DMCA.com Protection Status

Nhận biết các phương thức quản lý khác nhau  quan tâm

Được đăng bởi: Thái Hà Books

Cập nhật lúc 14:16 ngày 28/06/2018

Quản lý có thể được định nghĩa là “quá trình hoàn thành công việc thông qua những người khác”. Một định nghĩa khác mô tả cụ thể hơn về quản lý, đó là “quá trình điều phối các công việc để chúng có thể diễn ra theo đúng kế hoạch trong một phạm vi xác định bằng cách sử dụng những nguồn lực sẵn có”. Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng tại sao bao nhiêu người cần cù, siêng năng và thông minh vẫn không biết quản lý sao cho tốt? Tại sao lại có nhiều đến thế các công ty cố gắng chào mời những chương trình biến đổi liên tục mỗi khi có một xu thế phong cách quản lý nhất thời nổi lên trong giới kinh doanh?

Thật không may, quản lý giỏi giống như một món hàng hiếm, vừa quý giá vừa thoảng qua. Dù đã có nhiều năm trời thay đổi lý thuyết về quản lý, cộng với vô số những xu hướng quản lý mới, vậy mà nhiều người, cả cấp trên lẫn cấp dưới, vẫn phát triển một quan điểm lệch lạc về quản lý và thực tiễn của nó. Các nhà quản lý thường không biết đâu là phương pháp đúng đắn hay đâu là việc cần làm. Vậy nên mới có câu nói: “Lãnh đạo mà mờ mịt, thì nhân viên chỉ có mịt mờ”.

Bạn đã từng nghe nhận định nào giống như dưới đây ở nơi làm việc của mình chưa?

» Chúng tôi không có quyền quyết định.
» Cô ta phụ trách bộ phận đó và việc giải quyết các trục trặc là trách nhiệm của cô ta, không liên quan đến chúng tôi.
» Tại sao họ vẫn tiếp tục hỏi chúng tôi nghĩ gì khi họ không bao giờ làm theo những gì chúng tôi nói.
» Tôi rất tiếc nhưng đó là nguyên tắc của chúng tôi. Chúng tôi không cho phép có trường hợp ngoại lệ.
» Quản lý của tôi mà còn không quan tâm thì tôi cũng thế.

» Dù bạn có chăm chỉ làm việc như thế nào thì cũng không có ai chú ý đến đâu.
» Không tin được mấy nhân viên này đâu, họ chỉ muốn trốn việc thôi.

Nếu câu trả lời là có, thì bạn đang trong tình trạng báo động. Những suy nghĩ như trên cho thấy rằng nhà quản lý và nhân viên đang làm việc với nhau không hiệu quả. Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, còn nhân viên thì thiếu niềm tin vào lãnh đạo. Nói chung là hai bên không tin tưởng lẫn nhau. Nếu may mắn nhìn ra được những vấn đề như thế này, bạn sẽ có cơ hội tạo ra sự thay đổi nào đó. Còn nếu không, bạn có thể bị mắc kẹt và lặp đi lặp lại những lỗi lầm trên.

Nhân viên kỳ vọng như thế nào, cam kết làm tốt công việc ra sao, chủ yếu là do cách nhà quản lý đối xử với họ. Dưới đây là các phương thức quản lý được ứng dụng phổ biến nhất. Bạn thuộc phong cách quản lý nào?

Sếp nghiêm khắc

Đâu là cách tốt nhất để khiến mọi việc xảy ra theo kế hoạch đã định sẵn? Với câu hỏi này, mỗi người dường như có một đáp án khác nhau. Một số người thấy rằng quản lý là giao việc cho cấp dưới chứ không phải là cùng làm với họ. Bạn có cảm thấy quen với phong cách của nhà quản lý này không? “Chúng ta sẽ làm theo cách của tôi. Anh/chị có hiểu không?” Hoặc có thể là lời đe dọa phổ biến như: “Tốt hơn hết thì hãy hoàn thành công việc vào cuối ngày – nếu không thì cứ coi chừng đấy!” Trong tình huống tồi tệ nhất, nhà quản lý có thể sử dụng đến vũ khí cuối cùng: “Cô/cậu thử làm loạn lần nữa xem, nghỉ việc ngay đấy!”

Loại hình quản lý này có tên là Thuyết quản lý nhân sự X. Thuyết này cho rằng lười biếng là bản tính của con người và cần có sự điều khiển để mọi việc được thực hiện. Quản lý bằng nỗi sợ hãi và sự dọa nạt luôn đảm bảo sẽ nhận được kết quả. Câu hỏi được đặt ra ở đây là, liệu đó có phải là kết quả bạn thật sự mong muốn? Khi kiểm soát chặt chẽ công việc của cấp dưới, cuối cùng bạn thường chỉ có được sự tuân thủ trong ngắn hạn mà thôi. Nói cách khác, bạn sẽ không bao giờ nhận được kết quả tốt nhất từ nhân viên bằng cách đe dọa họ, mà bạn phải tìm cách để nuôi dưỡng ngọn lửa tinh thần của họ.

Đôi khi các nhà quản lý phải ra lệnh trong một số trường hợp. Nếu một bản đề xuất cần phải gửi đi trong một tiếng nữa, mà khách hàng chỉ vừa mới gửi cho bạn một số thay đổi quan trọng, đây là lúc bạn phải đảm bảo chọn ra người phù hợp làm nhiệm vụ này. Khi đó bạn phải phản ứng nhanh và có lẽ không có thời gian thảo luận như mong muốn, tuy nhiên, một điều rất quan trọng là phải xin lỗi trước và cho những người khác biết tại sao bạn lại hành động theo cách đó. Hãy nhớ rằng phần lớn nhân viên bỏ việc vì cách hành động của cấp trên hoặc người quản lý trực tiếp. Nên hãy chắc chắn một điều rằng bạn xử lý công việc nhanh chóng nhưng phải với một sự tương tác rõ ràng, mạch lạc và tôn trọng nhân viên.

Sếp thân thiện

Trái với quan điểm trên, một số người nhìn nhận rằng quản lý là phải ôn hòa. Thuyết quản lý nhân sự Y cho rằng về cơ bản mọi người luôn muốn làm một công việc tốt. Nói cách khác, các nhà quản lý nên nhạy cảm với cảm giác của nhân viên, tránh làm phiền môi trường yên bình và động đến lòng tự trọng của cấp dưới. Cách tiếp cận này có thể xuất hiện ở dạng: “À, báo cáo của anh/chị có một chút vấn đề nhỏ; không con số nào chính xác cả. Giờ thì đừng tự ái nhé, nhưng chúng ta cần xem xét phương án thay thế để có một sự tính toán cẩn thận hơn trong tương lai.” Kịch bản này cũng xảy ra khi ai đó từ trong nhóm được đề bạt lên vị trí quản lý. Khi ấy, việc chuyển
đổi từ một người đồng cấp thành một người cấp trên không hề dễ dàng chút nào.

Các nhà quản lý có thể nhận được một kết quả với cách tiếp cận này (hoặc họ có thể chọn cách tự mình làm!), nhưng liệu họ có nhận được kết quả tốt nhất không? Câu trả lời là không, khi ấy, có khả năng, nhân viên sẽ muốn lợi dụng các nhà quản lý.

Sếp “chuẩn cơm mẹ nấu”

Nhà quản lý thành công nhận ra một điều rằng họ không cần lúc nào cũng phải “cứng” – và rằng những người dịu dàng dễ chịu thường sẽ “tiêu tùng” đầu tiên. Nếu nhân viên của bạn đang rất siêng năng thực hiện nhiệm vụ được giao và không có trường hợp khẩn cấp nào đòi hỏi bạn phải can thiệp trực tiếp, bạn có thể tạm thời đứng sang một bên và để họ làm công việc của mình. Khi đó, nhân viên không chỉ học được tinh thần trách nhiệm mà bạn còn có thể dành hết tâm huyết của mình vào những thứ quan trọng nhất tạo nên thành công của tổ chức.

Về bản chất, công việc của nhà quản lý là tạo động lực để nhân viên làm việc tốt nhất có thể và thiết lập một môi trường làm việc cho phép cấp dưới đạt được mục tiêu. Nhà quản lý tốt nhất sẽ cố gắng hết sức có thể để loại bỏ những trở ngại mang tính hành chính – những thứ ngăn cản nhân viên làm việc, đồng thời có được nguồn lực cũng như quá trình đào tạo cần thiết cho nhân viên để đạt kết quả cao trong công việc. Còn tất cả những mục đích khác, bất kể có quan trọng hay cấp bách như thế nào cũng đều phải xếp sau.

Hệ thống tồi tệ, chính sách yếu kém, thủ tục rườm rà, xử lý kém hiệu quả là những điểm yếu của tổ chức mà các nhà quản lý phải xác định rõ và từ đó sửa chữa, hoặc thay thế. Các nhà quản lý phải xây dựng nền tảng cơ sở vững mạnh cho nhân viên. Hãy ủng hộ cấp dưới, từ đó họ mới ủng hộ lại bạn. Một khi nhận được những cơ hội để làm việc như vậy, thì nhân viên của mọi loại hình doanh nghiệp, từ các nhà máy cho đến các công ty đầu tư mạo hiểm, đều đã chứng tỏ nguyên tắc này là đúng. Nếu không xem xét những yếu tố trên ở nơi bạn làm việc, bạn có lẽ đã nhầm khi cho rằng vấn đề nằm ở nhân viên. Đừng o ép nhân viên nữa mà hãy bắt đầu đặt câu hỏi cho tổ chức. Kết quả là cấp dưới sẽ muốn thành công và theo đó, doanh nghiệp sẽ phát triển. Ai biết được? Nếu bạn hiểu nhân viên, họ sẽ ngừng trốn tránh và sẽ hoàn toàn ủng hộ bạn.

Áp đặt nhân viên có thể sẽ dễ dàng hơn chiến đấu với hệ thống rối ren và loại bỏ thủ tục rườm rà – những thứ cố hữu đã tồn tại trong tổ chức của bạn từ lâu. Bạn rất dễ mất bình tĩnh và hét lên, “Tất cả là lỗi của anh/chị mà công ty không đạt được kết quả như mong đợi!” Vâng, đổ lỗi cho cấp dưới về những vấn đề của tổ chức có lẽ là cách dễ nhất, nhưng làm như vậy không giải quyết được vấn đề. Chắc chắn là vấn đề có thể được tạm thời giải quyết nhanh chóng khi bạn thúc ép nhân viên, nhưng sau cùng, bạn vẫn thất bại trong việc xử lý những vấn đề nội tại của tổ chức.

Mọi người đều muốn “thắng”. Thử thách khó nhằn của quản lý là định nghĩa “chiến thắng” sao cho chiến thắng ấy là của tất cả mọi người trong tổ chức. Mọi người thường đấu đá với đồng nghiệp vì một phần bánh nhỏ, thay vì cố gắng để làm cái bánh lớn hơn nhiều lần. Công việc của bạn là làm cái bánh ấy lớn hơn.