DMCA.com Protection Status

KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC  quan tâm

Được đăng bởi: Trần Việt Thao

Cập nhật lúc 16:13 ngày 12/01/2018

Học viện Hành chính Quốc gia

Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính



 


 


 

 

KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC


 

(Chương trình đào tạo cử nhân hành chính)


 



 


 

GV: ThS. TẠ THỊ THANH TÂM
 

( Ngun: http://www.hanhchinh.com.vn/forum/forum.php ).


 

Năm 2006

Phần thứ nhất

 

LÝ LUẬN CHUNG

VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

 

Chương I

ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Chương II

HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Chương III

NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

Chương IV

VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN


 

Chương V

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

 

CHƯƠNG I

ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I. Vài nét về tình hình soạn thảo văn bản ở các cơ quan của nước ta hiện nay

II. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước

III. Chức năng của văn bản

IV. Những khái niệm cơ bản về văn bản

V. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

VI. Mục tiêu của môn học

I. VÀI NÉT VỀ TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở CÁC CƠ QUAN CỦA NƯỚC TA HIỆN NAY

1. Một số ưu điểm

- Việc soạn thảo VB trong thời gian qua đã phản ánh đúng đắn các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý từ cấp này đến cấp khác.

- Thể chế hóa kịp thời các chủ trương do đảng đề ra trên nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội của đất nước.

- Các loại VB được xác định tương đối chính xác về nội dung, tính chất của mỗi loại, do đó việc sử dụng chúng ngày càng có hiệu quả hơn.

- Các VB ngày càng hoàn chỉnh về mặt thể thức, tính pháp lý được đảm bảo. Tình trạng VB không có chữ ký của người có thẩm quyền, không có dấu, không có ngày tháng, ký hiệu ngày càng giảm.

- Việc sử dụng ngôn ngữ trong VB hành chính có tiến bộ rõ rệt, ít gặp các trường hợp văn phong không chuẩn mực.

2. Một số tồn tại cần khắc phục

- Các VB được soạn thảo còn thiếu sự thống nhất trên nhiều phương diện:

+ Về tên loại VB và chức năng thực tế của chúng.

+ Về cách sử dụng các khuôn ngôn ngữ trong VB.

+ Về thể thức VB.

+ Về thẩm quyền ban hành.

- Cách trình bày VB, cách đặt hệ thống các ký hiệu còn nhiều mặt tùy tiện.

- Nhiều VB được ban hành chồng chéo lẫn nhau

(Do qhệ giữa các cơ quan trong quá trình soạn thảo VB và qhệ giữa các VB không được xác định rõ ràng. Có khi VB tổng quát đã hết hiệu lực thi hnàh hoặc đã được thay thế bằng một VB khác, nhưng những VB phát sinh từ VB đó vẫn được tiếp tục sử dụng trong thực tiễn.)

- Quá trình kiểm tra việc thực hiện VB ở nhiều cơ quan đã không được quan tâm đúng mức, làm cho các tồn tại trong quá trình soạn thảo VB chậm được khắc phục.

- Còn thiếu những tiêu chuẩn của Nhà nước và những hướng dẫn cụ thể, có tính hệ thống về quy trình ban hành VB.

3. Nguyên nhân của các tồn tại

- Nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý nhận thức chưa đầy đủ về vai trò và chức năng của VB và các hệ thống VB là một cơ sở thông tin quan trọng của quá trình quản lý và lãnh đạo.

- Lề lối làm việc theo cơ chế quan liêu bao cấp trong các cơ quan đã dẫn đến việc ban hành nhiều VB trùng thừa, không có hiệu lực.

- Công tác quản lý và kiểm tra VB còn yếu.

- Việc đào tạo, huấn luyện cán bộ không được thực hiện thường xuyên và rộng rãi.

- Các tài liệu hướng dẫn chưa có sự thống nhất.

- Về mặt ngôn ngữ: chưa xây dựng được một hệ thống thuật ngữ về hành chính và VB quản lý một cách cụ thể, chính xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng trong quá trình xây dựng VB.


 

II. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước

1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước

VB quản lý là yếu tố cơ bản cùng với các yếu tố khác tạo nên cơ quan Nhà nước.

- Chính VB đã chính thức khai sinh ra cơ quan công quyền. Kể từ ngày ký VB thành lập, cơ quan Nhà nước mới thực sự được thành lập về phương diện pháp lý.

- Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan Nhà nước phải được quy định bằng VB.

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân viên, ký kết hợp đồng … đều phải thực hiện bằng văn bản.

2. Trên bình diện quốc tế, VB giữ vai trò tiêu biểu cho sự hiện diện của chính quyền, do đó tiêu biểu cho sự hiện diện quốc gia

- Hoạt động của chính quyền quốc gia được cụ thể hóa và được đại diện bằng các cơ quan Nhà nước.

Chính quyền của bất kỳ Nhà nước nào cũng đều chú trọng đến công tác soạn thảo VB hành chính và xem đó như là những biểu hiện của sự tiến bộ xã hội.

  •  


 

3. VB quản lý giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục của quốc gia

VB một khi đã được ban hành sẽ có hiệu lực liên tục cho dù chính quyền (chính phủ) có thay đổi.

  •  


 

4. VB quản lý hành chính là yếu tố hợp thức hóa hành vi của chính quyền

Không có VB, mọi hành vi của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt pháp lý.

  •  

5. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước

Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống văn bản quản lý. Đó là các thông tin về:

- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị.

- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.

- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau.

- Tình hình về đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v...

6. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý.

Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu và nắm được ý đồ của lãnh đạo, trên cơ sở đó thực hiện nhiệm vụ.

Thông thường, các quyết định quản lý hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước.

7. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Có thể kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo, quản lý thông qua hệ thống VB.

8. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

II. Chức năng của văn bản

1. Chức năng thông tin

VB là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan, giữa chính quyền nhà nước này với chính quyền nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan, hoặc từ cơ quan nhà nước ra bên ngoài với tư nhân hay với đoàn thể xã hội.

Chức năng thông tin của VB thể hiện qua các mặt sau đây:

Ghi lại các thông tin quản lý;

Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân;

Giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;

Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống thông tin khác.

  •  
  •  
  •  
  •  

VB là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật được nhà nước ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. VB chứa đựng các quy phạm làm cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân…

Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng:

Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý (báo cáo).

Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.

Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình (kế hoạch…)

Với chức năng thông tin, VB truyền đạt thông tin theo những tiêu chí khác nhau như:

  • Theo lĩnh vực quản lý: thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa-xã hội ...

    •  

Theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ ...

2. Chức năng quản lý

Chức năng quản lý của VB được thể hiện khi VB được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…)

Thông qua chức năng quản lý của VB, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập.​​​​​​​

VB là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới.

Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.

  •  

Từ giác độ chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm hai loại:

Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng.

VD: nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới, điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, các thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v. v...

Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.

  •  

VD: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn các công việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết công việc, v. v...

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý.

  •  

3. Chức năng pháp lý

+ Một số loại VB được hình thành để quy định những điều được phép và không được phép của cộng đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đúng định hướng của nhà nước.

+ Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.

+ Tuỳ thuộc vào nội dung và tính chất pháp lý của từng loại văn bản cụ thể, văn bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản.

+ Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước có một ý nghĩa rất thiết thực. Trước hết, vì văn bản quản lý nhà nước mang chức năng đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan. Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành công việc trong thực tế của các cơ quan.

4. Chức năng văn hóa

Qua các VB, bản sắc văn hóa của từng dân tộc được thể hiện rõ.

VB góp phần duy trì, bảo lưu văn hóa dân tộc, cùng với các yếu tố khác tạo nên đặc trưng văn hóa dân tộc.​​​​​​​

5. Chức năng xã hội

VB của xã hội nào, phản ánh thực trạng của xã hội đó trong những mối quan hệ, thời điểm, phạm vi cụ thể.

VB góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các quan hệ xã hội khác nhau.

VB có tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối mạnh mẽ của các yếu tố xã hội.​​​​​​​

5. Chức năng liên nhân (chức năng giao tiếp)

VB thiết lập và duy trì các quan hệ xã hội

Các VB nói chung, chủ yếu dùng với mục đích thông tin, nhưng cũng có những VB mà mục đích chủ yếu không phải là thông tin mà là để duy trì các quan hệ xã hội như thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư chia buồn của các cấp lãnh đạo v.v…


 

6. Chức năng sử liệu

Thông tin trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước là nguồn sử liệu quý giá đối với các nhà nghiên cứu lịch sử để tìm hiểu, đánh giá xã hội đã sản sinh ra nó.

Văn bản là nguồn tư liệu lịch sử giúp cho chúng ta hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia.​​​​​​​

7. Chức năng thống kê

Cần thấy rằng, mọi chức năng của văn bản được thực hiện trong một chỉnh thể thống nhất của việc quản lý nhà nước nói riêng và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội nói chung.

III. Những khái niệm cơ bản về văn bản

1. Khái niệm về văn bản

2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

3. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước

4. Khái niệm về văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường

1. Khái niệm về văn bản

2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là VB do cơ quan nhà nước ban hành, nhằm chuyển đạt các thông tin, các quyết định trong quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do luật định.

a. Nói đến quản lý là chúng ta nói đến quan hệ chủ thể – khách thể.

Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.


 

- VB, đó là tác phẩm có tính mục đích nhất định và có phương hướng thực dụng.

- Về mặt hình thức, đó là sự kết hợp tuyến tính giữa các câu hoặc các đoạn văn.

- Về mặt nội dung, đó là một chỉnh thể tương đối trọn vẹn về ngữ nghĩa.

Nói tóm lại, VB là một phương tiện để chứa đựng, lưu trữ thông tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng hệ thống các ký hiệu ngôn ngữ, hoặc bằng các ký hiệu, dấu hiệu khác.

Mỗi VB đều có nội dung, chứa đựng trong một hình thức nhất định và ngược lại hình thức chứa một nội dung nhất định.

 

2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là VB do cơ quan nhà nước ban hành, nhằm chuyển đạt các thông tin, các quyết định trong quản lý, theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do luật định.

a. Nói đến quản lý là chúng ta nói đến quan hệ chủ thể – khách thể.

Đối với VBQLNN, chủ thể chính là cơ quan ban hành VB: đó là các cơ quan nhà nước.

(Cơ quan nhà nước là cơ quan hay tổ chức của nhà nước được thành lập theo luật định hoặc theo quy định của nhà nước, có tư cách pháp nhân, có chức năng quản lý ở trung ương hay địa phương hoặc trong một lĩnh vực nào đó.

Khách thể là đối tượng tiếp nhận VB, đó có thể là:

+ cơ quan nhà nước,

+ tổ chức chính trị – xã hội,

+ doanh nghiệp,

+ tổ chức thuộc các thành phần kinh tế,

+ tổ chức tư nhân,

+ một bộ phận nhân dân hoặc một công dân

b. VBQLNN chuyển đạt các thông tin và quyết định phục vụ cho công tác quản lý

Thông tin trong VBQLNN có tính 2 chiều:

+ Theo chiều dọc, có thông tin do cấp dưới chuyển lên cấp trên (thông qua các hình thứcVB như báo cáo, kiến nghị, tờ trình…) và thông tin từ cấp trên chuyển xuống cấp dưới (VB thông cáo, thông báo, chỉ thị, quyết định…)

+ Theo chiều ngang, có thông tin do các cơ quan ngang hàng trao đổi với nhau.

Thông tin trong VBQLNN gồm 3 loại:

+ Thông tin quá khứ,

+ Thông tin hiện hành

+ Thông tin dự báo


 

Các thông tin này có tính chất tường minh, và không mang tính chất chủ quan, xúc cảm.

Khái niệm quyết định hiểu theo nghĩa rộng bao gồm quyết định và quy phạm pháp luật, quyết định về chủ trương, đường lối, chính sách, biện pháp lớn, quyết định về công việc cụ thể, cá biệt.

Quyết định trong VBQLNN mang tính chất quyền lực đơn phương, nghĩa là cơ quan nhà nước có thẩm quyền được quyền và có nhiệm vụ ra các quyết định và các cơ quan, các tổ chức, cá nhân hữu quan có bổn phận thi hành các quyết định đó.


 

c. VBQLNN được ban hành theo thẩm quyền, thủ tục và trình tự do luật định

+ Chỉ những cơ quan nhà nước được Hiến pháp và Luật quy định mới có thẩm quyền ban hành VB quy phạm pháp luật.

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

3. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước

Là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nước.

Là những quyết định quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước ban hành theo đúng thẩm quyền, đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định.

Dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.

Mang tính quyền lực Nhà nước đơn phương.

  •  
  •  
  •  
  •  

* Đối tượng ban hành VB QLHCNN

Các chủ thể quản lý hành chính nhà nước (các chủ thể có chức năng hành pháp, chấp hành, điều hành).

  •  

Các chủ thể Nhà nước khác có chức năng lập pháp, tư pháp như Quốc hội, Viện kiểm sát, Tòa án không ban hành VB QLHCNN.


 

4. Khái niệm về văn bản pháp luật và văn bản quản lý thông thường

4.1. Văn bản pháp luật

Là một hệ thống văn bản được xác định và quy định chặt chẽ về thẩm quyền, nội dung, hình thức và quy trình ban hành.

Có những văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật về mặt hình thức, song lại có nội dung chứa đựng các quy phạm pháp luật.

4.2. Văn bản quản lý thông thường

Là những văn bản không chứa đựng những quy phạm pháp luật.

Đó có thể là những văn bản áp dụng pháp luật đưa ra các quyết định hành chính hoặc tư pháp cá biệt, những văn bản hành chính thông thường, v.v...

IV. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

1. Đối tượng nghiên cứu

Xác định một số khái niệm cơ bản.

Xác định hệ thống và phân loại văn bản.

Xác định chủ thể ban hành và hình thức văn bản tương ứng.

Xác định những thuộc tính cơ bản của văn bản quản lý nhà nước; công dụng của từng loại văn bản.

Nghiên cứu và xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản .

Nghiên cứu và áp dụng những nguyên tắc và quy tắc kỹ thuật soạn thảo văn bản:​​​​​​

+ Các yêu cầu về nội dung;

+ Các yêu cầu về thể thức;

+ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản;

+ Cách diễn đạt quy phạm pháp luật;

2. Phương pháp nghiên cứu

Văn bản hành chính học sử dụng những phương pháp cơ bản sau đây:

Phương pháp phân tích: Văn bản được nghiên cứu về mọi bình diện, xác định nội dung, ý nghĩa, vai trò của từng bộ phận cấu thành của văn bản, từng giai đoạn trong hoạt động xây dựng chúng và những nét đặc thù của từng loại.

Phương pháp tổng hợp: Từ những mô tả về nội dung, hình thức và quy trình thủ tục xây dựng và ban hành từng loại văn bản cụ thể khái quát hóa lên thành lý luận chung, tức là đưa ra những luận điểm, quan niệm về quá trình sáng tạo pháp luật nói riêng và tạo ra những sản phẩm quản lý nói chung.

Phương pháp so sánh:​​​​​​

Văn bản được tiến hành nghiên cứu bằng cách so sánh chủ yếu trên các phương diện sau:

  • Giữa các thời kỳ khác nhau của lịch sử xây dựng và ban hành văn bản để rút ra những bài học thực tiễn nhằm tiến tới hoàn thiện kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản.

    Giữa các loại hình văn bản nhằm phân biệt để soạn thảo và áp dụng chúng được tốt hơn.

    Giữa thực tiễn trong nước với kinh nghiệm nước ngoài để nghiên cứu, học hỏi và kế thừa những thành tựu của kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của các nước tiên tiến, có bề dày lịch sử và kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

    Giữa lý luận với thực tế nhằm xây dựng được hệ thống lý thuyết và đưa ra được những kiến giải thực tế góp phần hoàn thiện công tác văn bản ở nước ta.

Ngoài ra, có thể sử dụng ở những mức độ khác nhau các phương pháp khác như: phương pháp thống kê, phương pháp xã hội học, v.v...

V. Mục tiêu của môn học

Giúp học viên:

Nắm vững lý thuyết về văn bản quản lý nhà nước.

Phân biệt được tính chất và thẩm quyền ban hành của từng loại văn bản cơ bản khác nhau.

Nắm được những nguyên tắc và kỹ thuật cơ bản trong soạn thảo và xử lý văn bản.

Hình thành những kỹ năng thực hành cơ bản trong soạn thảo văn bản.​​​​​​

CHƯƠNG II

HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

II. Phân loại văn bản

III. Hiệu lực của văn bản

 

I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

1. Khái niệm về hệ thống

2. Các tiêu chí phân loại văn bản

II. Phân loại văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính cá biệt

3. Văn bản hành chính thông thường

4. Văn bản chuyên môn-kỹ thuật

III. Hiệu lực của văn bản

1. Hiệu lực về thời gian

2. Hiệu lực về không gian và đối tượng

3. Giám sát, kiểm tra văn bản

4. Xử lý văn bản trái pháp luật

I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

1. Khái niệm về hệ thống

2. Các tiêu chí phân loại văn bản

1. Khái niệm về hệ thống

Cùng loại, cùng đặc trưng, cùng chức năng

Phải có quan hệ, liên hệ với nhau chặt chẽ​​​​​​​

Hệ thống là một tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc cùng chức năng, có quan hệ hoặc liên hệ với nhau chặt chẽ, làm thành một thể thống nhất (có yếu tố này thì phải có yếu tố kia).

Hệ thống VB quản lý hành chính Nhà nước là tập hợp những VB có đặc trưng giống nhau, hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, có liên quan và tác động ảnh hưởng lẫn nhau.

Để có được hệ thống văn bản cân đối, hoàn chỉnh, thống nhất, không mâu thuẫn và chồng chéo nhau, cần phải thường xuyên tiến hành công tác rà soát và hệ thống hóa các văn bản. Trên cơ sở này, nội dung của văn bản trong hệ thống sẽ phù hợp với những yêu cầu, đáp ứng được đòi hỏi của cuộc sống, mang tính khả thi.

2. Các tiêu chí phân loại văn bản

Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:

2.1. Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh (nguồn gốc tạo lập)

+ Công văn với nghĩa rộng bao gồm các VB do nhà nước hay các tổ chức ban hành nói về việc công, từ VB có hiệu lực pháp lý cao nhất đến VB có hiệu lực pháp lý thấp nhất.

Với nghĩa hẹp, công văn thường được gọi cho những công văn hành chính, là những VB được sử dụng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức XH, dùng để thông tin, trao đổi, giao dịch, đề nghị hoặc trả lời các yêu cầu, chất vấn, hướng dẫn thi hành các công việc đã có quyết định, kế hoạch…

+ Tư văn là những VB do cá nhân sáng tạo ra.

Trong thực tế có những VB có nội dung liên quan đến công vụ được gửi đi từ cơ quan nhà nước này sang cơ quan nhà nước khác một cách không chính thức, không lấy số đăng ký vào sổ công văn “đi”, không đóng dấu cơ quan, vẫn thuộc loại VB tư văn chứ không phải công văn.

  •  

2.2. Theo chức năng của VB, có thể chia các loại VB thành: VB quản lý và các loại tài liệu khác.

+ Đặc trưng nổi bật của VB quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý.

VB quản lý cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan quản lý và cơ quan bị quản lý, giữa các cơ quan có liên quan trong bộ máy quản lý nói chung: nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư…

VB quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin can thiết hình thành trong quá trình quản lý của các tổ chức, cơ quan.

VB quản lý hành chính nhà nước là những VB do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương ban hành và sử dụng như là cơ sở pháp lý quan trọng để phục vụ cho quản lý, điều hành nền hành chính Nhà nước.

VB quản lý có thể thức riêng được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sự hình thành các VB quản lý được thực hiện theo một quy trình xác định.

2.3. Căn cứ vào tính chất, hiệu lực pháp lý, các VB được chia thành hai loại:

VB mang tính quyền lực nhà nước

VB không mang tính quyền lực nhà nước.

+ VB mang tính quyền lực nhà nước được ban hành nhân danh Nhà nước, có nội dung là ý chí của Nhà nước bắt buộc phải thi hành đối với các đối tượng liên quan và được đảm bảo thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước. Ý chí của Nhà nước được thể hiện dưới 2 hình thức khác nhau: quy phạm pháp luật và mệnh lệnh cụ thể.

Các quy phạm pháp luật xác định khuôn mẫu xử sự chung cho hành vi của con người trong những điều kiện hoàn cảnh cụ thể.

Các mệnh lệnh cụ thể đặt ra khuôn mẫu cho những hành vi cụ thể của từng con người xác định. Việc ban hành mệnh lệnh cụ thể phải dựa trên cơ sở các VB quy phạm.

> VB mang tính quyền lực nhà nước được chia thành 2 loại: VB quy phạm pháp luật và VB áp dụng pháp luật.

+ VB không mang tính quyền lực nhà nước không được đảm bảo thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước: đơn, CV hành chính, báo cáo công tác, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai thu tiền…

2.4. Phân loại theo mục đích của VB

Để nghiên cứu và soạn thảo cá VB một cách khoa học, không những chỉ phân biệt các VB có tính quy phạm pháp luật với VB thông thường, mà còn phải phân loại một cách hợp lý dựa trên mục đích yêu cầu của VB. Theo tiêu chí này có thể phân thành các loại VB sau:

+ VB trao đổi

+ VB chuyển đạt

+ VB trình bày

+ VB thống kê

+ VB ban hành mệnh lệnh

+ VB hợp đồng dân sự, mua bán…

Ngoài ra, để phục cụ cho việc tìm ra VB thuận lợi, có thể phân loại VB theo một số tiêu chí khác như theo địa điểm ban hành (VB của Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Kon Tum, Đồng Tháp, An Giang); theo thời gian ban hành (VB của các năm tháng khác nhau); theo kỹ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện; theo hướng chu chuyển của văn bản (văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ)…

Trong xây dựng, ban hành và quản lý văn bản ít khi áp dụng thuần nhất một cách phân loại nào đó, mà thông thường tuỳ theo mục đích và nội dung công việc mà áp dụng kết hợp, xen kẽ các cách phân loại. Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, cách phân loại theo tính chất, hiệu lực pháp lý của văn bản hoặc loại hình quản lý chuyên môn được áp dụng thường xuyên và hữu hiệu hơn cả.

II. Phân loại văn bản (theo hiệu lực pháp lý)

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là:

văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định

trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội

được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp cần thiết

được áp dụng nhiều lần​​​​​

Có 11 cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền ban hành VB QPPL là:

Quốc hội

UBTVQH

Chủ tịch nước

Thủ tướng Chính phủ

Bộ trưởng

Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ

Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ

Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

Hội đồng nhân dân

Ủy ban nhân dân

​​​​​​​

Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:

a) Văn bản luật: là những VB quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được quy định trong Hiến pháp (Điều 84, 88 và 147 – Hiến pháp 1992 CHXHCNVN). Các VB này có giá trị pháp lý cao nhất. Mọi VB khác (dưới luật) khi ban hành đều phải dựa trên cơ sở của VB luật và không được trái với các quy định trong các luật.

VB luật có 2 hình thức: Hiến pháp và đạo luật ( hoặc bộ luật)

+ Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung hay sửa đổi Hiến pháp) quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước như: hình thức và bản chất nhà nước, chế độ chính trị, chế độ kinh tế, văn hóa, xã hội, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của cơ quan Nhà nước.

Hiến pháp là sự thể chế hóa đường lối chính sách của đảng trong mỗi giai đoạn cách mạng cụ thể.

Hiến pháp là luật cơ bản của nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất.

+ Luật; bộ luật: là VB QPPL do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp, nhằm điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước.

VD: bộ luật hình sự, luật hôn nhân gia đình…

Hiến pháp và luật có giá trị pháp lý cao và phạm vi tác dụng rộng, do đó trình tự ban hành chúng hết sức chặt chẽ, bao gồm 4 giai đoạn: soạn thảo dự án luật, thảo luận dự án luật, thông qua luật và công bố luật. Đặc biệt đối với Hiến pháp khi thông qua phải được ít nhất 2/3 số đại biểu Quốc hội biểu quyết tán thành.

b) Văn bản dưới luật (mang tính chất luật)

Là những VB QPPL do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được pháp luật quy định. Những VB này có giá trị pháp lý thấp hơn các VB luật, vì vậy khi ban hành phải chú ý sao cho những quy định của chúng phải phù hợp với những quy định của Hiến pháp và luật.

Giá trị pháp lý của từng loại VB dưới luật cũng khác nhau, tùy thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành chúng.

Theo Hiến pháp 1992, có những loại VB dưới luật sau đây:

+ Pháp lệnh của UBTVQH

+ Nghị quyết của Quốc hội, UBTVQH

+Lệnh của Chủ tịch nước

+ Quyết định của Chủ tịch nước

c) Văn bản dưới luật lập quy (còn thường gọi là văn bản pháp quy):

+ Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp;

+ Nghị định của Chính phủ;

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp;

+ Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp;

+ Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội.

Thông tư liên bộ là loại VB nhằm phối hợp giữa các ngành, đề ra những quy định hoặc hướng dẫn thống nhất thực hiện những quy định của cấp trên thể hiện trong các VB QPPL có giá trị pháp lý cao hơn.

VD: Quốc hội ban hành Hiến pháp, Luật; Chủ tịch nước ban hành Lệnh để công bố Hiến pháp, Luật; Chính phủ ban hành Nghị định để quy định chi tiết thi hành Luật, Pháp lệnh…

2. Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được áp dụng môt lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.

  •  

a) Lệnh: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

b) Nghị quyết: một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

c) Quyết định: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

d) Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định, có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành.

e) Điều lệ, quy chế, quy định ...: văn bản trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về sự hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.

f) Giấy phép: văn bản thể hiện sự chấp thuận từ phía cơ quan quản lý nhà nước trước nhu cầu, yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhất định về việc thực hiện những hành vi mà theo quy định của pháp luật cần có sự quản lý hành chính nhà nước.

v.v...

3. Văn bản hành chính thông thường

Là loại VB phục vụ trực tiếp cho công tác điều hành trong các cơ quan nhà nước.

Dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như:

  •  
  •  

+ Công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức;

+ Ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị;

+ Thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân.

Không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.

Bao gồm các loại văn bản sau:

  •  
  •  

Công văn, Thông cáo, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản,

Đề án, phương án

Kế hoạch, chương trình

Diễn văn

Công điện, Công lệnh

Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ...)

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  

v.v...

4. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.

Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa.

  •  
  •  

Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao, quốc phòng, ...

  1.  

VD:

+ Trong lĩnh vực ngoại giao có các loại VB như: Công ước, Công hàm, Hiệp ước, Hiệp định, Tuyên bố chung, Điện mừng,…

+ Trong lĩnh vực quốc phòng có: Lệnh, Nhật lệnh, Quân lệnh, Điều lệnh,…

Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn ...

  1.  

* Cần lưu ý, hợp đồng là một dạng văn bản đặc biệt thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động chuyên môn khác nhau. Nếu như văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh quản lý đơn phương, thì hợp đồng cần phải thể nguyện sự thống nhất ý chí của ít nhất hai bên.

(Sơ đồ hệ thống văn bản quản lý nhà nước: xem Phụ lục 1)

III. Hiệu lực của văn bản

Việc ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm áp dụng những quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực nhà nước vào thực tiễn, tức là mỗi văn bản tuỳ theo mức độ khác nhau của loại hình văn bản đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cụ thể. Do đó, văn bản quản lý nhà nước tuỳ theo tính chất và nội dung được quy định trực tiếp hoặc gián tiếp về thời gian có hiệu lực, không gian áp dụng và đối tượng thi hành.

1. Hiệu lực về thời gian

1.1. Đối với các VB QPPL

Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:

Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH có hiệu lực kể từ ngày Chủ tịch nước ký Lệnh công bố, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác.

Văn bản quy phạm pháp luật của Chủ tịch nước có hiệu lực kể từ ngày đăng Công báo, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác.

Văn bản quy phạm pháp luật (Nghị quyết, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư) của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch có hiệu lực sau mười lăm ngày, kể từ ngày ký văn bản hoặc có hiệu lực muộn hơn nếu được quy định tại văn bản đó. Đối với văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, thì văn bản có thể quy định ngày có hiệu lực sớm hơn.

  •  
  •  
  •  

1.2. Đối với các văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật

Thông thường có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác.

1.3. Văn bản quản lý nhà nước không quy định hiệu lực trở về trước (hiệu lực hồi tố).

Tuy nhiên, trong trường hợp thật cần thiết văn bản quy phạm pháp luật có thể được quy định hiệu lực trở về trước, song phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý.

Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.

  •  
  •  

1.4. Đối với các văn bản bị đình chỉ thi hành

Ngưng hiệu lực cho đến khi có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền về việc:

  •  

+ Không bị huỷ bỏ thì văn bản tiếp tục có hiệu lực.

+ Bị huỷ bỏ thì văn bản hết hiệu lực.

1.5. Văn bản quản lý nhà nước hết hiệu lực (toàn bộ hoặc một phần) khi:

Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản.

Được thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó.

Bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành của văn bản hết hiệu lực cũng đồng thời hết hiệu lực cùng với văn bản đó, trừ trường hợp được giữ lại toàn bộ hoặc một phần vì còn phù hợp với các quy định của văn bản mới.​​​​​​

2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng

Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trung ương có hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam, trừ trường hợp văn bản đó có quy định khác.

Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền nhà nước ở địa phương có hiệu lực trong phạm vi địa phương của mình.

Văn bản quy phạm pháp luật cũng có hiệu lực đối với cơ quan, tổ chức, người nước ngoài ở Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật của Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

Văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật có hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tuỳ theo nội dung ban hành.​​​​​​​

3. Giám sát, kiểm tra văn bản

  • Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành: văn bản của chính Quốc hội, của UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC, HĐND và UBND các cấp, và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

    UBTVQH thực hiện quyền giám sát đối với các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

    Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND cấp tỉnh.

    Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND cấp tỉnh về nội dung có liên quan đến ngành, lĩnh vực do mình phụ trách.

    Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát việc tuân theo pháp luật đối với văn bản quy phạm pháp luật của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND, UBND nhằm đảm bảo các văn bản đó không trái pháp luật. Thủ trưởng cơ quan nhà nước nhận được kháng nghị của VKSND có trách nhiệm trả lời kháng nghị trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận được kháng nghị.

    Đối với các văn bản quản lý khác cũng cần có chế độ giám sát, kiểm tra, kiểm sát chặt chẽ, tuân thủ pháp luật. Đó là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan ban hành, các bộ phận chức năng được giao quyền hạn, nói chung là của cơ quan ban hành văn bản.

    •  
    •  
    •  
    •  
    •  
    •  

4. Xử lý văn bản trái pháp luật

4.1. Nội dung xử lý

Văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hợp pháp, đúng thẩm quyền và hợp lý. Một khi các yêu cầu đó không được đảm bảo cần có các biện pháp xử lý như đình chỉ; kiến nghị bãi bỏ; hoặc bãi bỏ với những mức độ như bãi bỏ văn bản từ ngày ra quyết định bãi bỏ, hoặc huỷ bỏ toàn bộ hiệu lực văn bản từ khi ban hành nó và khôi phục lại trật tự cũ.

Những văn bản trong diện phải được xử lý thường là các văn bản có các khiếm khuyết sau đây:

VB có nội dung không phù hợp với đời sống kinh tế-xã hội, không có tính khả thi, không có tác dụng tích cực trong quá trình tác động vào thực tiễn.

VB được ban hành trái thẩm quyền; có nội dung trái pháp luật; vi phạm các quy định về thủ tục.

VB được xây dựng với kỹ thuật pháp lý chưa đạt yêu cầu.

  •  
  •  
  •  

4.2. Những nguyên tắc chung

Cơ quan nhà nước cấp trên có quyền xử lý các văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới, hoặc cùng cấp nhưng có thẩm quyền lớn hơn.

Cơ quan ban hành văn bản có quyền tự xử lý văn bản của mình, trừ một số trường hợp đặc biệt.

Toà án xử lý một số văn bản áp dụng pháp luật của các cơ quan quản lý nhà nước.

  •  
  •  
  •  

4.3. Thẩm quyền, trình tự và thủ tục xử lý văn bản trái pháp luật

Quốc hội xử lý văn bản của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC.

UBTVQH xử lý văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC và HĐND cấp tỉnh.

Thủ tướng Chính phủ xử lý văn bản của thủ trưởng cấp bộ, HĐND, UBND cấp tỉnh.

Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến nghị với bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ đã ban hành văn bản trái với văn bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản đó; nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì trình Thủ tướng Chính phủ quyết định; kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hoặc của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phụ trách; đình chỉ việc thi hành và đề nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ quyết định, chỉ thị của UBND cấp tinh trái với văn bản quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; nếu UBND không nhất trí với quyết định đình chỉ thi hành, thì vẫn phải chấp hành, nhưng có quyền kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ.

HĐND bãi bỏ những quyết định sai trái của UBND cùng cấp, những nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp.

Chủ tịch UBND đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản sai trái của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp mình và những văn bản sai trái của UBND, chủ tịch UBND cấp dưới; đình chỉ việc thi hành nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp và đề nghị với HĐND cấp mình bãi bỏ.

Đối với các loại văn bản quản lý nhà nước khác không chứa đựng quy phạm pháp luật, lãnh đạo cơ quan ban hành có trách nhiệm xem xét, quyết định tạm đình chỉ hoặc bãi bỏ việc thi hành một phần hoặc toàn bộ văn bản mà mình đã ban hành trái pháp luật hoặc bất hợp lý. Trong trường hợp có các ý kiến khác nhau không tự giải quyết được trong phạm vi thẩm quyền thì phải kiến nghị lên cấp trên để xem xét, giải quyết.​​​​​​​

Mọi quyết định xử lý văn bản trái pháp luật hoặc bất hợp lý phải được thực hiện bằng văn bản tương ứng theo luật định.

IV. Nguyên tắc áp dụng văn bản (có thể trình bày thêm, nếu có thời gian)

1. Nguyên tắc thời điểm có hiệu lực thi hành

Văn bản được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực. Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đó đang có hiệu lực. Trong trường hợp có quy định trở về trước thì áp dụng theo văn bản đó.

2. Nguyên tắc hiệu lực pháp lý

Trong trường hợp các văn bản có quy định, quyết định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.

3. Nguyên tắc ban hành muộn hơn

Trong trường hợp các văn bản do một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định, quyết định của văn bản được ban hành sau.

4. Nguyên tắc tính chất quy định trách nhiệm pháp lý

Trong trường hợp văn bản mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.


 

CHƯƠNG III

NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

I. Những yêu cầu về nội dung (Bùi Khắc Việt, tr 18); NVThâm 76 nâu

1. Tính mục đích

2. Tính khoa học

3. Tính đại chúng

4. Tính công quyền

5. Tính khả thi

II. Những yêu cầu về thể thức

1. Khái niệm về thể thức văn bản (40, 54 HtrPhiến)

2. Các yếu tố thể thức văn bản

 

I. Những yêu cầu về nội dung

Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau đây:

1. Tính mục đích

Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả thi.

Nội dung văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, không mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác.

Nội dung của VB phải được thể hiện trong một VB thích hợp (Không thể lấy VB có nội dung là chỉ thị thay cho thông báo…)

Nội dung của văn bản phải thể hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.

  •  
  •  
  •  
  •  

Vì vậy, cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hoá chính sách thành pháp luật.

Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính và pháp luật.

2. Tính khoa học

Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.

Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác:

  •  
  •  

+ Sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế, không được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác.

Bảo đảm sự lô gích về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.

  •  

Trong một văn bản cần khai triển những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.

Sử dụng ngôn ngữ hành chính - công vụ chuẩn mực.

Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, và phổ thông.

Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải được xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các VB khác trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao.

Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

3. Tính đại chúng

Văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí.

Đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học.

Nội dung của VB luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp và phản ánh nguyện vọng chính đáng của đông đảo nhân dân lao động.

Sử dụng ngôn ngữ phổ thông đại chúng trong trình bày nội dung văn bản, tránh lạm dụng các thuật ngữ hành chính-công vụ chuyên môn sâu.

  •  
  •  
  •  
  •  

Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, trong đó phần lớn là có trình độ văn hoá thấp, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội và liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.

Tính dân chủ của văn bản

Phản ánh được nguyện vọng nhân dân;

Vừa có tính thuyết phục, vừa đề cao ý thức trách nhiệm, ý thức tuân thủ pháp luật của nhân dân;

Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân.

  •  
  •  
  •  

Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng, dân chủ, cần tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.

4. Tính công quyền

VB thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo;

VB phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật;

Nội dung của VB chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh.

VB phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định;

VB phải được ban hành đúng thẩm quyền;

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý hành chính có chức năng pháp lý và quản lý, tức là tuỳ theo tính chất và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Ýù chí đó thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật. Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản còn phải được ban hành đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản giải quyết các công việc trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định. Trường hợp chủ thể nào đó ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó được coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản còn cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

Một biểu hiện khác của tính công quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt: cho phép và bắt buộc, nghĩa là quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự, trong đó chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh. Ngoài ra, nội dung của quy phạm pháp luật phải chặt chẽ, rõ ràng, chính xác và luôn được hiểu thống nhất. Quy phạm pháp luật có cơ cấu nhất định và có thể phân chia theo những tiêu chí nhất định thành nhiều loại khác nhau mà người soạn thảo văn bản cần nắm vững để có thể diễn đạt chúng một cách thích hợp. Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngôn ngữ hành chính-công vụ tương ứng.

5. Tính khả thi

Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng (tính mục đích), tính nhân dân (tính phổ thông đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý-quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực thi. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau đây:

VB phải đưa ra những yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành, phù hợp với trình độ, năng lực, điều kiện thời gian và điều kiện vật chất của chủ thể thi hành.

  •  

Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản "không có tính khả thi", làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước.

Phải quy định các quyền của chủ thể kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.

  •  


II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN

1. Khái niệm về thể thức văn bản

VB có rất nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác nhau thể hiện đặc điểm riêng của mỗi VB. Nghị định có thể thức và bố cục khác với thông tư, biên bản khác với nghị quyết và nghị quyết khác với công điện… Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức VB. Thể thức này làm nên sự khác biệt giữa VB QL nói chung và VB QLHCNN nói riêng với các VB khoa học, thơ, truyện…

Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Như vậy, thể thức của VB là gì?

Thể thức VB là toàn bộ các bộ phận cấu thànhVB, nhằm đảm bảo cho VB có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan.

Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa.

Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau.

Có những bộ phận, nếu thiếu chúng, VB sẽ không được xem là hợp thức, dẫn đến việc sử dụng VB để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ không có hiệu quả.

Có những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khó xác định được trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo VB, đồng thời việc tra tìm, đăng ký VB cũng gặp khó khăn.

Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước

Thể thức cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản.​​​​​

Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thông thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo những yêu cầu về thể thức.

2. Các yếu tố thể thức văn bản

2.1. Quốc hiệu

Tại Công văn số 1053/VP ngày 12-8-1976, Thường vụ Hội đồng Chính phủ quy định việc sử dụng quốc hiệu và tiêu ngữ của văn bản như sau:

Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu trang giấy.

Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản.

  •  
  •  

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Theo quy định của TCVN-5700-1992, dòng "cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam" viết bằng chữ in hoa, dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, phía dưới có gạch ngang.

2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.

Tên cơ quan được đặt ở góc trái tờ đầu văn bản, ngang hàng với quốc hiệu

Được trình bày đầy đủ theo tên gọi chính thức đúng như trong quyết định thành lập cơ quan,

Viết đậm nét, rõ ràng, chính xác, không viết tắt, sai chính tả tiếng Việt

Phía dưới có một gạch dài.

Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như: UBND, HĐND…​​​​​​​

Trong trường hợp có đề tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dòng trên, còn tên cơ quan ban hành viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới.

2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả VB, nó cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.

Được đặt ngang hàng quốc hiệu, về phía góc trái tờ đầu văn bản, được trình bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập cơ quan, không viết tắt, sai chính tả tiếng Việt, phía dưới có một gạch dài.

Nếu cơ quan ban hành là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng đầu một cấp hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được ghi một cách độc lập.

Nếu cơ quan trực thuộc một hệ thống chủ quản nhất định, thì cần ghi tên cơ quan chủ quản lên trên (có thể viết tắt những cụm từ thông dụng: HĐND, UBND…)

  •  
  •  
  •  

VD:

 

TỔNG CÔNG TY

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM


 

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

 

UBND TỈNH HÀ TÂY

SỞ VĂN HÓA VÀ THÔNG TIN


 

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA VB - CNHC

 

 

 

Ngoài mục đích làm sáng tỏ hệ thống chủ quản và cơ quan trực thuộc của cơ quan ban hành VB, việc ghi tên cơ quan trên VB còn có ý nghĩa giao dịch.

2.3. Số và ký hiệu

Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.

Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ chức mà có thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo từng cụm văn bản.

Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi một dấu gạch chéo (/).

Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch nối.

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.

Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  


 

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)


 

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Tên loại VB

Chữ viết tắt

Báo cáo

BC

Biên bản

BB

Chỉ thị (cá biệt)

CT

Chương trình

CTr

Quyết định (cá biệt)

Thông cáo

TC

Thông báo

TB

Kế hoạch

KH

Phương án

PA

Đề án

ĐA

Tờ trình

TTr


 

Hợp đồng

Công điện

Giấy chứng nhận

CN

Giấy ủy nhiệm

UN

Giấy mời

GM

Giấy giới thiệu

GT

Giấy nghỉ phép

NP

Giấy đi đường

ĐĐ

Giấy biên nhận hồ sơ

BN

Phiếu gửi

PG

Phiếu chuyển

PC


 


 

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

Tên loại VB

Chữ viết tắt

Luật

Lt

Pháp lệnh

PL

Lệnh

L

Nghị quyết

NQ

Nghị quyết liên tịch

NQLT

Nghị định

Quyết định

Chỉ thị

CT

Thông tư

TT

Thông tư liên tịch

TTLT


 

BẢN SAO VĂN BẢN

Tên loại VB

Chữ viết tắt

Bản sao y bản chính

SY

Bản trích sao

TS

Bản sao lục

SL


 

Cần lưu ý, trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, công văn là văn bản không có tên loại cho nên trong ký hiệu không có ký hiệu CV. Tuy nhiên, đối với hệ thống văn bản của Đảng thì công văn trong số và ký hiệu lại có ký hiệu này.

Cần lập bảng danh mục tên các cơ quan để xác định ký hiệu chuẩn cho các cơ quan đó. Tên cơ quan dù có dài cũng phải được ký hiệu đầy đủ. Chữ "và" trong tên cơ quan không cần phải thể hiện trong ký hiệu, thí dụ: Bộ Kế hoạch và Đầu tư - BKHĐT, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - BNNPTNT. Không nên ký hiệu kiểu HQ - Tổng cục Hải quan (nên dùng - TCHQ); GDĐT - Bộ Giáo dục và Đào tạo (BGDĐT). Ký hiệu viết tắt tên đơn vị soạn thảo cần được viết ngắn gọn: TCCB - tổ chức cán bộ; TC -tài chính; hc - hành chính, v.v... Cũng có thể ký hiệu tên các đơn vị bằng một chữ cái nhất định kèm theo với chữ số Arập: A12; B4; C5, v.v...


 

CƠ CẤU CỦA SỐ VÀ KÝ HIỆU:

Văn bản quy phạm pháp luật:

Số.../năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành

Số của VB QPPL bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh dấu theo từng loại VB do cơ quan ban hành trong một năm.

Năm ban hành phải viết đầy đủ các con số: 1999, 2000, 2001, ...

  •  
  •  

Ví dụ:

Số 154/2000/NĐ-CP

Số 238/2000/QĐ-BTC

Văn bản cá biệt:

Số.../ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành(-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)

Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn),ví dụ:

Số 52/QĐ-HVHCQG-TCCB

Số 136/QĐ-BNG

Số 42/CT-UB


 

Văn bản hành chính thông thường:


 

Số của VB hành chính là số thứ tự đăng ký VB do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.

Tùy theo tổng số VB và số lượng mỗi loại VB hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số VB.

  •  
  •  


 

Văn bản có tên loại:

Số.../ viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành (-viết tắt tên đơn vị soạn thảo)

Trong đó yếu tố “viết tắt tên đơn vị soạn thảo” không phải là nhất thiết (nếu có thì không đặt ngoặc đơn).

Ví dụ:

Số 252/TB-HVHCQG-VP

Số 83/BC-BNG-LT

Số 14/BB-UB


 

Văn bản không có tên loại (công văn):

Số.../ viết tắt tên cơ quan ban hành-viết tắt tên đơn vị soạn thảo

Ví dụ:

Số 357/HVHCQG-VB

Số 975/BTC-HC

Số 1374/BTP-PC


 

2.4. Địa danh, ngày tháng

2.4.1. Địa danh

Địa danh ghi trên VB là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phương, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

a. Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức Trung ương

Là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

  •  


 


 


 

b. Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh

+ Đối với thành phố trực thuộc trung ương

Là tên của với thành phố trực thuộc trung ương

  •  


 


 

+ Đối với các tỉnh

Là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

  •  


 


 

c. Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức cấp huyện

Là tên của huyện, quận, thị xã

  •  


 


 

d. Địa danh ghi trên VB của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã

Là tên của xã, phường, thị trấn đó

  •  


 


 

Địa danh ghi trên VB, giúp cho nơi nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban hành.

Thông thường, văn bản của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn đô thị thì ghi tên đô thị đó; văn bản ở huyện, xã được ghi địa danh là tên huyện, tên xã theo sự phân chia địa giới hiện hành.


 

2.4.2. Ngày, tháng, năm ban hành VB

Ngày tháng được viết ngay dưới quốc hiệu

Đầy đủ các chữ "..., ngày ...tháng . .. năm ..."

Những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước

Không dùng các dấu chấm (.), dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), v.v... để thay thế cho các từ “ngày... tháng ... năm ... “.

Ngày, tháng, năm ban hành VB QPPL do Quốc hội, UBTV Quốc hội, HĐND ban hành là ngày, tháng, năm VB được thông qua.

Ngày, tháng, năm ban hành VB QPPL khác và VB hành chính là ngày, tháng, năm VB được ký ban hành.​​​​​

2.5. Tên loại văn bản hoặc nơi đề gửi

2.5.1. Tên loại

Tên loại VB là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành.

Khi ban hành VB QPPL và VB hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

Tên loại văn bản được trình bày ở giữa trang giấy, bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng.

Đối với một số loại VB, phải ghi tên loại kèm theo với thẩm quyền ban hành (quyết định của UBND; chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, v.v...)

Không dùng những tên loại văn bản mà pháp luật không quy định (như: sắc lệnh, bố cáo, thông tri...).​​​​​


 

2.5.2. Nơi đề gửi

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận VB với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công viêc; để biết và để lưu.

Đối với VB chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận VB.

Đối với VB được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.

Đối với những VB có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận VB.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm 2 phần:​​​​​​​

    • Phần 1: bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

      Phần 2: bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan khác nhận công văn

2.6. Trích yếu nội dung của văn bản

      • Là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

        Yếu tố này được ghi phía dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường (có thể in chữ đậm).

        Đối với công văn, trích yếu được ghi bên dưới số và ký hiệu (không in đậm).

        •  
        •  
        •  

VD 1:

Chính phuû

Thuû töôùng

Soá: 159-TTg

COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM

Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc

Haø Noäi, ngaøy 06 thaùng 4 naêm 1994


 

QUYEÁT ÑÒNH CUÛA THUÛ TÖÔÙNG CHÍNH PHUÛ

Veà vieäc thaønh laäp theâm moät soá ñôn vò thuoäc Vaên phoøng Chính phuû


 

VD 2:

Vaên phoøng

Chính phuû

Soá: …

V/v môøi hoïp

COÄNG HOAØ XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM

Ñoäc laäp – Töï do – Haïnh phuùc


 

Haø Noäi, ngaøy … thaùng … naêm …


 

Kính göûi: ………………….

………………………

2.7. Căn cứ ban hành văn bản

Đây là yếu tố thường có đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý.

Chỉ nêu những căn cứ trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản.

Đó là những căn cứ pháp lý (theo quy định của văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn nào), căn cứ thẩm quyền (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản), lý do ban hành (nhằm giải quyết vấn đề gì, theo đề nghị của cấp nào, cơ quan nào...

Đối với văn bản được diễn đạt theo lối văn "điều khoản" phần này được trình bày tách biệt, sau hết mỗi căn cứ là dấu chấm phảy (;), hết căn cứ cuối cùng là dấu phảy (,)

Đối với những văn bản được viết theo kiểu "văn xuôi pháp luật" thì phần căn cứ, thông thường, có thể được viết liền mạch vào phần nội dung, hoặc cũng có thể để viết tương tự như đối với các loại văn bản viết theo văn điều khoản.​​​​​​​

2.8. Loại hình quyết định

Loại hình quyết định phù hợp với tên loại văn bản, có thể được trình bày tách biệt (nghị quyết, nghị định, quyết định, ...) hoặc liền vào yếu tố căn cứ ban hành.

  •  

2.9. Nội dung VB

Là phần trọng tâm của văn bản.

Noäi dung VB phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu:

  •  
  •  

+ Phuø hôïp vôùi hình thöùc VB ñöôïc söû duïng

+ Phuø hôïp vôùi ñöôøng loái, chuû tröông cuûa NN, vôùi quy ñònh cuûa phaùp luaät

+ Söû duïng ngoân ngöõ deã hieåu

+ Khoâng vieát taét nhöõng töø, cuïm töø khoâng thoâng duïng

+ Duøng töø ngöõ phoå thoâng, khoâng duøng töø ngöõ ñòa phöông

+ Caùc QPPL, caùc vaán ñeà, söï vieäc phaûi ñöôïc trình baøy ngaén goïn, roõ raøng, chính xaùc

Trong việc áp dụng văn điều khoản nếu số lượng các điều khoản lớn thì phần nội dung được chia thành:

  •  

Phần (đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã: I, II, III, IV,... )

Chương ( - chữ số La Mã)

Mục ( - chữ cái in hoa: A, B, C, ... )

Điều ( - chữ số ảrập: 1, 2, 3, ...)

Khoản ( - chữ số ảrập: 1, 2, 3, ...)

Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, ...)

Tiết ( - )

Thông thường bố cục này được áp dụng để viết những văn bản như nghị định, quyết định.

2.10. Điều khoản thi hành

Thông thường, các văn bản đưa ra quyết định quản lý đều có những điều khoản cuối cùng hay còn gọi là điều khoản thi hành, trong đó nêu rõ:

Phần điều khoản thi hành có thể trình bày bằng các điều khoản riêng.

  • Hiệu lực của văn bản: Nêu thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản có hiệu lực thi hành.

    Xử lý văn bản cũ: Cần nêu rõ, cụ thể những văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ toàn bộ hay một phần; trong trường hợp cần thiết có thể ban hành kèm theo danh mục các văn bản hay điều khoản bị bãi bỏ.

    Các chủ thể có liên quan: Nêu những đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai, thực hiện, phối hợp, v.v... đối với văn bản được ban hành.

    •  
    •  
    •  
  •  

2.11. Thẩm quyền ký

Thẩm quyền ký bao gồm: hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký.

+ Ký TUQ: ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan uyû quyeàn cho moät caùn boä phuï traùch döôùi mình moät caáp kyù moät soá VB maø mình phaûi kyù.

> Vieäc giao kyù TUQ. phaûi ñöôïc quy ñònh baèng VB vaø trong moät thôøi gian nhaát ñònh

+ Ký TL: ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan coù theå giao cho Chaùnh vaên phoøng, Tröôûng phoøng Hchính hoaëc Tröôûng moät soá ñôn vò kyù moät soá loaïi VB.

> Vieäc giao kyù TL. phaûi ñöôïc quy ñònh cuï theå trong quy cheá hoaït ñoäng hoaëc quy cheá coâng taùc vaên thö cuûa cô quan, toå chöùc.

Phải ký đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; ký một lần ở bản duy nhất;

Không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.

Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm.

Nếu văn bản có nhiều trang toàn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng.

BT: Trình baøy theå thöùc ñeà kyù döôùi ñaây laø ñuùng hay sai? Haõy söûa laïi.

1. TM. Hoäi ñoàng tuyeån duïng Phoù Chuû tòch

2. TL. Giaùm ñoác Phoù vaên phoøng

3. Toång Coâng ty Soâng Ñaø Vaên phoøng Phoù Chaùnh vaên phoøng

4. TM. Phoøng Taøi vuï – Keá toaùn Tröôûng phoøng

5. TL. Hoäi ñoàng quaûn trò Thö kyù

1. TM. Hoäi ñoàng tuyeån duïng KT. Chuû tòch Phoù Chuû tòch

2. TL. Giaùm ñoác KT. Chaùnh vaên phoøng Phoù vaên phoøng

3. TL. Toång Giaùm ñoác KT. Chaùnh Vaên phoøng Phoù Chaùnh vaên phoøng

4. TM. Phoøng Taøi vuï – Keá toaùn Tröôûng phoøng

5. TM. Hoäi ñoàng quaûn trò TL. Chuû tòch Thö kyù

    • Trường hợp VB do tập thể thông qua thì ghi trước chức vụ người ký T.M (thay mặt).

      Trường hợp cấp phó được ký về những việc đã phân công thì trước chức vụ đề K.T (ký thay).

      Ngoài ra tuỳ theo trường hợp VB có thể được ký T.L (thừa lệnh), T.U.Q (thừa uỷ quyền), Q. (quyền).


      •  

2.12. Con dấu hợp pháp

Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký.

Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.

Không đóng dấu không chỉ (đóng trước, ký sau)

Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản.

Cụm chữ ký và dấu được trình bày ở dưới phần điều khoản thi hành, tại góc bên phải đối với văn bản một chữ ký; hoặc được dàn đều sang cả hai góc đối với văn bản liên tịch, trong đó vị trí của cơ quan chủ trì soạn thảo ở góc trên bên phải.​​​​​​​

2.14. Dấu độ mật hoặc/và mức độ khẩn

Trong trường hợp cần thiết văn bản có thể có dấu hiệu chỉ mức độ mật ("Mật", "Tối mật", Tuyệt mật") hoặc/và mức độ khẩn ("Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc", “Hỏa tốc hẹn giờ”).

Việc đóng dấu này do người ký văn bản quy định.

Văn thư đóng dấu này bằng mực dấu đỏ vào khoảng trống dưới số và ký hiệu theo đúng quy định của pháp luật.​​​​​​​

2.15. Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản phát hành

Yếu tố này được trình bày tại lề góc phải trang nhất ngang yếu tố địa danh, ngày tháng.​​​​​​​

2.16. Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị, như: “thu hồi”, "xem tại chỗ", "xem xong xin trả lại", “không phổ biến”, “lưu hành nội bộ”, “không đăng tin trên báo, đài”, v.v...

Cần lưu ý các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố (1), (2), (5), (6), (9), (10) (nếu như tại văn bản chính chưa trình bày), (11) và (12). Các phụ lục chỉ có yếu tố nội dung của mình và được đóng dấu treo. Các phụ lục được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của văn bản chính và số trang của các văn bản phụ và phụ lục được đánh chung số thứ tự và được ghi tại chính giữa lề trên và cách mép trên trang giấy 10mm.

Các yếu tố thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định và do đó cũng là những yêu tố thể thức của những văn bản đó, như: việc đặt lề để vùng trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phông, cỡ và kiểu chữ, độ giãn dòng, v.v... Thể thức của văn bản đảm bảo cho văn bản có tính pháp lý, tính khuôn mẫu và tạo điều kiện sử dụng thuận tiện văn bản trong thực tiễn quản lý nhà nước.

CHƯƠNG IV

VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN

I. VĂN PHONG HÀNH CHÍNH - CÔNG VỤ

1. Khái niệm về văn phong văn phong hành chính - công vụ

Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng là “cơ chế tín hiệu” của giao tiếp, mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Việc giao tiếp bằng lời nói còn phụ thuộc rất nhiều vào những hoàn cảnh, điều kiện, mục tiêu và các tính chất khác nhau của giao tiếp. Tuỳ thuộc vào những yếu tố đó trong mỗi môi trường giao tiếp khác nhau nội dung giao tiếp có thể được thể hiện bằng những phong cách chức năng nhất định. Phù hợp với mỗi phong cách chức năng có cách viết (văn phong) tương ứng.

Có nhiều loại văn phong khác nhau như: văn chương, chính luận- báo chí, khoa học, hành chính-công vụ, khẩu ngữ.

Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong hành chính-công vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong hành chính-công vụ. Văn phong hành chính-công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Các phương tiện ngôn ngữ đó chủ yếu bao gồm:

- Có sắc thái văn phong hành chính-công vụ;

Trung tính;

- Trung tính được sử dụng chủ yếu trong loại văn phong này.

  •  
  •  
  •  

Văn phong hành chính-công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành-quản lý, ở toà án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín công vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp lý...

2. Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ

2.1. Tính chính xác, rõ ràng

Tính thiếu chính xác và không rõ ràng, sự mơ hồ của những văn bản không chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đời sống xã hội.

Chỉ có một cách hiểu duy nhất

Không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau

Từ ngữ dùng trong VB phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau

  •  
  •  
  •  

Kỹ thuật diễn tả:

Viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.

  •  

Tính chính xác của lời nói luôn luôn gắn liền với khả năng tuy duy rõ ràng, hiểu biết vấn đề và biết cách sử dụng ý nghĩa của từ. Tính chính xác của lời nói có thể được xác định trên cơ sở sự tương hợp “lời nói – hiện thực khách quan” và “lời nói – tư duy”. Tính chính xác của lời nói trước hết liên quan chặt chẽ với những bình diện ngữ nghĩa của hệ thống ngôn ngữ và cũng do đó có thể thấy nó chính là sự tuân thủ những chuẩn sử dụng từ ngữ đảm bảo phong cách chức năng của lời nói công vụ, tức là sử dụng những từ ngữ văn học, mà không sử dụng những từ ngữ địa phương, tiếng lóng, v.v...

Một lời nói chính xác sẽ đảm bảo cho nó có tính logic. Tuy nhiên đó mới chỉ là điều kiện cần, ngoài ra còn phải có những điều kiện khác nữa mới đủ. Thí dụ như người muốn có lời nói logic thì bản thân phải biết tư duy logic, thực hiện mọi hoạt động tư duy phù hợp với những quy tắc của logic; thêm nữa cũng cần có những hiểu biết nhất định về các phương tiện ngôn ngữ để tạo được tính liên kết và không mâu thuẫn của các yếu tố tạo nên cấu trúc lời nói. Logic lời nói khác biệt với logic nhận thức bởi sự định hướng rõ ràng của mình đối với người đối giao và tình huống giao tiếp. Sự tuân thủ hoặc vi phạm logic lời nói có ảnh hưởng trực tiếp, to lớn đến sự tiếp thu lời nói từ phía người nghe. Đối với lời nói công vụ đây là điều hết sức quan trọng, bởi lẽ những vấn đề đưa ra phải được người nghe lĩnh hội đúng với ý của người phát ngôn. Mọi cách hiểu khác đi sẽ để lại những hậu quả khôn lường.

2.2. Tính phổ thông, đại chúng

Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu.

"Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong văn bản"

  •  
  •  

(Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật)

Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, nhất là trong điều kiện dân trí còn thấp, ý thức pháp luật chưa cao, thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.

2.3. Tính khách quan, phi cá tính

Nội dung của văn bản phải được trình bày một cách trực tiếp, không thiên vị.

Cách hành văn không biểu cảm (thể hiện tình cảm), không đưa quan điểm cá nhân vào nội dung VB.

Kỹ thuật diễn tả:

  •  
  •  
  •  

+ Tránh dùng đại từ nhân xưng cho ngôi thứ nhất và ngôi thứ hai.

+ Hạn chế tối đa việc sử dụng các từ ngữ biểu cảm.

BT: Hãy sửa lại câu văn dưới đây (của Bộ Nội vụ gửi các bộ khác)

Chúng tôi tha thiết và thành thực trông đợi quý vị cho biết ý kiến về vấn đề nói trên.

Bộ Nội vụ yêu cầu quý cơ quan cho biết ý kiến về vấn đề nói trên.

  •  


 

Loại văn bản này là tiếng nói của quyền lực nhà nước, chứ không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.

Là người phát ngôn thay cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, ý đồ lãnh đạo. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính-công vụ.

Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.

Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

2.4. Tính trang trọng

Văn bản là tiếng nói của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác, hoặc cơ quan với cá nhân, là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm.

Thể hiện sự tôn trọng đối với các đối tượng thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể nới ban hành văn bản.

Kỹ thuật diễn tả: Hạn chế sử dụng những từ ngữ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, màu mè, bay bướm.

  •  
  •  

BT: Sửa lại câu văn hành chính sau:

Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phòng nên nghĩ đến dân chúng đang nóng lòng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chóng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới.

Bộ yêu cầu các sở, ban, phòng trực thuộc cần giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của nhân dân, nhất là trường hợp các vấn đề liên quan đến đời sống của đồng bào vùng xa xôi hẻo lánh.

  •  

2.5. Tính lịch sự, lễ độ

Lời lẽ dùng trong VB không tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên; hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.

Kỹ thuật diễn tả: không sử dụng những từ ngữ cục cằn, thô lỗ, suồng sã, khẩu ngữ, những ý đồ thô bạo gây cảm xúc mạnh, bất ngờ cho người đọc.

  •  
  •  

BT: Nhận xét và sửa câu văn sau:

Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ cho Thủ đô.

Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan thành phố, yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp để bảo vệ thẩm mỹ của Thủ đô.

  •  

Tính lịch sự, lễ độ cần thiết duy trì ở tất cả các VB hành chính, kể cả những VB ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới để thi hành hay quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi.

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

2.6. Tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định

Trong một số trường hợp có thể điền nội dung cần thiết vào bản mẫu có sẵn.

Sử dụng các khuôn ngôn ngữ hành chính có sẵn:

  •  
  •  
  •  

+ "Căn cứ vào...",

+ “Theo đề nghị của...",

+ “Theo Thông tư số…”

+ “Các... chịu trách nhiệm thi hành... này"...

Tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn giấy tờ.

KHUOÂN NGOÂN NGÖÕ THÖÔØNG DUØNG TRONG VB HAØNH CHÍNH

a. Neáu laø chöùc vuï hoaëc teân cô quan ban haønh VB thì caáu taïo cuûa nhöõng cuïm töø thöôøng duøng theo phöông thöùc ra leänh, aùp ñaët:

VD: - Caùc ñôn vò coù traùch nhieäm / thi haønh …

- Thuû töôùng chính phuû / quyeát ñònh …

- Boä Giaùo duïc / chæ thò …

- Giaùm ñoác Hoïc vieän / yeâu caàu …

b. Khuoân maãu mang tính chaát ñeà nghò, nhaéc nhôû:

- Nhaän ñöôïc thoâng tö (chæ thò, quyeát ñònh …) naøy, yeâu caàu caùc ñôn vò …

- Caùc ñôn vò tröïc thuoäc (…) coù traùch nhieäm thöïc hieän quyeát ñònh (chæ thò, nghò quyeát) … naøy.

- Ñeà nghò thuû tröôûng caùc cô quan ….

c. Khuoân maãu mang tính chaát trình baøy quan ñieåm vaø hoûi yù kieán caáp treân:

- Xin traân troïng ñeà nghò …

- Raát mong nhaän ñöôïc yù kieán sôùm cuûa …

d. Khuoân maãu hoûi yù kieán caáp döôùi:

- Ñeà nghò caùc ñoàng chí cho bieát yù kieán veà …

- Yeâu caàu caùc ñôn vò traû lôøi cho Boä bieát …

- Raát mong caùc ñôn vò cho bieát keát quaû sôùm …


 

Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội; mặt khác cho phép sản xuất hàng loạt, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

II. Ngôn ngữ văn bản

1. Sử dụng từ ngữ

1.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa.

Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện

  •  

Ví dụ:

"Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường"

"Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai thác hợp lý thành phần môi trường"

  •  


 

Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

  •  

Ví dụ:

"Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở"

"Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú".​​​​​​​

Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp

Đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó trong quan hệ với những từ khác trong câu.

  •  

Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó... Cần lưu ý không sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau.

1.2. Sử dụng từ đúng văn phong hành chính-công vụ.

Sử dụng từ ngữ phoå thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.

Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.

Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

Không dùng tiếng lóng, từ thông tục​​​​​​

(vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản).

Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.

  •  

Đó là những thuật ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy...

Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt và các từ gốc nước ngoài khác.

  •  

1.3. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.

Văn bản quản lý nhà nước còn phải được viết đúng chính tả tiếng Việt. Chính tả là một vấn đề có tính chất phổ quát đối với mọi thứ chữ viết ghi âm hiện nay trên thế giới. Với tiếng Việt, chính tả về cơ bản đã thống nhất trên toàn quốc từ rất lâu. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều hướng tới một chính tả chung. Thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, phản ánh bức tranh phương ngữ đa dạng của tiếng Việt và bao gồm các lỗi về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; công quỹ/công quỷ), về vần (nhất trí/nhứt trí; nguyên tắc/nguyên tắt; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), về phụ âm đầu (xét xử/xét sử; quản lý/quản ný; tranh giành/chanh dành; xử sự/sử xự), về phân bố các ký hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả), và về viết hoa.

Riêng về viết hoa có thể thấy hiện nay còn có quá nhiều bất cập, đặc biệt là khi viết hoa tên các cơ quan, tổ chức, các chức danh, khi muốn bày tỏ lòng tôn kính. Việc viết hoa tràn lan như hiện nay không những chỉ thể hiện những khiếm khuyết mang tính ngôn ngữ của những quy tắc chính tả, mà trên phương diện nào đó làm giảm một phần đáng kể tính uy nghi của văn bản như một công cụ quan trọng biểu hiện quyền lực nhà nước. Do đó, cần nghiên cứu kỹ lưỡng, song khẩn trương để sớm có được những quy định chặt chẽ trong lĩnh vực này. Để phần nào giải quyết vấn đề này, ngày 22-01- 1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ra Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ban hành kèm theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.

Theo bản Quy định nêu trên việc viết hoa trong văn bản cần phải đảm bảo đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông, theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận, giảm tối đa các chữ viết hoa và tạo thuận lợi cho cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản.

1.4. Dùng từ đúng quan hệ kết hợp.

Để tạo nên câu và các đơn vị trên câu các từ được sử dụng luôn luôn quan hệ với nhau về ngữ nghĩa và ngữ pháp với các từ đi trước và đi sau nó.

Một trong những biểu hiện của việc dùng từ không đúng quan hệ kết hợp là dùng lặp từ, thừa từ và "bệnh" dùng từ sáo rỗng.

2. Kỹ thuật cú pháp

2.1. Caâu

2.1.1. Cuù phaùp cuûa caâu vaên phaûi maïch laïc, chuaån möïc

Moät ñieàu khoaûn quyeát ñònh haønh chính duø noäi dung coù daøi vaø phöùc taïp cuõng chæ ñöôïc trình baøy baèng moät caâu phöùc ñuùng khuoân maãu, taùch ra thaønh caùc veá xuoáng doøng vaø chöõ ñaàu doøng vieát hoa.

VD:

Chöùc vuï ra quyeát ñònh

- Caên cöù vaøo …

- Theo ñeà nghò cuûa …

Quyeát ñònh

Ñieàu 1: ………………………..

Ñieàu 2: ………………………..

Ñieàu 3: ………………………..

2.1.2. Khoâng söû duïng caâu hoûi, caâu caûm thaùn trong VB HCCV

BT: Söûa laïi caâu vaên sau:

a. Yeâu caàu quyù cô quan cho bieát ñöông söï laø ai? bao nhieâu tuoåi? ñeán truù quaùn ôû ñòa phöông töø bao giôø? laøm ngheà gì vaø thöôøng hay lieân laïc vôùi haïng ngöôøi naøo trong xaõ hoäi?

> Yeâu caàu quyù cô quan cho bieát nhöõng chi tieát sau ñaây veà ñöông söï: hoï teân, tuoåi, ngaøy ñeán truù taïi ñòa phöông, ngheà nghieäp vaø quan heä caùc thaønh phaàn xaõ hoäi vôùi ñöông söï.

b. Vieäc ñi laïi ôû vuøng naøy môùi khoù khaên laøm sao!

> Vieäc ñi laïi ôû vuøng naøy raát khoù khaên.

 

2.1.3. Caâu caàu khieán chæ coù theå duøng trong caùc VB ban haønh meänh leänh nhö: chæ thò, lôøi keâu goïi.

VD:

Haõy ñaåy maïnh caùc hoaït ñoäng nhaân ñaïo töø thieän, baûo trôï ngöôøi taøn taät vaø treû moà coâi.

2.1.4. Caàn caân nhaéc khi duøng caâu khaúng ñònh hay phuû ñònh ñeå ñaûm baûo tính khaùch quan, lòch söï

VD:

Ban giaùm ñoác khoâng chaáp nhaän cho oâng laøm vieäc taïi coâng ty nöõa.

> Ban giaùm ñoác raát tieác phaûi töø choái vieäc tieáp tuïc coäng taùc cuûa oâng taïi coâng ty.

a) Câu xét theo quan hệ hướng nội.

- Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt là chủ ngữ và vị ngữ, ví dụ:

"Văn bản đăng Công báo có giá trị như bản gốc"

- Loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nòng cốt một thành phần, chỉ sử dụng làm tiêu đề, ví dụ:

"Điều 5.- Xử lý vi phạm đối với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính

Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính mà sách nhiễu nhân dân, dung túng, bao che cho cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm hành chính, không xử phạt hoặc xử phạt không kịp thời, không đúng mức, xử phạt quá thẩm quyền quy định thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại vật chất thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật."

- Câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận có thể được tách theo những khuôn mẫu nhất định, ví dụ:

NGHị địNH CủA CHíNH PHủ

Quy định về xử phạt hành chính trong các hoạt động văn hoá. dịch vụ văn hoá và phòng chống một số tệ nạn xã hội

CHíNH PHủ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

Căn cứ Luật Báo chí ngày 28 tháng 12 năm 1989;

Căn cứ Luật Xuất bản ngày 7 tháng 7 năm 1993;

Căn cứ Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính ngày 6 tháng 7 năm 1995;

Căn cứ Quy chế lưu hành, kinh doanh phim, băng đĩa hình, băng đĩa nhạc, bán, cho thuê xuất bản phẩm, hoạt động văn hoá và dịch vụ văn hoá nơi công cộng; quảng cáo, viết, đặt biển hiệu; Quy định những biện pháp cấp bách bài trừ một số tệ nạn xã hội nghiêm trọng ban hành kèm theo Nghị định số 87/CP ngày 12 tháng 12 năm 1995;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin, Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

NGHị địNH:

CHươNG I

NHữNG QUY địNH CHUNG

Điều 1.- Vi phạm hành chính trong các hoạt động văn hoá, dịch vụ văn hoá và phòng chống một số tệ nạn xã hội.

Vi phạm hành chính trong các hoạt động văn hoá, dịch vụ văn hoá và phòng chống một số tệ nạn xã hội quy định tại Nghị định này bao gồm những hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động lưu hành, kinh doanh phim, băng đĩa hình, băng đĩa nhạc; bán và cho thuê xuất bản phẩm; hoạt động văn hoá và dịch vụ văn hoá nơi công cộng; quảng cáo và viết, đặt biển hiệu; phòng chống tệ nạn mại dâm, ma tuý và đánh bạc.

(...)

Có thể thấy toàn bộ Nghị định trên đã được cấu tạo theo hình thức một câu. Trong "siêu câu" đó có nhiều câu hoàn chỉnh.

- Câu tường thuật hầu như chiếm vị trí độc tôn trong văn bản quản lý nhà nước. Các loại câu khác như câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm rất ít được sử dụng.

- Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt, nghĩa là phải phản ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan, hoặc phải có các vế câu hợp lô gíc. Câu " Trong nhân dân nói chung và trong công tác ban hành văn bản nói riêng chúng ta đều đã làm được rất nhiều" là câu sai, vì "văn bản nói riêng" không thuộc phạm trù lô gíc "nhân dân nói chung".

- Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm (...) rất ít được sử dụng.

b) Câu xét về quan hệ hướng ngoại.

- Câu cần có sự nhất quán về chủ đề. Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung.

- Câu cần phải được hoàn chỉnh về mặt hình thức.

- Câu cần được liên kết với nhau hài hoà bởi các phương thức sau đây:

+ Lặp từ ngữ:

"Pháp lệnh này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2002.

Những quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bãi bỏ"

+ Lặp cấu trúc:

"Căn cứ Nghị định số 31/CP ngày 18- 5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 04-6-1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;

(...) “

+ Phương thức thế:

"Căn cứ vào quỹ đất đai, đặc điểm và nhu cầu của địa phương, HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định mỗi xã được để lại một quỹ đất không quá 5% đất nông nghiệp để phục vụ cho nhu cầu công ích của địa phương. Chính phủ quy định việc sử dụng đất này".

+ Phương thức liên tưởng:

* Liên tưởng đồng loại:

"Quốc hội thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát tối cao đối với việc quản lý và sử dụng đất đai trong cả nước.

Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát việc quản lý và sử dụng đất trong địa phương mình".

* Liên tưởng bộ phận với toàn thể và ngược lại:

“Nghiêm cấm sản xuất, vận chuyển, buôn bán, tàng trữ, sử dụng trái phép thuốc phiện và các chất ma tuý khác. Nhà nước quy định chế độ bắt buộc cai nghiện và chữa các bệnh xã hội nguy hiểm".

* Liên tưởng đối lập:

"Nhà nước phát triển công tác thông tin, báo chí, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, xuất bản, thư viện và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Nghiêm cấm những hoạt động văn hoá, thông tin làm tổn hại lợi ích quốc gia, phá hoại nhân cách, đạo đức và lối sống tốt đẹp của người Việt Nam".

* Liên tưởng nhân quả:

"Tham nhũng là hành vi của người có chức vụ, quyền hạn đã lợi dụng chức vụ, quyền hạn đó để tham ô, hối lộ hoặc cố ý làm trái pháp luật vì động cơ vụ lợi, gây thiệt hại cho tài sản của Nhà nước, tập thể và cá nhân, xâm phạm hoạt động đúng đắn của các cơ quan, tổ chức.

Người có hành vi tham nhũng phải bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật".

* Liên tưởng định vị:

"Tiếp tục thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hoá và đa dạng hoá các quan hệ quốc tế, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác với tất cả các nước. Ra sức tăng cường quan hệ với các nước láng giềng và các nước trong tổ chức ASEAN, không ngừng củng cố quan hệ với các nước bạn bè truyền thống..., phấn đấu vì hoà bình, độc lập và phát triển. Nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế. Củng cố môi trường hoà bình và tranh thủ điều kiện quốc tế thuận lợi hơn nữa cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, đồng thời góp phần vào cuộc đấu tranh chung của nhân dân thế giới vì hoà bình, độc lập dân tộc, dân chủ và tiến bộ xã hội".

+ Phương thức nối:

* Nối bằng quan hệ từ:

"Trong những năm qua, UBND thành phố đã triển khai thực hiện Nghị quyết 06/CP ngày 29-01-1993 của Chính phủ về phòng chống và kiểm soát ma tuý. Các ngành, các cấp và các đoàn thể đã có nhiều biện pháp tích cực để ngăn chặn tệ nạn buôn bán, tàng trữ và sử dụng các chất ma tuý. Song, do tổ chức triển khai thực hiện chưa chặt chẽ, thiếu biện pháp cương quyết đồng bộ, chưa thống nhất nội dung, nhận thức, chưa có quy trình cai nghiện và chữa trị đúng, công tác tuyên truyền giáo dục chưa sâu rộng... nên kết quả đạt được còn rất hạn chế".

* Nối bằng các từ ngữ có tác dụng chuyển tiếp:

"Thực hiện dán tem hàng nhập khẩu là biện pháp tích cực để chống nhập lậu và tiêu thụ hành nhập lậu, công tác này có liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân và có các loại hình kinh doanh, lại phải triển khai trong thời gian rất ngắn. Do đó sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp. Vì vậy, UBND thành phố yêu cầu các cấp, các ngành cần coi đây là một công tác trọng tâm đột xuất; phải tập trung chỉ đạo sát sao và thống nhất theo yêu cầu của Chỉ thị này và Thông tư số 30/1998/TTLT-BTC-BTM- BNV-TCHQ ngày 16-3-1998 của liên bộ Tài chính-Thương mại-Nội vụ-Tổng cục Hải quan".

2.2. Đoạn văn

Đoạn văn là đơn vị cơ sở để tổ chức văn bản, thường gồm một số câu gắn bó với nhau trên cơ sở một chủ đề bộ phận, cùng nhau phát triển chủ đề đó theo định hướng giao tiếp chung của văn bản. Thông thường đoạn văn được định vị trong một khổ viết, tức là nằm giữa hai dấu chấm xuống dòng, và có thể có ba bộ phận cơ bản cấu thành sau đây:

- Câu chủ đề: giới thiệu đối tượng, chủ đề được đề cập và diễn giải trong đoạn.

- Câu khai triển: thuyết minh, diễn giải cho chủ đề.

- Câu kết: báo hiệu đoạn văn kết thúc, lưu ý người đọc những điểm, chi tiết cốt lõi của đoạn văn, đồng thời có thể chuẩn bị cho đoạn văn tiếp theo.

"Thực hiện đúng chính sách hạn điền quy định tại Luật Đất đai (1). Có biện pháp cụ thể, thiết thực để giải quyết tình trạng nông dân không có ruộng đất (2). Việc sử dụng đất cho phát triển công nghiệp, đô thị, cơ sở hạ tầng phải bảo đảm để nông dân không bị mất việc làm, mất nguồn sinh sống(3)".

Tuy nhiên, trong thực tế kiểu đoạn văn đầy đủ các yếu tố kể trên hiếm gặp trong các văn bản quản lý nhà nước. Có thể viết đoạn văn không có câu chủ đề, khi đó các câu nằm trong mối quan hệ song hành với nhau trong một cấu trúc lặp. Đó là các đoạn văn thường dùng để:

- Liệt kê các sự kiện (của cùng một chủ thể hoặc của các chủ thể khác nhau) có liên quan với nhau về mặt nào đó;

- Liệt kê các sự kiện đối lập, tương phản với nhau;

- Liệt kê các sự kiện theo hướng tăng cấp.

Đoạn văn có câu chủ đề có thể có câu chủ đề ở đầu, ở cuối hoặc ở cả đầu và cuối đoạn văn (câu chủ đề kép).

Tóm lại, khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn tập trung cùng vào một chủ đề, không bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tức là tránh bị lạc chủ đề. Mặt khác, cũng cần khai triển đầy đủ chủ đề đã nêu, không được bỏ qua những phương diện đã nêu trong chủ đề, hoặc trình bày nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn. Để đảm bảo mạch lạc cần có (các) câu chuyển ý, làm cho các câu không bị đứt quãng, hoặc mâu thuẫn về ý, nhờ đó tạo nên đoạn văn với các câu có liên kết chặt chẽ về cả nội dung lẫn hình thức.

d) Tổ chức kết cấu văn bản.

Văn bản có thể phạm các lỗi giống như các lỗi trong một đoạn văn. Nghĩa là trong văn bản, giữa các phần, các mục, các đoạn cũng có thể có tình trạng lạc đề, thiếu hụt chủ đề, lặp chủ đề, đứt mạch ý, mâu thuẫn về ý hoặc thiếu sự liên kết chặt chẽ.

Các lỗi trong văn bản có thể là:

- Không tách đoạn: các thành tố nội dung khác nhau của văn bản không được tách ra bằng các dấu hiệu hình thức (chấm xuống dòng).

- Tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng.

- Không chuyển đoạn, liên kết đoạn.


 

Vò trí nhöõng cuïm töø thoâng duïng trong VB haønh chính :

a. Duøng ñeå môû ñaàu VB:

- Traû lôøi coâng vaên soá …

- Thi haønh nghò ñònh soá …

- Theo ñeà nghò cuûa oâng , baø …

- Thöïc hieän yù kieán chæ ñaïo cuûa …

- Cô quan … giôùi thieäu ….

- Thöøa leänh …. , ñeå giaûi quyeát …

b. Duøng ñeå lieân keát giöõa caùc phaàn cuûa VB:

- Ñeå thöïc hieän keá hoaïch ñaõ ñaët ra …

- Ñeå tieáp tuïc naâng cao …

- Ñeå tieáp tuïc giaûi quyeát …

- Veà caùc vaán ñeà treân …

- So vôùi yeâu caàu ñaët ra …

- Döïa vaøo caùc quy ñònh treân …

- Döôùi ñaây laø …

c. Duøng ñeå keát thuùc VB:

- Xin ñeà nghò (Boä …) xem xeùt, giaûi quyeát. Xin traân troïng caùm ôn.

- Vaäy xin baùo caùo ñeå (quyù Boä …) ñöôïc bieát vaø cho yù kieán giaûi quyeát.

- Xin traân troïng caûm ôn (ñoàng chí …).

- Xin göûi tôùi quyù (cô quan …) lôøi chaøo kính troïng.


 

THOÂNG BAÙO

Ñeå thay ñoåi moät soá thieát bò beân trong vaø naâng caáp phoøng ñoïc, töø ngaøy 20-02-2006 ñeán heát ngaøy 60-6-2006, phoøng ñoïc cuûa Vieän Thoâng taán Khoa hoïc Xaõ hoäi taïm thôøi ñoùng cöûa khoâng phuïc vuï ñoäc giaû.

Xin thoâng baùo ñeå quyù ñoäc giaû bieát.


 

COÂNG VAÊN

Kính göûi: ….

Phoøng ñoïc cuûa Vieän Thoâng taán Khoa hoïc Xaõ hoäi ñöôïc pheùp ñoùng cöûa ñeå söûa chöõa vaø naâng caáp töø ngaøy 20-02-2006 ñeán heát ngaøy 60-6-2006. Vì lyù do ñoù, chuùng toâi xin taïm döøng vieäc cung caáp taøi lieäu cho caùn boä cuûa quyù cô quan theo ñeà nghò taïi coâng vaên soá …. Keå töø ngaøy 01-07-2006, thö vieän chuùng toâi seõ tieáp tuïc phuïc vuï nhö bình thöôøng.

Raát mong quyù cô quan thoâng caûm.

CHƯƠNG V

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản

1. Định nghĩa

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.

Quy trình xaây döïng vaø ban haønh VB laø caùc böôùc ñoøi hoûi dieãn ra moät caùch lieân tuïc töø khi chuaån bò soaïn thaûo cho ñeán khi soaïn thaûo, vaø chuyeån VB ñeán nôi thi haønh, maø caùc cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn phaûi tieán haønh theo ñuùng chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn vaø phaïm vi hoaït ñoäng cuûa mình.

Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản, một số quy trình soạn thảo và ban hành có thể được quy định bằng những quy phạm pháp luậ t mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.


 

Tuy nhiên, việc xác định một trình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hoá công tác này. Cho đến nay mới chỉ có một trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật được đưa ra trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này. Còn các loại văn bản khác hầu hết được xây dựng và ban hành theo các quy tắc được kiến tạo nên bởi hoạt động thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.

2. Hình thức thể chế hóa quy trình

Quy trình xây dựng và ban hành VB được thể chế hoá bằng các VB như: quy chế, quy định …

Tuỳ theo tính chất và quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị,

có thể ban hành riêng một quy chế, quy định độc lập về quy trình xây dựng và ban hành VB,

một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị.

có thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định.

Những nội dung quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải được thể chế hóa, tức là cần được thể hiện bằng một văn bản tương ứng. Thông thường đó là các bản điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, quy ước, v.v..., tức là những văn bản có tính chất điều lệ. Tuy nhiên, để thống nhất và phù hợp với tính chất của vấn đề được quy định nên sử dụng tên loại văn bản là quy chế hoặc quy định. Tuỳ theo tính chất và quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị, có thể ban hành riêng một quy chế, quy định riêng, độc lập hoặc là một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị. Cũng có thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định.

II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản

1. Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

1.1. Sáng kiến văn bản

Đề xuất văn bản;

Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản;

Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo;

Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (sau đây gọi chung là ban soạn thảo).

1.2. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo:

Thu thaäp taøi lieäu, thoâng tin :

+ VB phaùp luaät lieân quan veà noäi dung chuaån bò soaïn thaûo

+ VB cuõ (xem xeùt caùch xöû lyù vaán ñeà ñoù tröôùc ñaây)

+ VB cuûa caùc lónh vöïc khaùc nhau

+ Khaûo saùt ñieàu tra xaõ hoäi hoïc

+ Trao ñoåi vaø hoûi yù kieán caùc boä phaän, caùc cô quan coù lieân quan

+ Xin yù kieán chuyeân gia

+ Xin yù kieán laõnh ñaïo tröïc tieáp

Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu rà soát các văn kiện chủ đạo của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành; khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài.

Chọn lựa phương án hợp lý;

Xác định mục đích, yêu cầu

Giới hạn giải quyết

Đối tượng áp dụng

Lựa chọn thể thức VB thông qua:

để có cơ sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày và thời điểm ban hành.

Viết dự thảo lần thứ nhất:

Phác thảo nội dung ban đầu;

soạn đề cương chi tiết;

tổ chức thảo luận nội dung phác thảo;

chỉnh lý phác thảo;

viết dự thảo.

Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.

2. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

Không bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại văn bản. Bước này có thể được tiến hành nghiêm ngặt theo luật định đối với một số loại văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, luật, pháp lệnh ..., song lại không nhất thiết đối với các văn bản khác có hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất và nội dung của các văn bản đó hoặc tuỳ xét của các cơ quan, đơn vị ban hành chúng. Kết quả dóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải được đánh giá, xử lý và tiếp thụ bằng văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Văn bản này là yếu tố bắt buộc phải có trong hồ sơ thẩm định và hồ sơ trình dự thảo. Trong trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết phải kịp thời xin ý kiến lãnh đạo. Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo trên cơ sở các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, làm bản tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trong đó nêu rõ đã yêu cầu bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có bao nhiêu cơ quan, tổ chức, cá nhân có trả lời bằng văn bản với các ý kiến khác nhau thế nào, và bảo lưu của ban soạn thảo.

Xử lý các ý kiến đóng góp tham gia xây dựng dự thảo bằng VB:

Số lượng các tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến

Số lượng các tổ chức, cá nhân trả lời ý kiến đóng góp bằng VB

Nội dung các ý kiến

Lưu các ý kiến

3. Bước 3: Thẩm định dự thảo

a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung của văn bản lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm dự thảo văn bản.

b) Ban soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định.

c) Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan trung ương tương ứng. Đối với các văn bản khác tạm thời pháp luật chưa quy định là bước bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp độ ddối với dự thảo văn bản có tính chất quan trọng.

d) Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.

e) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.

4. Bước 4: Xem xét, thông qua

a) Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc các nhân) để xem xét và thông qua. Văn phòng giúp thủ trưởng xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của văn bản trước khi thủ trưởng ký. Phải có hồ sơ trình ký. Trường hợp không có hồ sơ thì phải trợc tiếp tường trình với thủ trưởng ký. Phải thực hiện việc ký tắt trước của chánh hoặc phó chánh văn phòng trước khi trình ký.

b) Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp hoặc theo thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của văn bản, văn bản có thể được xem xét thông qua bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành. Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký. Trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem xét kỹ về nội dung và thể thức của văn bản.

c) Đóng dấu văn bản.

d) Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.

5. Bước 5: Công bố

a) Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước, tuỳ theo tính chất và nội dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định.

b) Văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành.

c) Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định.

d) Văn bản quy phạm pháp luật phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng.

e) Các văn bản khác tuỳ theo tính chất và nội dung được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật.

6. Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

  1.  

Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước Trung ương, văn bản quy phạm pháp luật do HĐND, UBND ban hành được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc.

Theo quy định văn bản phải được gửi đúng tuyến, không vượt cấp; phải đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi. Văn bản được sao đúng thể thức, vừa đủ số lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, công sức. Khi sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của cơ quan (xem Phụ lục 3). Phải đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản có mức độ mật. Văn bản có mức độ khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời.

Văn bản được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

Quy trình chung ban hành văn bản được trình bày tại Phụ lục 2.

CHƯƠNG II

HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước

II. Phân loại văn bản

III. Hiệu lực của văn bản
 

CHƯƠNG III

NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN

I. Những yêu cầu về nội dung

II. Những yêu cầu về thể thức

CHƯƠNG IV

VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN

I. Văn phong hành chính-công vụ

II. Ngôn ngữ văn bản​​​​​​​

CHƯƠNG V

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản

II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản

III. Yêu cầu về việc soạn thảo VB

IV. Trách nhiệm và quyền hạn của người soạn thảo VB