DMCA.com Protection Status

Cơ bản về đặt mục tiêu - Xác định mục tiêu thông minh  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 11:28 ngày 15/08/2018

Bạn có thể tìm thấy tất cả mục tiêu trong tất cả loại hình công ty. Một số mục tiêu ngắn hạn và cụ thể (“Bắt đầu từ tháng tới, chúng ta sẽ tăng sản lượng hai sản phẩm mỗi nhân viên trên một giờ”); một số mục tiêu khác trong dài hạn và mơ hồ (“Trong vòng năm năm tới, chúng ta sẽ trở thành một tổ chức học hỏi”). Nhân viên có thể dễ dàng hiểu một số mục tiêu (“Công nhân thuộc dây chuyền sản xuất sẽ có không quá 20 sản phẩm lỗi mỗi tháng”), nhưng những mục tiêu khác có thể khó để đo lường và chinh phục vì có quá nhiều cách hiểu (“Tất cả nhân viên được mong đợi sẽ tôn trọng nhau hơn trong năm tài khóa tới”). Tuy nhiên, có những mục tiêu có thể được
hoàn thành tương đối dễ dàng (“Nhân viên lễ tân sẽ luôn trả lời điện thoại trước hồi chuông thứ ba”) trong khi những mục tiêu khác thì gần như không thể đạt được (“Tất cả nhân viên sẽ phải biết năm ngôn ngữ mà khách hàng của chúng ta nói trước khi kết thúc năm tài khóa”).

Làm thế nào để biết được loại hình mục tiêu cần thiết lập? Xét cho cùng thì điểm mấu chốt để thiết lập nên mục tiêu là phải đạt được chúng. Sẽ chẳng có lợi lộc khi bạn phải vất vả triệu tập các cuộc họp, đào bới tìm hiểu nhu cầu của tổ chức, và lãng phí thời gian quý báu chỉ để kết thúc với những mục tiêu không hiệu quả hay không thể đạt được. Không may, kịch bản này mô tả những điều mà quá nhiều người quản lý đã làm với thời gian của họ.

Những mục tiêu tốt nhất là những mục tiêu thông minh (smart) – thật vậy, mục tiêu SMART là chữ viết tắt để giúp bạn dễ nhớ.

SMART viết tắt cho bản liệt kê năm đặc điểm của những mục tiêu hoàn hảo:

» Cụ thể (Specific): Mục tiêu phải thật rõ ràng và không mơ hồ; những suy nghĩ mơ hồ và chung chung không mang lại hiệu quả khi thiết lập mục tiêu. Khi mục tiêu cụ thể, nhân viên sẽ biết chính xác những gì được mong đợi, khi nào và bao nhiêu. Bởi vì mục tiêu cụ thể, nên bạn có thể dễ dàng đánh giá tiến bộ của nhân viên.

» Đo lường được (Measurable): Mục tiêu tốt ở điểm nào khi mà bạn không thể đo lường được? Nếu mục tiêu không thể đo lường được, bạn không bao giờ biết liệu nhân viên của mình có đang làm đúng tiến độ để hướng tới hoàn thành mục tiêu hay không. Không chỉ như vậy, nhân viên của bạn có lẽ sẽ gặp khó khăn khi cố gắng duy trì động lực hoàn thành mục tiêu nếu họ không có những cột mốc để chỉ ra những bước tiến của mình.

» Có thể đạt được (Attainable): Mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được bởi những nhân viên trung bình. Mục tiêu hoàn hảo đòi hỏi nhân viên phải cố gắng để đạt được, nhưng mục tiêu ấy phải không quá khó, không quá cao và cũng không quá thấp. Mục tiêu được thiết lập quá cao hay quá thấp đều trở nên vô nghĩa, và nhân viên, một cách tự nhiên, sẽ lờ những mục tiêu ấy đi.

» Thích hợp (Relevant): Mục tiêu phải là công cụ quan trọng trong kế hoạch thực hiện để đạt được ý tưởng và sứ mệnh của công ty.

Chúng tôi được biết rằng 80% năng suất lao động của công nhân chỉ đến từ 20% hoạt động của họ. Bạn có thể đoán được 80% hoạt động công việc đi về đâu! Cách tính toán theo nguyên tắc 80/20 này xuất phát từ nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này khẳng định 80% sự giàu có của hầu hết các quốc gia là do 20% dân số nắm giữ, và nó đã được áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Những mục tiêu thích hợp quyết định 20% hoạt động của nhân viên, yếu tố ảnh hưởng lớn đến năng suất và giúp công ty lại gần hơn với mục tiêu, từ đó giúp công ty và bạn thành công.

» Thời gian hoàn thành (Time-bound): Mục tiêu phải có thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, và khoảng thời gian cố định. Cam kết thực hiện theo thời hạn giúp nhân viên tập trung cố gắng vào việc hoàn thành mục tiêu đúng hoặc trước hạn. Mục tiêu không có thời hạn hay kế hoạch hoàn thành có xu hướng bị làm nhiễu bởi những khủng hoảng hằng ngày chắc chắn hiện diện trong tổ chức.

Những mục tiêu SMART tạo nên tổ chức thông minh. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nhiều giám đốc và người quản lý không chú ý đến việc phối hợp với nhân viên để cùng nhau đặt ra mục tiêu. Và nếu có ai làm việc đó thì các mục tiêu thường không rõ ràng, mơ hồ, không thực tế, không thể đo lường được, không gây được thích thú, và không thích hợp với tầm nhìn của tổ chức. Bằng việc phát triển những mục tiêu SMART với nhân viên, bạn có thể tránh những chiếc bẫy này trong khi vẫn đảm bảo sự phát triển của tổ chức và đội nhóm.

Mặc dù việc thiết lập hệ thống mục tiêu SMART sẽ cho bạn những chỉ dẫn để xây dựng những mục tiêu hiệu quả, vẫn còn những suy tính khác mà bạn phải lưu tâm. Những lý do dưới đây giúp bạn đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có thể dễ dàng hiểu và phản hồi về những mục tiêu mà bạn và nhân viên đã đồng thuận.

» Đảm bảo mục tiêu phải gắn kết với vai trò của nhân viên trong tổ chức. Nhân viên sẽ theo đuổi mục tiêu của tổ chức dễ dàng hơn khi nó là một phần công việc hằng ngày và họ có thể nhận ra mình đã đóng góp những gì. Ví dụ, giả sử bạn lập mục tiêu cho nhân viên hàn bảng mạch tăng 2% năng suất mỗi quý. Những nhân viên này dành phần lớn thời gian làm việc hiện tại để theo đuổi mục tiêu bởi nó là một phần thiết yếu trong công việc của họ. Tuy nhiên, nếu bạn trao cho cùng những nhân viên ấy một mục tiêu “cải thiện tính đa dạng của tổ chức”, thì điều đó có liên quan gì tới công nhân dây chuyền sản xuất? Không gì cả. Mục tiêu có vẻ cao cả và quan trọng với tổ chức, nhưng bởi vì nhân viên không đưa ra quyết định tuyển dụng nên bạn đã lãng phí cả thời gian của bạn và của họ với mục tiêu đặc biệt này.

» Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng tiêu chuẩn nghề nghiệp để hướng dẫn hành động. Đâu là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong tổ chức? Sự trung thực? Công bằng? Tôn trọng? Bất kể là gì, hãy đảm bảo rằng lãnh đạo luôn là tấm gương về cách cư xử và thưởng cho những nhân viên làm tốt tiêu chuẩn đó.

» Mục tiêu đơn giản là những mục tiêu tốt hơn. Mục tiêu của bạn càng dễ hiểu thì nhân viên sẽ càng dễ làm việc và đạt được. Mục tiêu không nên dài hơn một câu; ngắn gọn, thuyết phục, và dễ đọc, dễ hiểu.

Mục tiêu nào dài hơn một câu thì đó thật sự là một mục tiêu phức tạp. Khi bạn thấy những mô tả mục tiêu phức tạp, hãy chuyển nó thành những mục tiêu nhỏ hơn với chỉ một câu mô tả. Những mục tiêu cần tới một trang hoặc hơn để mô tả thì không thật sự là mục tiêu; đó là những cuốn sách thì đúng hơn.

Hãy sắp xếp và thử lại.