DMCA.com Protection Status

CÁCH TẠO RA ĐỘI NGŨ NHÂN LỰC GẮN BÓ - Nâng cao tinh thần tự quản, tính linh động và sự ủng hộ của nhân viên  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 10:34 ngày 13/08/2018

Tất cả nhân viên đều cần phải có tiếng nói về cách họ làm việc, để giúp công việc ý nghĩa hơn. Khi nhân viên thấy công việc có ý nghĩa, họ trở nên gắn kết và làm việc hiệu quả hơn. Trong thời kì khó khăn, nhu cầu về sự gắn kết của nhân viên càng cần được nhấn mạnh. Điều quan trọng là họ phải làm được nhiều thứ hơn yêu cầu của công việc để có thể tạo nên sự khác biệt không chỉ trong công việc của họ mà còn cho cả thành công cho công ty nữa.

Sau khi nhân viên được tham gia đưa ra những đề xuất và sự đổi mới, họ cần được khuyến khích để triển khai ý tưởng, nhận trách nhiệm, và đấu tranh để hoàn thành những ý tưởng đó. Quản lý có thể khích lệ việc gia tăng tính tự quản bằng cách:

» Cho phép nhân viên tiếp cận với bất kì ai cần sự trợ giúp.
» Trao cho họ quyền sử dụng các nguồn lực.
» Cho phép nhân viên thực thi những hành động cần thiết để hoàn thành công việc.

Trong nghiên cứu của chúng tôi về sở thích của nhân viên ở nơi làm việc, “tự quản và ủy quyền” và “linh động giờ làm việc” là 2 trong số những điều tạo động lực nhất cho nhân viên hiện nay.

Cung cấp những nguồn động lực này giúp nâng cao tinh thần làm việc đáng kể và hiệu quả, đồng thời thúc đẩy nhân viên làm việc tốt nhất có thể.

Cho nhân viên được quyền lên tiếng

Không ai thích bị quản lý tiểu tiết, và hầu hết mọi người thích tự quyết định cách họ làm việc hiệu quả nhất. Nói cách khác, họ thích được giao nhiêm vụ, đồng thời được tự do để có thể phát triển kế hoạch làm việc phù hợp với họ. Vai trò và trách nhiệm có thể đã được vạch rõ, nhưng chúng lại được tùy chỉnh theo mỗi cá nhân ở từng vị trí. Hiểu đúng nhân viên của bạn trở thành một điều quan trọng: Hiểu được điểm mạnh cũng như điểm yếu cho phép bạn giao dự án và nhiệm vụ một cách phù hợp. Hãy tiến xa hơn một bước bằng việc cho phép nhân viên chọn lựa dự án và những trọng trách họ có thể đảm nhiệm.

Linh động trong kế hoạch làm việc

Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi, đa phần nhân viên cho rằng tăng sự linh động trong kế hoạch làm việc của nhân viên chính là động lực lớn nhất. Thêm vào đó, phụ thuộc vào loại hình công việc, một kế hoạch linh động có thể tăng hiệu quả hoàn thành công việc.

Ví dụ, Bob đã từng quản lý một nhóm thử nghiệm việc để cho nhân viên làm việc tại nhà với một vài dự án. Mọi người chủ động về thời gian và luôn có mặt khi cần bàn công việc. Không phải tốn thời gian đi lại, nhân viên làm việc hiệu quả gấp 2 lần công việc họ có thể hoàn thành. Với ít tương tác và hầu như không có sự gián đoạn, nhân viên có thể tập trung cao độ hơn vào giải quyết công việc.

Nhiều nhân viên gặp rắc rối với việc làm thế nào để duy trì hiệu quả sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân mà không bị ảnh hưởng tới thành công ở các vai trò nhân viên, cha mẹ hay bạn đời.  Nghiên cứu chỉ ra rằng những gắn kết trong hoạt động bên ngoài công việc sẽ giúp giải tỏa căng thẳng và góp phần tạo nên những nhân viên tốt hơn và bao quát hơn. Công ty của bạn có thể giúp nhân viên có được sự cân bằng tốt hơn trong cuộc sống bằng cách áp dụng những chính sách giúp tạo ra một cuộc sống tốt hơn bên cạnh công việc. Có nhiều cách để tăng sự linh động:

» Thay đổi khung giờ (đến sớm và về muộn hoặc ngược lại).
» Làm việc 4 ngày 1 tuần, với thời gian làm việc một ngày dài hơn.
» Làm việc tại nhà.
» San sẻ công việc.
» Được phép nghỉ sớm khi cần thiết, hay nghỉ ngơi để bù lại thời gian làm việc thêm giờ.

Sự linh động không nên bị hạn chế chỉ trong thời gian nhân viên gặp khó khăn. Nhiều công ty nhận thấy rằng trao cho nhân viên những lựa chọn linh động về kế hoạch hay làm việc tại nhà giúp đẩy cao tinh thần làm việc và tăng năng suất. Một số nhân viên đánh giá cao việc giảm thời gian họ phải ngồi trong ô tô mỗi tuần và số tiền họ tiết kiệm được vì không phải đổ xăng. Những nhân viên khác đánh giá cao việc hạn chế chi phí chăm sóc con cái hay đơn giản là họ có cơ hội ở bên con cái nhiều hơn. Bất kể động lực là gì, nhân viên luôn đánh giá cao việc tự kiểm soát kế hoạch của mình và, từ đó, họ cảm thấy công ty luôn quan tâm tới lợi ích tốt nhất cho họ.

Hãy xác định và truyền đạt cụ thể quan điểm của công ty bạn (cũng như của phòng ban) về những kế hoạch có thể linh động, và làm việc với nhân viên để biến nó thành hiện thực ngay khi có thể.

Tận dụng công nghệ để làm việc từ xa

Các thời đại đã thay đổi chóng mặt qua các thập kỉ, phần lớn bởi sự tiến bộ không ngừng của công nghệ. Cách thức kinh doanh cũng đã thay đổi. Hoạt động ở quy mô toàn cầu đã trở nên dễ dàng hơn nhiều và được tổ chức tốt hơn, nhờ vào những phương tiện truyền thông giúp ích trong việc ra quyết định, vận hành trôi chảy, và xóa đi khoảng cách. May mắn hơn, công nghệ cũng đã mở ra những triển vọng về hiệu quả làm việc của nhân viên.

Đã qua rồi cái thời truyền thông bị hạn chế bởi máy fax và đường dây điện thoại hay những buổi họp trực tiếp. Ngày nay, một số doanh nghiệp điều hành toàn bộ trên diễn đàn ảo, với nhân viên rải rác ở khắp cả nước hay thậm chí trên toàn thế giới. Mặc dù không nhiều công ty có thể vận hành theo cách này nhưng một lượng lớn phần trăm công việc có thể được hoàn thành bên ngoài thời gian làm việc chính thức ở văn phòng. Do đó, trong những năm gần đây, nhiều công ty đã thử nghiệm những kế hoạch linh động hay lựa chọn làm việc từ xa.

Mặc dù rất khó để các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp có thể sẵn lòng chọn lựa cho nhân viên làm việc từ xa, điều quan trọng là bạn phải nhớ rằng nhân viên là những người trưởng thành và cũng nên được đối xử như những người có trách nhiệm. Phần lớn nhân viên thể hiện tốt hơn nếu họ cảm thấy được trao quyền và tin tưởng. Hãy xem xét những thống kê dưới đây:

» 86% nhân viên ngày nay ao ước họ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình.
» 5 năm trở lại đây, gần 30% nhân viên đã tự nguyện thay đổi công việc dù lương giảm, với cố gắng để có một cuộc sống cân bằng hơn.
» Gần 50% nhân viên đánh giá cao sự lựa chọn linh động hoặc làm việc tại nhà.
» 54% nhân viên đánh giá cao lựa chọn tan làm sớm để chăm sóc gia đình và con cái.

» Một số lượng lớn nhân viên sẽ đồng ý giảm lương nếu họ có thể đánh đổi thời gian cho sở thích cá nhân hay dành thời gian nhiều hơn bên gia đình.
» Hơn 60% nhân viên nhận thấy rằng công việc của họ là một phần con người họ thay vì chỉ đơn giản là công việc để kiếm tiền.

Cảm giác cân bằng giữa các khía cạnh đời sống cá nhân và công việc đứng đầu trong danh sách của hầu hết nhân viên khi được hỏi họ cần điều gì để cảm thấy thoải mái về công việc. Không nên nhầm lẫn với chỉ một mong muốn “làm việc ở nhà”, định nghĩa cân bằng với nhân viên là khả nằng giữ lại được ý thức về bản thân mình. Mặc dù đa số nhân viên cảm thấy như thể công việc góp phần tạo nên con người họ, đó không nhất thiết là điều họ muốn. Việc khuyến khích nhân viên khám phá các sở thích bên ngoài những vai trò thường ngày hoặc bộc lộ sở thích trong cuộc sống bên ngoài nơi làm việc có thể thể hiện sự ủng hộ cho việc theo đuổi một cuộc sống cân bằng.
Tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận quản lý và mang lại sự hỗ trợ

Khi nhân viên được khích lệ để tự chủ nhiều hơn, độc lập hơn cũng như linh động hơn trong công việc của mình, người quản lý cần ủng hộ họ trong việc đảm nhiệm vai trò của mình. Ví dụ, theo như nghiên cứu của Gallup, có 66% người tham gia trả lời rằng quản lý của họ đã hỏi ý kiến của nhân viên để ra quyết định, nhưng chỉ có 14% cảm thấy họ được trao quyền để ra quyết định. Khi những thay đổi xảy ra trong nội bộ tổ chức bởi sự sa sút tài chính, nhân viên chắc chắn sẽ cảm thấy một chút hoang mang. Thậm chí với những kế hoạch truyền thông hoàn hảo, không khí vẫn tràn ngập sự lo lắng và không chắc chắn. Các nhà quản lý có thể nêu gương bằng cách để nhân viên tham gia quá trình chuyển tiếp, đưa ra những ý kiến đóng góp để làm việc với những thay đổi này, và cung cấp những nguồn lực thích hợp để giải quyết vấn đề.

ĐẦU TƯ VÀO CON NGƯỜI Ở EDWARD JONES

Edward Jones nỗ lực trong việc khiến nhân viên cảm thấy mình có giá trị, và kết quả là bằng chứng trong thái độ tích cực và sự gắn bó của hầu hết nhân viên. Một cuộc khảo sát nhân viên Edward Jones được tiến hành bởi tạp chí Fortune tiết lộ rằng có tới 96% nhân viên xem công ty là một nơi làm việc thân thiện, và hơn 89% cảm nhận rằng các quản lý luôn thực hiện đúng theo lời hứa và những gì đã nói với nhân viên. Nhưng thống kê đáng nói nhất là 83% nhân viên có ý định làm việc ở Edward Jones cho đến khi về hưu.

Phần lớn nhân viên thừa nhận rằng lý do họ yêu mến công ty là vì họ luôn có cảm giác được quan tâm chân thành. Và mặc dù công ty phát triển lớn mạnh nhanh chóng qua các năm, nhưng văn hóa này vẫn duy trì không thay đổi. Nhân viên, những người đã làm việc với công ty qua nhiều thập kỉ, không bao giờ thay đổi kể cả khi công ty có trải qua khó khăn như thế nào đi chăng nữa.

Sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của từng nhân viên là yếu tố hết sức quan trọng đối với việc quản lý ở Edward Jones. Nhân viên được khích lệ khám phá những cơ hội tiềm năng trong công ty, giúp chiến đấu với mối đe dọa của sự chán nản đồng thời kiếm tìm những trải nghiệm mới bên ngoài công ty. Một số nhân viên được đề nghị để giữ vai trò lãnh đạo hoặc tham gia vào những dự án mới, có thể là di chuyển giữa các văn phòng được đặt ở các quốc gia để thành lập phòng ban mới, cho ra mắt dự án hay văn phòng mới. Triết lý ẩn sau hoạt động này đã ăn sâu vào văn hóa ở Edward Jones, cố gắng nỗ lực để phát triển chủ động và định hướng cho nhân viên.

Nhân viên có tinh thần tự chủ để có thể tiến lên phía trước với những vai trò và dự án mới, với tư tưởng đó là sự phan công phù hợp là đúng đắn. Nếu nhân viên thiếu năng lực trong một vài lĩnh vực chủ chốt, họ sẽ được cung cấp những khóa đào tạo cần thiết để có thể thử sức sang một vai trò mới mà mình mong muốn.

Để giúp nhân viên luôn có động lực, hãy làm việc với họ nhằm xác định những rào cản tiềm ẩn ngăn cản sự thành công của họ.

Đừng chỉ cho rằng không tồn tại trở ngại hay là tất cả trở ngại là điều hiển nhiên. Hãy nhìn vào nhân viên để hướng dẫn và cung cấp những gì họ cần, cho phép họ chỉ ra những rào cản đối với việc hoàn thành nhiệm vụ, dự án hay đơn giản là hoàn thành nhiệm vụ được giao mỗi ngày.

Việc thiết lập những phương tiện truyền đạt hiệu quả để gắn kết và ủng hộ tất cả nhân viên là đặc biệt quan trọng nếu có sự thay đổi về nhân sự hay người quản lý – ví dụ, khi bạn có một quản lý mới thì các nhóm thực hiện dự án bị phân công lại, hay các phòng ban bị cắt giảm. Cho dù sự thay đổi này có nhỏ như thế nào thì nhân viên vẫn sẽ cảm thấy như thể họ đã mất đi phần nào quyền kiểm soát tình huống.

Hãy cùng xem những hướng dẫn dưới đây để xây dựng mối quan hệ tốt và luôn ủng hộ nhân viên:

» Dành thời gian với nhân viên. Mọi thứ quay trở lại với việc truyền đạt: Ra ngoài và nói chuyện với nhân viên, dành thời gian với nhân viên cấp dưới và nỗ lực để có thể lắng nghe chân thành nhân viên có thể giúp bạn thấy rõ những thành quả nhỏ nhất mà có lẽ đã không được chú ý tới. Bất kể thành quả đó nhỏ như thế nào thì vai trò và trách nhiệm của mỗi nhân viên đều là nhân tố quan trọng trong việc tạo ra thành công tổng thể của tổ chức.

» Hỏi nhân viên thứ họ muốn và cần. Đừng cho rằng bạn hay đội quản lý của bạn có thể tự động biết điều này. Và cũng đừng cho rằng nhân viên – những người làm việc với bạn nhiều năm – vẫn muốn những thứ giống như cách đây 5 năm. Chúng tôi khuyến khích những cuộc nói chuyện cởi mở và chân thành.

» Sẵn sàng cho những câu hỏi từ nhân viên. Best, Best and Krieger – một công ty luật lớn ở Southern California – đẩy mạnh chính sách cởi mở, trong đó mọi người có câu hỏi và những băn khoăn về cá nhân hay tài chính của tổ chức thì đều có thể thoải mái bàn luận những lo lắng này với người quản lý của mình. Nhân viên đang đối mặt với những nỗi sợ hãi thật sự, và việc lờ chúng đi chỉ khiến họ thêm tồi tệ. 

» Thể hiện sự đồng cảm và chia sẻ. Tất cả nhân viên đều cần cảm nhận rằng người quản lý đứng về phía họ, là khởi nguồn của sự thành công và giúp họ thành công bằng bất cứ cách nào có thể. Khi nhân viên đối mặt với những đổi thay trong cuộc sống, tình huống xấu hay những hoàn cảnh đòi hỏi cần nhiều thời gian hơn, họ cần cảm thấy được thoải mái nói chuyện về hoàn cảnh của họ với quản lý. Nếu có được sự đồng cảm và sẵn sàng giúp đỡ, họ sẽ không bao giờ quên điều đó. Và nhân viên càng hạnh phúc, ổn định, thì công ty của bạn sẽ càng thành công.

» Ủng hộ nhân viên ngay cả khi họ mắc lỗi. Nhân viên cần sự ủng hộ của người quản lý hơn bao giờ hết khi họ gây ra lỗi. Thật dễ dàng để tìm lỗi và phê bình thẳng thắn với nhân viên, thậm chí trước mặt đồng nghiệp. Nhưng nếu bạn hành động như vậy, nhân viên sẽ mất đi lòng tự trọng, cũng như phẩm chất sẵn sàng hành động độc lập và khả năng đánh giá tình hình tốt nhất – và có lẽ sẽ không bao giờ lấy lại được những phẩm chất này.

Để có được những kết quả tốt nhất mà nhân viên cống hiến cho tổ chức, các nhà quản lý phải khơi dậy tài năng, sở thích và kĩ năng của nhân viên. Hiểu nhân viên ở mức độ cá nhân hoặc hỏi về những điều cần trang bị, sự giúp đỡ và ý tưởng là điểm bắt đầu lý tưởng cho bất kì người quản lý nào. Trong hầu hết các trường hợp, trao cho nhân viên quyền tự chủ và quyền được hành động theo những gì họ thích nhất ở tổ chức, đồng thời đưa ra những lời động viên và khen thưởng trong suốt quá trình họ làm việc sẽ tạo nên những điều tuyệt vời. Khuyến khích nhân viên theo đuổi ý tưởng và luôn ủng hộ họ trong cả quá trình cũng rất quan trọng trong việc tạo ra kết quả tích cực ở nơi làm việc.

Bất kể sau cùng bạn quyết định dùng cách tiếp cận nào để tăng sự gắn kết của nhân viên, hãy ghi nhớ những lời khuyên sau:

» Khuyến khích sáng kiến bắt đầu với sự chủ động. Ai cũng có ý tưởng để cải thiện công việc của họ, cho phòng ban hay cả công ty. Hãy tìm cách để biến những ý tưởng này thành hiện thực. Hãy làm điều gì đó khác biệt, mang tính thử nghiệm và học hỏi trong quá trình ấy.
» Phương pháp quan trọng hơn nhiều bất kì ý tưởng riêng lẻ nào. Hãy tạo ra phương pháp đơn giản, có thể thực hiện được và thú vị. Nếu chương trình cho việc gợi ý trở thành một áp lực nhàm chán thì sẽ khó mà tiếp tục trong thời gian dài được.
» Kiên trì. Ý tưởng tốt nhất có thể không phải lúc nào cũng là ý tưởng đầu tiên, nhưng quá trình đánh giá ý tưởng của nhân viên sẽ dẫn đến những ý tưởng tốt hơn.