DMCA.com Protection Status

CÁCH TẠO RA ĐỘI NGŨ NHÂN LỰC GẮN BÓ - Mở ra nhiều đường thông tin liên lạc  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 10:35 ngày 10/08/2018

Nhu cầu muốn biết tình hình công việc của một người đang lan rộng. Mọi người đều muốn biết không chỉ những thông tin cần thiết để phục vụ công việc họ đã được giao, mà họ còn muốn biết đồng nghiệp của mình đang làm gì, tổ chức mình đang làm việc cho thành công ở mức độ nào. Người quản lý cần truyền tải thông tin tới nhân viên về sứ mệnh và mục đích của công ty, các sản phẩm cũng như dịch vụ, chiến lược để đạt được thành công trên thị trường, và thậm chí truyền tải cả những gì đang diễn ra với đối thủ nữa.

Theo nghiên cứu của chúng tôi, biến số cao nhất mà 65% nhân viên mong muốn nhất ở người quản lý là được cung cấp nhiều thông tin trong công việc. Các kết quả của nghiên cứu này có liên quan đến nghiên cứu gần đây của Accountemps cho thấy truyền thông có sự biến đổi ở vị trí dẫn đầu, 48% giám đốc điều hành cho rằng việc truyền đạt tin tức có tác động lớn nhất tới tinh thần sút kém trong tổ chức.

Một trong những lỗi phổ biến nhất mà nhiều tổ chức và nhà quản lý mắc phải là không chia sẻ thông tin đầy đủ với nhân viên. Trong một số trường hợp, những quản lý cấp cao không chia sẻ thông tin vì chính những người quản lý ấy không chắc chắn về thực trạng kinh tế đầy biến động. Ở những trường hợp khác, người quản lý cảm thấy rằng việc chia sẻ thông tin với nhân viên làm giảm sức mạnh và địa vị của mình. Người quản lý có lẽ cũng cố gắng “bảo vệ” nhân viên khỏi những nỗi sợ liên quan đến mất việc hay khả năng giải quyết khủng hoảng sắp xảy ra của quản lý cao hơn. Thường thì ý định tốt đẹp này lại phản tác dụng; những cuộc họp kín và những cuộc nói chuyện kín tiếng ở hành lang, tất cả tạo nên cảm giác bất ổn trong nhân viên và dẫn tới sự suy đoán, nỗi sợ hãi tăng cao, và những tin đồn về trường hợp xấu nhất.

Nhân viên muốn và cần biết chuyện gì đang diễn ra bên trong tổ chức, thậm chí cả những thông tin không tích cực. Không có gì là sai khi thành thực với nhân viên chuyện công ty đang gặp khó khăn. Làm như vậy có thể giúp gia tăng tinh thần làm việc của đội nhóm cũng như sự cống hiến của từng cá nhân, đặc biệt nếu bạn sử dụng những tin xấu như một cơ hội để suy nghĩ và truyền đạt với nhân viên về ý tưởng và kế hoạch để tạo nên sự thành công. Việc liên tục cung cấp thông tin cập nhật trong suốt thời kì khủng hoảng có thể truyền cho nhân viên cảm giác gắn bó và trách nhiệm, cuối cùng dẫn đến tăng cảm nhận về giá trị và sự tin tưởng.

Truyền tải tin tức trực tiếp, hai chiều tới nhân viên

Tối đa hóa sự gắn kết của nhân viên, giữ nhân viên luôn sát cánh với những mục tiêu và những kế hoạch tiếp theo của quản lý là điều bắt buộc. Những việc đơn giản như những cuộc họp mở rộng của công ty để thể hiện thái độ của tổ chức với tất cả nhân viên và những mục tiêu được xử lý rõ ràng (cả tài chính và phi tài chính) sẽ có thể tạo nên sự khác biệt trong việc xóa đi những sự căng thẳng và sợ hãi.

Khi bàn luận về các vấn đề chính như những thay đổi của tổ chức, việc truyền đạt nên để ở dạng hội thoại thay vì một bài diễn thuyết, và người quản lý nên khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi. Những cập nhật chủ chốt như thế cũng nên được chia sẻ công khai, như trong thông cáo báo chí. Nhân viên phải được cảm thấy rất thoải mái khi bày tỏ nỗi sợ hãi và quan ngại, đồng thời nhận những phản hồi giàu thông tin và trung thực. Những buổi họp lấy ý kiến phản hồi, cuộc họp phòng ban, và những cuộc họp công ty mở rộng lý tưởng nên phục vụ 2 mục đích: Tập hợp ý kiến phản hồi và cung cấp thông tin.

Khám phá các kĩ thuật truyền đạt

Các phương pháp truyền đạt cho nhân viên phụ thuộc vào các tình huống cụ thể. Bối cảnh nhóm đòi hỏi sự tương tác khác nhiều so với truyền tải 1-1. Hãy xem những gợi ý dưới đây để có thể truyền thông tốt nhất đến từng cá nhân và nhóm:

» Cá nhân
●● Cam kết những cuộc họp 1-1 định kì với nhân viên.
●● Trao sự ủng hộ và tạo sự yên tâm cho cá nhân, đặc biệt cho những nhân viên được đánh giá cao nhất.

●● Cung cấp khả năng tiếp cận dễ dàng với cấp quản lý.
●● Mời nhân viên viết những lá thư ẩn danh gửi tới các lãnh đạo cấp cao về những quan ngại của họ.

» Nhóm
●● Tiến hành những cuộc họp gặp gỡ, nói chuyện tập thể.
●● Tổ chức những cuộc họp vào bữa sáng hoặc ngay trong bữa trưa.
●● Duy trì tin tức cập nhật 24 giờ trên mạng nội bộ của công ty.
●● Cung cấp cập nhật “tình đoàn kết gắn bó” định kì cho doanh nghiệp.
●● Cởi mở và trung thực trong giải thích tình huống cũng như những thử thách sắp tới.
●● Cho phép hỏi và cung cấp câu trả lời.
●● Nhận câu hỏi trước cuộc họp hay cho phép những câu hỏi ẩn danh.
●● Ghi âm lại cuộc họp và đưa cho những nhân viên không thể tham dự.

Bạn cũng có thể truyền tải thông tin ở bên ngoài cuộc họp. Tạo nên mục hỏi và trả lời trong thư tin tức nội bộ hoặc trên trang mạng của công ty. Hay thiết lập một trang cá nhân cho Giám đốc Điều hành của bạn (đặc biệt nếu công ty của bạn có văn phòng lớn hay nhân viên đi công tác thường xuyên) để có thể thu thập ngay lập tức những phản hồi liên quan đến những vấn đề chủ chốt của công ty. Có sự liên lạc cần thiết từ phòng nhân sự, phòng quan hệ công chúng,... để giúp giám đốc điều hành trong việc trả lời các câu hỏi từ những khu vực này.

Truyền đạt những tin xấu và xử lý tin đồn

Một trong những điểm quan trọng nhất phải ghi nhớ là nhân viên không tìm kiếm những thông tin được bọc đường. Cách tốt nhất để giải thích tình trạng của một tổ chức là trung thực, chính xác và rõ ràng. Nếu doanh số bán hàng đang giảm ở tốc độ nhanh hay từ từ, mỗi thành viên của công ty đều phải biết điều đó. Việc chia sẻ thông tin nhấn mạnh tới tất cả nhân viên về quyền sở hữu tập trung thành quả của tổ chức. Từ nhân viên cấp thấp đến quản lý cấp trung cho tới quản lý cấp cao, mỗi người đều nên chia sẻ một phần trách nhiệm về doanh thu, hiệu quả hoạt động và tương lai của tổ chức.

Bằng cách đưa mỗi nhân viên vào cái nhìn trung thực, phía sau hậu trường tình hình tài chính của tổ chức và cách tiếp cận hay kế hoạch để giải quyết khủng khoảng, bạn gửi đi thông điệp rằng mỗi một cá nhân đơn lẻ đều là một phần không thể thiếu của tổng thể. Nói cách khác, thông điệp này đã góp phần tạo nên tinh thần trách nhiệm lớn hơn rất nhiều. Khi cảm nhận rằng mình là một phần của giải pháp chứ không phải vấn đề, nhân viên sẽ thêm tự tin để có thể làm việc nghiêm túc và góp phần đưa tổ chức ra khỏi thời kì khủng hoảng.

Xây dựng những cách truyền tin mở trên toàn công ty có thể ngăn chặn một trong những vi rút có hại nhất, đó là hiện tượng lan tỏa tin đồn trong tổ chức. Con người, theo bản chất, vốn dễ dàng tin những điều tiêu cực hơn là tích cực. Bởi vì phần lớn tin đồn được che phủ mang tính chất tiêu cực, điều quan trọng là phải dập tắt ngay khi có thể, thậm chí hỏi thẳng nhân viên về những tin đồn họ đã nghe được.

Giấu giếm thông tin là cách hiệu quả nhất để sản sinh ra tin đồn, nó có thể lan nhanh giống như cháy rừng vậy. Chỉ cần đơn giản nói chuyện với nhân viên là có thể xóa đi sự không chắc chắn và để họ biết được rằng bạn ở đây để cung cấp thông tin chứ không phải giữ khư khư cho mình. Tập hợp các phòng ban và trao cho họ cơ hội để chia sẻ sẽ giúp toàn bộ tổ chức gần gũi hơn, hiểu nhau hơn. Quan trọng nhất, nhân viên nhận thông tin phải dựa trên sự thật, không hư cấu, và được trang bị tốt hơn để tiến về phía trước, đồng thời đưa ra quyết định dựa trên những thông tin đầy đủ.