DMCA.com Protection Status

Cơ bản về đặt mục tiêu - Ưu tiên hàng đầu: Toàn tâm chú ý  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 14:59 ngày 22/08/2018

Sau khi quyết định mục tiêu nào là quan trọng với bạn và tổ chức, bạn sẽ đi đến phần khó khăn. Làm thế nào mà bạn, một nhà quản lý, có thể duy trì sự tập trung của nhân viên – và của bản thân bạn, – để đạt được những mục tiêu đã đề ra?

Quá trình thiết lập mục tiêu có thể tạo ra sự hứng khởi và gắn kết nhân viên với công việc của doanh nghiệp, dù các mục tiêu được tạo ra riêng rẽ, theo phòng ban hay theo chức năng. Mặc dù vậy sự hứng khởi này có thể nhanh chóng bốc hơi khi nhân viên quay trở lại bàn làm việc. Bạn phải từng bước đảm bảo rằng trọng tâm của tổ chức luôn phải duy trì ở những mục tiêu đã được thỏa thuận, chứ không phải ở những vấn đề khác (những vấn đề ít quan trọng hơn nhưng tạm thời cấp bách hơn). Tất nhiên, nhiệm vụ này nói dễ hơn rất nhiều so với khi thực hiện.

NHỮNG CÁCH TRUYỀN TẢI CỦA HALLMARK

Tập đoàn Hallmark Cards, nhà sản xuất thiếp chúc mừng lớn nhất thế giới, luôn tin vào giá trị của truyền tải sứ mệnh, mục tiêu và thông tin quan trọng của doanh nghiệp tới chính những nhân viên của họ. Theo Nguyên Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành của Hallmark, Irvine O.Hockaday, Jr.: “Hàng rào bền vững duy nhất của tổ chức là năng lượng và sự tài tình của chính những con người. Để khai thác được điều đó, Giám đốc Điều hành phải xây dựng tầm nhìn, trao quyền cho nhân viên, khuyến khích làm việc theo đội nhóm, và khơi gợi lên ngọn lửa cạnh tranh.”

Nhằm hỗ trợ những cam kết để chuyển lời tới nhân viên, Hallmark đã phát triển một danh mục chi tiết công bố các nhân viên chính thức. Thêm vào việc xây dựng thư tin tức hằng ngày, Noon News, cho tất cả nhân viên,  allmark còn xuất bản Crown, tạp chí ra hai tháng một lần cho nhân viên, và thư tin tức cho quản lý có tên Directions. Tuy nhiên, cam kết của Hallmark với việc truyền tải không dừng lại với thư tin tức và tạp chí – khi Hockaday còn làm việc ở Hallmark, ông thường xuyên mời các công nhân cùng ăn để chia sẻ thông tin.

Duy trì sự tập trung vào các mục tiêu có thể là điều vô cùng khó khăn – đặc biệt, khi bạn là người bận rộn và các mục tiêu lẫn lộn với trách nhiệm thường ngày của bạn. Hãy suy nghĩ về những tình huống yêu cầu sự chú ý của bạn trong suốt một ngày điển hình ở nơi làm việc:

» Bạn có thường xuyên ngồi vào bàn làm việc vào buổi sáng, sắp xếp các ưu tiên cho một ngày, chỉ để 5 phút sau, ưu tiên đó hoàn toàn thay đổi khi bạn nhận một cuộc gọi từ lãnh đạo hay không?
» Có bao nhiêu lần một nhân viên đột xuất đến gặp bạn trình bày một vấn đề?
» Bạn đã từng tham dự một cuộc họp được gọi là nhanh mà kéo dài vài giờ đồng hồ chưa?

Có vô số tình huống mà bạn hay nhân viên của bạn có thể đi lệch hướng và mất tập trung vào mục tiêu cần được hoàn thành của tổ chức. Một trong những vấn đề lớn nhất mà nhân viên đối mặt là nhầm lẫn hoạt động với kết quả hữu hình. Bạn có biết người nào làm việc nhiều giờ đến nỗi không thể tin được – muộn vào ban đêm và vào cuối tuần – nhưng không bao giờ làm xong công việc? Những nhân viên này dường như luôn luôn bận rộn, nhưng họ đang làm những việc sai. Đây được gọi là bẫy hoạt động mà bạn và nhân viên của bạn rất dễ ngã vào.

Chúng tôi đã đề cập quy tắc chung là 80% năng suất của công nhân đến từ 20% hoạt động của họ. Mặt khác của quy tắc này là chỉ 20% năng suất của công nhân đến từ 80% hoạt động của họ. Thống kê này minh họa cho bẫy hoạt động ở nơi làm việc. Bạn làm gì trong một ngày làm việc bình thường? Quan trọng hơn, bạn làm gì với 80% tổng số thời gian sản sinh ra những kết quả rõ ràng là rất ít như vậy? Bạn có thể ra khỏi bẫy hoạt động và kiểm soát kế hoạch cũng như các ưu tiên của mình. Tuy nhiên, bạn phải rất cứng rắn và phải chuyên tâm theo đuổi các mục tiêu của mình.

Đạt được mục tiêu hay không, tất cả phụ thuộc vào bạn. Không phải ai khác, thậm chí không phải lãnh đạo của bạn (có lẽ đặc biệt không phải là lãnh đạo), có thể giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu. Bạn phải chịu trách nhiệm và tìm ra cách làm việc hiệu quả với mình. Nếu bạn không kiểm soát được kế hoạch của chính mình, đơn giản là bạn đang để cho mọi người kiểm soát kế hoạch của bạn.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn và nhân viên thoát khỏi bẫy hoạt động:

» Hoàn thành những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trước. Với tất cả sự phân tán ảnh hưởng tiêu cực tới khả năng tập trung của bạn, với sự cám dỗ làm những việc dễ trước và để những việc khó về sau, và với những người đến văn phòng chỉ để tán gẫu hay xả những vấn đề của họ vào bạn, việc tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của bạn luôn luôn là một thách thức. Tuy nhiên, nếu không thực hiện những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trước, bạn gần như sẽ nằm gọn trong bẫy hoạt động. Hãy tìm ra những nhiệm vụ có cùng ưu tiên trong danh sách nhiệm vụ để làm từng ngày, từng tuần, và từng tháng. Nếu nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu quá lớn, hãy chia nó thành những mảng nhỏ hơn và tập trung vào những mảng quan trọng nhất đầu tiên.

» Có tổ chức. Tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả là những hoạt động vô cùng quan trọng của bất kì ai trong doanh nghiệp. Nếu có tổ chức, bạn sẽ có thể dành ít thời gian hơn để cố gắng xác định những việc mình nên làm và nhiều thời gian hơn để thực hiện chúng.

» Nói không. Nếu ai đó cố gắng biến vấn đề của họ thành vấn đề của bạn, hãy nói không! Nếu là một nhà quản lý, bạn có thể không thích gì hơn việc đón nhận thách thức mới và giải quyết chúng. Tuy nhiên, xung đột xuất hiện khi giải quyết vấn đề của ai đó lại làm gián đoạn chính công việc của bạn. Bạn phải chiến đấu với sự cám dỗ mất kiểm soát ngày làm việc của mình. Hãy luôn tự hỏi bản thân: “Điều này giúp gì cho mình để hoàn thành mục tiêu?”