quá trình vận dụng các nguyên tắc quản lý cần chú ý một số vấn đề cơ bản sau:

- Coi trọng việc hoàn thiện hệ thống nguyên tắc quản lý.

- Vận dụng tổng hợp các nguyên tắc quản lý.

- Lựa chọn hình thức và phương pháp vận dụng nguyên tắc phù hợp với đối tượng quản lý, cấp quản lý và những điều kiện kinh tế - xã hội cụ thể.

- Khi vận dụng các nguyên tắc cần cần tìm hiểu:

+ Bản chất của các mối quan hệ mà nguyên tắc phản ánh;

+ Nội dung và yêu cầu của nguyên tắc;

+ Những biểu hiện tích cực và tiêu cực của quá trình thực hiện các nguyên tắc trong thực tiễn.


3.3. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

3.3.1. Khái niệm về phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý là tổng thể những cách thức tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý, khuyến khích, động viên, thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc được giao nhằm đạt được mục tiêu dự kiến. Phương pháp quản lý được sử dụng như là những công cụ quan trọng để người quản lý thực hiện mục tiêu có kết quả.

Trong quản lý, giữa nguyên tắc và phương pháp có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Nguyên tắc quản lý là những tư tưởng chi phối hành động, nguyên tắc không mang lại kết quả cụ thể mà phải thông qua phương pháp; còn phương pháp quản lý thì hình thành trên cơ sở các nguyên tắc quản lý. Trong bất kỳ tình huống nào cũng đều phải vận dụng đúng nguyên tắc và sử dụng phương pháp quản lý phù hợp với đối tượng, không gian, thời gian...; nguyên tắc giúp người quản lý biết phải làm gì để từ đó có phương án giải quyết; còn phương pháp giúp người quản lý biết phải tác động đến người thừa hành như thế nào, bằng cách nào để động viên thúc đẩy họ thực hiện phương án đã lựa chọn.

Phương pháp là bộ phận năng động nhất trong quá trình quản lý. Các phương pháp quản lý quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một hệ thống đồng bộ hỗ trợ cho nhau. Nghệ thuật quản lý thể hiện ở chỗ người quản lý biết lựa chọn phương pháp thích hợp, biết thay đổi phương pháp trong những điều kiện hoàn cảnh khác nhau.

Trên thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp quản lý chủ yếu sau:

- Phương pháp hành chính - pháp chế.

- Phương pháp tâm lý - xã hội.

- Phương pháp kinh tế.

Mỗi phương pháp kể trên thực sự là một hệ thống bao gồm nhiều phương pháp (cách thức) khác nhau.

3.3.2. Các phương pháp quản lý cơ bản

  • Phương pháp hành chính - pháp chế

  • Khái niệm về phương pháp hành chính - pháp chế

Phương pháp hành chính - pháp chế là cách thức tác động trực tiếp của cơ quan quản lý cấp trên đến cơ quan quản lý cấp dưới và đến từng người thừa hành bằng các mệnh lệnh, quyết định dứt khoát, đó là những vấn đề bắt buộc phải tuân theo (nghĩa là khi quyết định đã ban hành mọi người phải triệt để tuân theo). Phương pháp này có vai trò rất cơ bản trong việc điều tiết các quan hệ quản lý, nó xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ và nguyên tắc pháp chế XHCN.

  • Đặc điểm cơ bản của phương pháp hành chính - pháp chế

Tính bắt buộc đối với người chấp hành thông qua tác động trực tiếp của người quản lý đối với người bị quản lý, thể hiện trong các quyết định bố trí, phân công, phân nhiệm, phân cấp, phân quyền; trong chỉ đạo điều hành và giữ gìn kỷ cương nề nếp, giữa các tổ chức và thành viên của hệ thống.

  • Nội dung của phương pháp hành chính - pháp chế

- Phương pháp hành chính - pháp chế tác động bằng luật pháp. Tức là các cơ quan có thẩm quyền xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời sử dụng các văn bản quy phạm pháp luật đó để điều tiết các quan hệ trong toàn bộ hệ thống.

- Các cấp quản lý thực hiện quyền hạn, trách nhiệm và bảo đảm được mối quan hệ hữu cơ giữa quyền hạn và trách nhiệm trong việc ra quyết định quản lý. Tức là người quản lý khi sử dụng quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về các quyền hạn đó. Khi sử dụng phương pháp hành chính đòi hỏi các quyết định quản lý phải đúng đắn, nếu quyết định sai sẽ dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng.

- Các cơ quan cấp dưới cũng như toàn bộ cán bộ, nhân viên phải thực hiện đúng nghĩa vụ và quyền hạn của mình trong việc thực hiện các quyết định quản lý (bắt buộc phải thực hiện, không được lựa chọn). Chỉ người có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền hạn thay đổi quyết định.

Phương pháp hành chính thường được thực hiện trên hai phương diện tác động:

+ Tác động về tổ chức: là xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý và tiêu chuẩn hoá mọi hoạt động của hệ thống quản lý trên cơ sở những quy định có tính chất pháp chế như luật, điều lệ, quy chế chuyên môn..., những quy định này có tính chất ổn định.

+ Tác động điều chỉnh hành vi của đối tượng quản lý: nhằm cụ thể hoá, bổ sung cho các tác động về tổ chức; thể hiện ở các quyết định không mang tính chất ổn định, đó là mệnh lệnh đề ra cho cấp dưới thực hiện trong từng hoạt động hay trường hợp cụ thể.

Trong các tổ chức, nếu như điều lệ, kế hoạch, chương trình, quy chế chuyên môn... là những tác động về tổ chức, thì hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ, điều động các bộ công chức... là những tác động điều chỉnh. Tác động về tổ chức càng chính xác thì tác động điều chỉnh càng giảm bớt.

Phương pháp hành chính - pháp chế là tối cần thiết trong quản lý, nhưng nếu lạm dụng nó thì sẽ dẫn đến tình trạng quan liêu mệnh lệnh.

  • Phương pháp tâm lý – giáo dục

  • Khái niệm về phương pháp tâm lý – giáo dục

Phương pháp TL - GD là những cách thức tác động của người quản lý tới đối tượng quản lý nhằm biến đổi những yêu cầu của các cấp quản lý thành nhu cầu của đối tượng quản lý. Phương pháp này chủ yếu tác động vào nhận thức, tâm tư, tình cảm và hành động người lao động, tạo cho họ có khả năng làm việc đạt kêt quả cao hơn, tạo không khí hồ hởi, yêu thích công việc, gắn bó với tập thể, hăng say làm việc; giải quyết những vướng mắc về tư tưởng, động viên giúp đỡ họ vượt qua khó khăn trong công tác và cuộc sống sinh hoạt hàng ngày.

  • Đặc điểm của phương pháp TL-GD

- Là sự tác động đến đối tượng quản lý cho họ toàn tâm, toàn ý đối với công việc.

- Là phương pháp đa dạng, phức tạp, nhạy cảm và khó khăn.

  • Nội dung của phương pháp TL-GD

- Nâng cao đạo đức nghề nghiệp: yêu nghề, cố gắng trau dồi nghề nghiệp, ý thức được trách nhiệm của người lao động.

- Xây dựng bầu không khí đoàn kết, tin cậy và yêu mến nhau trong tập thể để mỗi người yên tâm, gắn bó với tập thể lao động của mình.

- Cải thiện đời sống vật chất, tinh thần hàng ngày cho người lao động, làm cho họ yên tâm phấn khởi lao động,.

- Mỗi người đều phát huy được sở trường và có vai trò trong tập thể lao động; biểu dương khen thưởng đúng mức và kịp thời, bồi dưỡng và phát huy mọi tiềm năng của tập thể lao động.

- Giải toả một cách hợp tình hợp lý các xung đột, xây dựng tốt các mối quan hệ công tác và sinh hoạt trong và ngoài tổ chức.

Nhóm phương pháp tâm lý - xã hội bao gồm: phương pháp giáo dục, thuyết phục, động viên, tạo dư luận xã hội, giao công việc và yêu cầu cao v.v...

  • Phương pháp kinh tế

  • Khái niệm về phương pháp kinh tế

Phương pháp kinh tế là tổng hợp các cách thức vận dụng các lợi ích và các đòn bẩy kinh tế để kích thích cá nhân, tập thể tích cực tham gia các công việc chung và thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Là một phương pháp có tác động mạnh mẽ và hiệu quả cao dựa trên sự kết hợp giữa việc thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm với lợi ích của người lao động.

  • Đặc điểm của phương pháp kinh tế

- Là sự tác động gián tiếp lên đối tượng quản lý nhằm tạo ra một cơ chế hướng dẫn đối tượng hoạt động có hiệu quả cao.

- Tác động kích thích vào đối tượng không bằng mệnh lệnh bắt buộc.

- Xuất phát từ lợi ích, tác động trực tiếp lên lợi ích.

- Cùng một tình huống có thể sử dụng các đòn bẩy kinh tế dựa trên các phương pháp tính toán theo các quy luật kinh tế khác nhau. Các đòn bẩy kinh tế có thê là: giá cả, tín dụng, lợi nhuận, tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi, các khoản phạt v.v...

  • Nội dung của phương pháp kinh tế

Trong quản lý người ta áp dụng các phương pháp kinh tế để tính vốn đầu tư, giá thành sản phẩm, áp dụng các chỉ tiêu, định mức lao động, áp dụng các biện pháp khuyến khích vật chất qua chế độ tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp v.v...

Người lãnh đạo thường tác động vào đối tượng bằng phương pháp kinh tế theo những hướng sau:

- Định hướng phát triển tổ chức bằng các mục tiêu, chỉ tiêu, định mức, nhiệm vụ phù hợp với điều kiện thực tế.

- Sử dụng các định mức kinh tế, các biện pháp đòn bẩy kinh tế, kích cầu.

- Bằng chế độ thưởng phạt.

2.3.3. Sự lựa chọn và kết hợp các phương pháp quản lý

- Không có phương pháp quản lý vạn năng, phương pháp nào cũng có ưu điểm và hạn chế, vì vậy phải biết lựa chọn và kết hợp các phương pháp thích hợp tuỳ theo công việc, con người, hoàn cảnh, điều kiện, thời gian ... tránh rập khuôn máy móc.

- Muốn lựa chọn phương pháp hữu hiệu người quản lý phải nắm vững đối tượng, có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý phong phú.

- Có thể áp dụng các phương pháp quản lý bằng cách: lựa chọn phương pháp thích hợp khi đã phân tích đầy đủ mục tiêu cần đạt và các điều kiện có thể kể cả thực trạng của đối tượng. Áp dụng thử phương pháp trong diện hẹp sau khi rút kinh nghiệm và đánh giá kết quả rồi mới quyết định áp dụng phương pháp đó ra diện rộng.

Một số phương pháp quản lý thường được áp dụng: ban hành văn bản quy chế làm việc trong hệ thống; ký kết hợp đồng lao động; sử dụng người này để khống chế, kiểm soát người kia; xây dựng các điển hình và các danh hiệu tôn vinh để xét tặng cho những cá nhân, tập thể có nhiều đóng góp cho tổ chức; tạo môi trường làm việc hiệu quả, ổn định; thực hiện các hình thức truyền thông trong hệ thống; mở rộng các mối quan hệ đối ngoại; sử dụng các hình thức sinh hoạt, nghỉ ngơi, giao tiếp rộng rãi.



























Chương 4. NGƯỜI QUẢN LÝ


4.1. NGƯỜI QUẢN LÝ VÀ PHÂN LOẠI NGƯỜI QUẢN LÝ

4.1.1. Khái niệm người quản lý

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về người quản lý:

- Người quản lý là người làm việc trong một tổ chức, là nhân vật có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực, chỉ dẫn sự vận hành của một bộ phận hay toàn bộ tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quả và đạt đến mục đích.

- Người quản lý là người có quyền và có chức mà những người phụ thuộc phải phục tùng, là người đứng đầu cơ quan quản lý, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của toàn đơn vị.

- Người quản lý là những người thực hiện các chức năng quản lý nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao.

Một người quản lý được xác định bởi ba yếu tố cơ bản:

+ Có vị thế trong tổ chức với những quyền hạn nhất định;

+ Có chức năng thể hiện những công việc cần thực hiện trong toàn bộ hoạt động của tổ chức;

+ Có nghiệp vụ để thực hiện những đòi hỏi nhất định của công việc.

    • Phân loại người quản lý

Người quản lý được phân loại theo các tiêu chí khác nhau:

      • Theo cấp quản lý

        • Người quản lý cấp cao

Là những người chịu trách nhiệm định hướng chỉ đạo và vận hành toàn diện của cả một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là xác định mục tiêu, chính sách, chiến lược cho toàn bộ tổ chức, đại diện cho tổ chức trong các hoạt động có tính cộng đồng.

  • Người quản lý cấp trung gian

Là những người chịu trách nhiệm quản lý những bộ phận và phân hệ của tổ chức. Nhiệm vụ của họ là tiếp thu những chủ trương, chiến lược, chính sách có tầm rộng lớn và toàn diện từ người quản lý cấp cao từ đó xây dựng thành những mục tiêu, kế hoạch chuyên biệt hơn, riêng lẽ hơn, cụ thể hơn và chuyển tải chúng cho người quản lý cấp thấp.

  • Người quản lý cấp thấp (thường là cấp cơ sở)

Là những người quản lý trực tiếp người lao động, tức là họ chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả sản xuất. Họ có nhiệm vụ giám sát, uốn nắn tại chỗ hoạt động của những người lao động. Họ có vai trò như một mối dây liên hệ giữa kết quả hoạt động của bộ phận do họ phụ trách với bộ phận khác trong tổ chức. Họ là người chỉ huy "nơi đầu sóng ngọn gió".

    • Theo phạm vi quản lý:

  • Người quản lý tổng hợp:

Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ tổ chức hay những bộ phận trọng yếu nhất của tổ chức đó.

  • Người quản lý theo chức năng:

Là những người có trách nhiệm giám sát theo dõi, đôn đốc hoạt động của những người dưới quyền theo một chuyên môn hoặc kỹ năng chuyên biệt, hoạt động trong một phạm vi hẹp.

  • Người quản lý dự án:

Người có trách nhiệm điều phối, lôi cuốn các cá nhân, các bộ phận khác nhau trong tổ chức cùng thực hiện một dự án đặc biệt nào đó. Vì vậy người quản lý dự án phải có kỹ năng liên nhân cách để bảo đảm công việc được tiến hành trôi chảy.


4.1.2.LAO ĐỘNG QUẢN LÝ

Quản lý không còn là một chức quyền mà là một chức nghiệp, là một dạng hoạt động có vai trò quan trọng góp phần tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Lao động quản lý trở thành một ngành lao động độc lập; bao gồm các yếu tố; con người sử dụng công cụ tác động vào đối tượng nhằm tạo ra (gián tiếp) sản phẩm hoặc là cải biến đối tượng theo nhu cầu của con người trong một môi trường nhất định.

Lao động quản lý là dạng lao động thực hiện các chức năng quản lý; là hoạt động phối hợp, điều hành nhằm thực hiện được chức năng trỗi của hệ thống. Lao động quản lý là loại lao động thực hiện sức lao động tập thể với kết quả chung của toàn bộ quá trình lao động tập thể.

Đặc điểm của lao động quản lý

-Là loại lao động trí óc sáng tạo: có tính khoa học; không phải chỉ là chủ nghĩa kinh nghiệm; đó là công việc cần thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định nhằm tập hợp, huy động được các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.

-Là loại lao động có tính cộng đồng; mang tính gián tiếp trong quá trình lao động: chỉ huy, điều hành, phối hợp nhằm thống nhất được ý chí, sức lực của nhiều người vào mục đích chung.

-Là một dạng hoạt động thực tiễn. Bản chất của nó không phải là “biết” mà là “làm”. Việc chứng minh sự đúng đắn của quản lý không phải là bằng nghiên cứu logic mà là kết quả thực tế của công việc.

-Là loại lao động phức hợp. Đối tượng của quá trình quản lý là một hệ thống bao gồm nhiều người, nhiều sự vật và sự việc với nhiều quy mô, cấp độ khác nhau và luôn biến động. Lao động quản lý đòi hỏi người quản lý phái có kiến thức tổng hợp và vận dụng tổng hợp hiểu biết về nhiều lĩnh vực: tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật, chính trị, pháp lý, tâm lý, giáo dục, ngoại giao, văn hoá…


4.2. VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ

4.2.1. Vai trò của người quản lý

Vai trò quản lý là tập hợp có tổ chức các hành vi của người quản lý.

Có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về vai trò của người quản lý, nhưng nhiều tác giả đều thống nhất quan điểm cho rằng người quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức, trong hoạt động hàng ngày các nhà quản lý thường xuyên thực hiện ba vai trò sau:

  • Vai trò liên nhân cách (vai trò liên kết con người)

Vai trò liên nhân cách của người quản lý bao hàm những công việc liên quan trực tiếp với con người và các tổ chức khác, thể hiện:

- Vai trò đại diện cho tổ chức trong các mối quan hệ với các tổ chức khác, các đối tác (quan hệ bên ngoài).

- Vai trò thủ lĩnh - lãnh đạo: là vai trò của người quản lý khi họ thực hiện các chức năng quản lý để chỉ đạo, hướng dẫn và phối hợp hoạt động của những người dưới quyền nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

- Vai trò liên hệ: liên kết các mối quan hệ giữa những người bên trong và bên ngoài tổ chức.

  • Vai trò thông tin

Vai trò thông tin là sự trao đổi thông tin với những người khác. Người quản lý phải hình thành một mạng lưới các mối quan hệ và họ trở thành "tế bào thần kinh trung ương" của tổ chức. Vai trò thông tin thể hiện trong quá trình thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin, cụ thể:

- Người quản lý phải tìm kiếm, thu thập và xử lý thông tin (vai trò "hiệu thính viên");

- Người quản lý phải chia sẻ thông tin với cấp dưới và các thành viên khác của tổ chức (vai trò "phát tín viên"). Yêu cầu của vai trò này là người quản lý biết được những thông tin nào cần chia sẻ, chia sẻ như thế nào, vào lúc nào và cho những ai cần thiết.

- Người quản lý có trách nhiệm gửi thông tin về thực trạng tình hình của tổ chức cho nhiều người, nhất là những người ngoài tổ chức (vai trò "phát ngôn viên").

  • Vai trò quyết định

Các quyết định quản lý là kết quả cơ bản và quan trọng nhất của lao động quản lý. Vai trò quyết định là vai trò quan trọng nhất và người quản lý là hạt nhân của hệ thống ra quyết định trong một tổ chức. Vai trò này thể hiện ở chỗ:

- Vai trò sáng nghiệp và quyết định sự phát triển của tổ chức;

- Vai trò điều hành, chỉ đạo thực hiện quyết định;

- Vai trò dàn xếp, phân phối các nguồn lực;

- Vai trò thương thuyết, đàm phán với các đối tác v.v...

Khi bàn đến vai trò quản lý cần lưu ý rằng mọi công việc của người quản lý luôn luôn là một sự kết hợp nào đó của các vai trò trên. Các vai trò này liên hệ chặt chẽ với nhau, tầm quan trọng tương đối của mỗi vai trò sẽ thay đổi theo cấp quản lý và chức năng quản lý.

4.2.2. Những yêu cầu đối với người quản lý

Bàn về những yêu cầu của người quản lý có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có tác giả cho rằng người quản lý phải "có tâm và có tầm"; có tác giả cho rằng người quản lý là người phải có nhân cách trọn vẹn và có sức khỏe. Tuy nhiên, có thể khái quát rằng người quản lý là người phải có năng lực quản lý, có những phẩm chất cần thiết và phải có sức khỏe để đáp ứng được yêu cầu của một loại hình lao động đặc biệt đó là lao động quản lý.



Năng lực quản lý là khả năng, mức độ nhận thức và sử dụng thành thục những tri thức lý luận và nghiệp vụ quản lý vào thực tiễn tổ chức, điều hành, phối hợp các mối quan hệ nhằm đạt được mục đích quản lý. Các học giả đã phân chia năng lực quản lý thành ba nhóm, bao gồm:

  • Năng lực kỹ thuật

Để quản lý một bộ phận hay toàn bộ tổ chức, người quản lý cần phải vận dụng các phương pháp, phương tiện kỹ thuật, biện pháp hay quy trình cụ thể, chuyên biệt trong những lĩnh vực chuyên môn khác nhau. Bao gồm các kỹ năng thực hiện các hoạt động chuyên môn và kỹ năng thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý.

  • Năng lực thực hiện các mối quan hệ con người (nhân sự - giao tiếp)

Năng lực nhân sự là khả năng làm việc với mọi người như lãnh đạo, chỉ dẫn, động viên, xử lý xung đột. Năng lực giao tiếp là khả năng nhận và phát thông tin: thể hiện ở kỹ năng nói, viết và diễn đạt bằng cử chi, điệu bộ. Nhà quản lý có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ bộc bạch ý kiến và có thể phát huy triệt để tính sáng tạo của mình.

  • Năng lực nhận thức tổng hợp

Là khả năng tư duy nhằm phát hiện, phân tích, tổng hợp, khái quát hoá và giải quyết các vấn đề phức tạp. Đây là kỹ năng được đánh giá cao và được nhấn mạnh nhất trong năng lực của người quản lý. Người quản lý phải có khả năng xác định vấn đề, hiểu rõ và giải thích được các giữ liệu, các thông tin, sử dụng thông tin để ra các quyết định quản lý đúng đắn, tối ưu nhất, biết cách lập luận và đưa ra các cam kết trong những tình huống phức tạp, trình bày một cách sáng sủa các ý tưởng.

Tầm quan trọng tương đối của các kỹ năng trên có thể thay đổi đối với các cấp quản lý khác nhau trong tổ chức. Cấp quản lý càng cao thì đòi hỏi kỹ năng nhận thức càng lớn, ngược lại, cấp quản lý càng gần cơ sở thì càng cần kỹ năng kỹ thuật.

    • Phẩm chất cá nhân của người quản lý

Bên cạnh những yêu cầu về năng lực, người quản lý cần phải có những phẩm chất cá nhân nhất định. Có thể khái quát những phẩm chất đó là:

- Phẩm chất tư tưởng, chính trị.

- Phẩm chất đạo đức, lối sống.

- Phẩm chất nghề nghiệp như: ước muốn làm công việc quản lý; có văn hóa; là người có ý chí; năng động, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm v.v...

    • Những đặc điểm của người quản lý mà quần chúng ưa thích và không ưa thích

  • Những đặc điểm của người quản lý mà quần chúng ưa thích (sắp xếp theo thứ tự thể hiện mức độ ưa thích)

- Thích nhất là giỏi về chuyên môn, kỹ thuật;

- Có quan hệ bình đẳng với đồng nghiệp và người dưới quyền;

- Sẵn sàng khuyên bảo, góp ý với quần chúng một cách đúng mức;

- Có năng lực tổ chức đổi mới;

- Luôn đòi hỏi mình, đồng nghiệp, cấp dưới về trình độ, năng lực làm việc;

- Công bằng, hợp lý;

- Bình tĩnh, tự chủ, lịch thiệp;

- Có khả năng bảo vệ quyền lợi của quần chúng;

- Tự kiềm chế;

- Có óc hài hước, vui nhộn, cởi mở;

- Nhận sự phê bình thoải mái, sữa chữa nhanh;

- Có sức khoẻ.

    • Những đặc điểm của người quản lý mà quần chúng không ưa thích (sắp xếp theo thứ tự thể hiện mức độ chán ghét)

- Sự thô bạo (cư xử một cách thô bạo trong công tác quản lý;

- Cửa quyền, lên giọng, mệnh lệnh;

- Bàng quan với khó khăn của quần chúng;

- Nóng nảy, thành kiến với mọi người;

- Không tôn trọng ý kiến của quần chúng;

- Cảm tình riêng cá nhân, bản vị, cục bộ, bè phái;

- Phô trương, hình thức, bảo thủ, sợ trách nhiệm, ỷ lại;

- Ra mệnh lệnh không đúng nguyên tắc và nghiệp vụ;

- Quan trọng hoá, đạo mạo quá mức;

- Ích kỷ, bần tiện, thô thiển;

- Nói nhiều, làm kém hiệu quả mà báo cáo "hay";

- Không khiêm tốn, cướp công của đồng nghiệp và của quần chúng;

- Sinh hoạt luộm thuộm, lề mề.





















Chương 6. QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ


1. KHÁI NIỆM QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

1.1. Khái niệm

Quyết định là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong hoạt động quản lý, và cũng có nhiều định nghĩa:

- Theo nghĩa chung nhất thì quyết định là một hành động lựa chọn một giải pháp cho một vấn đề đã được xác định.

- Quyết định là hành vi thể hiện ý chí của chủ thể ra quyết định, ý chí đó được định ra và thể hiện dước một hình thức nhất định, có tính bắt buộc đối với đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục đích mà chủ thể đó mong muốn (Viện nghiên cứu hành chính: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb thế giới, 2000).

- Quyết định quản lý là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích, xử lý những thông tin về tổ chức và môi trường (giáo trình Khoa học quản lý. Nxb KHKT, 2001)

1.2. Đặc điểm của quyết định quản lý

- Các quyết định quản lý là sản phẩm tư duy của con người, là kết quả của quá trình lao động của người quản lý.

- Quyết định quản lý là quyết định của tổ chức mà chủ thể đưa ra và có trách nhiệm về quyết định là cá nhân hoặc tập thể các nhà quản lý ở các cấp, các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

- Chỉ có những cơ quan, cá nhân có thẩm quyền mới được phép đưa ra các quyết định quản lý.

- Phạm vi, nội dung và đối tượng tác động của các quyết định quản lý luôn gắn liền với các vấn đề của tổ chức.

1.3. Vai trò của quyết định

- Các quyết định quản lý có vai trò quan trọng, là trung tâm của hoạt động quản lý. Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc vào các quyết định của các nhà quản lý đúng hay sai.

- Các quyết định quản lý có vai trò định hướng toàn bộ hoạt động của tổ chức, đảm bảo các nguồn lực, phối hợp nhiều bộ phận lại với nhau, động viên hay bắt buộc người lao động thực hiện kế hoạch.

- Các quyết định quản lý là cơ sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động của các thành viên, bộ phận trong tổ chức.

1.4. Phân loại quyết định quản lý

Các quyết định quản lý được phân ra thành nhiều loại khác nhau tùy theo tiêu thức phân chia:

- Theo thời gian: có các quyết định dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.

- Theo tính chất quan trọng: có các quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, quyết định tác nghiệp.

- Theo phạm vi điều chỉnh: có các quyết định chung, quyết định cá biệt

- Theo cấp quyết định: có quyết định của cấp cao, quyết định của cấp trung gian, quyết định của cấp thấp.

- Theo lĩnh vực hoạt động: có quyết định về kế hoạch, tổ chức, nhân sự, tài chính, khoa học, kỹ thuật, công nghệ, sản suất, dịnh vụ, marketing, đối ngoại v.v...


2. TIÊU CHUẨN CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

2.1. Yêu cầu đối với các quyết định quản lý

Quyết định quản lý chỉ có hiệu lực và hiệu quả khi đảm bảo các yêu cầu sau:

2.1.1. Yêu cầu về tính hợp pháp

Quyết định quản lý là hành vi của tập thể hoặc cá nhân nhà quản lý nên nó phải tuân theo pháp luật và người ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Tính hợp pháp của quyết định quản lý thể hiện:

- Quyết định được đưa ra trong phạm vị thẩm quyền của tổ chức, cá nhân.

- Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định.

- Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức.

2.1.2. Yêu cầu về tính khoa học

Các quyết định có tính khoa học là các quyết định phù hợp với lý luận và thực tiễn khách quan. Yêu cầu về quyết định quản lý có tính khoa học thể hiện:

- Phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức.

- Phù hợi với quy luật, xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoa học.

- Quyết định được đưa ra trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học.

- Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định.

2.1.3. Yêu cầu về tính hệ thống (thống nhất)

Tính hệ thống của quyết định quản lý phải đảm bảo:

- Các quyết định quản lý được ban hành bởi các cấp, các bộ phận chức năng phải thống nhất theo cùng một hướng. Hướng đó do mục tiêu chung xác định.

- Các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn, trái ngược nhau và phủ định nhau. Quyết định nào đã hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp cần phải loại bỏ.

2.1.4. Yêu cầu về tính tối ưu

Yêu cầu về tính tối ưu của quyết định quản lý đòi hỏi phương án mà quyết định lựa chọn phải là phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án thỏa mãn cao nhất các mục tiêu đồng thời phù hợp với những ràng buộc nhất định, được sự ủng hộ của các thành viên và các cấp trong tổ chức.

2.1.5. Yêu cầu về tính linh hoạt

Yêu cầu về tính linh hoạt đòi hỏi các quyết định quản lý phải phản ánh được mọi nhân tố mới, phản ánh được tính thời đại, môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện. Tính linh hoạt của quyết định còn đòi hỏi việc xử lý tình huống phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn, máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa.

2.1.6. Yêu cầu về tính hiệu lực (phạm vi, thời gian, đối tượng tác động)

Các quyết định quản lý phải có tính hiệu lực, tức là phải có thời gian ban hành, thời gian thực hiện, đối tượng và phạm vi điều chỉnh phải rõ ràng cụ thể.


2.2. Hình thức của các quyết định quản lý

2.2.1. Hình thức phi văn bản

Các quyết định quản lý phi văn bản thường là những quyết định có phạm vi hẹp, được sử dụng một lần, không cần lưu lại, tính trách nhiệm của người đưa ra quyết định không cao hoặc vì lý do bảo mật nên không viết thành văn bản.

Hình thức phi văn bản được hiểu là tất cả những tín hiệu ngoài văn bản thể hiện sự quyết định của tập thể hoặc cá nhân các nhà quản lý về một vấn đề nào đó của tổ chức.

2.2.2. Hình thức văn bản

Đây là hình thức biểu hiện chủ yếu và quan trọng của quyết định quản lý. Nội dung của quyết định quản lý được trình bày dưới dạng một văn bản. Văn bản đó được xem là văn bản quyết định hay văn bản quản lý.

Trong quản lý, văn bản quản lý vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện để truyền đạt, tổ chức và thực hiện. Có nhiều loại quyết định khác nhau, vì vậy tập hợp các loại văn bản quyết định đó tạo thành hệ thống văn bản quyết định.

Văn bản của các quyết định quản lý có vai trò quan trọng:

- Là phương tiện để truyền đạt chính xác, đầy đủ nội dung của các quyết định quản lý tới đối tượng quản lý.

- Là phương tiện để lưu trữ và sử dụng quyết định thuận lợi.

- Là phương tiện để kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của tổ chức.

- Là phương tiện để xác định trách nhiệm của người đưa ra quyết định.


3. ĐIỀU KIỆN RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

3.1. Cơ sở của việc ra quyết định quản lý

Một quyết định quản lý chỉ được đảm bảo khi chủ thể ra quyết định căn cứ trên những cơ sở và điều kiện sau:

3.1.1. Căn cứ hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức

Phương án được lựa chọn để ra quyết định phải là phương án đáp ứng cao nhất việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Việc xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc đề ra quyết định quản lý, mục đích và mục tiêu là cơ sở để xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án quyết định.

Mặt khác, trong mỗi tổ chức, các quyết định được đề ra ở các cấp, các bộ phận khác nhau. Mục tiêu của mỗi cấp, mỗi bộ phận là cơ sở để đưa ra quyết định thuộc thẩm quyền của cấp đó. Tuy nhiên, hệ thống mục tiêu không chỉ có tính phân cấp mà còn có quan hệ tương tác với nhau. Vì vậy, các quyết định quản lý được đề ra ở cấp dưới phải nhằm thực hiện mục tiêu của cấp trên. Các quyết định của cấp trên khuyến khích cấp dưới ra quyết định theo hướng mục tiêu của mình.

3.1.2. Căn cứ hệ thống luật pháp và thông lệ xã hội

Các quyết định quản lý phải phù hợp với pháp luật hiện hành, vì vậy, khi lựa chọn các phương án quyết định thì phương án nào trái với pháp luật cần phải loại bỏ.

Hệ thống pháp luật được thể hiện thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Khi đưa ra quyết định quản lý cần phải căn cứ vào hệ thống văn bản pháp luật này. Pháp luật là hành lang, là giới hạn pháp lý của các quyết định quản lý. Giới hạn này được xem xét trên hai khía cạnh: một là, quyền hạn của người ra quyết định; hai là, nội dung của quyết định không trái với quy định của pháp luật. Một quyết định quản lý không đảm bảo hai khía cạnh này của pháp luật đều xem là không hợp pháp, cần được đình chỉ, sửa đổi hoặc bãi bỏ.

Ngoài văn bản pháp luật, quyết định quản lý còn dựa vào các thông lệ xã hội đang tồn tại và chi phối các hành vi của tổ chức như phong tục, tập quán, đạo đức, lối sống, tâm lý tình cảm, tôn giáo... , trong đó văn hóa tổ chức nói chung, truyền thống tập thể nói riêng có ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định quản lý.

3.1.3. Căn cứ thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức

Trong quá trình hoạt động tổ chức luôn có những việc đạt được hoặc chưa đạt được, có những thuận lợi hoặc khó khăn, những ưu điểm hoặc hạn chế. Đó chính là thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức. Thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức có thể là các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực; có thể là thế và lực của tổ chức; cũng có thể là hệ thống luật pháp của Nhà nước, thái độ của tập thể và của dân chúng, môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Trong hoạt động quản lý không phải lúc nào người ra quyết định cũng hiểu hết được thực trạng tình hình hoạt động của tổ chức, đặc biệt là các yếu tố hạn chế. Vì vậy, các phương án nhằm để phát huy những kết quả đạt được khắc phục những yếu tố hạn chế thường là những phương án được lựa chọn để quyết định.

3.1.4 Căn cứ năng lực và phẩm chất của người ban hành quyết định

Năng lực và phẩm chất của người quản lý có ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định quản lý. Những người có năng lực và phẩm chất tốt sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, ngược lại quyết định sẽ dễ bị sai lầm. Để các quyết định quản lý đáp ứng được yêu cầu cơ bản về tính hợp lý và hợp pháp người quản lý phải có năng lực và phẩm chất tốt, điều này liên quan đến việc đề bạt cán bộ lãnh đạo và quá trình đào tạo, bồi dưỡng và rèn luyện của họ.

3.2. Nguyên tắc ra quyết định quản lý

3.2.1. Nguyên tắc hệ thống

Nguyên tắc này đòi hỏi luôn xem tổ chức là một hệ thống kinh tế xã hội, khi đưa ra quyết định quản lý phải đồng thời chú ý đến cả 3 yếu tố là môi trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của tổ chức. Phải có sự phối hợp các bộ phận cấu thành hệ thống tổ chức liên quan đến quyết định quản lý. Tất cả các quyết định quản lý đã, đang và sẽ ban hành phải tạo thành một hệ thống hướng tới việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

3.2.2. Nguyên tắc khả thi

Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình quyết định phải tổng hợp, xem xét tới tất cả các loại nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Nghĩa là vừa xem xét về nhu cầu, vừa xem xét về khả năng, vừa xem xét về cơ hội có lợi và thành công, vừa xem xét độ rủi ro, bất lợi và thất bại, cân nhắc toàn diện, bảo đảm chắc chắn sự hợp lý về hiệu quả của phương án quyết định, sự tiên tiến và kỹ thuật, khả năng về nguồn lực và điều kiện để thực thi quyết định.

3.2.3. Nguyên tắc khoa học

Nguyên tắc này đòi hỏi phương án quyết định là phương án được mọi người ủng hộ; là phương án được lựa chọn từ nhiều phương án. Quyết định được đưa ra theo một trình tự khoa học, một phương pháp tính toán, tư duy và phán đoán khoa học.

3.2.4. Nguyên tắc dân chủ

Quá trình quyết định cần có sự tham gia của tập thể những người trong tổ chức. Đối với những vấn đề quan trọng cần cả sự tham gia của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài tổ chức. Trong quá trình quyết định cần tiếp thu các ý kiến trái ngược nhau, đồng thời chú ý đến phương án mới.

3.2.5. Nguyên tắc kết hợp

Quá trình quyết định cần kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm; giữa phân tích định tính và định lượng; giữa lợi ích toàn cục và lợi ích cục bộ; giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài; giữa kinh tế và kỹ thuật; giữa cá nhân và tập thể; giữa hiện thực và sáng tạo v.v...


4. QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

4.1. Quá trình ra quyết định quản lý

4.1.1. Xác định vấn đề ra quyết định

Vấn đề ra quyết định được hiểu là một nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết bằng một quyết định, nếu không tổ chức sẽ khó có thể phát triển được. Xác định vấn đề là bước đầu tiên có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc ra quyết định. Trong thực tiễn, hiện tượng thường dễ nhận ra nhưng vấn đề không phải lúc nào cũng dễ dàng phát hiện được. Vấn đề ra quyết định có thể được xác định thông qua kinh nghiệm, qua trắc nghiệm phân tích của nhà quản lý hoặc của các chuyên gia, các bộ phận chức năng, cũng có thể của cấp dưới.

Trong tình huống đơn giản, nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định được vấn đề quyết định. Ngược lại, trong những tình huống phức tạp thường phải đề ra quyết định một cách sơ bộ và tiếp tục thu thập, phân tích thông tin để là rõ nhiệm vụ quyết định.

Không phải mọi vấn đề trong tổ chức, mọi sự sai lệch, mọi cơ hội đều trở thành vấn đề quyết định. Chỉ những vấn đề "chín muồi" mới trở thành vấn đề quyết định.

4.1.2. Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án

Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn được phương án tốt nhất cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các phương án. Tiêu chuẩn này được biểu hiện bằng các chỉ tiêu số lượng và chất lượng, phản ánh kết quả đạt mục tiêu của tổ chức hay kết quả mong muốn của việc giải quyết vấn đề quyết định. Ví dụ để ra quyết định về lựa chọn cán bộ quản lý thường có các tiêu chuẩn về năng lực và phẩm chất; để ra quyết định về đầu tư thường có các tiêu chuẩn về kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường. Lựa chọn các tiêu chuẩn là việc không đơn giản. Nếu tiêu chuẩn không được xác định rõ thì việc đánh giá và lựa chọn quyết định sẽ gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tùy tiện, chủ quan.

4.1.3. Tìm kiếm các phương án để giải quyết các vấn đề

Một vấn đề quyết định có thể được giải quyết bằng nhiều cách khác nhau. Cần tìm đến tất cả các phương án quyết định có thể có, ngay cả đối với những phương án mà mới nhìn tưởng chừng không thể thực hiện được. Tuy nhiên, nếu số lượng phươn án quá nhiều thì quá trình lựa chọn phương án sẽ gặp khó khăn. Để thuận lợi cho việc phân tích và lựa chọn chỉ nên giữ lại một số phương án thiết thực, loại bỏ những phương án không có tính khả thi, nhóm các phương án tương tự lại với nhau v.v...

4.1.4. Đánh giá phương án

Đánh giá phương án là xác định giá trị của phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả. Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được thực hiện theo cả hai hướng: phân tích định lượng và phân tích định hướng. Đánh giá đúng hiệu quả mà phương án sẽ mang lại sẽ lựa chọ được quyết định đúng. Nói một cách tổng quát, đánh giá các phương án chính là chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của từng phương án.

Đánh giá phương án có hai nhiệm vụ: một là, xác định số đo hiệu quả của từng phương án; hai là, loại bỏ các phương án không đáng giá. Việc đánh giá phương án cần được tiến hành theo các phương pháp và kỹ thuật đánh giá khoa học.

4.1.5. Lựa chọn phương án và ra quyết định

Trong các phương án đáng giá cần phải chọn ra một phương án thỏa mãn cao nhất các tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời khắc phục được những yếu tố hạn chế. Việc lựa chọn phương án nên có sự tham gia của tập thể, của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên.

Có hai khả năng khi lựa chọn phương án: lựa chọn theo một tiêu chuẩn và lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn:

Trường hợp lựa chọn theo một tiêu chuẩn, phương án nào có mức đáp ứng cao nhất tiêu chuẩn đã đặt ra và không có những yếu tố hạn chế không thể khắc phục, được xem là phương án tốt nhất.

Trường hợp lựa chọn theo nhiều tiêu chuẩn, các phương án có mức đáp ứng khác nhau về tiêu chuẩn cần phải đưa chúng về một chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp. Chỉ tiêu này phản ánh mức độ đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Trong trường hợp này, phương án nào có chỉ tiêu hiệu quả tổng hợp có giá trị lớn nhất đồng thời các tiêu chuẩn đều ở mức chấp nhận được, không có yếu tố hạn chế, được xem là phương án tốt nhất.

4.2. Quá trình thực hiện quyết định quản lý

4.2.1. Ban hành văn bản quyết định

Phần lớn quyết định quản lý được thể hiện dưới dạng văn bản. Sau khi thống nhất lựa chọn phương án ra quyết định, quyết định được thể hiện dưới dạng văn bản để trở thành văn bản quản lý. Văn bản quyết định cần được trình bày đúng thể thức.

4.2.2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện

Kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định phải căn cứ vào giới hạn hiệu lực của quyết định và phải theo đúng giới hạn đó. Kế hoạch tổ chức phải cụ thể, cần nêu rõ các nội dung: ai làm, thời gian bắt đầu và kết thúc, phương tiện, kinh phí, địa điểm thực hiện v.v...

4.2.3. Tuyên truyền, phổ biến, giải thích quyết định

Tuyên tuyền, phổ biến, giải thích quyết định cho những người thực hiện nắm vững nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định.

4.2.4. Thực hiện quyết định theo kế hoạch

Theo kế hoạch được xác định, quyết định sẽ được thực hiện trên thực tế. Bộ máy thực hiện được vận hành, các nguồn lực được huy động, các công việc được triển khai.

4.2.5. Kiểm tra việc thực hiện quyết định

Kiểm tra việc thực hiện quyết định có vai trò quan trọng vì: kiểm tra sẽ tác động tới hành vi của con người, nâng cao trách nhiệm, động viên người lao động và thúc đẩy sự thực hiện quyết định theo một trình tự đã định, sửa chữa những sai sót, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

4.2.6. Điều chỉnh quyết định

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định, các nguyên nhân đó thường là: những thay đổi đột ngột do môi trường gây ra; có sai lầm nghiêm trọng trong bản thân quyết định v.v...

4.2.7. Tổng kết việc thực hiện quyết định

Trong mọi trường hợp, bất kể các quyết định có được thực hiện đúng hạn hay không đúng hạn đều cần tổng kết các kết quả thực hiện quyết định. Qua tổng kết thực hiện quyết định, kinh nghiệm sẽ được tích lũy là cơ sở cho những quyết định trong tương lai.

Trong quá trình tổng kết cần xem xét chu đáo tất cả các giai đoạn công tác, phân tích rõ những thành công cũng như những sai lầm, thiếu sót, phát hiện hết những tiềm năng chưa được sử dụng, tìm ra nguyên nhân thành công hoặc thất bại và đánh giá tổng hợp.

5. PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH

5.1. Khái niệm

Phương pháp ra quyết định là cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện một, một số hoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định. Trong quá trình đề ra quyết định chủ thể quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau:

5.2. Các phương pháp ra quyết định quản lý

5.2.1. Phương pháp cá nhân ra quyết định

Đây là phương pháp ra quyết định trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà quản lý. Theo phương pháp này khi xuất hiện những nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của mình, nhà quản lý tự mình đề ra quyết định quản lý mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia. Trong quá trình ra quyết định các nhà quản lý có thể sử dụng kinh nghiệm hoặc sử dùng mô hình đơn giản để ra quyết định.

Mô hình ra quyết định đơn giản là dựa vào các thủ tục, quy tắc và chính sách hướng dẫn việc ra quyết định.

Thủ tục là một loạt những bước liên quan với nhau để xử lý những vấn đề thường xuyên xảy ra trong tổ chức. Ví dụ như thủ tục nhập học, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục cấp giấy phép xây dựng v.v...

Quy tắc là các chuẩn mực mà các thành viên trong tổ chức phải thi hành. Đó có thể là những quy phạm pháp luật, có thể là những thông lệ và các quy định mà tập thể đã thống nhất. Ví dụ, sinh viên nghỉ trên 20% số giờ học trên lớp không được dự thi, 3 năm một lần cán bộ công chức được xét nâng bâc lương, v.v...

Chính sách là những phương châm, chủ trương, những hướng dẫn chung cho việc xử lý các vấn đề xảy ra trong tổ chức. Chính sách khác thủ tục và quy tắc ở chỗ chỉ có tính định hướng đòi hỏi khi ra quyết định phải có sự linh hoạt sáng tạo. Ví dụ, chính sách khuyến khích nhân tài trong sinh viên, chính sách giá cả, v.v...

5.2.2. Phương pháp ra quyết định tập thể

a/ Khái niệm phương pháp ra quyết định tập thể

Phương pháp ra quyết định tập thể không có nghĩa chủ thể ra quyết định là tập thể, và trách nhiệm về quyết định thuộc về tập thể. Phương pháp ra quyết định tập thể được hiểu là một phương pháp mà người lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của mình mà còn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra. Phương pháp ra quyết định tập thể thường được sử dụng để quyết định những vấn đề quan trọng, những vấn đề phức tạp, những vấ đề có ảnh hưởng lâu dài đến phát triển tổ chức.

Hình thức của phương pháp ra quyết định tập thể rất phong phú như: sự tham gia của hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu, sự tham gia của một số chuyên gia, sự tham gia của tập thể hoặc một số cá nhân, một số bộ phận trong tổ chức. Kết quả thảo luận của tập thể là những căn cứ quan trọng giúp các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn trong phạm vi quyền hạn của mình.

b/ Ưu điểm và hạn chế của phương pháp ra quyết định tập thể

- Ưu điểm: Thu hút được sáng kiến của nhiều người, đặc biệt là các chuyên gia và những người sẽ thực thi quyết định; đảm bảo tính dân chủ của tổ chức.

- Hạn chế: Thường kéo dài thời gian; dễ có sự ảnh hưởng của một hoặc một số cá nhân trong tập thể đến kết luận của tập thể; có trường hợp trách nhiệm của người ra quyết định không rõ ràng (chủ thể quyết định là cá nhân hay tập thể).

c/ Một số kỹ thuật của phương pháp ra quyết định tập thể

Trong quá trình thực hiện phương pháp ra quyết định tập thể có thể áp dụng một số các kỹ thuật sau:

1) Kỹ thuật động não:

Động não là kỹ thuật được dùng trong quá trình tìm tòi các sáng kiến của mọi người tham gia thảo luận về vấn đề sẽ quyết định. Ví dụ, trong một cuộc họp có nhiều người tham gia, người chủ tọa nêu rõ ràng vấn đề sao cho tất cả mọi người đều hiểu, tất cả các thành viên tự do nêu ý kiến của mình trong khoảng thời gian ấn định trước. Không được phê bình các ý kiến của nhau, các ý kiến được ghi lại và phân tích sau.

Kỹ thuật động não có nhược điểm là ý kiến của mọi người trong cuộc họp dễ bị ảnh hưởng lẫn nhau.

2) Kỹ thuật nhóm danh nghĩa:

Nhóm danh nghĩa là kỹ thuật được dùng không chỉ tìm ra sáng kiến mà còn đi đến kết luận của cuộc họp. Ví dụ, các thành viên của nhóm có mặt tại cuộc họp. Chủ tọa phát biểu về nhiệm vụ cuộc họp. Các thành viên viết ra giấy những suy nghĩ của họ. Từng thành viên đọc những điều họ viết. Nhóm thảo luận và đánh giá các ý kiến của từng thành viên. Từng thành viên độc lập cho biết thứ tự của các ý kiến theo mức độ đúng đắn của chúng. Kết luận cuối cùng sẽ thuộc về ý kiến có thứ bậc được tổng hợp cao nhất.

3) Kỹ thuật Delphi:

Là kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên không được triệu tập tới một cuộc họp. Đây là kỹ thuật phức tạp và tốn thời gian. Kỹ thuật Delphi giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa chỉ khác là các thành viên không ngồi trực diện với nhau. Kỹ thuật này bao gồm các bước sau:

+ Vấn đề được xác định và các thành viên được yêu cầu đưa ra những ý kiến qua một phiếu câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ.

+ Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi một cách độc lập và nặc danh.

+ Kết quả của phiếu câu hỏi được một trung tâm thu lại, xử lý và in ra.

+ Mỗi thành viên nhận được bản in kết quả đã xử lý.

+ Sau khi xem xét kết quả, các thành viên lại được yêu cầu cho biết ý kiến của họ. Kết quả là các thành viên thường đưa ra những ý kiến mới có sự thay đổi so với ý kiến ban đầu của họ. Cứ tiếp tục như vậy cho đến khi có sự thống nhất ý kiến.

Ngoài ra, trong các lĩnh vực quản lý khác nhau (quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, quản lý giáo dục ...) người ta còn sử dụng nhiều phương pháp và kỹ thuật ra quyết định khác nhau như: phương pháp định lượng toán học (sử dụng các bài toán dự trữ, bài toán đơn hình, bài toán vận tải, bài toán đồng bộ ...); phương pháp cây quyết định; phương pháp phân tích độ mạo hiểm, phương pháp linh cảm (trực giác, ngoại cảm) v.v...
















Chương VI. THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ


1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

1.1. Khái niệm thông tin quản lý

1.1.1. Khái niệm thông tin

Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tùy theo mục đích nghiên cứu mà khái niệm thông tin được giải thích theo nhiều giác độ khác nhau.

- Thông tin là tin tức về những hiện tượng, những sự kiện, những hoạt động nào đó đã và đang xảy ra.

- Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể.

Trong thông tin các sự kiện, dữ liệu có thể được miêu tả bằng lời văn, bằng hình ảnh, bằng những đại lượng đo lường được. Nhưng không phải cách miêu tả nào cũng có thể giúp cho người nhận tin hiểu đúng, đầy đủ, chính xác về tình hình sự kiện. Vì vậy, người đưa thông tin phải biết cách miêu tả một cách khoa học.

Phân biệt các khái niệm: thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống thông tin

- Thông tin: là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể.

- Công nghệ thông tin (Information ): là cách thức thu nhập, xử lý, phân phối và bảo quản thông tin.

- Hệ thống thông tin (Information system): là giải pháp tổ chức và kỹ thuật được thiết lập trong thực tiễn để thực hiện quá trình thông tin.

1.1.2. Khái niệm thông tin trong quản lý:

- Thông tin quản lý là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản lý và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản lý của một tổ chức.

- Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc đề ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó.

Trong lĩnh vực quản lý, người ta rất chú trọng nội dung và giá trị có ích của thông tin, coi thông tin là tất cả những thông báo, số liệu dùng làm nguyên liệu cho việc đề ra quyết định. Thông tin quản lý là một bộ phận hợp thành của thông tin xã hội, liên quan chặc chẽ với thông tin xã hội.

1.2. Bản chất của thông tin quản lý

Là quá trình thu thập, xử lý, phân phối và bảo quản những tin tức cần thiết có ích cho quá trình quản lý. Các nhà quản lý cho rằng, quá trình quản lý luôn luôn là quá trình định hướng, phản ánh mối quan hệ qua lại giữa người tạo ra tin và người sử dụng thông tin. Theo nghĩa đen, thông tin là cung cấp cho người sử dụng một tin tức nào đó mà trước đó họ chưa biết. Trong trường hợp không có người sử dụng tin thì sẽ không tồn tại khái niệm thông tin nữa.

Các nhà quản lý chia tài liệu số liệu thành 3 loại:

+ Loại tài liệu, số liệu có ích cho việc đưa ra quyết định: thông tin

+ Loại tài liệu, số liệu dùng để ra quyết định sau này: thông tin dự trữ

+ Loại tài liệu, số liệu không có ích hay không liên quan đến việc ra quyết định: tài liệu, số liệu thừa.

1.3. Vai trò của thông tin quản lý

Có thể nói, quá trình quản lý là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. Vì vậy, thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý. Thông tin có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện các chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra.

- Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý. Trong quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản: thông tin kế hoạch (chỉ đạo hoạt động sản xuất); thông tin môi trường (là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý); thông tin thực hiện (phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức).

- Thông tin là công cụ của nhà quản lý (là cơ sở của công tác kế hoạch hóa, là phương tiện chỉ đạo các hoạt động của tổ chức)

- Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhà quản lý cung cấp cho người thực hiện những thông tin về mục đích và mục tiêu của sản xuất kinh doanh, các nguồn lực được sử dụng, cách thức tiến hành sản xuất, quy trình công nghệ, thực trạng sản xuất và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của thị trường v.v...

1.4. Đặc điểm của thông tin quản lý

- Thông tin không phải là vật chất nhưng luôn tồn tại trong các vỏ vật chất gọi là vật mang tin hoặc giá mang tin.

- Thông tin tự nó không biến đổi nhưng các sự vật và hiện tượng mà nó phản ánh lại luôn biến đổi theo thời gian, vì vậy, giá trị của thông tin giảm theo thời gian (thông tin bị lão hóa)

- Nội dung của thông tin không phản ánh đầy đủ giá trị của thông tin. Giá trị của thông tin được đo bằng hiệu quả quản lý, tạo ra khả năng tiềm lực vật chất cho con người nhờ sử dụng thông tin.

- Một nội dung của thông tin có nhiều cách mã hóa. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những ký hiệu ngắn gọn về thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Ví dụ mã số của các trường cao đẳng, đại học trong công tác tuyển sinh.


2. PHÂN LOẠI THÔNG TIN

Phân loại thông tin là một yêu cầu cần thiết khách quan nhằm mục đích nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống chức năng của thông tin quản lý, đồng thời tổ chức hợp lý các loại thông tin phục vụ cho việc triển khai các hoạt động quản lý. Có nhiều cách phân loại thông tin:

2.1. Theo xuất xứ của thông tin

+ Thông tin bên trong;

+ Thông tin bên ngoài.

2.2. Theo cách truyền thông tin

+ Thông tin có hệ thống;

+ Thông tin không hệ thống.

2.3. Theo tính chất của thông tin

+ Thông tin tra cứu;

+ Thông tin thông báo.

2.4. Theo chức năng của thông tin

+ Thông tin chỉ đạo;

+ Thông tin thực hiện.

2.5. Theo hướng chuyển động

+ Thông tin dọc;

+ Thông tin ngang.

2.6. Theo kênh thông tin

+ Thông tin chính thức;

+ Thông tin không chính thức.

2.7. Theo lĩnh vực của thông tin

+ Thông tin chính trị;

+ Thông tin kinh tế - xã hội;

+ Thông tin giáo dục v.v..


3. NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

Thông tin là một nguồn lực rất quan trọng của hoạt động quản lý, là tài nguyên vô tận, sử dụng không cạn, tồn tại với số lượng lớn trong nhiều lĩnh vực. Nó đòi hỏi phải được khai thác và sử dụng hữu hiệu vào công tác quản lý theo các nguyên tắc sau:

3.1. Thông tin phải chính xác

Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác của thông tin trước hết nói lên mức độ xấp xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó đòi hỏi việc thu thập và chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm căn cứ cho việc ra quyết định.

3.2. Thông tin phải kịp thời

Thông tin kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin, nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của thông tin thường trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thông tin. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề (cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích, vì vấn đề chưa chín muồi và tình hình thay đổi sẽ làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin quá muộn dấn đến việc ra quyết định không kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính chính xác và tính kịp thời cần được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin.

3.3. Thông tin phải đầy đủ, tổng hợp

Thông tin đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý. Tính tổng hợp của thông tin bảo đảm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, để điều chỉnh sự hoạt động của mình cho phù hợp với tình huống cụ thể.

3.4. Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu

Thông tin cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi phải sắp xếp, tóm tắc, chỉnh lý trình bày những nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của thông tin trong những lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu. Tính cô động, dễ hiểu phải thống nhất với nhau, nhưng không mâu thuẫn nhau, vì tính cô đọng đòi hỏi sự súc tích, còn tính dễ hiểu thì lại đòi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng. Tính cô đọng, dễ hiểu đòi hỏi thông tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, vì vậy nội dung của các khái niệm và thuật ngữ cần phải được thống nhất hóa, chính xác hóa.

3.5. Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế

Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra của tổ chức bằng chi phí nhỏ nhất, hiệu quả nhất. Điều đó yêu cầu việc cung cấp thông tin phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải mới và cần thiết cho người sử dụng để thực hiện nhiệm vụ được giao với chất lượng và hiệu quả cao.


4. QUY TRÌNH SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

Quy trình sử dụng thông tin trong quản lý bao gồm các khâu, các bước, các công việc có liên quan chặc chẽ với nhau.

4.1. Xác định nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý

Thông tin cần được tổ chức phù hợp với nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý, bởi lẽ, mỗi cấp, mỗi khâu quản lý có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định.

Xác định nhu cầu thông tin của các cấp, các khâu quản lý là một sự cần thiết khách quan, hệ thống thông tin phải chọn lọc những thông tin thiết yếu cho từng cấp, từng khâu quản lý, tránh tình trạng các nhà quản lý phải làm việc trong điều kiện quá thiếu hoặc quá tải thông tin. Đồng thời tất cả các cấp, các khâu đều cần được cung cấp thường xuyên những thông tin thuộc thẩm quyền của mình, tránh tình trạng cấp này, khâu này thì được cung cấp nhanh, cấp khác, khâu khác thì cung cấp chậm hoặc không được cung cấp.

4.2. Xây dựng và tổ chức nguồn tin

Thông tin phải xuất phát từ những sự kiện, những hoạt động cụ thể, nói cách khác là nó phải có nguồn, có điểm xuất phát. Việc xây dựng và tổ chức các nguồn tin sẽ gúp cho tổ chức chủ động đảm bảo thường xuyên những thông tin theo yêu cầu của công tác quản lý đặt ra. Đây là vấn đề khó khăn, phức tạp vì nó liên quan đến nhiều cấp, nhiều khâu, nhiều hoạt động, nhiều người trong và ngoài tổ chức.

Có nhiều cách xây dựng và tổ chức nguồi tin. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý người ta thường xây dựng và tổ chức 3 loại nguồn tin sau:

- Nguồn tin từ các loại công văn đến và công văn đi;

- Nguồn tin từ tài liệu, sách, báo, tạp chí, phát thanh và truyền hình;

- Nguồn tin truyền miệng: bằng trực tiếp trao đổi hoặc qua điện thoại.

4.3. Tổ chức thu nhập thông tin

Tổ chức thu thập thông tin là hình thành hệ thống các kênh thông tin bên ngoài và bên trong tổ chức, trực tiếp hay gián tiếp qua các nút tin trung gian.

Có nhiều hình thức và phương pháp khác nhau để thu thập thông tin như:

+ Tổ chức tốt công tác hành chính - văn thư - tổng hợp trong quản lý tổ chức.

+ Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định.

+ Tổ chức hội nghị, hội ý, trực báo, giao ban.

+ Tổ chức đi kiểm tra, quan sát trực tiếp các hoạt động của tổ chức.

+ Nghe phản ánh bằng cách trao đổi trực tiếp hay qua điện thoại, điện tín v.v.

4.4. Nghiên cứu xử lý thông tin

Đây là khâu quan trọng và khó khăn, phức tạp nhất của quá trình thông tin. Trong thực tiễn công việc này thường chủ yếu do các bộ phận và các cán bộ tham mưu giúp việc cho lãnh đạo hay do bản thân những người lãnh đạo, quản lý trực tiếp thực hiện. Thực chất của xử lý thông tin là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản lý. Quá trình này gồm hai giai đoạn:

4.4.1. Phân tích thông tin

Đây là công việc kiểm tra, tổng hợp, phân tích, đánh giá, chỉnh lý tài liệu số liệu thu thập được. Yêu cầu của công tác này là phải làm cho tài liệu, số liệu nói lên được tình hình, kết quả của các hoạt động thực tế một cách trung thực để xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động mà tài liệu, số liệu thông tin báo cáo đã phản ánh.

Để đạt được yêu cầu trên, phải tiến hành một số việc cụ thể sau:

+ Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu

+ Hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, tài liệu theo từng vấn đề, từng lĩnh vực

+ Đánh giá, chỉnh lý và chính xác hóa các số liệu, tài liệu.

Đây là một công việc có tính chất nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ kiến thức nghiệp vụ nhất định mới có thể giải quyết tốt được.

4.4.2. Xử lý thông tin

Xử lý thông tin gắn liền với việc nghiên cứu phân tích thông tin. Thực chất của xử lý thông tin là dựa trên cơ sở phân tích số liệu, tài liệu phản ánh tình hình và kết quả các hoạt động thực tế người xử lý thông tin đưa ra các phương án, các tác động quản lý và quyết định lựa chọn phương án hay tác động tối ưu nhất.

Việc xử lý có hai cấp độ: nếu việc đưa ra các phương án, các tác động quản lý là sáng kiến của của những đơn vị, bộ phận, cán bộ tham mưu giúp việc thì nó được thực hiện dưới hình thức là những đề nghị, kiến nghị (bằng văn bản hay bằng miệng); nếu nó là của bản thân những người lãnh đạo thì nó sẽ được thực hiện dưới hình thức là những quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh, phương án được ban hành.

4.5. Cung cấp và phổ biến thông tin

Muốn cung cấp và phổ biến thông tin cần xác định rõ nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, các khâu quản lý. Yêu cầu của vấn đề này là đáp ứng nhu cầu phục vụ kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, bằng các hình thức thích hợp. Trong quá trình cung cấp và phổ biến thông tin cần trả lời các câu hỏi:

+ Cung cấp và phân phối thông tin gì ? (nội dung)

+ Cung cấp và phân phối thông tin cho ai ? (đối tượng)

+ Cung cấp và phân phối thông tin lúc nào ? (thời gian)

+ Cung cấp và phân phối thông tin như thế nào ? (hình thức)

+ Xác định những thông tin đó có thể khai thác ở đâu ? (nguồn tin).


4.6. Bảo quản và lưu trữ thông tin

Mục đích của bảo quản và lưu trữ là để bảo đảm cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng, mất mát, phục vụ cho công việc khai thác hàng ngày và lâu dài. Do vậy, bảo quản và lưu trữ thông tin phải đảm bảo các yêu cầu:

- Bảo quản và lưu trữ cẩn thận, khoa học bằng những phương tiện thích hợp với từng loại tài liệu có đặc tính kỹ thuật khác nhau;

- Phải được sắp xếp ngăn nắp, trật tự, tránh mọi nhầm lẫn, mất mát, đảm bảo sao cho có thể cung cấp đầy đủ khối lượng thông tin cần thiết với thời gian nhanh nhất cho người sử dụng.

- Bảo quản và lưu trữ thông tin trong các cơ quan đơn vị phải theo đúng nghiệp vụ và quy định của pháp luật.


5. NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

5.1. Chất lượng thông tin trong quản lý

Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, nhưng làm thế nào để thông tin có hiệu quả là vấn đề không đơn giản. Muốn thông tin có hiệu quả thì chất lượng thông tin phải cao và việc tổ chức hệ thống thông tin phải hợp lý. Chất lượng thông tin quyết định hiệu quả quá trình quản lý. Vậy chất lượng thông tin là gì? Đây không phải là một câu hỏi dễ trả lời.

Theo ý kiến của nhiều nhà khoa học thì chất lượng thông tin là mức độ thỏa mãn nhu cầu về thông tin của những người sử dụng nó. Chất lượng thông tin thể hiện ở các mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xác, mức độ đầy đủ, mức độ kinh tế v.v...

Các mặt mức độ kể trên của thông tin chính là các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin. Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin thường là: tiến độ khoa học kỹ thuật, trình độ năng lực của con người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức hệ thống thông tin trong tổ chứuc v.v...

5.2. Nâng cao chất lượng thông tin trong quản lý

Mục tiêu của hoạt động quản lý, sự phát triển của thông tin và công nghệ thông tin đòi hỏi chất lượng của thông tin trong quản lý phải càng ngày càng được nâng cao.

Phương pháp cơ bản để nâng cao chất lượng thông tin được chú ý là:

- Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới;

- Đào tạo và sử dụng con người;

- Tổ chức hệ thống thông tin khoa học;

- Có cơ chế, quy chế đầy đủ, rõ ràng về công tác thông tin;

- Có chế độ trách nhiệm và quyền lợi cho những người liên quan đến hoạt động thông tin.

TÀI LIỆU THAM KHẢO


1/ TS. Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn: Các học Thuyết quản lý, Nxb Chính trị quốc gia, H - 1996

2/ Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa khoa học quản lý: Giáo trình Khoa học quản lý (tập1), Nxb Khoa học và kỹ thuật, H - 2001.

3/ TS. Nguyễn Thanh Hội, TS Phan Thăng: Quản trị học, Nxb Thống kê, 1999.

4/ Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa khoa học quản lý: Giáo trình Khoa học quản lý (2 tập), Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2001.

5/ Học viện Hành chính quốc gia: Giáo trình Quản lí hành chính nhà nước. Nxb Lao độn, Hà Nội, 1997

6/ Học viện hành chính quốc gia, Viện nghiên cứu Hành chính: Một số thuật ngữ hành chính, Nxb thế giới, H - 2000.

7/ Trung tâm nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý: Khoa học tổ chức và quản lý - Một số vấn đề lý luận và thực tiễn. Nxb Thống kê 1999.

8/ Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng - Trung tâm từ điển học, 2001.

9/ TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Quản trị học, Nxb Thống Kê, Hà Nội, 1994.

10/ TS. Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương, Phương Kỳ Sơn: Các học Thuyết quản lý, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1996.

11/ Nguyễn Minh Đạo: Cơ sở của khoa học quản lý. Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997.

12/ TS. Nguyễn Thanh Hội, TS Phan Thăng: Quản trị học, Nxb Thống kê, 1999.

13/ Harol Koontz: Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 1993.











84