DMCA.com Protection Status

Nắm vững chức năng mới của quản lý  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 15:45 ngày 28/06/2018

Hãy nhớ rằng bốn chức năng “cổ điển” của quản lý là: lên kế hoạch, tổ chức, dẫn dắt và kiểm soát – những điều được học hết từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, phải không? (Đúng thế, và chúng ta cũng thường ngủ gục trong mấy lớp học như thế). Những chức năng cơ bản này tạo nên nền tảng để từ đó các nhà quản lý thực hiện theo. Mặc dù với hầu hết các tác vụ hằng ngày của cấp quản lý, những chức năng cơ bản trên là phù hợp,
nhưng chúng lại chưa thể phản ánh được thực tế mới tại nơi làm việc cũng như sự hợp tác cùng làm việc giữa người quản lý và cấp dưới. Điều cần thiết bây giờ là một bộ những chức năng mới hình thành dựa trên bốn chức năng cơ bản kia. Bạn may mắn rồi đấy. Vì những phần tiếp theo đây sẽ giúp các bạn tiếp cận với chức năng của những nhà quản lý hiện đại trong môi trường làm việc ở thế kỉ 21.

Truyền năng lượng

Ngày nay các nhà quản lý đều có khả năng biến mọi thứ thành có thể bằng việc bắt đầu với chính bản thân họ. Người ta có câu “nếu phải bắt đầu, hãy bắt đầu từ tôi”. Hãy nghĩ về những nhà lãnh đạo danh tiếng nhất mà bạn biết. Phẩm chất đặc biệt nào khiến họ khác biệt so với số đông còn lại? Phải chăng là các kĩ năng tổ chức, tính công bằng hay khả năng chuyên môn? Có lẽ kĩ năng giao việc hay thâm niên làm việc đã khiến họ khác biệt.

Tất cả những đặc điểm tiêu biểu này đều rất quan trọng trong sự thành công của một nhà quản lý tài ba, nhưng chúng ta vẫn chưa gọi tên được phẩm chất đặc biệt giúp biến một cấp trên từ giỏi thành vĩ đại. Chức năng quản lý quan trọng nhất là khiến mọi người cảm thấy hứng thú và được truyền cảm hứng – nghĩa là truyền năng lượng cho họ.

Nguồn năng lượng những nhà quản lý thành công tạo ra thường lớn hơn rất nhiều so với lượng họ “tiêu thụ”. Những nhà quản lý vĩ đại nhất chính là chất xúc tác của công ty. Thay vì hấp thụ năng lượng từ công ty, họ định hướng, khuếch đại và lan tỏa nguồn năng lượng ấy tới công ty. Ở mỗi lần tương tác, các nhà quản lý giỏi đều sẽ tiếp thêm năng lượng tự nhiên cho cấp dưới để họ luôn ở trạng thái tràn trề năng lượng hơn lúc bắt đầu quá trình tương tác. Quản lý trở thành một quá trình mà ở đó tinh thần hào hứng, sự phấn khích hay bất kỳ những gì nhà quản lý cảm nhận về công việc và mục tiêu được truyền lại cho nhân viên, để họ có thể hiểu và trân trọng. Và chắc chắn một điều rằng, khi họ nắm bắt được những ý tưởng của nhà quản lý, họ sẽ tạo thêm nhiều thành công hơn nữa. Nhân viên của bạn sẽ rất hào hứng với công ty, cũng giống bạn vậy, lúc này việc bạn làm chỉ đơn giản là để cho nguồn năng lượng trong họ đưa bạn và công ty tiến về phía trước.

Một bức tranh thay ngàn lời nói. Khẳng định này rất đúng khi những thứ mà bạn in hằn trong tâm trí của những nhân viên sẽ giống như những bức tranh mà mọi người vẽ lên vải canvas hay những bức hình trên các trang tạp chí, sách báo. Hãy hình dung khi bạn có một kì nghỉ với gia đình hay bạn bè. Khi ngày đi đang đến gần, bạn vẽ ra một viễn cảnh rất thú vị và sảng khoái trong tâm trí của các thành viên trong gia đình và bạn bè bằng việc tạo ra một hình ảnh về chuyến đi đang đợi bạn. Nào là khung cảnh sống động với bờ biển cùng dải cát trắng xóa, nào là rừng cây tùng bách cao vút như những cây bút vẽ lên nền trời xanh ngắt, nào là đường chân trời lấp lánh, mặt hồ phẳng lặng, những món ăn nóng hổi, tất cả được khắc họa trong tâm trí của từng thành viên tham gia chuyến du lịch ấy. Với những hình ảnh tươi tắn này, mọi người đều hành động để hướng tới một mục tiêu chung, đó là tạo nên một chuyến du lịch hoàn hảo nhất.

Những nhà quản lí thành công tạo nên tầm nhìn hấp dẫn – viễn cảnh công ty trong tương lai để truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

Trao quyền

Bạn đã bao giờ làm việc cho một lãnh đạo nào đó có đặc điểm: luôn đưa ra những câu hỏi cho từng quyết định dù là nhỏ nhất của bạn? Đã bao giờ bạn dành cả tuần làm việc cho một dự án đặc biệt, thế rồi sếp phẩy tay không chút quan tâm? “Này Elizabeth, cô nghĩ gì khi làm việc này? Khách hàng của chúng ta sẽ không bao giờ cảm thấy thoải mái với cách tiếp cận này đâu!” Hoặc có thể bạn dám giúp đỡ khách hàng bằng việc nhận hàng đổi trả, dù việc này không đúng với chính sách của công ty. “Cô có nghĩ tại sao chúng ta lại có những chính sách này không? Bởi vì nếu khách hàng nào cũng được tạo ngoại lệ, chúng ta sẽ phá sản ngay!” Bạn cảm thấy thế nào khi những nỗ lực chân thành của mình đối với công việc lại bị sếp chê bai? Phản ứng của bạn là gì? Khả năng là, bạn sẽ không nỗ lực như thế lần nào nữa.

Khi trao quyền cho cấp dưới, không có nghĩa là bạn dừng việc quản lý lại. Đơn giản chỉ là thay đổi cách bạn quản lý mà thôi. Các nhà quản lý vẫn cần đưa ra tầm nhìn, thiết lập mục tiêu công việc, và xác định những giá trị được chia sẻ. Tuy nhiên các nhà quản lý phải thiết lập một nền tảng của tổ chức, nơi mà những kỹ năng như huấn luyện, làm việc nhóm... sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc trao quyền.

Và ngay cả dù không phải nhân viên nào cũng muốn được trao quyền, bạn vẫn phải xây dựng một môi trường tạo điều kiện tốt nhất cho những người muốn được tự do áp dụng khả năng sáng tạo cũng như chuyên môn cá nhân vào tổ chức của bạn.

VẬY THỰC SỰ, MỘT NHÀ QUẢN LÝ LÀM NHỮNG GÌ?

Châm biếm một chút, chúng ta đồng tình cao độ rằng tất cả quản lý cần có năm chức năng ở nơi làm việc, đó là:

» Ăn: Rõ ràng quản lý phải có phần thưởng xứng đáng, một trong số đó là bảng kê chi phí và tất cả những bữa ăn được công ty chi trả. Và nếu có ai bên phòng kế toán dám hỏi mục đích của những bữa ăn này, bạn có thể
đe dọa bằng cách không để tên họ trong danh sách khách mời.
» Họp: Những buổi họp đúng là một món hời của việc quản lý. Càng ở vị trí cao trong công ty, bạn lại càng phải dành nhiều thời gian để tham dự các cuộc họp. Thay vì làm những công việc trực tiếp tạo ra sản phẩm, bạn tập
trung nhiều thời gian hơn vào việc nghe những buổi thuyết trình không liên quan đến công việc của bạn, nhâm nhi tách cà phê cũ và chăm chăm nhìn đồng hồ liên tục nếu cuộc họp kéo dài hơn dự kiến.
» Phạt: Với rất nhiều nhân viên bướng bỉnh, những nhà quản lý giỏi nhất phải học cách trừng trị ngay từ đầu và phải làm thường xuyên. Còn cách nào tốt hơn để bày tỏ sự quan tâm của mình đến nhân viên nhỉ? Sự trừng
phạt cũng gửi đi tín hiệu đến lãnh đạo cấp cao hơn rằng bạn không chịu được bất cứ hành động ngu ngốc nào của cấp dưới.
» Cản: Khi bạn hỏi cấp trên thành tựu nào làm họ tự hào nhất, họ có khả năng sẽ mang ra một tập quy định dày như những trang vàng được gói ghém cẩn thận từ nhiều năm nay. Nhìn kỹ vào mấy quy định đó thì thấy
chúng chỉ làm dịch vụ chăm sóc khách hàng bị cản trở chứ không hỗ trợ chút nào.
» Giấu: Các nhà quản lý luôn có trong mình nghệ thuật tạo ra sự hiểu lầm. Họ biết rõ rằng thông tin chính là sức mạnh. Người nắm thông tin trong tay là người có quyền lực, ai không có là kẻ thất bại. Kẻ thù thì tiềm ẩn và
đầy rẫy xung quanh, tại sao phải cho chúng cơ hội để có lợi thế hơn mình? “Này, thông tin này thuộc nhóm chỉ tiết lộ khi cần thiết!” Ôi trời ơi, sao lại để nhân viên biết được những bí mật nội bộ của công ty? Họ sẽ không trân
trọng, không hiểu chút nào đâu, phải không?

Thật sự thì đây không phải là danh sách các chức năng của một nhà quản lý. Mặc dù những phẩm chất này có thể đúng ở một số trường hợp, chúng tôi chỉ đùa chút thôi.

Những nhà quản lý vĩ đại cho phép cấp dưới của mình làm những công việc vĩ đại. Điều này là chức năng thiết yếu của thuật quản lý, vì thậm chí các nhà quản lý vĩ đại nhất thế giới cũng không thể thành công nếu chỉ làm việc một mình. Để đạt được những mục tiêu của công ty, các nhà quản lý phải dựa trên những kĩ năng làm việc của nhân viên. Quản lý hiệu quả có nghĩa là cộng hưởng tất cả nỗ lực của từng thành viên trong nhóm vào một mục đích chung thống nhất. Nếu liên tục can thiệp vào công việc của nhân viên thì bạn không chỉ đánh mất lợi ích của việc tập hợp nội lực của nhân viên mang đến mà còn đẩy chính bạn vào trạng thái căng thẳng và tồi tệ.
Tuy nhiên, có một điều còn tồi tệ hơn cả mất mát cá nhân mà bạn phải chịu đựng khi không trao quyền cho cấp dưới, đó là mọi người trong công ty cũng sẽ không đồng hành cùng bạn nữa. Nhân viên rời xa bạn vì bạn không cho phép họ phát triển bản thân hay thỏa sức sáng tạo và chủ động trong công việc. Công ty của bạn sẽ đánh mất năng lực nội tại mà đáng lẽ nguồn nhân lực sáng tạo hiện có có thể mang lại. Từ đó dẫn đến khách hàng cũng sẽ bỏ bạn, bởi vì nhân viên không dám cung cấp cho họ những dịch vụ khác biệt. Tại sao họ lại như vậy? Họ luôn lo lắng rằng bạn sẽ phạt họ vì dám đi tiên phong, hay dám kéo dãn giới hạn của công ty để phục vụ khách
hàng tốt hơn. Có đúng thế không?

Như William McKnight, Tổng Giám đốc của Tập đoàn khổng lồ 3M khẳng định: “Những lỗi lầm mọi người mắc phải không quan trọng bằng lỗi do nhà quản lý gây ra, đó là việc yêu cầu nhân viên làm đúng những gì quản lý muốn”.

Hỗ trợ

Công việc của người quản lý không còn chỉ là việc của kẻ theo dõi, cảnh sát hay người thực hiện, mà phải là những huấn luyện viên, đồng nghiệp đồng thời là người động viên cấp dưới, những người mà quản lý cần ủng hộ, giúp đỡ. Điều quan trọng nhất của công việc quản lý hiện nay là cần hình thành một môi trường làm việc với sự hỗ trợ toàn tâm toàn ý từ cấp trên cho cấp dưới, để mỗi nhân viên nhận thấy giá trị của bản thân và sẽ làm việc ngày càng hiệu quả hơn.

Khi gặp khó khăn trong quá trình làm việc, nhân viên luôn nhận được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý. Điều này không có nghĩa là bạn làm tất cả mọi thứ cho nhân viên hay ra quyết định cho họ mà nghĩa là bạn đào tạo nhân viên của mình, cung cấp nguồn lực, trao cho họ quyền để có thể tự hoàn thành công việc, và tất nhiên bạn không phải nhúng tay vào nữa. Bạn sẽ luôn ở đây để dang tay giúp đỡ khi họ thất bại. Nhưng phải thất bại
thì họ mới học được nhiều thứ. Nó cũng giống như khi bạn học chơi trò trượt ván: nếu không ngã, bạn sẽ không biết chơi.

Chìa khóa để tạo ra một môi trường khích lệ là xây dựng lòng tin và sự cởi mở trong công ty. Ở một môi trường mở, nhân viên có thể đặt ra những câu hỏi và thắc mắc những vấn đề quan tâm, họ được khuyến khích để làm như vậy. Khi môi trường thật sự mở, mỗi cá nhân có thể bày tỏ những vấn đề quan tâm mà không lo bị trừng phạt hay thù hằn. Không có thái độ giấu giếm, mọi người cảm thấy thoải mái đưa ra nhận xét cũng như ý kiến chân thành trong các cuộc họp. Khi nhân viên thấy quản lý của mình sẵn sàng tiếp thu ý tưởng mới, họ sẽ cảm thấy mình đã chọn đúng công ty và sẽ dồn nhiều tâm trí hơn cho việc tìm ra những cách tốt nhất để cải thiện hệ thống, xử lý vấn đề, tiết kiệm tiền và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng lý tưởng.

Các nhà quản lý cũng hỗ trợ lẫn nhau. Ngăn cách khu vực cá nhân, đấu đá giữa các phòng ban, giấu giếm thông tin, tất cả những điều này không xuất hiện trong những tổ chức hiện đại. Các công ty không thể ủng hộ cách cư xử tầm thường như vậy. Tất cả các thành viên của công ty, từ vị trí cao nhất tới vị trí thấp nhất phải biết một điều rằng họ cùng làm việc trong một đội. Để giành chiến thắng, họ phải hỗ trợ lẫn nhau và thông báo cho nhau biết thông tin mới nhất. Bạn thuộc đội nào?

Giao tiếp

Không có gì phải nghi ngờ, giao tiếp giống như mạch máu của bất kì công ty hay tổ chức nào, và các nhà quản lý đóng vai trò là chất xúc tác gắn kết nhân viên ở tất cả các cấp lại với nhau. Nhà quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ mang lại những hiệu quả tích cực tới công ty và nhân viên, và ngược lại, nếu lãnh đạo truyền đạt thông tin không tốt, hậu quả sẽ thật tiêu cực.

Các nhà quản lý không có khả năng giao tiếp tốt đồng nghĩa với việc họ thiếu mất một chức năng chủ chốt của quản lý.

Giao tiếp là chìa khóa của các nhà quản lý ngày nay. Thông tin là sức mạnh, và với tốc độ phát triển chóng mặt của các doanh nghiệp, việc truyền tải thông tin tới nhân viên đòi hỏi phải nhanh hơn rất nhiều. Những thay đổi không ngừng nghỉ và sự hỗn loạn tăng cao trong môi trường kinh doanh dẫn đến việc tương tác phải nhiều hơn chứ không thể ít đi. Ai sẽ tiếp tục ở đây trong năm năm tới? Người quản lý có kĩ năng này hay là người không có? 

Với sự phát triển mạnh mẽ của thư điện tử, thư thoại, tin nhắn, những dòng tweet, và những phương tiện truyền thông hiện đại khác, nhà quản lý không có bất kỳ lý do nào để từ chối giao tiếp với nhân viên. Bạn thậm chí có thể sử dụng điện thoại hay đơn giản là thử một cuộc gặp gỡ nói chuyện với nhân viên và đồng nghiệp.

Để nhân viên đạt được những kỳ vọng bạn đặt ra, họ phải biết được mong muốn của bạn. Mục tiêu rất hoàn hảo trên giấy, nhưng nếu bạn không truyền tải được nó cho nhân viên và không sát sao để họ bắt kịp tiến độ thực hiện nhiệm vụ, thì sao bạn lại mong chờ họ hoàn thành? Đơn giản là bạn không thể. Điều này cũng giống như bạn huấn luyện vận động viên cho kì thi Olympic nhưng chẳng bao giờ phản hồi ý kiến xem vận động viên phải chỉnh sửa cái gì, như thế nào trong mỗi buổi tập.

Nhân viên thường rất coi trọng những điều tưởng chừng như rất nhỏ bé như một lời mời tới dự cuộc họp sắp tới, một lời khen khi hoàn thành tốt công việc được giao, hay những thông tin về tình hình tài chính của công ty. Chia sẻ thông tin không chỉ giúp công ty hoạt động tốt hơn mà còn tạo nên sự tin tưởng tuyệt đối đồng thời thắt chặt lòng tin, giúp gắn kết nhân viên với tổ chức, giúp các mục tiêu được hoàn thành một cách hoàn hảo.