DMCA.com Protection Status

Huấn luyện nhân viên để phát triển sự nghiệp và thành công  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 10:00 ngày 25/08/2018

Việc huấn luyện đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình học tập nhằm phát triển kĩ năng, kiến thức, và sự tự tin của nhân viên. Nhân viên không thể học tập hiệu quả khi bạn cứ cầm tay chỉ việc. Thực tế, họ thường không học được chút nào cả.

Với sự chỉ dẫn đúng đắn, bất kì ai cũng có thể trở thành một huấn luyện viên giỏi. Trong phần này, chúng ta sẽ xem những huấn luyện viên hiệu quả làm gì và làm thế nào để bạn có thể học hỏi và huấn luyện nhân viên của mình đạt được những kết quả như mong muốn.

Đóng cả vai trò của cả người quản lý lẫn huấn luyện viên

Ngay cả khi bạn ý đã thức khá rõ về những điều làm nên một người quản lý, bạn có thực sự hiểu ý nghĩa của việc trở thành huấn luyện viên không? Một huấn luyện viên vừa là đồng nghiệp, vừa là người cố vấn và người cổ vũ tinh thần. Dựa trên định nghĩa đó, bạn có thấy mình là một huấn luyện viên không? Còn sếp của bạn thì sao? Hoặc cấp trên của sếp bạn? Tại sao có và tại sao không?

Chúng tôi đánh cược là bạn đã quá quen với vai trò của những vị huấn luyện viên ở những lĩnh vực không phải kinh doanh. Ví dụ, một đạo diễn thường vốn đã là một diễn viên rồi. Công việc của người đạo diễn là tiến hành thử giọng cho các bộ phận, phân công vai diễn, lên kế hoạch tập luyện, huấn luyện trực tiếp các diễn viên trong suốt quá trình tập luyện và hỗ trợ và khuyến khích các diễn viên trong quy trình sản xuất cuối cùng. Những vai trò này không khác quá xa so với vai trò của những quản lý trong doanh nghiệp, phải không?

Huấn luyện một đội không phải dễ dàng, và những đặc điểm cụ thể sẽ làm cho một số huấn luyện viên nổi trội hơn những người khác. May mắn là, như với hầu hết các kĩ năng kinh doanh khác, bạn có thể khám phá, luyện tập và cải thiện các đặc điểm của những huấn luyện viên tài năng. Bạn có thể tìm ra những điều cần cải thiện và những huấn luyện viên tài năng là những người đầu tiên công nhận điều này. Dưới đây là những đặc điểm và nhiệm vụ chủ chốt làm nên huấn luyện viên tài năng:

» Huấn luyện viên đặt ra các mục tiêu. Cho dù tầm nhìn của một tổ chức là trở thành công ty cung cấp điện thoại không dây hàng đầu thế giới, tăng doanh thu 20% một năm, hay đơn giản là sơn tường phòng nghỉ giải lao trong năm nay thì huấn luyện viên vẫn phải làm việc với nhân viên để đề ra mục tiêu và thời hạn hoàn thành. Sau đó, họ sẽ rút lui và để cho nhân viên quyết định hoàn thành mục tiêu đó như thế nào.

» Huấn luyện viên hỗ trợ và khuyến khích. Nhân viên – ngay cả những người giỏi nhất và có nhiều kinh nghiệm nhất – đôi khi vẫn dễ dàng chán nản. Khi nhân viên đang học những nhiệm vụ mới, khi bị mất một khách hàng lâu năm hay khi doanh nghiệp đi xuống, huấn luyện viên sẽ ở đó, sẵn sàng can thiệp và giúp các thành viên trong đội vượt qua những điều tồi tệ nhất. “Sẽ ổn thôi, Kim. Bạn đã học được từ lỗi sai của mình, và tôi biết chắc chắn rằng lần sau bạn sẽ làm tốt hơn!”

» Huấn luyện viên chú trọng thành công của toàn đội hơn của cá nhân. Hiệu suất hoạt động tổng thể của cả đội được quan tâm nhất, chứ không phải những khả năng xuất sắc của một thành viên đặc biệt nào trong đội. Huấn luyện viên biết rằng không có một cá nhân nào có thể đưa toàn đội đi đến thành công; chiến thắng cần sự tổng hợp nỗ lực của toàn bộ thành viên trong đội. Sự phát triển của kĩ năng làm việc nhóm là bước quan trọng trong quá trình phát triển của nhân viên trong một tổ chức.

» Huấn luyện viên có thể đánh giá nhanh chóng tài năng cũng như thiếu sót của thành viên trong đội. Những huấn luyện viên thành công nhất có thể nhanh chóng xác định rõ được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên trong đội, từ đó có thể điều chỉnh cách tiếp cận phù hợp với từng người. Ví dụ, nếu một thành viên trong đội có thế mạnh về kĩ năng phân tích nhưng lại không giỏi về thuyết trình, huấn luyện viên có thể tập trung hỗ trợ phát triển kĩ năng thuyết trình cho nhân viên đó. “Bạn biết đấy, Mark, tôi muốn dành thời gian với bạn để giúp các bài thuyết trình của bạn tốt hơn.”

» Huấn luyện viên truyền cảm hứng cho các thành viên trong đội. Với sự hỗ trợ và chỉ dẫn, huấn luyện viên được trang bị kĩ năng truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm để có thể đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất. Các nhóm có những thành viên được truyền cảm hứng luôn sẵn sàng làm bất cứ việc gì được giao để đạt được mục tiêu của tổ chức.

» Huấn luyện viên tạo môi trường cho phép mỗi cá nhân thành công. Những huấn luyện viên tài ba luôn đảm bảo rằng chỗ làm việc của họ là nơi để các thành viên trong nhóm đón nhận rủi ro và thử thách giới hạn của bản thân mà không sợ bất cứ hình phạt nào nếu họ làm sai. Các huấn luyện viên luôn sẵn sàng đưa ra lời khuyên cho nhân viên hay chỉ đơn giản là lắng nghe vấn đề của họ mỗi khi cần. “Carol, bạn có thời gian để nói chuyện về vấn đề cá nhân không?”

» Huấn luyện viên đưa ra phản hồi. Trao đổi và phản hồi giữa huấn luyện viên và nhân viên là một yếu tố không thể thiếu của quá trình huấn luyện. Nhân viên phải biết họ đang đứng ở đâu trong tổ chức – họ đang làm gì đúng và đang làm gì sai. Một điều quan trọng không kém là nhân viên phải để cho huấn luyện viên của mình biết khi nào họ cần giúp đỡ hay hỗ trợ. Và cả hai bên cần nói chuyện kịp thời, trên cơ sở liên tục – không chỉ một năm một lần trong cuộc họp đánh giá hiệu quả hoạt động.

Sa thải một người không góp phần làm cho phản hồi hiệu quả hơn. Trừ khi một nhân viên đã tham gia vào một số loại hình phạm tội không thể tha thứ (ví dụ như bạo lực, trộm cắp, say rượu trong khi làm việc, nhà quản lý cần
đưa ra những phản hồi trực tiếp bằng lời nói và bằng cả văn bản trước khi xem xét chấm dứt hợp đồng làm việc. Đưa ra những lời cảnh báo cho nhân viên là trao cho họ cơ hổi khắc phục những thiếu sót mà họ không thể tự nhìn ra được.

Xác định rõ công cụ của một huấn luyện viên

Huấn luyện không phải là hoạt động một chiều. Bởi vì mỗi người đều khác nhau, những huấn luyện viên tài giỏi nhất luôn điều chỉnh cách tiếp cận cho phù hợp với nhu cầu đặc biệt và cụ thể của từng thành viên trong nhóm. Nếu một thành viên trong nhóm độc lập và chỉ đôi lúc cần sự chỉ dẫn, hãy nhìn nhận vị trí của cô ấy và điều chỉnh mức độ hỗ trợ phù hợp. Sự ủng hộ này có thể bao gồm một cuộc kiểm tra quá trình thực hiện không chính thức, không thường xuyên trong khi đi quanh văn phòng. Mặt khác, nếu thành viên khác trong đội chưa vững vàng và cần nhiều sự hướng dẫn hơn, huấn luyện viên phải nhận ra vị trí của nhân viên này và trợ giúp khi cần. Trong trường hợp này, sự hỗ trợ có thể bao gồm những cuộc gặp chính thức, thường xuyên với nhân viên để đánh giá quá trình tiến bộ và đưa ra lời khuyên, phương hướng khi cần thiết.

Mặc dù bạn có cách huấn luyện của riêng mình, những huấn luyện viên tài ba nhất đều có những chiến thuật cụ thể để khơi gợi hiệu suất làm việc tuyệt vời từ những thành viên trong đội:

» Dành thời gian cho thành viên trong đội. Quản lý về cơ bản là công việc liên quan đến con người. Một nhà quản lý và huấn luyện viên tài giỏi luôn có mặt khi nhân viên cần sự giúp đỡ. Nếu bạn không có ở đó, nhân viên có thể tìm kiếm ở những nơi khác để đáp ứng nhu cầu của họ – hay đơn giản là dừng việc cố gắng làm việc với bạn. Luôn mở cửa để đón tiếp nhân viên và nhớ rằng họ luôn được ưu tiên hàng đầu. Quản lý bằng cách ở cạnh họ. Thường xuyên ra khỏi văn phòng riêng và gặp gỡ nhân viên ở nơi làm việc của họ. “Tôi có thể trò chuyện với cô không, Elaine? Tất nhiên rồi, tôi luôn có thời gian cho cô và những người khác trong nhóm.”

» Cung cấp bối cảnh và tầm nhìn. Thay vì chỉ đơn giản nói cho nhân viên những gì phải làm, những huấn luyện viên tài giỏi luôn giải thích tại sao. Những vị huấn luyện viên này đưa ra bối cảnh và một viễn cảnh tổng thể cho nhân viên. Thay vì chỉ ra một loạt những thứ phải làm và không được làm, họ giải thích một hệ thống hay một quy trình làm việc như thế nào rồi xác định phần việc của nhân viên trong kế hoạch làm việc. “Chris, cậu góp một phần rất quan trọng trong vấn đề tài chính và quyết định sự sống còn của công ty. Bằng cách đảm bảo rằng khách hàng của chúng ta thanh toán hóa đơn trong vòng 30 ngày sau khi chúng ta chuyển hàng tới cho họ, chúng
ta có thể giữ dòng tiền luôn dương, và chúng ta có thể thanh toán các khoản chi phí của công ty như tiền thuê văn phòng, tiền điện, và trả lương kịp thời hạn.”

» Chuyển giao kiến thức và chia sẻ quan điểm. Một lợi ích tuyệt vời của việc có một huấn luyện viên giỏi là có cơ hội để học hỏi từ những người có nhiều kinh nghiệm hơn chúng ta. Đáp ứng những nhu cầu độc đáo của từng thành viên trong nhóm, huấn luyện viên chuyển giao những kiến thức cá nhân của mình và chia sẻ quan điểm. “Chúng ta đã đối mặt với tình huống này năm năm trước, Dwight. Tôi sẽ nói cho cậu những gì chúng tôi đã làm, và tôi muốn cậu nói cho tôi biết liệu cậu nghĩ nó vẫn còn ý nghĩa cho đến ngày hôm nay không nhé.”

» Hãy là một cố vấn đáng tin cậy. Huấn luyện viên nói chuyện kĩ càng về những ý tưởng mới và các phương pháp để giải quyết vấn đề với nhân viên. Huấn luyện viên và nhân viên có thể xem xét hàm ý của những cách tiếp cận khác nhau để giải quyết vấn đề và thử đóng vai là khách hàng hay phản ứng của khách hàng trước khi tiến hành.

Bằng việc sử dụng kĩ năng chủ động lắng nghe, huấn luyện viên có thể giúp nhân viên giải quyết vấn đề và tự đưa ra được những giải pháp hiệu quả nhất. “Được thôi, David, cậu đã bảo tôi là cậu không nghĩ khách hàng sẽ mua nếu giá tăng 20%. Cậu có những lựa chọn nào để trình bày về mức tăng giá, và có phải có những lựa chọn dễ chấp nhận hơn những lựa chọn khác không?”

» Có được những nguồn lực cần thiết. Đôi khi huấn luyện viên có thể giúp nhân viên thực hiện bước nhảy vọt từ vị trí cận biên tới thành tích xuất sắc đơn giản bằng cách cung cấp các nguồn lực mà nhân viên cần. Những nguồn lực này có thể có nhiều hình thức: tiền bạc, thời gian, nhân viên, trang thiết bị, hay tài sản hữu hình khác. “Gene, cô có tự tin là chúng ta có thể cải thiện dòng tiền nếu có thêm vài nhân viên không? Tốt thôi, tôi sẽ thử xem sao.”

» Luôn sẵn sàng giúp đỡ. Đối với một nhân viên đang học hỏi công việc mới và vẫn phải chịu trách nhiệm với công việc hiện tại, thì tổng khối lượng công việc có thể quá tải. Huấn luyện viên có thể giúp nhân viên vượt qua giai đoạn chuyển đổi này bằng cách phân bổ lại nhiệm vụ hiện tại cho nhân viên khác, cho phép làm thêm giờ hoặc thực hiện các biện pháp khác để giảm áp lực. “John, trong khi cậu đang học cách khắc phục sự cố máy chủ mạng mới, tôi sẽ phân công công việc bảo trì của cậu cho Rachel. Chúng ta có thể ngồi lại với nhau vào cuối tuần để xem tình hình cậu thế nào.”

Giảng dạy thông qua huấn luyện chỉ và bảo

Bên cạnh vai trò cụ thể của huấn luyện viên là hỗ trợ và khích lệ nhân viên đạt được những mục tiêu của tổ chức, nhà quản lý cũng như huấn luyện viên cũng phải dạy nhân viên cách đạt được những mục tiêu đó. Rút ra từ kinh nghiệm của bản thân, bạn hướng dẫn nhân viên từng bước một trong quá trình làm việc. Sau khi họ khám phá ra được cách thức thực hiện nhiệm vụ, hãy giao toàn quyền và trách nhiệm để họ thực hiện.

Đối với sự chuyển giao các kĩ năng cụ thể, bạn có thể không tìm được cách nào tốt hơn phương pháp chỉ và bảo. Được phát triển sau Chiến tranh Thế giới thứ 2, trong một xã hội công nghiệp Mỹ đang tuyệt vọng để nghĩ ra cách nhanh chóng đào tạo các công nhân mới trong sản xuất, chỉ và bảo là cách thích hợp nhất vì nó đơn giản và hiệu quả.

Huấn luyện theo chỉ và bảo gồm 3 bước:
1. Bạn làm, bạn nói. Ngồi xuống cùng nhân viên và giải thích quy trình làm việc bằng những thuật ngữ chung trong khi bạn thực hiện nhiệm vụ.
2. Họ làm, bạn nói. Bây giờ hãy để nhân viên thực hiện quy trình làm việc đúng như bạn đã giải thích từng bước trong quy trình.
3. Họ làm, họ nói. Cuối cùng, bạn quan sát, hãy để nhân viên thực hiện nhiệm vụ lần nữa trong khi họ giải thích với bạn những gì họ đang làm.

Khi bạn thực hiện lần lượt theo từng bước, hãy để nhân viên tạo ra “phao tài liệu” về những bước mới để tham khảo cho tới khi họ trở nên quen thuộc với công việc này.

Tạo ra một bước ngoặt thành công lớn

Không như những gì người ta thường nghĩ, 90% công việc quản lý không phải là những sự kiện lớn hay ý tưởng sáng tạo bất ngờ có thể tạo nên những thị trường tiêu thụ hoàn toàn mới, hay một cuộc đàm phán tuyệt vời dẫn đến sự hợp tác chưa từng có, hay một nước đi siêu việt để đưa công ty vào một liên đoàn lớn. Không, 90% công việc của một nhà quản lý bao gồm việc giải quyết những vấn đề hằng ngày và định hình nên những tài năng.

KHI HUẤN LUYỆN VIÊN CẦN MỘT NGƯỜI HUẤN LUYỆN

Đôi khi huấn luyện viên thậm chí lại cần được huấn luyện. Scott McNealy, chủ tịch của Sun Microsystems, đã kết hợp động lực, niềm đam mê với kiểm soát tài chính khắt khe để đưa công ty của mình từ mức doanh thu 39 triệu đô-la vào năm 1984, khi ông mới tiếp quản, lên mức 11,4 tỉ đô-la vào năm 2009. Gọi máy tính cá nhân độc lập là một “túm lông trên mặt bàn”, McNealy đã đẩy mạnh khái niệm máy tính kết nối mạng trong nhiều năm – rất lâu trước khi mạng Internet “lên ngôi” như hiện nay. Sun là người đi đầu trong việc tạo ra máy chủ dựa trên UNIX được sử dụng để cấp nguồn cho mạng máy tính và các trang web của công ty, và ngày càng có nhiều công ty chấp nhận các mạng Internet sẵn có của Sun để sử dụng trong nội bộ, trong đó có Gap, Federal Express, và AT&T Universal Card Services.

Tuy nhiên, mặc dù thành công như vậy, nhưng McNealy đã thuê một người “huấn luyện cho giám đốc điều hành” để giúp ông làm việc hiệu quả hơn nữa. Huấn luyện viên Chuck Raben của Tập đoàn Tư vấn Delta đã yêu cầu các quản lý của McNealy báo cáo về những lĩnh vực mà họ nghĩ là ông chủ của họ có thể cải thiện. Raben đã tổng hợp các khảo sát và những câu trả lời. Theo đội quản lý của Sun, McNealy cần trở thành một người lắng nghe tốt hơn nữa. Vì vậy, McNealy hiện tại luôn mang theo mình vật nhắc nhở ông phản hồi lại những điều mà các quản lý đưa ra trong các cuộc họp.

Những huấn luyện viên tài ba nhất luôn nhìn ra những bước ngoặt – những cơ hội thành công vẫn luôn hiện hữu quanh tất cả nhân viên.

Những thành công vĩ đại – những chiến thắng đối với đối thủ cạnh tranh, sự gia tăng đột ngột về doanh thu hay lợi nhuận, những sản phẩm đáng kinh ngạc – thường là kết quả của việc xây dựng nền móng từ vô số thành công nhỏ. Tạo ra hệ thống thư thoại phản hồi nhiều hơn tới nhu cầu của khách hàng, đưa nhân viên đến một cuộc hội thảo về quản lý thời gian, thảo một bản hợp đồng bán hàng hoàn hảo, ăn tối với một khách hàng triển vọng – tất cả đều là những bước ngoặt trong mỗi ngày làm việc. Mặc dù mỗi sự kiện có thể không cần quá đặc biệt, nhưng nếu được tích lũy qua thời gian, chúng có thể tạo nên những điều không tưởng.

Đây chính là công việc của một huấn luyện viên. Thay vì sử dụng “thuốc nổ” để thay đổi toàn bộ tổ chức cùng một thời điểm (và chấp nhận nguy cơ phá hủy tổ chức, nhân viên, hay chính họ trong quá trình đó), huấn luyện viên lại muốn được giống như những thợ đẽo gọt đá cổ xưa, những người đã xây dựng nên các kim tự tháp lớn của Ai cập. Việc dịch chuyển và thay thế từng viên đá dường như không phải là một vấn đề lớn khi được coi là một hoạt động riêng biệt. Tuy nhiên, mỗi bước đó lại là một tiền đề rất quan trọng trong việc đạt được kết quả cuối cùng – xây dựng các công trình kiến trúc đầy cảm hứng đã chịu đựng được hàng ngàn năm chiến tranh, thời tiết khắc nghiệt và đón tiếp khách du lịch.

Kết hợp huấn luyện với các tương tác hằng ngày của bạn

Huấn luyện viên hằng ngày tập trung vào việc dành thời gian cho nhân viên để giúp họ thành công – để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên và nhìn ra những gì họ có thể làm nhằm giúp nhân viên tận dụng những bước ngoặt và thể hiện bản thân. Huấn luyện viên liên tục bổ sung những khả năng và kinh nghiệm cho nhân viên bằng cách mang chính những khả năng và trải nghiệm của mình ra thảo luận. Huấn luyện viên khen thưởng những người làm việc tích cực và giúp nhân viên học hỏi được những bài học quan trọng từ những sai lầm – những bài học đó, ngược lại, giúp nhân viên cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai.

Ví dụ, giả sử bạn có một nhân viên bán hàng rất trẻ và thiếu kinh nghiệm nhưng lại rất thông minh và luôn tràn đầy năng lượng. Nhân viên của bạn đã làm được một công việc tuyệt vời là liên lạc với khách hàng và bán hàng qua điện thoại, nhưng cô ấy vẫn chưa có một hợp đồng nào trong tay. Khi bạn nói về điều này, cô ấy thú nhận rằng cô ấy rất lo lắng về bước ngoặt cá nhân của mình: Cô lo lằng rằng mình có thể trở nên bối rối khi đứng trước khách hàng và làm tuột mất hợp đồng vào phút chót. Cô ấy cần sự huấn luyện của bạn.

TOP 5 TRANG WEB VỀ HUẤN LUYỆN

Bạn băn khoăn không biết tìm kiếm những thông tin hữu ích về chủ đề được đề cập đến trong chương này ở đâu? Đây là danh sách 5 trang web được yêu thích nhất:

» The Coaching and Mentoring Network: www.coachingnetwork.org.uk/
» International Coach Federation: www.coachfederation.org/
» The Coaching Connection: thecoachingconnection.wordpress.com
» Fast Company magazine:www.fastcompany.com/magazine/05/coach2.html
» About.com:www.humanresources.about.com/cs/coachingmentoring/

Những hướng dẫn dưới đây có thể giúp bạn – một huấn luyện viên – giải quyết bất cứ mối quan ngại nào của nhân viên:

» Gặp mặt nhân viên. Tạo một cuộc hẹn với nhân viên càng sớm càng tốt để bàn luận thoải mái về những lo lắng đó. Tìm một nơi yên tĩnh để tránh bị phân tâm, để điện thoại ở trạng thái im lặng hoặc tự động chuyển vào thư thoại.

» Lắng nghe! Một trong những điều tạo động lực làm việc nhất mà bạn có thể làm cho người khác là lắng nghe họ. Tránh đưa ra các giải pháp hay bài giảng ngay lập tức. Trước khi bạn nói bất cứ điều gì, hãy hỏi nhân viên để họ chia sẻ về tình huống mà bạn đang tìm hiểu, những quan ngại của nhân viên, và bất cứ cách tiếp cận hay giải pháp nào nhân viên đó đã nghĩ tới. Hãy để cô ấy nói trong khi đó bạn lắng nghe.

» Củng cố những điều tích cực. Hãy bắt đầu bằng việc chỉ ra những điều nhân viên đã làm đúng trong những tình huống cụ thể. Hãy để nhân viên biết là họ vẫn đang đi đúng hướng. Đem đến cho nhân viên những nhận xét tích cực về hiệu quả làm việc của họ.

» Làm nổi bật những vấn đề cần cải thiện. Chỉ ra những việc mà nhân viên cần làm để cải thiện và nói cho họ biết những gì bạn có thể làm để giúp họ. Thống nhất những gì bạn có thể cung cấp: nhân viên của bạn có cần được đào tạo thêm, cần nhiều quỹ hơn, nhiều thời gian hơn hay những vấn đề khác. Luôn nhiệt tình với lòng tin của bạn vào khả năng làm tốt công việc của nhân viên.

» Theo sát. Sau khi quyết định bạn có thể làm những gì để hỗ trợ nhân viên, hãy thực hiện! Chú ý thời điểm nhân viên đã cải thiện. Thường xuyên kiểm tra sự tiến bộ của nhân viên và hỗ trợ họ khi cần thiết.

Cuối cùng, hãy kiên nhẫn. Bạn không thể hoàn thành công việc huấn luyện chỉ dựa trên quan điểm riêng của bạn. Ngay từ đầu, hãy hiểu rằng mọi người luôn khác nhau. Một số nhân viên có thể bắt kịp nhanh hơn những người khác và một số nhân viên lại cần nhiều thời gian hơn để có thể phát triển. Sự khác biệt trong khả năng không làm những nhân viên này tốt hơn hay xấu đi so với đồng nghiệp – chúng chỉ làm cho họ khác nhau. Giống như bạn cần thời gian để xây dựng mối quan hệ và tin tưởng trong kinh doanh, nhân viên của bạn cũng cần thời gian để phát triển kĩ năng và kinh nghiệm.