DMCA.com Protection Status

Chú ý tới việc phát triển nhân viên  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 16:07 ngày 22/08/2018

Quá trình phát triển nhân viên không phải tự nhiên diễn ra, mà cần những nỗ lực không ngừng và chủ động của nhân viên cùng với sự hỗ rợ của người quản lý. Nếu cả nhân viên và người quản lý đều bỏ qua điều này, thì nhân viên không thể phát triển và tổ chức sẽ phải chịu hậu quả của nhân viên, những cá nhân không thể vượt qua thử thách trong tương lai. Kết quả này rõ ràng không tốt. Là một nhà quản lý, bạn muốn tổ chức luôn sẵn sàng cho tương lai trong từng khoảnh khắc, chứ không phải luôn luôn cố gắng để bắt kịp.

Vai trò của nhân viên là xác định điều gì có thể giúp họ phát triển tốt hơn và trở thành những nhân viên năng suất hơn, sau đó chuyển tiếp thông tin tới người quản lý. Sau khi nhận định được thêm những cơ hội phát triển, người quản lý và nhân viên có thể cùng nhau làm việc để lên kế hoạch và tiến hành thực hiện.

Là một nhà quản lý, vai trò của bạn là luôn nhanh nhạy với nhu cầu phát triển của nhân viên và luôn để mắt đến những cơ hội phát triển tiềm năng. Người quản lý ở những tổ chức nhỏ hơn có thể có những nhiệm vụ về việc quyết định tương lai của tổ chức trong vài năm nữa. Nắm được những thông tin này, bạn phải có trách nhiệm tìm ra cách để đảm bảo rằng nhân viên luôn sẵn sàng có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức trong tương lai. Công việc của bạn tiếp theo là cung cấp nguồn lực và sự hỗ trợ cần thiết để phát triển nhân viên, sao cho họ có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Áp dụng cách tiếp cận từng bước

Để giúp nhân viên phát triển và có thể đối mặt với thử thách trong tương lai của tổ chức, hãy thực hiện những bước sau đây:

1. Gặp gỡ và nói chuyện với nhân viên về sự nghiệp.
Sau khi bạn đánh giá được nhân viên, hãy gặp họ để nói chuyện về vị trí của họ trong tổ chức và tìm hiểu xem họ muốn ở đâu trong tổ chức.

Đây phải là một nỗ lực chung. Lên kế hoạch tỉ mỉ cho một nhân viên để họ được thăng cấp trong công ty ở mảng quản lý bán hàng sẽ là một việc vô ích nếu họ không thích vị trí này.

2. Bàn luận về những điểm mạnh và yếu của nhân viên.
Giả sử rằng, trong bước trước, bạn phát hiện ra rằng bạn đang có cùng ý tưởng với nhân viên của mình, bước tiếp theo là có một cuộc bàn luận thẳng thắn về điểm mạnh cũng như điểm yếu của họ. Mục tiêu chính ở đây là để xác định được những lĩnh vực mà nhân viên đó có lợi thế – tức là, những điểm mạnh mà họ có thể phát triển để tiếp tục tiến bộ trong tổ chức và đối mặt với những thử thách trong tương lai mà công ty của bạn phải đương đầu.

Hãy tập trung phần lớn nỗ lực và tiền bạc dành cho mục đích phát triển của bạn vào những cơ hội này.

Điều quan trọng nhất là bạn cần dành nhiều thời gian cho việc phát triển những điểm mạnh hơn là khắc phục những điểm yếu của nhân viên. Bạn có khả năng vượt trội ở một lĩnh vực phù hợp với năng lực bản thân, đem
lại giá trị cho bạn và tổ chức hơn là khi tự ép buộc mình phải làm việc một cách hoàn hảo ở những nhiệm vụ mà người khác có thể nổi trội hơn.

3. Đánh giá vị trí hiện tại của nhân viên.
Bước tiếp theo trong quá trình phát triển nhân viên là xác định xem kĩ năng và khả năng của nhân viên đang ở đâu. Jane có chứng tỏ được khả năng có thể giám sát nhân viên ở kho hàng khác không? Nhân viên nào có kinh nghiệm trong việc xây dựng mẫu khách hàng? Đội ngũ kỹ thuật viên có đảm bảo chất lượng phần mềm đủ để đáp ứng sự cải tiến đáng kể trong kinh doanh? Bạn có thể phát triển những nhân viên nội bộ hay phải thuê những người mới từ bên ngoài? Đánh giá nhân viên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát để định hướng cho những nỗ lực phát triển.

4. Lập nên những kế hoạch phát triển sự nghiệp.
Kế hoạch phát triển sự nghiệp là sự thỏa thuận giữa bạn và nhân viên để giải thích chính xác những gì sẽ hỗ trợ cho công việc này (học phí, thời gian nghỉ, chi phí đi lại,...), để nâng cao kĩ năng cho nhân viên. Kế hoạch phát triển sự nghiệp bao gồm các dấu mốc quan trọng.

5. Làm theo bản thỏa thuận, và đảm bảo rằng nhân viên cũng tuân theo bản thỏa thuận đó.
Đừng phá bỏ thỏa thuận kế hoạch phát triển! Cung cấp sự hỗ trợ nghĩa là bạn đã đồng ý để hỗ trợ. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn cũng duy trì cho tới khi hoàn thành bản thỏa thuận. Kiểm tra tiến trình làm việc của nhân viên thường xuyên. Nếu họ bị chậm một kế hoạch vì những ưu tiên khác, thì hãy phân bổ lại công việc khi cần thiết để đảm bảo họ có thời gian tập trung cho kế hoạch phát triển sự nghiệp của mình.

Vậy thì đâu là thời gian thích hợp nhất để ngồi lại với nhân viên và nói chuyện về sự phát triển và lên kế hoạch sự nghiệp? Càng sớm càng tốt! Không may, nhiều tổ chức gắn chặt các cuộc thảo luận nghề nghiệp với việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hằng năm. Về mặt tích cực, làm như vậy đảm bảo rằng cuộc bàn luận về phát triển sự nghiệp được tổ chức ít nhất một lần một năm; về mặt tiêu cực, các cuộc thảo luận phát triển được chú trọng hơn nội dung chính của cuộc họp. Vì hạn chế đó, cùng với sự thay đổi chóng mặt của công nghệ và thị trường cạnh tranh, mỗi năm một lần thì không thể đủ để bắt kịp.

Tiến hành cuộc thảo luận về phát triển sự nghiệp mỗi năm hai lần với mỗi nhân viên rõ ràng không phải quá nhiều, và theo mỗi quý thậm chí còn tốt hơn nữa. Trong mỗi cuộc thảo luận nên có phần đánh giá ngắn gọn về nhu cầu phát triển của nhân viên. Hỏi nhân viên xem họ có thể làm gì để hoàn thành. Nếu những yêu cầu đó đòi hỏi thêm sự hỗ trợ, hãy quyết định hình thức hỗ trợ mà nhân viên đó cần và lên kế hoạch thời điểm hỗ trợ. Kế hoạch phát triển sự nghiệp cần được điều chỉnh tốt nhất và mọi nguồn lực được chuyển hướng tốt nhất khi cần thiết.

Lập kế hoạch phát triển sự nghiệp

Kế hoạch phát triển sự nghiệp là trái tim và linh hồn của mọi nỗ lực của bạn khi muốn phát triển nhân viên. Không may, nhiều nhà quản lý lại không dành thời gian để lập kế hoạch phát triển với nhân viên.

Thay vào đó, họ tin rằng, khi thấy có nhu cầu, họ có thể triển khai đào tạo để đáp ứng nhu cầu đó. Cách suy nghĩ thụ động như vậy sẽ đảm bảo rằng bạn luôn phải chơi trò đuổi bắt với những thử thách mà tổ chức sẽ phải đối mặt trong những năm sắp tới.

Tại sao lại chờ đợi tương lai trong khi bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết nó? Bạn có bận rộn đến mức không thể dành thời gian ít ỏi của mình để gieo những hạt giống mà tổ chức của bạn sẽ thu hoạch hằng năm ngay từ bây giờ không? Không! Mặc dù bạn phải quan tâm tới những cuộc khủng hoảng dường như vô tận phát sinh ngay ở đây và ngay bây giờ, bạn vẫn phải chuẩn bị cho bản thân và nhân viên để có thể đối mặt với nhiều thử thách trong tương lai.

Không làm như vậy thì bạn có thể đang cách vận hành tổ chức một cách thiển cận, vô lý và không hiệu quả.

Tất cả kế hoạch phát triển sự nghiệp đều phải bao gồm ít nhất những yếu tố chủ chốt dưới đây:

» Mục tiêu học tập cụ thể: Khi gặp gỡ nhân viên để trò chuyện về kế hoạch phát triển, bạn cần xác định cụ thể mục tiêu học tập. Và đừng quên, mỗi nhân viên trong tổ chức có thể có lợi từ việc có mục tiêu học tập. Đừng để lọt một ai!

Ví dụ, giả sử rằng con đường sự nghiệp của một nhân viên sẽ bắt đầu ở vị trí một nhân viên thu mua cho tới giám đốc mua hàng. Mục tiêu học tập chủ chốt cho nhân viên này có thể là học về quản lý và hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP), kĩ thuật phân tích bảng tính, và giám sát.

» Nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu học tập đã chỉ định: Sau khi xác định rõ mục tiêu học tập của nhân viên, bạn phải quyết định họ sẽ hoàn thành nó như thế nào. Nguồn lực phát triển bao gồm những cơ hội để hỗ trợ sự phát triển của nhân viên. Sự phân công công việc cho các đội, theo dõi công việc, mở rộng nhiệm vụ (các nhiệm vụ không quá dễ hay quá khó và có liên quan đến những gì đang học), đào tạo chính quy, và nhiều thứ khác có thể cần thiết.

Đào tạo chính quy có lẽ được triển khai bởi người bên ngoài, bởi các giảng viên nội bộ, hoặc có thể là trong một loạt các mô-đun học tập tự hướng dẫn. Nếu việc đào tạo yêu cầu kinh phí hay các nguồn lực khác hãy xác định những nguồn lực này và cố gắng để đạt được.

» Trách nhiệm của nhân viên và nguồn lực: Phát triển sự nghiệp là trách nhiệm chung của nhân viên và người quản lý. Một doanh nghiệp có thể chi trả cho những cơ hội đào tạo và phát triển, nhưng nhân viên cũng có thể làm vậy (bất cứ nhân viên nào đã tự chi trả để có một tấm bằng đều có thể chứng thực việc này). Một kế hoạch phát triển sự nghiệp hoàn hảo nên bao gồm những việc nhân viên đó làm vào thời gian riêng của mình.

» Thời hạn yêu cầu hoàn thành mỗi mục tiêu học tập: Kế hoạch sẽ không thể tốt nếu không đặt ra những cột mốc hoàn thành mục tiêu và sự tiến bộ. Mỗi một mục tiêu học tập phải có hạn tương ứng để hoàn thành. Không chọn ngày gần quá vì sẽ gây khó khăn hay tạo áp lực quá nặng nề để có thể hoàn thành, cũng đừng kéo dài quá thời hạn vì nó sẽ mất đi tính chất tức thời và hiệu quả. Kế hoạch hoàn hảo nhất cho mục tiêu học tập cho phép nhân viên linh động thực hiện nhiệm vụ hằng ngày trong khi vẫn bắt kịp được những thay đổi trong chính môi trường kinh doanh đã đòi hỏi sự phát triển của nhân viên ngay từ đầu.

» Tiêu chuẩn đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu học tập: Đối với mỗi một mục tiêu, bạn phải có cách để đánh giá mức độ hoàn thành. Thông thường, người quản lý đánh giá liệu nhân viên này có thật sự vận dụng những kĩ năng mới mà họ được dạy hay không.

Trong bất cứ trường hợp cụ thể nào, luôn chắc chắn rằng những tiêu chuẩn bạn sử dụng để đo lường mức độ hoàn thành của một mục tiêu học tập phải luôn rõ ràng và có thể đạt được, đồng thời, cả bạn và nhân viên luôn hoàn toàn nhất trí với những tiêu chuẩn ấy.

Kế hoạch phát triển sự nghiệp của một nhân viên thu mua.

Kế hoạch phát triển sự nghiệp
Sarab Smith

Mục tiêu kĩ năng:
• Thành thạo quản lý và hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP).
Mục tiêu học tập:
• Học những điều cơ bản về giám sát nhân viên
Kế hoạch:
• Theo học người giám sát các công việc hằng ngày trong nửa ngày, bắt đầu ngay lập tức.
• Tham dự các buổi hội thảo cập nhật hằng quý vào thứ Tư đầu tiên của tháng Một, tháng Tư, tháng Bảy và tháng Mười. (Không mất phí: trong nhà.)
• Hoàn thành lớp “MRP cơ bản” trước quý đầu của năm tài khóa XX. (Thêm 550 đô-la cho chi phí đi lại.)
• Hoàn thành lớp “MRP trung cấp” trước quý hai của năm tài khóa XX. (Thêm 750 đô-la cho chi phí đi lại.)
• Tự chi trả để tiếp tục chương trình chứng chỉ kế toán tại trường cao đẳng cộng đồng địa phương.

Như bạn có thể thấy, kế hoạch phát triển sự nghiệp này bao gồm tất cả bốn yếu tố mà chúng tôi mô tả bên trên. Một kế hoạch phát triển sự nghiệp không quá phức tạp thì mới hiệu quả. Trong thực tế, khi nói đến kế hoạch phát triển nhân viên, càng đơn giản rõ ràng càng tốt. Hình thức cụ thể bạn không quá quan trọng – điều quan trọng nhất là bạn có lên kế hoạch phát triển sự nghiệp.

Cân bằng giữa phát triển và thu hẹp

Phần lớn các công ty đều bị ảnh hưởng khi nền kinh tế chuyển hướng. Có lẽ tổ chức của bạn đã cảm nhận được lưỡi dao sa thải, cắt giảm, hay giảm hiệu lực cận kề. Nếu như vậy, bạn sẽ băn khoăn: “Chẳng phải là việc phát triển nhân viên quá khó thực hiện khi mà mọi thứ đang thay đổi chóng mặt quanh tôi sao? Đến sang năm khéo nhân viên của tôi chẳng còn ở đây nữa, nói gì đến chuyện lập kế hoạch để phát triển bản thân.”

Thật sự, không xa sự thật hơn thế. Mặc dù các doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi nhanh chóng, việc phát triển nhân viên vẫn quan trọng hơn bao giờ hết. Khi các phòng ban được kết hợp, giảithể hoặc tổ chức lại, nhân viên phải sẵn sàng để đảm nhiệm vai trò mà họ có thể chưa từng làm. Trong một số trường hợp, nhân viên có lẽ phải cạnh tranh nội bộ để có được vị trí hay làm việc cả ở phòng ban khác để đảm bảo họ có thể giữ được việc làm ở công ty. Trong thời điểm này, nhiều nhân viên cảm thấy họ đã mất kiểm soát trong công việc cũng như trong cuộc sống của chính họ.

Lên kế hoạch và phát triển nghề nghiệp giúp nhân viên trong tổ chức trải qua những thay đổi nhanh chóng với những công cụ mà họ cần để giành lại quyền kiểm soát sự nghiệp của mình.

Danh sách dưới đây đề cập đến những điều mà một số công ty lớn nhất nước Mỹ đã làm để giúp nhân viên vượt qua việc thu gọn doanh nghiệp và tái tổ chức:

» Do sự thay đổi lớn về tổ chức, GE đã đưa ra chương trình đào tạo sự nghiệp cho những nhân viên kĩ thuật quan trọng. Công ty cũng lên kế hoạch cho các cuộc họp không chính thức để theo sát việc hoàn thành khóa đào tạo kĩ thuật này.

» Ở AT&T có những buổi hội thảo đặc biệt về phát triển sự nghiệp kéo dài ba ngày cho nhân viên trên toàn quốc để đối phó với sự cắt giảm đáng kể nhân lực.

» IBM xem xét lại toàn bộ kế hoạch sự nghiệp của hàng nghìn nhân viên đã chuyển đổi từ vị trí nhân viên sang vị trí bán hàng do tái tổ chức tập đoàn.

Mặc dù những hậu quả tiêu cực rõ ràng của việc thu hẹp ảnh hưởng đến tinh thần và lòng tin của nhân viên, thời gian thay đổi này lại cho người quản lý một cơ hội để hình thành nên tương lai của tổ chức. Đối với nhiều nhà quản lý, thời gian này là lần đầu tiên họ có cơ hội để thiết lập lại tổ chức.

MƯỜI CÁCH DỄ DÀNG ĐỂ PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Mặc dù bạn có rất nhiều cách để phát triển nhân viên, nhưng một số cách rõ ràng tốt hơn những cách khác. Đây là mười cách hay nhất – và dễ nhất:

1. Trao cho nhân viên cơ hội học hỏi và phát triển.
2. Là người cố vấn cho nhân viên.
3. Để một nhân viên làm công việc của bạn trong các cuộc họp nhân viên.
4. Phân công nhân viên về một đội.
5. Cho phép nhân viên theo đuổi và phát triển bất kì ý tưởng nào mà họ có.
6. Cung cấp cho nhân viên sự chọn lựa công việc.
7. Gửi nhân viên đến các buổi hội thảo với chủ đề mới.
8. Để nhân viên đi cùng với bạn khi bạn gặp khách hàng.
9. Giới thiệu nhân viên với những quản lý cấp cao trong tổ chức và sắp xếp để nhân viên có thể thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt.
10. Cho phép nhân viên theo học việc bạn trong ngày làm việc.

Phát triển nhân viên quan trọng hơn bao giờ hết khi nhân viên được yêu cầu đảm nhận vai trò mới mang trách nhiệm nhiều hơn trong tổ chức. Nhân viên cần sự ủng hộ của bạn ngay bây giờ; hãy đảm bảo rằng bạn luôn ở đó để hỗ trợ họ. Sự ủng hộ này là một trong những món quà đáng giá nhất bạn có thể trao cho họ.