DMCA.com Protection Status

Cơ bản về đặt mục tiêu - Truyền đạt ý tưởng và mục tiêu của bạn với nhóm  quan tâm

Được viết bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 10:53 ngày 17/08/2018

Có được mục tiêu thì rất tuyệt, nhưng bạn mở lời với nhân viên như thế nào? Như bạn biết, mục tiêu nên hướng tới tầm nhìn của tổ chức. Thiết lập mục tiêu giúp bạn đảm bảo rằng nhân viên tập trung để đạt được ý tưởng đó trong khung thời gian đã đề ra và với những kết quả mong muốn. Bạn có nhiều cách để truyền đạt mục tiêu tới nhân viên, nhưng một số cách thì tốt hơn những cách khác. Ở từng trường hợp, bạn phải truyền đạt mục tiêu một cách rõ ràng, người nhận phải hiểu mục tiêu đó, và những bên liên quan phải theo sát để đạt được mục tiêu.

SỨC MẠNH CỦA MỤC TIÊU THƯỜNG NIÊN TẠI MARMOT MOUNTAIN

Khi Steve Crisafulli là Giám đốc của Công ty trách nhiệm hữu hạn Marmot Mountain, một nhà sản xuất quần áo siêu cao cấp ở California, anh ta nhanh chóng khám phá ra rằng Marmot đang gặp rắc rối lớn. Công ty không có hồ sơ tín dụng, hệ thống hàng tồn kho của công ty không đầy đủ, và nhân viên luôn chậm trễ trong nộp báo cáo tài chính cho người ra quyết định. Crisafulli lên kế hoạch phát triển những mục tiêu cụ thể để lãnh đạo công ty hướng tới mục tiêu sinh lời. Tuy nhiên, công việc phải được thực hiện từng bước.

Vấn đề đầu tiên Crisafulli tập trung vào là những khó khăn xảy ra liên tiếp trong việc vận chuyển tới khách hàng đúng giờ. Ở một ví dụ cụ thể tồi tệ, toàn bộ dòng sản phẩm quần áo mùa đông – do các cửa hàng vào ngày Quốc tế Lao động – đã không được giao cho tới tháng Một năm sau. Vì thế mà, việc kinh doanh trượt dốc thảm hại. Ngay sau đó Crisafulli tạo lên quy trình giao nhận đúng giờ các sản phẩm của Marmot, coi đây là ưu tiên số một của công ty. Nhân viên đồng thuận với mục tiêu hoàn thành dòng sản phẩm quần áo mùa đông năm tới trước nửa sau tháng Chín. Để hoàn thành mục tiêu, đội quản lý tiến hành các cuộc họp hằng ngày, quản lý bắt đầu trao đổi thông tin với nhau và với công nhân, nhân viên kiểm định chất lượng ra ngoài để kiểm tra những nhà cung cấp chủ chốt, và ngân sách cho tiếp thị cũng được tăng lên.

Tóm gọn lại, không chỉ Marmot đạt được mục tiêu mà toàn bộ dòng sản phẩm quần áo mùa đông cũng được chuyển đi trong 2 tuần trước hạn giữa tháng Chín.

Thậm chí đến ngày nay, công ty vẫn theo đuổi duy trì quyết tâm kiên định đã cứu thoát nó bên bờ vực nhiều năm trước. Ở cuộc họp chiến lược thường niên, đội quản lý của Marmot quyết định đưa ra một mục tiêu cho năm tiếp theo.

Truyền tải tầm nhìn của tổ chức quan trọng ngang với việc truyền tải những mục tiêu cụ thể. Bạn có thể truyền tải tầm nhìn theo nhiều cách và thường xuyên, tới tổ chức và tới những người quan trọng như khách hàng, nhà cung cấp,... Lưu ý cả những khó khăn có thể: tầm nhìn của tổ chức thường xuyên được cân nhắc trong chuỗi những cuộc họp quản lý để lại trong lòng người tham gia (bạn, những nhà quản lý) sự nản chí và mệt mỏi. Vào lúc các nhà quản lý đạt được mục tiêu cuối cùng là phát triển tầm nhìn của công ty, họ đã cảm thấy phát chán lên với nó và sẵn sàng để tiếp tục thử thách tiếp theo.

Nhiều tổ chức đánh mất cơ hội ở thời điểm quan trọng và do đó chậm trễ trong việc truyền đạt tầm nhìn. Mỗi một tầng bậc nối tiếp của tổ chức lại có xu hướng hút đi một phần năng lượng của tầm nhìn, nên vào thời điểm nó được truyển tải tới nhân viên, tầm nhìn trở nên chán ngắt và không còn sức sống.

Khi bạn truyền tải tầm nhìn và mục tiêu, hãy truyền tải nó với năng lượng và với tinh thần cấp bách và quan trọng. Bạn đang nói về tương lai của tổ chức và nhân viên, không phải là điểm số của trận đấu đêm qua! Nếu đội của bạn không nghĩ rằng bạn quan tâm tới ý tưởng, thì tại sao họ phải quan tâm? Nói đơn giản, họ sẽ không.

Các công ty thường xuyên thông báo mục tiêu dài hạn tới nhân viên – và toàn thể mọi người – theo những cách đã được thiết kế để tối đa hóa tầm ảnh hưởng. Các công ty thường truyền tải ý tưởng theo những cách sau đây:

» Tiến hành những cuộc mít tinh lớn để tuyên bố công khai tầm nhìn trong những bài thuyết trình truyền cảm hứng.
» Đóng nhãn tầm nhìn lên bất cứ thứ gì có thể – danh thiếp, tiêu đề trên văn phòng phẩm, những bức tranh lớn treo trong phòng giải lao, thư thông báo, thẻ tên nhân viên, và các vật khác nữa.
» Tạo ra những phương châm đầy tự hào trên các trang mạng của công ty; trên các trang Facebook; và thông qua chiến dịch truyền thông điện tử, Twitter, cùng những phương pháp truyền thông sử dụng mạng khác.
» Đề cập những ý tưởng của công ty trên báo, đài, tivi và những cuộc phỏng vấn truyền thông khác.

» Khuyến khích quản lý nói đến tầm nhìn trong các cuộc họp với nhân viên hay những tương tác bằng lời khác với nhân viên và trong quá trình tuyển dụng.

Để tránh phản ứng hoài nghi từ nhân viên, những người có lẽ đã nghi ngờ động cơ của người quản lý khi công khai một sáng kiến mới, nhắc tới nó một cách ngẫu nhiên, thân mật, chân thành sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tổ chức một sự kiện lớn, nhưng không liên quan đến cá nhân ai cả. Trong trường hợp này, ít hơn thì sẽ tốt hơn.

Không giống như tầm nhìn, các mục tiêu thường có thể được cá nhân hóa về phòng ban hay riêng từng nhân viên dễ dàng hơn, và bạn phải sử dụng các phương pháp trực tiếp và trang trọng hơn để truyền tải đến họ. Những hướng dẫn dưới đây có thể hữu ích:

» Viết ra các mục tiêu.
» Tiến hành các cuộc họp riêng, trực tiếp với các nhân viên để giới thiệu, bàn bạc và phân công mục tiêu.

Nếu khoảng cách địa lý ngăn cản phương thức này hoặc bạn không thể tiến hành một cuộc họp mặt đối mặt, thì hãy tiến hành họp qua điện thoại. Điều quan trọng là đảm bảo nhân viên của bạn nghe thấy mục tiêu, hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng của bạn, và có cơ hội được làm rõ những vấn đề chưa hiểu.
» Tập hợp đội của bạn đến cùng nhau để giới thiệu mục tiêu liên quan đến cả đội.

Bạn có thể giao các mục tiêu cho các đội thay vì chỉ có các cá nhân đảm nhiệm. Nếu ở trường hợp này, hãy tập hợp đội của bạn lại và giải thích vai trò của đội cũng như từng cá nhân trong việc hoàn thành xuất sắc mục tiêu.

Hãy đảm bảo tất cả thành viên trong đội hiểu chính xác những gì họ được yêu cầu làm và liệu lãnh đạo hay những người cùng lãnh đạo có chịu trách nhiệm sau cùng về việc đạt được mục tiêu hay không. Hãy khiến mọi nhân viên cảm thấy tin tưởng và cố gắng khiến cho các mục tiêu ngấm vào mỗi người.

» Hãy cố gắng đạt được những cam kết của nhân viên, dù là theo từng cá nhân hay cả đội, để nỗ lực đạt được các mục tiêu một cách thành công.

Yêu cầu nhân viên chuẩn bị và trình bày những kế hoạch và lịch trình để giải thích cách mà họ có thể đạt được những mục tiêu được giao trong thời hạn đã thỏa thuận. Sau khi nhân viên bắt đầu làm việc dựa trên các mục tiêu, hãy giám sát thường xuyên tiến độ để đảm bảo họ đang đúng hướng, và cộng tác với họ để giải quyết bất cứ vấn đề nào.