DMCA.com Protection Status

Đối mặt với thử thách quản lý  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 14:46 ngày 28/06/2018

Khi được giao nhiệm vụ ở vị trí không phải nhà quản lý, tự mình hoàn thành công việc là điều khá đơn giản và không có gì khó khăn. Kết quả đạt được là câu trả lời trực tiếp cho sự nỗ lực của bạn. Để hoàn thành nhiệm vụ, đầu tiên bạn phải rà soát nhiệm vụ được giao, sau đó mới quyết định bạn có thể hoàn thành tốt nó ở mức độ nào, rồi lên kế hoạch và đặt ra những mốc để hoàn thành công việc xuất sắc nhất có thể. Khi đã tiếp cận được với những
công cụ và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ làm nó một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Bạn là một người làm việc chuyên nghiệp – kiểu người thông minh, được việc.

Tuy nhiên, nếu nắm giữ vị trí quản lý, có lẽ bạn đã được lựa chọn bởi vì bạn có kĩ năng trong một lĩnh vực đang phụ trách. Ví dụ, một người bạn của Peter tên là John, anh ta là thành viên của một đội lập trình phần mềm phát triển một ứng dụng phức tạp cho máy tính xách tay. Khi anh ta còn là một thành viên, mọi thứ rất tốt đẹp. Anh ta đi làm với áo phông và quần jean, cũng giống như mọi người trong đội, và thường dành thời gian với
anh em lập trình viên sau giờ làm việc. Tuy nhiên, mối quan hệ đó đã thay đổi khi John trở thành quản lý của chính nhóm này.

Trong vai trò mới là cấp trên, đầu tiên John đã thay đổi văn phòng. Thay vì tạo không gian làm việc mở với những đồng nghiệp khác, anh ta chuyển đến văn phòng riêng – một mình với bốn bức tường và chỉ có một cửa sổ nhìn ra bãi đỗ xe. Ngoài cửa là một nhân viên an ninh. Và khi ấy, tất nhiên quần jean và áo phông không còn được xuất hiện nữa, thay vào đó là trang phục công sở với com lê và cà vạt. John chuyển sang quan tâm tới những vấn đề nghiêm túc hơn thay vì những chương trình vui nhộn trước kia, ví dụ như chi phí vượt kế hoạch, chậm tiến độ, nhiều nhiều thứ khác nữa. Khi vai trò của John thay đổi, các mối quan hệ của anh ấy với đồng nghiệp cũng
thay đổi. Anh ta không còn là một đồng nghiệp đơn thuần mà là cấp trên. Để đạt được mục tiêu, John phải nhanh chóng chuyển từ một người thực thi sang vai trò một nhà quản lý của những người thực thi.

Khi phải hoàn thành công việc thông qua những người khác, bạn phải có trong mình nhiều kĩ năng hơn so với khi bạn tự làm công việc ấy. Quyết định tưởng chừng đơn giản này – giao trách nhiệm hoàn thành công việc cho một người nào đó – thực tế lại đòi hỏi ở bạn sự cân nhắc kĩ lưỡng. Với vai trò mới, chỉ chuyên môn là không đủ, cho dù bạn có giỏi đến cỡ nào. Bây giờ bạn phải có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và phản ứng nhanh với mọi tình huống.

Nói cách khác, bên cạnh là một người thực thi tốt, bạn phải là một nhà quản lý tốt của những người thực thi tốt. Nếu bạn cần giúp đỡ ở lĩnh vực này, hãy thảo luận ngay với người quản lý hay cấp trên của mình về các chương trình đào tạo bên ngoài. Bạn cần được trang bị ngay lập tức những kỹ năng đó. Đừng lãng phí thời gian nữa!

Đừng chạy theo những giải pháp tình thế

Bỏ ngoài tai những điều mà nhiều người muốn bạn tin đi, quản lý không phải lúc nào cũng là ra quyết định chớp nhoáng. Chắc chắn rồi, một số nhà quản lý đôi lúc có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, nhưng nếu muốn có những quyết định hiệu quả nhất thì trước đó cần phải có thời gian xem xét các lựa chọn. Việc trở thành một nhà quản lý không đơn giản chút nào. Đúng vậy, các giải pháp quản lý tốt nhất thường là những lý thuyết thông thường, nhưng biến cái thông thường ấy thành thực tế lại rất khó.

Quản lý chính là thái độ, là cách sống. Quản lý là sự khát khao mãnh liệt được làm việc với mọi người và giúp họ thành công, cũng như sự mong muốn giúp tổ chức thành công. Quản lý là một quá trình học hỏi suốt đời, không kết thúc khi bạn rời khỏi một buổi hội thảo một giờ đồng hồ hay xem xong một clip 25 phút. Quản lý giống như một câu chuyện cũ về một người chủ nhà bất hạnh choáng váng khi phải chi 100 đô-la Mỹ để sửa van nước bị rò rỉ. Khi được yêu cầu giải thích nguyên do của mức phí trên trời này, thợ ống nước trả lời: “Vặn con ốc thì mất 5 đô thôi. Nhưng xác định đai ốc nào để vặn tốn 95 đô đấy”.

Quản lý là công việc của con người. Nếu bạn không thấy hứng thú khi làm việc với những người xung quanh như giúp đỡ họ, lắng nghe họ, thấu hiểu họ, khuyến khích họ và chỉ dẫn họ thì bạn sẽ không thể trở thành một nhà quản lý.

Bởi vì quản lý là một thử thách như vậy, nên ngành công nghiệp đào tạo quản lý đã nở rộ để sẵn sàng giúp các nhà quản lý học cách giải quyết vấn đề. Thật không may mắn, những người đào tạo thường chỉ tập trung tạo ra sự hài lòng mang tính thời điểm cho học viên. Trong khi những học viên này đã phải chi hàng trăm thậm chí hàng nghìn đô-la để tham gia những khóa học ấy.

Một lần, Peter tham dự buổi tập huấn nâng cao kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp giữa các thành viên trong công ty. Bạn có thể hình dung như thế này: Sau bữa trưa, còn lại một khay rất nhiều đồ ăn thừa như các loại rau củ, bánh vòng và trái cây, và tất cả được đặt trên một cái bàn bên cạnh phòng. Huấn luyện viên đứng dậy, đối nhiện nhóm học viên và nói: “Nhiệm vụ tiếp theo của các bạn là chia thành bốn nhóm và xây dựng mô hình của
một nhà quản lý hoàn hảo, chỉ được sử dụng những thức ăn còn thừa trên khay kia thôi”. Khi ấy mọi người trong phòng xì xào bàn tán. Huấn luyện viên tiếp lời: “Tôi không muốn nghe thấy bất cứ lời phàn nàn nào, tôi chỉ muốn thấy các bạn thật vui khi làm điều thú vị này trong nửa giờ tới”.

Các nhóm luống cuống thực hiện nhiệm vụ xây dựng hình mẫu của một nhà quản lý hoàn hảo. Và rồi, một vài hình ảnh nhỏ nhắn xinh xắn bắt đầu được hình thành. Quả chuối ở đây này, củ cà rốt phải xếp ở kia này... và thật tuyệt! Sau một cuộc chiến nhẹ nhàng để chiếm ưu thế, đội chiến thắng đã được vinh danh. Kết quả ư? Tôi tưởng bạn không quan tâm chứ? Xem hình 1-1 nhé.

Phải thừa nhận rằng kết quả rất đáng yêu (và cũng rất ngon nữa), nhưng hôm tới, khi các các lãnh đạo này trở về công ty để điều hành nhân viên của mình, liệu có sự khác biệt nào thực sự được tạo ra không? Chúng tôi không nghĩ như vậy. Liệu buổi tập huấn này có phải là nơi xả hơi tuyệt vời sau chuỗi thời gian làm việc ngày qua ngày tại văn phòng không? Chuẩn luôn! Nhưng liệu nó có phải là phương pháp huấn luyện hiệu quả có sức ảnh hưởng lâu dài không?

Câu trả lời là không.

Đồng hành cùng nhân viên

Nếu thử thách này vẫn là chưa đủ thì hiện nay các nhà quản lý lại đối mặt với một thử thách khác, đó là thứ làm lay chuyển nền tảng của kinh doanh hiện đại: cùng làm việc và đồng hành với nhân viên của mình.

Về bản chất, quản lý có nghĩa là phân chia công việc của công ty thành những nhiệm vụ riêng biệt, giao những việc đó cho từng cá nhân, sau đó giám sát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên và hướng họ theo hướng đi đúng để có thể hoàn thành nhiệm vụ kịp thời hạn với mức ngân sách cho phép. Thực tế, trước kia việc quản lý thường dựa trên nỗi sợ hãi, sự dọa nạt cũng như dùng quyền lực để ép cấp dưới hoàn thành công việc. Nếu mọi việc không diễn ra theo như kế hoạch ban đầu, lúc này, người quản lý chỉ đơn giản giải quyết vấn đề bằng câu: “Tôi không quan tâm anh làm cái gì để hoàn thành công việc, làm đi, thế thôi!” Khoảng cách giữa cấp trên và cấp
dưới được xác định thường xuyên và rõ ràng.

HÃY CẨN THẬN VỚI SỰ BÙNG NỔ CÔNG NGHỆ!
Trong thế giới công nghệ thông tin ngày nay, các phương thức kinh doanh đang chuyển sang một hướng khác. Sự có mặt của hệ thống máy tính, thư điện tử và hộp thư thoại sẽ đập tan rào cản ngăn cách giữa các các cá nhân, phòng ban cũng như các bộ phận của tổ chức. Frederick Kovac – Nguyên Phó Giám đốc Kế hoạch của Công ty Lốp xe và Cao su Goodyear, từng nói “Ngày trước, nếu muốn biết thông tin gì, bạn phải chạy xuôi, ngược, lên, rồi xuống, mọi ngõ ngách trong công ty, hỏi hết người này đến người khác. Còn bây giờ, chỉ cần một thao tác, ai cũng có thể nắm được đầy đủ thông tin về công ty, y hệt Chủ tịch hội đồng quản trị vậy.”

Trong môi trường làm việc mới, những gì đang diễn ra bên trong công ty cũng là tấm gương phản chiếu những điều đang xảy ra bên ngoài. Dưới đây là những yếu tố đang tạo nên sự thay đổi nhanh chóng và không ngừng nghỉ trong môi trường làm việc mới hiện nay.

» Sự gia tăng cạnh tranh toàn cầu
» Công nghệ và đổi mới tiên tiến
» Sự thu hẹp khoảng cách cấp bậc trong tổ chức
» Suy thoái kinh tế toàn cầu dẫn đến cắt giảm chi phí và nhân sự
» Sự trỗi dậy của các doanh nghiệp nhỏ
» Sự thay đổi giá trị của nhân viên
» Yêu cầu cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng gia tăng

Chắc chắn rồi, các nhà quản lý vẫn phải phân công và giao nhiệm vụ, nhưng chính nhân viên cũng đang tiếp nhận thêm trách nhiệm ấy. Điều quan trọng nhất là các nhà quản lý đã nhận ra rằng họ không thể ra lệnh cho cấp dưới phải làm tốt nhất, mà họ phải tạo ra một môi trường nuôi dưỡng mong muốn được hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Tóm lại, thực tế mới hiện nay là cấp trên và cấp dưới phải bắt tay, đồng hành với nhau ở nơi làm việc.

Bức tranh toàn cảnh về thế giới kinh doanh đã thay đổi chóng mặt trong vài thập kỉ qua. Nếu không thay đổi, bạn sẽ tụt xa đằng sau những đối thủ cạnh tranh. Có thể bạn nghĩ bạn không bao giờ có ý định đối xử với nhân viên của mình như một món tài sản, hoặc như mấy đứa trẻ con, nhưng thực tế, bạn lại đang làm như thế. Còn những đối thủ cạnh tranh lại đang khám phá ra cách khơi dậy năng lực tiềm ẩn của nhân viên. Họ không còn chỉ nói về việc này, mà họ đang biến nó thành sự thực.

Hãy cởi mở với những ý tưởng và cách làm mới

Vài năm trước, Bob có bài thuyết trình cho một nhóm các nhà quản lý công nghệ cao. Trong phần cuối, Bob để mọi người đặt câu hỏi cho mình. Có một cánh tay giơ lên: “Với tất cả những vấn đề liên quan đến cắt giảm nhân sự chúng tôi phải chịu đựng, mọi người đã rất may mắn khi có lương rồi, chưa kể đến những thứ khác nữa. Vậy tại sao chúng tôi phải bận tâm đến việc trao quyền và trao thưởng cho các nhân viên?” Trước khi Bob kịp trả lời thì một giọng nói vang lên ngắn gọn: “Bởi vì đó là thiết quân luật mới”.

Câu trả lời đó quả thực đã quá đủ ý. Trong kinh doanh, thời thế đang thay đổi. Bây giờ, khi nhân viên đã được trải qua cảm giác có sức mạnh trong tay, quay ngược lại ngày xưa là điều không thể. Các công ty vẫn giữ phong cách làm việc lỗi thời chỉ tập trung vào phân cấp thứ bậc sẽ để tuột mất nhân viên và khách hàng vào tay các công ty theo đuổi cách làm việc hiện đại. Những công ty này biến phong cách ấy thành văn hóa doanh nghiệp của mình. Phần lớn những nhân viên giỏi giang nhất sẽ rời khỏi các công ty với mô hình cũ để tìm kiếm những công ty có các nhà quản lý mới, tôn trọng và sẵn sàng trao cho họ thêm nhiều sự độc lập và trách nhiệm.

Sau tất cả, chỉ còn những nhân viên không dám đương đầu với rủi ro hay không có tiếng nói riêng còn sót lại bên bạn. Bạn có trong tay những người ba phải. Không một ai dám có ý kiến gì với những ý tưởng của bạn, bởi vì họ sợ. Không ai dám đưa ra những cách hiệu quả hơn hay tốt hơn để giúp bạn làm việc bởi vì họ biết một điều rằng bạn sẽ không bao giờ lắng nghe và quan tâm. Cấp dưới của bạn cũng sẽ chẳng dám phá cách để giúp đỡ khách hàng, bởi vì bạn chẳng tin họ sẽ đưa ra được quyết định nào hay ho dù là nhỏ nhất, trong khi chính những quyết định này mới có thể làm nên sự khác biệt lớn nhất của việc khách hàng quý báu có hài hòng hay không.

Hãy tưởng tượng sự khác biệt giữa một nhân viên nói với khách hàng quan trọng của công ty rằng: “Rất xin lỗi, tôi bó tay. Quy định của công ty là như vậy, tôi không được phép làm khác” và một nhân viên khác với câu trả lời: “Chắc chắn rồi, tôi sẽ thử hết mọi cách trong khả năng của mình để đơn đặt hàng của ông được hoàn thành đúng hạn.” Bạn nghĩ là khách hàng của bạn sẽ thích làm việc với nhân viên nào hơn? Và bạn thích làm việc với nhân viên nào hơn?

Ngày xưa, các nhà quản lý tuyển người để làm việc. Một số nhân viên thậm chí được gọi là “những bàn tay cho thuê”. Ngày nay chỉ tuyển đôi bàn tay làm việc là không đủ. Bạn phải tìm cách để họ mang cả tâm huyết, trái tim vào công việc.

Thiết lập sự tin tưởng hai chiều

Các công ty có dịch vụ chăm sóc khách hàng vượt trội giải phóng nhân viên khỏi những gánh nặng của sự kiểm soát quá mức và cho phép các nhân viên “tuyến đầu” phục vụ khách hàng trực tiếp và hiệu quả. Từ nhiều năm nay, Tập đoàn Nordstrom đã dành đúng một trang hướng dẫn cho nhân viên của mình.

Chúng tôi rất vui mừng khi được làm việc cùng với bạn. Mục tiêu số một của chúng tôi là cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng vượt trội.

Hãy đề ra mục tiêu thật cao cho cả bản thân lẫn công việc.

Nội quy của Nordstrom:

Quy định 1: Sử dụng sự phán đoán tốt của bản thân trong tất cả các tình huống.

Ngoài ra không có thêm bất cứ quy định nào nữa. Hãy thật thoải mái khi muốn hỏi trưởng phòng, cửa hàng trưởng hay ngay cả tổng giám đốc, bất cứ câu hỏi nào, mọi lúc mọi nơi.

Nguồn: Tạp chí Business and Society Review, ấn phẩm mùa xuân năm 1993, số 85.

Ngày nay, khi môi trường làm việc đã thay đổi đáng kể sau cả chục năm, các nhân viên cũng nhận được một cuốn sổ tay nhân viên tiêu chuẩn hơn, nhưng trang nội quy trên vẫn luôn có giá trị điều chỉnh hầu hết hành vi cư xử ở công ty. Bạn có lẽ sẽ nghĩ rằng các công ty nhỏ với năm đến mười nhân viên mới có thể áp dụng được chính sách tương tự như trên, còn công ty lớn như của bạn thì không thể. Tuy nhiên, Nordstrom không phải là một công ty nhỏ. Trừ khi bạn coi một công ty với 52 nghìn nhân viên, có thể hơn, với doanh thu hằng năm hơn 8,5 tỉ đô-la Mỹ là nhỏ.

Vậy thì việc quản lý ở những công ty hay tập đoàn lớn như Nordstrom với quy định đơn giản như thế diễn ra bằng cách nào? Tất cả là nhờ sự tin tưởng.

Đầu tiên, Nordstrom thuê những nhân viên có năng lực. Tiếp đến, công ty đào tạo và trang bị cho họ những công cụ để có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Rồi khi ấy người quản lý sẽ không tham gia vào mà để nhân viên tự làm việc của mình. Nordstrom biết rằng đặt niềm tin vào nhân viên sẽ giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn. Họ tin vậy là bởi công ty đã thuê được người phù hợp với công việc và tất cả đều đã được trải qua quá trình đào tạo chuẩn.

Chúng tôi không nói rằng Nordstrom không bao giờ gặp rắc rối, công ty nào cũng sẽ gặp. Nhưng Nordstrom đã có lập trường quan điểm chủ động trong việc tạo ra môi trường làm việc mà ở đó họ biết được nhân viên muốn gì và cần gì nhất.

Bạn có thể áp dụng tương tự cho tổ chức của mình không?

Khi bạn tin tưởng cấp dưới, họ sẽ trả cho bạn kết quả xứng đáng với sự tin cậy ấy. Khi bạn ghi nhận sự độc lập và chủ động của họ khi làm việc với khách hàng, họ sẽ ngày càng phát huy hơn nữa điểm mạnh đó. Và khi bạn trao cho họ quyền quyết định, họ sẽ thường xuyên đưa ra những quyết định đúng đắn. Với một chút đào tạo và thật nhiều sự hỗ trợ, các quyết định ấy sẽ phục vụ cho những lợi ích tốt nhất đối với công ty, bởi vì những người đưa ra các quyết định ấy thực sự thích hợp và ở vị trí thích hợp trong công ty.