Những khía cạnh chủ chốt của việc ghi nhận hiệu quả

Điều thậm chí còn quan trọng hơn cả tiền đối với nhân viên hiện nay chính là sự ghi nhận công việc họ đang làm, đặc biệt khi họ đang làm tốt. Nghiên cứu của Bob cho thấy, hầu hết ở khắp nơi (hơn 99%), nhân viên hiện nay mong muốn và mong đợi được ghi nhận khi họ làm tốt công việc của mình. Tuy nhiên, chỉ có 12% trong số những nhân viên ấy thừa nhận họ được ghi nhận một cách nhất quán bằng những cách có ý nghĩa đối với họ; gấp 3 lần số ấy (36%) nói rằng họ không được ghi nhận bằng những cách thức có ý nghĩa, và phần lớn nhân viên (85%) nói rằng họ cảm thấy mình đã phải làm việc quá sức mà không được đánh giá đúng mức.

Để được thực hiện tốt, việc ghi nhận một nhân viên nên xem xét những khía cạnh dưới đây:

» Tính bất ngờ: Sự bất ngờ liên quan đến việc hành vi được ghi nhận gắn bó mật thiết với việc ghi nhận ở mức độ nào. Kiểu ghi nhận được đưa ra chỉ khi nhân viên bộc lộ một số những hành vi hay biểu hiện đáng mong đợi, ví dụ như khi nhân viên giải quyết được những yêu cầu khó nhằn của khách hàng hay hoàn thành dự án đúng tiến độ. Sự ghi nhận không bất ngờ thường khá chung chung; ví dụ sự ghi nhận được đưa ra khi công ty tổ chức một cuộc dã ngoại cho tất cả nhân viên hay tổ chức tiệc sinh nhật cho nhân viên.

» Thời điểm: Sự ghi nhận ý nghĩa nhất được đưa ra ngay sau khi nhân viên đạt được thành tựu hoặc thực hiện đúng yêu cầu của bạn. Việc ghi nhận sẽ mất đi ý nghĩa (hay thậm chí trở thành sự chán ghét đối với người nhận) khi được đưa ra không đúng thời điểm, nghĩa là việc để dành đến những bữa tiệc tổng kết và trao thưởng hằng năm có thể không phát huy hiệu quả.

» Thường xuyên: Sự củng cố tích cực trở nên hiệu quả nhất trong việc hình thành nên những hành vi và hiệu suất làm việc mong muốn khi nó được tiến hành thường xuyên, ít nhất cho tới khi hành vi ấy được thiết lập. Đối với việc ghi nhận để củng cố hiệu suất công việc, sự ghi nhận tự thân nó phải được củng cố. Yếu tố thường xuyên nên luôn được xem xét khi đưa ra một phần thưởng hay ghi nhận chương trình nào đó.

Các tổ chức thường sử dụng sự ghi nhận không bằng tiền trong những sự kiện trang trọng nhưng lại không thường xuyên đối với những sự kiện cụ thể, ví dụ như khi chúc mừng doanh thu kỉ lục theo từng quý. Nếu một công ty muốn thể chế hóa sự ghi nhận không bằng tiền, công ty sẽ thường xuyên thiết lập những chương trình, ví dụ như chương trình nhân-viên-tiêu-biểu-của-tháng hay chương trình trao thưởng tin cậy. Xa hơn, bạn có thể biến sự ghi nhận này thành một phần của hoạt động quản lý, ví dụ như những phản hồi hằng ngày về biểu hiện, khen thưởng riêng từng cá nhân, và trao thiệp cảm ơn thường xuyên.

» Tính trang trọng: Một phần thưởng trang trọng là phần thưởng xuất phát từ chương trình tạo động lực được lên kế hoạch và đã được thống nhất. Ví dụ, những phần thưởng trang trọng bao gồm chương trình nhân-viên-tiêu-biểu-của-tháng, phần thưởng cho dịch-vụ-tiêubiểu- của-năm, phần thưởng cho sự cống hiến. Phần thưởng kiểu thân mật thì mang tính tức thời và linh hoạt hơn, thường bắt nguồn từ mối quan hệ giữa các bên liên quan. Ví dụ, những phần thưởng này bao gồm những lời cảm ơn cá nhân cho những công việc hoàn thành tốt hay ghi nhận trong những buổi họp đối với những dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc. Phong cách trang trọng sẽ dẫn tới
kiểu mẫu hành vi xác định; ngược lại, phong cách thân mật sẽ dẫn tới kiểu mẫu vai trò ảnh hưởng lẫn nhau.

» Bối cảnh ghi nhận: Việc ghi nhận có thể được thực hiện khi chỉ có nhân viên đó hay trước một số hoặc tất cả nhân sự của công ty. Mọi người thích những lời cảm ơn cá nhân tức thời – mặc dù với những người hay ngại ngùng (khoảng 20%) thì họ thích riêng tư và sự bày tỏ ít mang tính nghi thức hơn. Hãy chắc chắn bạn đã tìm hiểu kĩ bản chất tính cách của từng nhân viên. Bạn có thể đưa ra sự ghi nhận thông qua thư điện tử, hay theo cách thức cá nhân, thậm chí một cách thoải mái và xúc động. Phần lớn nhân viên thích sự ghi nhận được thể hiện qua sự ứng xử chân tình chứ không chú ý tới số lượng người chứng kiến.

» Tầm quan trọng của người đưa ra sự khen ngợi: Nói chung, nhân viên đánh giá cao sự ghi nhận từ nhà quản lý, nhưng ai sẽ là người đưa ra sự ghi nhận: cá nhân có vị trí cao nhất hay người có mối quan hệ đặc biệt với người nhận? Hãy cân nhắc người có ý nghĩa mang lại cảm xúc nhiều nhất cho người nhận không phải lúc nào cũng là người có quyền lực trong cơ cấu bộ máy tổ chức.

» Giá trị với người nhận: Sự ghi nhận sẽ có ý nghĩa hơn rất nhiều khi người nhận đánh giá cao những gì họ nhận được. Một cá nhân có thể muốn những phần thưởng liên quan đến công việc, ví dụ như một công cụ làm việc chuyên môn hóa, bản nâng cấp phần mềm; những cá nhân khác có thể muốn những phần thưởng liên quan đến cuộc sống cá nhân và gia đình, để anh ta có thể chia sẻ với những người khác nữa. Những phần thưởng như thế có thể bao gồm bữa ăn tối với một người quan trọng, kì nghỉ cuối tuần, một suất ăn đồ nướng ngoài trời, hay vé xem một trận thể thao. Hãy điều chỉnh phần thưởng và sự ghi nhận theo từng người .

Xem xét xem liệu người nhận đánh giá cao việc ghi nhận hữu hình, vô hình, hay cả hai. Ghi nhận hữu hình có thể là chiến lợi phẩm hoặc bằng khen. Ghi nhận vô hình hay tượng trưng bao gồm lễ tuyên dương, thông báo ở nơi công cộng, ngày nghỉ, hay món quà là đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, nhiều không gian hơn, như một văn phòng cao cấp.

Những nhà quản lý giỏi nhất có lẽ luôn được trang bị những kĩ năng để ghi nhận nhân viên bất cứ lúc nào, nhưng các công ty ngày nay cũng cần những người quản lý hiểu được sự ghi nhận và tôn vinh đồng thời tạo ra mô hình làm việc là nơi mà tất cả mọi người đều muốn làm việc.

SỰ KHUYẾN KHÍCH Ở GOOGLE VÀ LÝ DO HỌ LÀM VIỆC

Nhân viên của Google tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách ăn ở tại nơi làm việc. Ngoài việc được hưởng 3 bữa ăn miễn phí mỗi ngày, những nhân viên ăn ở quán ăn tự phục vụ của công ty còn có thể tương tác với đồng nghiệp, điều đó tạo ra cảm giác họ thuộc về cộng đồng công ty và có thể chia sẻ ý tưởng. Họ cũng có thể hưởng lợi từ việc rửa xe và thay dầu ở công ty, điều này giúp họ không phải dành thời gian buổi trưa hay thời gian làm việc để quan tâm đến những công việc hằng ngày. Việc giảm tải khối lượng công việc phải làm mỗi ngày của từng cá nhân cũng giúp nhân viên ít bị phân tán tư tưởng và làm việc hiệu quả hơn.